---

РІШЕННЯ

Зі змінами та доповненнями, внесеними згідно з

рішеннями виконавчого комітету Харківської міської ради

від 24.04.2019 р. № 252

від 07.08.2019 р. № 585

від 09.10.2019 р. № 736

від 29.01.2020 р. № 6

Від 18.12.2018 № 940

Про затвердження Інструкції з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах

На підставі постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», з метою подальшого вдосконалення порядку документування та організації роботи з документами, керуючись ст. 59 Закону України «Про органи місцевого самоврядування в Україні», виконавчий комітет Харківської міської ради

ВИРІШИВ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах (далі - Інструкція), що додається.

2. Ввести в дію Інструкцію з 01.01.2019.

3. Заступникам міського голови, заступникам міського голови - директорам департаментів, головам адміністрацій районів, директорам департаментів, керівникам управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради:

3.1. Організувати вивчення Інструкції працівниками підпорядкованих виконавчих органів міської ради.

3.2. Забезпечити дотримання вимог Інструкції.

4. Департаменту у справах інформації та зв'язків з громадськістю Харківської міської ради (Сідоренко Ю.С.) забезпечити оприлюднення рішення у встановленому порядку.

5. Контроль за виконанням цього рішення покласти на заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради Чечетову-Терашвілі Т.М.

Міський голова Г.А. Кернес

Додаток

до рішення виконавчого комітету

від 18.12.2018 № 940

(зі змінами та доповненнями, внесеними згідно з  рішеннями

виконавчого комітету Харківської міської ради: від 24.04.2019 р. № 252

від 07.08.2019 р. № 585

від 09.10.2019 р. № 736

від 29.01.2020 р. № 6)

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах

І. Загальні положення

1. Інструкція з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах (далі - Інструкція) встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі, в Харківській міській раді та її виконавчих органах (далі - міська рада, виконавчі органи) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Інструкцію складено з урахуванням Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року №55.

2. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами.

3. Відповідальність за організацію діловодства в Апараті Харківської міської ради та виконавчого комітету несе заступник міського голови - керуючий справами виконавчого комітету міської ради, у виконавчих органах міської ради, які не входять до складу Апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету, - їх керівники.

4. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Харківської обласної державної адміністрації, (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміністрації) відповідальними є заступники міського голови, у підпорядкуванні яких знаходяться відповідні виконавчі органи.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у виконавчих органах міської ради відповідальними є їх керівники.

5. Діловодство в міській раді та її виконавчих органах здійснюється Департаментом діловодства Харківської міської ради та структурними підрозділами з діловодства (відділи, сектори, канцелярії тощо) або посадовими особами, на яких покладено функції з діловодства (далі - служба діловодства) у виконавчих органах.

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги щодо створення документів

6. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил (додаток 1) інформація про управлінські дії.

7. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів у паперовій формі працівники міської ради та виконавчих органів оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої діяльності. Вимоги до оформлювання документів» (далі - ДСТУ 4163-2003).

8. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, рішеннями Харківської міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, посадовими інструкціями тощо.

9. У міській раді, її виконавчих органах визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про діяльність міської ради та її виконавчих органів.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

10. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, наказ, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом відповідного виконавчого органу, структурного підрозділу міської ради, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

11. Документ повинен відповідати нормам чинного законодавства та спрямовуватися на виконання завдань і функцій, передбачених Конституцією України, Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими законодавчими актами.

12. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування автора документа (міська рада або відповідний виконавчий орган), назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

13. Окремі внутрішні документи (особисті заяви, пояснення тощо) оформлюються рукописним способом.

14. Планування роботи міської ради та її виконавчих органів здійснюється з метою організації ефективної роботи, створення умов для послідовної та узгодженої діяльності.

Основними видами планування у Харківській міській раді є:

план роботи міської ради;

план засідань виконавчого комітету міської ради;

план діяльності з підготовки проектів регуляторних актів;

план заходів Харківської міської ради та її виконавчих органів;

план роботи департаментів, адміністрацій, управлінь, відділів, служб та інших виконавчих органів міської ради (у разі потреби).

Виконавчі органи міської ради здійснюють свою роботу відповідно до річних, квартальних, місячних та тижневих планів роботи у разі потреби. Рішення про періодичність планування виконавчого органу приймає його керівник.

План роботи затверджується керівниками відповідних виконавчих органів міської ради та у разі потреби погоджується із заступниками міського голови за напрямками їх діяльності.

План повинен містити гриф затвердження у правому верхньому кутку (у разі потреби), найменування виду документа та період його виконання, назву виконавчого органу, робота якого планується, порядкові номери записів, дату, час та місце проведення заходів, назву запланованих заходів, прізвища виконавців, примітку про виконання та інше.

Бланки документів

15. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

16. Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього або кутового розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).

17. У міській раді встановлюються такі види бланків для листів:

«Міський голова» - якщо листи підписуються міським головою (додаток 2);

«Харківська міська рада» - якщо листи підписуються міським головою, секретарем міської ради (додаток 3);

«Виконавчий комітет Харківської міської ради» - якщо листи підписуються міським головою, першим заступником міського голови, заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради, заступниками міського голови (додаток 4).

У виконавчих органах установлюється такий вид бланка для листів:

«Виконавчий орган Харківської міської ради» - якщо листи підписуються керівниками виконавчих органів та їх заступниками (додаток 5).

Для листування з постійними іноземними кореспондентами у виконавчих органах можуть виготовлятися спеціалізовані бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч - українською, праворуч – іноземною (додаток 5а). Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, в межах України не використовуються.

Приклади розташування реквізитів на бланках листів з дотриманням установлених правил наведено у додатках 6-9а.» (додатки 5а, 9а додаються).

(пункт 17 Інструкції в редакції рішення виконавчого комітету

Харківської міської ради від 29.01.2020 р. № 6)

18. Структурними підрозділами виконавчих органів можуть застосовуватися бланки документів без затвердження їх форм цією Інструкцією.

19. Також у міській раді використовуються бланки (із зазначенням на бланку назви виду документа):

рішення Харківської міської ради (додаток 10);

рішення виконавчого комітету Харківської міської ради (додаток 11);

розпорядження Харківського міського голови (додаток 12).

(пункт 19 Інструкції в редакції рішення виконавчого комітету

Харківської міської ради від 07.08.2019 р. № 585)

20. Бланки листів та інших документів можуть виготовлятися в друкарні (паперові бланки).

21. Бланки у паперовій формі, що виготовлені друкарським способом, підлягають обліку.

Облік ведеться за порядковими номерами, що проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку або на лівому полі лицьового боку бланка.

Особи, які персонально відповідають за ведення обліку, зберігання визначаються керівником служби діловодства.

Пронумеровані бланки листів видаються посадовою особою Департаменту діловодства, відповідальною за їх облік, особам, відповідальним за облік та зберігання бланків у виконавчих органах.

22. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, інформації на доручення, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох виконавчих органів, оформлюються не на бланках.

Зображення Державного Герба України

23. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-ХІІ «Про Державний герб України».

24. Герб міста Харкова використовується на бланках «Міський голова», «Харківська міська рада», «Виконавчий комітет Харківської міської ради», «Виконавчий орган Харківської міської ради» та структурних підрозділів виконавчих органів відповідно до Положення про герб міста Харкова, затвердженого рішенням 9 сесії Харківської міської ради народних депутатів 22 скликання від 14.09.1995.

Найменування органу

25. Найменування автора документа (міської ради або її виконавчого органу) повинне відповідати найменуванню, зазначеному в ЄДРПОУ, положенні про відповідний виконавчий орган, структурний підрозділ.

Довідкові дані про орган

26. Довідкові дані про міську раду, виконавчий орган містять поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, адресу офіційного веб-сайту, код ЄДРПОУ тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування органу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

У міській раді використовуються бланки з урахуванням нормативних актів, прийнятих відповідно до законодавства про мови в Україні.

Назва виду документа

27. Назва виду документа (рішення, розпорядження, наказ тощо) зазначається на бланку.

Дата документа

28. Датою документа є дата його прийняття, підписання, затвердження, реєстрації.

Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться.

Наприклад: 02.05.2018

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, може застосовуватися словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2018 року. Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «p.», наприклад: 03 квітня 2018 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Датуванню і підписанню підлягають, як правило, всі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше виконавчими органами, структурними підрозділами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

29. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в міській раді, зокрема індексами за номенклатурою справ міської ради, структурного підрозділу, картотекою електронної бази та роком реєстрації документа (наприклад, реєстраційний індекс вихідного документа 08-12/1109/2-18, де індекс справи за номенклатурою - 08-12, порядковий номер - 1109, індекс за картотекою - 2, рік реєстрації - 18).

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи вихідний (такий, що створений у міській раді або її виконавчих органах).

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера, номера картотеки, що застосовується в міській раді та її виконавчих органах, та року реєстрації (наприклад: 2305/0/3-18, де 2305 - порядковий номер, 3 - номер картотеки, 18 - рік реєстрації, 0 - реквізит, який визначає кратність реєстрації документа).

У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у такій послідовності: індекс за номенклатурою справ та порядковий номер, номер картотеки та рік реєстрації (наприклад, реєстраційний індекс вихідного документа 08-12/1109/2-18, де індекс за номенклатурою - 08-12, порядковий номер документа - 1109, індекс за картотекою - 2, рік реєстрації - 18).

Якщо документ підготовлено двома чи більше виконавчими органами, застосовується реєстраційний індекс головного виконавця.

Місце розташування реєстраційного індексу визначається формою бланка.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів у міській раді використовується штрих-код для реєстрації вхідних документів.

30. Присвоєння реєстраційного індексу розпорядчому документу здійснюється з урахуванням особливостей, передбаченими цією Інструкцією.

Рішення міської ради, виконавчого комітету нумеруються у порядку їх прийняття, розпорядження міського голови, накази (розпорядження) керівників виконавчих органів міської ради - у порядку їх видання.

Реєстраційний індекс рішення міської ради складається з двох частин: число перед правобічною похилою рискою - це порядковий номер, що починається з кожної першої сесії новообраної міської ради, після правобічної похилої риски - це число, що означає рік (дві останні цифри).

Реєстраційний індекс рішення виконавчого комітету міської ради складається з порядкового номеру, що починається з 01 січня кожного року.

Розпорядження, накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та кадрових питань (особового складу) нумеруються у межах календарного року та мають окрему порядкову нумерацію та індекси залежно від строків зберігання.

Посилання на документ

31. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування автора документа, дата та реєстраційний індекс, заголовок документа.

Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується на рівні або нижче реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Адресат

32. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Харківська обласна рада

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Державна архівна служба

Фінансово-економічне управління

начальнику управління

ПРІЗВИЩЕ ініціали

Якщо документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Харківської обласної ради

ПРІЗВИЩЕ ініціали

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Адміністраціям районів Харківської міської ради

або

Департаментам Харківської міської ради

Документ не повинен мати, як правило, більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого-четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 р. № 270. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції

вул. Городецького, буд. 13, м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (або ініціал імені чи ініціали), потім поштова адреса, наприклад:

Гончарук Олександр Сергійович (або Гончарук О. чи Гончарук О.С.)

вул. Валдайська, буд. 26, кв. 10, м. Харків, 61009

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

Ініціали та прізвища посадових осіб в реквізиті «Адресат» друкуються великими літерами.

(пункт 32 Інструкції доповнено абзацом згідно з  рішенням

виконавчого комітету Харківської міської ради від 24.04.2019 р. № 252)

Гриф затвердження документа

33. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом (рішенням міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженням міського голови або наказом керівника відповідного виконавчого органу).

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 13).

Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом.

Документ може бути затверджений конкретною посадовою особою. У такому випадку гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міський голова

Підпис ініціали ПРІЗВИЩЕ

18.04.2018

Якщо документ затверджується рішенням, розпорядженням, наказом, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви виду документа, яким затверджується створений документ, в орудному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням виконавчого комітету

Харківської міської ради

від 18.04.2018 № 298

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Ініціали та прізвища посадових осіб, які затверджують документ, друкуються великими літерами.

(пункт 33 Інструкції доповнено абзацом згідно з  рішенням

виконавчого комітету Харківської міської ради від 24.04.2019 р. № 252)

Резолюція

34. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає надання конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи.

Резолюція оформляється на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

Резолюція також може проставлятися безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Резолюція має такі обов'язкові складові: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу, або посадова особа, навпроти якої зазначено «Відповідальний» або «Збір».

Створення неконкретних («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах зі строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, зміст доручення, підпис автора резолюції, дата.

Бланк резолюції після внесення тексту резолюції до реєстраційно-моніторингової картки не підлягає обов'язковому зберіганню та залученню до сформованої справи.

Заголовок до тексту документа

35. Заголовок до тексту документа повинен містити стислий виклад суті документа. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок до тексту документа відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?».

Наприклад: рішення, розпорядження міського голови, наказ (про що?) про внесення змін до положення, про нагородження Подякою міського голови, про надання відпустки тощо; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Листи, заяви, доповідні та службові записки, пояснення, як правило, складаються без заголовка.

Відмітка про контроль

36. Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери «К» чи слова «Контроль» від руки або з використанням штампа на бланку резолюції чи на правому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

Текст документа

37. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не мають змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Текст, як правило, складається зі вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обгрунтування або мету складення документа, мотивувальна - обґрунтовану позицію, в заключній - висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без/з крапкою або дужкою.

38. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова «Продовження таблиці» з використанням гарнітури Times New Roman 12 розміру шрифту.

Відмітки про наявність додатків

39. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому.

40. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються рішенням міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженням міського голови, наказом керівника виконавчого органу (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа (наприклад, звіт);

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: «що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)», «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)».

41. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1», з використанням гарнітури Times New Roman 12 розміру шрифту.

За наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться.

Відмітка про додатки до розпорядчих документів здійснюється у верхньому правому кутку першого аркуша додатка з відступом не менше ніж 100 мм від межі лівого поля документа, вирівнюючи слово «Додаток» та текст до нього по лівому краю через один міжрядковий інтервал з використанням гарнітури Times New Roman 12 розміру шрифту, включаючи слово «Додаток», наприклад:

Додаток

до розпорядження міського голови

від 12.04.2018 № 1961

або

Додаток

до рішення 13 сесії Харківської міської ради 7 скликання «Про бюджет міста Харкова на 2018 рік»

від 28.12.2017 № 599/17

Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітки з посиланням на цей документ, а у разі потреби його дату і номер, друкуються з використанням гарнітури Times New Roman 12-14 розміру шрифту, включаючи слово «Додаток», наприклад:

Додаток 7

до Інструкції

(пункт 23)

або

Додаток 1

до звіту про надходження запитів

від 14.05.2018 №5

Якщо додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформлюється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим. (Примітка: вказується кількість аркушів в одному примірнику).

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, такі вказуються після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Розпорядження міського голови від 15.02.2018 № 668 «Про заходи щодо забезпечення виконання рішення 13 сесії Харківської міської ради 6 скликання від 28.12.2017 № 599/17 «Про бюджет міста Харкова на 2018 рік» на 24 арк. в 1 прим.

2. Звіти про проведення закупівель товарів, робіт і послуг за бюджетні кошти за перший квартал 2018 року на 4 арк. у 2 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: копія рішення 3 сесії Харківської міської ради 7 скликання від 05.04.2018 № 583/18 «Про затвердження складу Міської комісії з питань топоніміки та охорони історико-культурного середовища» і додаток до нього, на 2 арк. в 1 прим.

42. Якщо документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність додатка оформлюється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

Підпис

43. Посадові особи міської ради та її виконавчих органів підписують документи в межах своїх повноважень, визначених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», іншими нормативно-правовими актами, рішеннями міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, наказами керівників виконавчих органів, посадовими інструкціями тощо.

Документи створюються, як правило, у двох примірниках, кожен з яких підписується відповідною посадовою особою.

Перший примірник направляється адресату, а другий формується у справу у службі діловодства.

44. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - якщо документ надрукований на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища, наприклад:

Голова адміністрації

Київського району

Харківської міської ради                підпис                Ініціали ПРІЗВИЩЕ

або

Голова адміністрації району                підпис                Ініціали ПРІЗВИЩЕ

Ініціали та прізвище посадової особи, яка підписує документ, друкуються великими літерами.

(пункт 44 Інструкції доповнено абзацом згідно з  рішенням

виконавчого комітету Харківської міської ради від 24.04.2019 р. № 252)

45. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня посадова особа підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим органам підписується тільки оригінал, який залишається у службі діловодства, а розсилаються його копії.

46. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а якщо за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Перший заступник

міського голови                підпис                Ініціали ПРІЗВИЩЕ

Начальник Служби

бухгалтерського обліку

та звітності                        підпис                Ініціали ПРІЗВИЩЕ

47. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають рівнозначні посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками, наприклад:

Директор Департаменту                Директор Департаменту містобудування,

земельних відносин                        архітектури та генерального плану

підпис        Ініціали ПРІЗВИЩЕ        підпис        Ініціали ПРІЗВИЩЕ

відбиток гербової печатки                відбиток гербової печатки

48. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ, якщо документ неможливо передрукувати.

Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади.

У разі заміщення керівника за розпорядженням (наказом) до найменування посади додаються символи «В. о.».

49. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

50. У разі створення міською радою, її виконавчими органами документа у паперовій формі з метою подальшого надсилання службою діловодства в електронній формі створюється електронна копія паперового оригіналу відповідного документа, яка надсилається адресатам.

51. Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються міським головою або за його дорученням одним із заступників міського голови. У разі надходження документів від органів державної влади безпосередньо до виконавчих органів міської ради відповіді на них надсилаються за підписом керівників виконавчих органів або їх заступників.

Документи, що надсилаються міською радою юридичним, фізичним особам, об'єднанням громадян, підписуються міським головою або секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради, заступниками міського голови, а документи, що надсилаються виконавчими органами, -керівниками цих органів або їх заступниками.

Візи та гриф погодження документів

52. Погодження документа може здійснюватися як в міській раді посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

53. Внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи, дати візування.

У разі відсутності посадової особи, ініціали і прізвище якої зазначено на проекті документа, його візує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються ініціали і прізвище особи, яка завізувала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка завізувала документ, якщо документ неможливо передрукувати.

54. Віза проставляється на лицьовому боці останнього аркуша документа. Примірники документів з візами погодження залишаються в міській раді, її виконавчих органах.

55. Зауваження і пропозиції до проекту розпорядчого документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка, в якій вказується підпис, ініціали, прізвище, дата, вказівка на те, що зауваження та пропозиції додаються:

підпис                Ініціали ПРІЗВИЩЕ

Дата

Зауваження і пропозиції додаються.

Про наявність зауважень та пропозицій обов'язково повідомляються керівники виконавчих органів міської ради, які здійснюють підготовку відповідних документів.

Якщо підготовлений для підпису документ потребує внесення істотних змін (викладено у новій редакції), такий документ візується повторно після усунення недоліків.

Ініціали та прізвища посадових осіб, які вносять зауваження та пропозиції до проектів розпорядчих документів, друкуються великими літерами.

(пункт 55 Інструкції доповнено абзацом згідно з  рішенням

виконавчого комітету Харківської міської ради від 24.04.2019 р. № 252)

56. Порядок візування певних документів визначається Регламентом Харківської міської ради, а також процедурою, визначеною цією Інструкцією.

57. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

58. Зовнішнє погодження проектів документів, створених у паперовій формі, оформлюється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс).

Двокрапка після слова «ПОГОДЖЕНО» не ставиться.

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Голова Харківського обласного територіального відділення

Антимонопольного комітету України

підпис, ініціали ПРІЗВИЩЕ

Дата

або

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕПК

Державного архіву Харківської області

Дата №

Ініціали та прізвища посадових осіб, які погоджують проекти документів, створених у паперовій формі, друкуються великими літерами.

(пункт 58 Інструкції доповнено абзацом згідно з  рішенням

виконавчого комітету Харківської міської ради від 24.04.2019 р. № 252)

59. Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проекту документа.

60. Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

61. Аркуш погодження оформлюється на лицьовому та у разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади                підпис                Ініціали ПРІЗВИЩЕ

Дата

Ініціали та прізвища посадових осіб, які підписують аркуш погодження до проекту документа, друкуються великими літерами.

(пункт 61 Інструкції доповнено абзацом згідно з  рішенням

виконавчого комітету Харківської міської ради від 24.04.2019 р. № 252)

Відбиток печатки

62. Харківська міська рада та її виконавчі органи, положеннями яких це передбачено, мають гербові печатки із зображенням Державного Герба України, повним найменуванням Харківської міської ради, виконавчого комітету Харківської міської ради, виконавчих органів Харківської міської ради, печатки без зображення Державного Герба України і штампи встановлених зразків, а також інші штампи, необхідні в роботі з документами, виготовлення яких забезпечується Департаментом адміністративно-господарської діяльності Харківської міської ради та структурними підрозділами виконавчих органів.

63. Розпорядженням міського голови (наказом керівника виконавчого органу) визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

64. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування виконавчого органу міської ради або її структурного підрозділу (без зображення герба), у разі потреби ставиться на копіях розпорядчих документів.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».

Відмітка про засвідчення паперових копій документів та витягів

65. Міська рада та її виконавчі органи засвідчують копії лише тих документів, що створюються в них, крім випадків створення паперових копій електронних документів, які надійшли через систему взаємодії, а також у випадках, передбачених цим пунктом.

При підготовці документів для надання органам судової влади, а також під час формування особових справ працівників виконавчими органами можуть виготовлятися та засвідчуватись копії документів, виданих іншими юридичними та фізичними особами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка «Копія» проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.

66. Копії звернень громадян, юридичних осіб та матеріалів щодо їх розгляду, надаються запитувачам тільки за письмовим зверненням та за дорученням міського голови, його заступників або керівника виконавчого органу.

67. Напис про засвідчення документа у паперовій формі складається із слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:

Згідно з оригіналом

Головний спеціаліст відділу

з питань звернень юридичних

осіб Департаменту діловодства

Харківської міської ради                підпис                Ініціали ПРІЗВИЩЕ

Дата

Ініціали та прізвища посадових осіб, які засвідчують копії паперових документів та витягів, друкуються великими літерами.

(пункт 67 Інструкції доповнено абзацом згідно з  рішенням

виконавчого комітету Харківської міської ради від 24.04.2019 р. № 252)

68. Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідного виконавчого органу міської ради (без зображення герба).

69. У разі підписання міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступником голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради, заступниками міського голови, керівниками виконавчих органів міської ради лише примірника листа на бланку у справі міської ради залишається засвідчена належним чином його копія.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах міської ради, текст бланків може не відтворюватися, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

Дата, індекс

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Директор                                                        Ініціали ПРІЗВИЩЕ

Згідно з оригіналом

Головний спеціаліст відділу                        підпис        Ініціали ПРІЗВИЩЕ

відбиток печатки служби діловодства

Дата

70. На копіях або других примірниках вихідних документів, що залишаються у справах, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

71. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

72. В окремих випадках можуть виготовлятися витяги із документів.

Витяг - це засвідчена копія частини тексту документа. Витяг може бути оформлений на бланку або без нього з відтворенням таких обов'язкових реквізитів:

назва документа, з якого виготовляється витяг, наприклад: «Витяг із рішення 5 сесії Харківської міської ради 7 скликання», «Витяг із рішення виконавчого комітету Харківської міської ради», «Витяг із розпорядження міського голови», «Витяг із наказу (керівника відповідного виконавчого органу)», «Витяг із протоколу» тощо;

дата документа, його реєстраційний індекс, заголовок до тексту документа без будь-яких змін, скорочень чи доповнень;

констатуюча частина тексту переноситься до витягу повністю;

відповідний пункт або інший текст з документу зі збереженням нумерації пунктів, якщо такі є;

найменування посади керівника, його ініціали, прізвище. Між реквізитами посада керівника та ініціали, прізвище ставиться штамп «ПІДПИС». Керівник особисто може не підписувати витяг із документа;

гриф затвердження або гриф обмеження доступу до документа, якщо такі містяться на документі;

відмітка про засвідчення витягу із документа.

Напис про засвідчення витягу розмішується нижче реквізиту документа «Підпис» та складається:

зі слів «Згідно з оригіналом» (без лапок);

із найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує витяг, її ініціалів та прізвища;

із дати засвідчення витягу.

Напис про засвідчення витягу скріпляється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідного виконавчого органу міської ради (без зображення герба).

Витяг з документу повинен надавати уявлення про зміст документа в цілому.

Відмітки про створення, виконання документа

73. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа з використанням 10 розміру шрифту, наприклад:

Петренко 760 73 29

74. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова «До справи», номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки про виконання проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у правому кутку верхнього поля першої сторінки, наприклад:

До справи № 08-21                або                До справи № 08-19

Лист-відповідь від 20.05.2018                Питання вирішено позитивно під час

№ 08-21/738/2-18                                телефонної розмови

04.03.2018

посада        підпис Ініціали ПРІЗВИЩЕ        посада підпис Ініціали ПРІЗВИЩЕ

21.05.2018                                                        05.03.2018

У разі використання системи електронного документообігу зазначені відомості службою діловодства вносяться до відповідних полів реєстраційно-моніторингових карток документів.

Ініціали та прізвища посадових осіб, які проставляють відмітку про виконання документів, друкуються великими літерами.

(пункт 74 Інструкції доповнено абзацом згідно з  рішенням

виконавчого комітету Харківської міської ради від 24.04.2019 р. № 252)

75. Відмітка про надходження паперового документа до міської ради та її виконавчих органів проставляється від руки або за допомогою реєстраційного штампа, автоматичного нумератора чи штрих-коду у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування виконавчого органу - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата надходження документа (у разі надходження документа з обмеженим терміном виконання або після 17.00 година і хвилини на зворотній стороні листа зазначаються особою, що подала документ).

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 132 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка реєстраційного штампа, автоматичного нумератора чи штрих-коду ставиться на супровідному листі.

Складення розпорядчих документів

76. Рішення міської ради, виконавчого комітету, розпорядження міського голови, накази (розпорядження) керівників виконавчих органів міської ради (далі - розпорядчий документ) - акт організаційно-розпорядчого характеру чи нормативно-правового змісту, що видається суб'єктом нормотворення у процесі здійснення ним виконавчо-розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань та здійснення функцій відповідно до наданої компетенції з основної діяльності, адміністративно-господарських або кадрових питань, прийнятий (виданий) на основі Конституції та інших актів законодавства України, спрямований на їх реалізацію, регулювання суспільних відносин у сферах місцевого самоврядування, віднесених до його відання.

Відповідно до вимог нормопроектувальної техніки розпорядчий документ:

повинен бути ясним, чітким, зрозумілим, стислим і послідовним;

повинен бути внутрішньо узгодженим, мати логічно побудовану структуру;

має бути викладеним однозначно і не допускати різного тлумачення;

не повинен містити повторів та дублювати однакові за змістом положення, які містяться в тексті цього документа;

не повинен містити суперечливих положень.

Абревіатури (крім загальновживаних) та позначення допускаються тільки після наведення повних назв (найменувань) чи відповідних пояснень.

У тексті розпорядчого документу наводяться повні найменування державних органів або їх офіційні скорочення, зазначені в законах, положеннях.

77. Розпорядчий документ повинен містити реквізити та заголовок, а також такі структурні складові:

констатуючу частину (преамбулу);

розпорядчу частину:

конкретні заходи або доручення, у разі необхідності - із зазначенням виконавців і строків виконання цих заходів, доручень;

зміни (у разі потреби);

форму оприлюднення (у разі потреби);

положення про набрання чинності (у разі потреби);

додатки (у разі потреби).

У констатуючій частині (преамбулі) зазначаються правові підстави, обґрунтування або мета видання розпорядчого документу.

Зазначена частина може починатися зі слів «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, зазначаються назва цього документа та інші його реквізити.

У розпорядженні міського голови наприкінці констатуючої частини ставиться двокрапка.

Розпорядча частина розпорядчого документу може починатися зі слів: «Затвердити», «Утворити», «Забезпечити», «Ужити заходів», яка друкується з нового рядка.

Розпорядча частина поділяється на пункти та підпункти, які нумеруються арабськими цифрами, абзаци.

Основною первинною структурною одиницею розпорядчого документу є пункт. Пункт може містити підпункти, які за своїм змістом уточнюють, конкретизують і розвивають пункт.

Абзаци пунктів та підпунктів починаються без будь-якої позначки (дефіс, крапка тощо).

Виконавці можуть бути названі узагальнено, наприклад: «головам адміністрацій районів», «директорам департаментів».

Написання неконкретних доручень, які містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо, не застосовується.

78. Розпорядчий документ виготовляється на бланку та повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування органу, назву виду документа, дату, реєстраційний індекс документа, місце видання, заголовок до тексту, текст, підписи.

Приклади оформлення розпорядчих документів наведені у додатках 14, 14а, 14б до цієї Інструкції.

79. Розвантаження розпорядчого документу відбувається через відсилання до інших розпорядчих документів, приписів законів та інших нормативно- правових актів.

У разі відсилання до закону або нормативно-правового акта зазначаються вид акта, найменування суб'єкта нормотворення, дата прийняття та його реєстраційний індекс (крім законів), заголовок. При відсиланні до закону зазначається тільки його заголовок (крім законів про внесення змін).

Вказівка на розпорядчий документ чи нормативно-правовий акт, затверджений розпорядчим документом, або його окремі положення в цьому самому документі застосовується з використанням указівного займенника «цей» та виду розпорядчого документа з великої літери (наприклад, «це Положення», «ця Інструкція», «пункт 2 розділу II цього Порядку»).

80. Внесення змін до розпорядчого документу, визнання його таким, що втратив чинність, або його скасування здійснюються лише шляхом видання нового розпорядчого документу.

81. Змінами, що вносяться до розпорядчого документу, може бути передбачено:

заміну слів, цифр, доповнення словами, цифрами та їх виключення;

нову редакцію розділів, підрозділів (глав), пунктів, підпунктів, абзаців, речень;

доповнення розділами, підрозділами (главами), пунктами, підпунктами, абзацами, реченнями або їх виключення.

82. Зміни до розпорядчого документа формулюються виключно у розпорядчому документі.

У відповідному пункті розпорядчого документа зазначаються вид розпорядчого документа, до якого вносяться зміни, дата та реєстраційний індекс, заголовок, і після двокрапки в лапках викладається текст змін.

Наприклад, якщо зміни викладаються в тексті розпорядчого документу:

«Внести до Порядку проведення обов'язкової перевірки фінансової звітності комунальних унітарних підприємств і господарських товариств незалежним аудитором, визначення критеріїв відбору незалежного аудитора і порядку його залучення, затвердженого рішенням 22 сесії Харківської міської ради 7 скликання від 17.10.2018 № 1229/18, такі зміни:»,

або «Внести зміни до рішення 17 сесії Харківської міської ради 7 скликання від 20.12.2017 № 850/17 «Про бюджет міста Харкова на 2018 рік», виклавши пункт 1 рішення у такій редакції:»;

якщо зміни викладаються у вигляді окремого документа:

«Внести зміни до рішення виконавчого комітету Харківської міської ради від 05.04.2017 № 230 «Про Реєстр територіальної громади міста Харкова», виклавши додаток у новій редакції (додається)».

У разі внесення змін до заголовка нормативно-правового акта, затвердженого розпорядчим документом, відповідні зміни повинні бути внесені також до заголовка та тексту розпорядчого документа.

Якщо зміни до розпорядчого документу мають незначний обсяг (як правило, до двох сторінок), їх викладають у розпорядчому документі.

У разі внесення до розпорядчого документу значних за обсягом змін (більше двох сторінок) або істотно впливають на зміст текст змін викладається окремим документом та додається до розпорядчого документа або викладається у новій редакції.

83. У розпорядчому документі про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого розпорядчого документу у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів «Визнати таким, що втратив чинність,...» або «Скасувати...» відповідно.

У зв'язку з прийняттям суб'єктом нормотворення розпорядчого документа підлягають визнанню такими, що втратили чинність, усі раніше прийняті ним розпорядчі документи, якщо вони суперечать уключеним до нового розпорядчого документа нормативним приписам, виявилися такими, що поглинуті ним або втратили свою актуальність.

Не потребують визнання такими, що втратили чинність, розпорядчі документи, строк дії яких минув, або які реалізовані.

Разом з розпорядчим документом, який визнається таким, що втратив чинність, вважаються такими, що втратили чинність, усі розпорядчі документи, якими до цього документу внесено зміни.

84. Особливості підготовки та оформлення рішень міської ради визначаються Регламентом Харківської міської ради.

Редагування розпорядчих документів

85. Підготовлені проекти рішень міської ради, виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, завізовані керівниками відповідних виконавчих органів міської ради, перевіряються Департаментом організаційної роботи на предмет відповідності правильності оформлення в частині структури, рубрикації тексту, оформлення додатків, таблиць, виправлення пунктуаційних, граматичних та лексичних помилок, встановлення відповідності тексту нормам офіційно-ділового стилю тощо.

У разі виявлення граматичних і технічних помилок виконавець вносить виправлення до проекту розпорядчого документу та направляє його до Департаменту організаційної роботи на повторну перевірку та візування спеціалістами-лінгвістами.

Підготовка та оформлення документів до засідань виконавчого комітету міської ради

86. Основною формою роботи виконавчого комітету міської ради є його засідання.

Засідання виконавчого комітету міської ради проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

У плані роботи виконавчого комітету міської ради зазначається зміст питань, дата розгляду, найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради, та прізвище доповідача.

Керівники виконавчих органів міської ради заздалегідь подають до Департаменту організаційної роботи для включення до плану роботи виконавчого комітету міської ради перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні.

Засідання виконавчого комітету міської ради скликаються міським головою, а у разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції - першим заступником міського голови або заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради.

(пункт 86 Інструкції в редакції рішення

виконавчого комітету Харківської міської ради від 24.04.2019 р. № 252)

87. Підготовлений проект рішення виконавчого комітету міської ради, завізований керівником відповідного виконавчого органу міської ради, разом з матеріалами, на підставі яких готується документ, не пізніш ніж за 7 робочих днів до засідання направляється до Юридичного департаменту із супровідним листом для перевірки на предмет відповідності вимогам чинного законодавства та нормопроектувальної техніки.

У разі невідповідності проекту рішення чинному законодавству України Юридичний департамент протягом 2 робочих днів готує та направляє виконавцю зазначених документів правовий висновок з пропозиціями щодо усунення порушень закону та інших нормативно-правових актів.

Доопрацьований проект рішення повторно направляється до Юридичного департаменту із супровідним листом для погодження.

Погоджений Юридичним департаментом проект рішення направляється виконавцем для візування заступнику міського голови за відповідним напрямком діяльності.

У випадках коли функції правового забезпечення певних виконавчих органів міської ради за рішенням міської ради покладено на інші виконавчі органи, візування проекту рішення здійснюється таким органом.

Проект рішення виконавчого комітету міської ради вважається підготовленим після його погодження та візування керівниками відповідних виконавчих органів міської ради, Юридичного департаменту або керівником виконавчого органу, на якого покладені функції правового забезпечення згідно з рішенням міської ради, заступниками міського голови за відповідними напрямками діяльності, заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради, а з питань, передбачених ст. 50 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», - після візування секретарем міської ради.

(абзац шостий пункту 87 Інструкції в редакції рішення

виконавчого комітету Харківської міської ради від 07.08.2019 р. № 585)

88. Додатки до рішень виконавчого комітету міської ради підписуються керівником виконавчого органу, який готував відповідний проект рішення, та заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

(абзац перший пункту 88 Інструкції в редакції рішення

виконавчого комітету Харківської міської ради від 07.08.2019 р. № 585)

Оформлення додатків до рішень виконавчого комітету міської ради здійснюється відповідно до вимог цієї Інструкції.

89. Документи з питань, що вносяться на розгляд виконавчого комітету міської ради, подаються до Департаменту організаційної роботи не пізніше ніж за 5 робочих днів до засідання.

Ці документи включають:

проект рішення виконавчого комітету міської ради, погоджений та завізований в установленому порядку, та передбачені текстом додатки до нього;

пояснювальну записку з обґрунтуванням необхідності розгляду зазначеного питання (крім нагороджень) за підписом керівника виконавчого органу, який готував відповідний проект рішення;

список осіб, які запрошуються на засідання (у разі потреби);

мультимедійне супроводження (у разі потреби);

лист розсипки, в якому виконавець визначає перелік виконавчих органів, структурних підрозділів, посадових осіб, до яких доводиться зміст документа, з обов'язковим позначенням необхідності публікації.

Строки щодо погодження та надання проектів рішень виконавчого комітету міської ради, які передбачені пунктами 87 та 89 Інструкції, не поширюються на випадки вирішення питань, щодо яких чинним законодавством встановлені інші (менше 5 робочих днів) строки.

(пункт 89 Інструкції доповнено абзацом згідно з  рішенням

виконавчого комітету Харківської міської ради від 24.04.2019 р. № 252)

90. Рішення виконавчого комітету міської ради можуть прийматися без обговорення за умови відсутності заперечень з боку членів виконавчого комітету.

Якщо рішення виконавчого комітету міської ради прийняті з урахуванням пропозицій та зауважень, вони доопрацьовуються виконавчими органами міської ради, які їх готували.

У разі потреби виконавчий комітет міської ради може прийняти рішення про проведення закритого засідання виконавчого комітету або про закритий розгляд окремих питань порядку денного.

91. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів та матеріалів до засідань виконавчого комітету міської ради покладається на керівників виконавчих органів міської ради, яким доручено підготовку відповідних проектів рішень.

92. Заступник міського голови - керуючий справами виконавчого комітету міської ради забезпечує контроль за своєчасністю та повнотою підготовлених до розгляду документів і матеріалів та у разі порушення встановленого порядку доповідає міському голові, який приймає рішення щодо необхідності розгляду питання.

93. На засіданнях виконавчого комітету міської ради головує міський голова або особа, яка виконує його повноваження (секретар міської ради).

На засіданнях виконавчого комітету міської ради у разі відсутності міського голови на робочому місці головує секретар міської ради або заступник міського голови - керуючий справами виконавчого комітету міської ради (за дорученням міського голови).

За результатами кожного засідання виконавчого комітету міської ради складається протокол.

Протокол засідання виконавчого комітету міської ради візується заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради, директором Департаменту організаційної роботи.

Протокол та прийняті рішення виконавчого комітету міської ради підписуються міським головою або особою, яка виконує його повноваження.

(пункт 93 Інструкції в редакції рішення

виконавчого комітету Харківської міської ради від 24.04.2019 р. № 252)

94. Департамент організаційної роботи належним чином посвідчує підготовлені згідно з листом розсилки виконавцями копії рішень виконавчого комітету міської ради та направляє їх до Департаменту діловодства.

Оригінали протоколів та рішення виконавчого комітету міської ради зберігаються в Департаменті організаційної роботи протягом встановленого чинним законодавством строку.

Підготовка та оформлення розпоряджень міського голови та наказів (розпоряджень) керівників виконавчих органів

95. Розпорядження міського голови та накази (розпорядження) керівників виконавчих органів видаються з основних питань діяльності, адміністративно-господарських та кадрових питань.

96. Проекти розпоряджень, наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються виконавчими органами міської ради за дорученням керівництва чи за власною ініціативою.

Проекти розпоряджень, наказів з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готуються відповідними кадровими структурними підрозділами на підставі рішень міської ради, виконавчого комітету або розпоряджень міського голови, доповідних записок керівників виконавчих органів, конкурсних документів (протоколів та рішень атестаційної чи іншої комісії), заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

Розпорядження, накази з кадрових питань (особового складу) оформлюються в індивідуальному або зведеному вигляді: в індивідуальних міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох незалежно від того, які рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

У тексті розпорядження, наказу з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина (преамбула) не зазначається.

Розпорядча частина розпорядження (наказу) з кадрових питань (особового складу) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: «Прийняти», «Призначити», «Перевести», «Звільнити», «Відрядити», «Надати», «Оголосити» тощо.

У розпорядженні, наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу або припинення трудових відносин.

У кожному пункті розпорядження, наказу з кадрових питань зазначається підстава для його видання.

У зведених розпорядженнях (наказах) з кадрових питань (особового складу) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

97. Усі проекти розпоряджень міського голови, завізовані керівниками відповідних виконавчих органів міської ради, разом із матеріалами, на підставі яких такі розпорядження готуються, направляються до Юридичного департаменту, як правило, із супровідним листом для перевірки на предмет відповідності вимогам чинного законодавства та нормопроектувальної техніки.

Якщо проект розпорядження міського голови підготовлений Департаментом територіального контролю, він перевіряється на предмет відповідності вимогам чинного законодавства та нормопроектувальної техніки відділом правового забезпечення Департаменту територіального контролю.

У разі невідповідності проекту розпорядження чинному законодавству України Юридичний департамент, а у випадках, передбачених абз. 2 п. 97 Інструкції, Департамент територіального контролю протягом 2 робочих днів готує та направляє виконавцю зазначені документи та правовий висновок із пропозиціями щодо усунення порушень законів та інших нормативно-правових актів.

Доопрацьований проект розпорядження повторно направляється до Юридичного департаменту, а у випадках, передбачених абз. 2 п. 97 Інструкції, - до Департаменту територіального контролю із супровідним листом для погодження.

Погоджений Юридичним департаментом, а у випадках, передбачених абз. 2 п. 97 Інструкції, - Департаментом територіального контролю проект розпорядження направляється виконавцем для візування заступнику міського голови за відповідним напрямком діяльності, заступнику міського голови — керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

Перед направленням до Юридичного департаменту, а у випадках, передбачених абз. 2 п. 97 Інструкції, - до Департаменту територіального контролю проекти розпоряджень міського голови з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та кадрових питань щодо призначення та звільнення посадових осіб місцевого самоврядування Апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету, заохочення (нагородження, преміювання), нарахування надбавок, доплат, матеріальної допомоги, завізовані керівниками відповідних виконавчих органів, разом із матеріалами, на підставі яких такі розпорядження готуються, передаються, як правило, із супровідним листом до Служби з питань запобігання корупції для перевірки наявності причин, які можуть призвести до вчинення корупційних або пов'язаних із корупцією правопорушень.

Служба з питань запобігання корупції протягом 2 робочих днів опрацьовує та візує проекти розпоряджень міського голови з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та кадрових питань щодо заохочення (нагородження, преміювання), нарахування надбавок, доплат, матеріальної допомоги, а у разі виявлення зазначених обставин повертає проект розпорядження з пропозиціями щодо їх усунення.

Проект розпорядження вважається підготовленим після його погодження та візування керівниками відповідних виконавчих органів міської ради, Юридичного департаменту, а у випадках, передбачених абз. 2 п. 97 Інструкції, -керівником Департаменту територіального контролю та керівником відділу правового забезпечення Департаменту територіального контролю, заступниками міського голови за відповідними напрямками діяльності, заступником міського голови — керуючим справами виконавчого комітету міської ради, а з питань, передбачених ст. 50 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», -після візування секретарем міської ради.

Проекти наказів (розпоряджень) керівників виконавчих органів до їх підписання візуються уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції в порядку, визначеному цими виконавчими органами.

(пункт 97 Інструкції в редакції рішення

виконавчого комітету Харківської міської ради від 29.01.2020 р. № 6)

98. Додатки до розпорядження міського голови підписуються керівником виконавчого органу, який готував відповідний проект розпорядження, та заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

(абзац перший пункту 98 Інструкції в редакції рішення

виконавчого комітету Харківської міської ради від 07.08.2019 р. № 585)

Оформлення додатків до розпорядження здійснюється відповідно до вимог цієї Інструкції.

99. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку розпоряджень, наказів покладається на керівників виконавчих органів міської ради, яким доручено підготовку цих документів або до повноважень яких віднесено вирішення питань.

100. Разом із проектом розпорядження міського голови готується лист розсилки, в якому виконавець визначає перелік виконавчих органів, структурних підрозділів, посадових осіб, до яких доводиться зміст документа, з обов'язковим позначенням необхідності публікації.

Після підписання та реєстрації розпорядження міського голови лист розсилки передається до Департаменту діловодства разом із засвідченими відповідним чином копіями розпорядження.

101. Копії розпоряджень міського голови належним чином посвідчуються Департаментом організаційної роботи.

Копії наказів (розпоряджень) керівників виконавчих органів посвідчуються уповноваженою на те особою у виконавчому органі.

Протоколи

102. У протоколах фіксується інформація про хід засідань виконавчого комітету міської ради, інших колегіальних органів.

103. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питань.

Для деяких видів протоколів вимоги встановлюються окремими актами.

104. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший та останній день засідання.

Протоколи можуть мати нумерацію.

105. У протоколі зазначається назва населеного пункту та приміщення, в якому відбулося засідання.

106. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіального органу.

107. У протоколі зазначаються прізвища та ініціали головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб, перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні (порядок денний), із зазначенням доповідачів.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу, потім -запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість із посиланням на список, що додається до протоколу.

108. Протокол складається із розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ВИСНОВКИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами з відступом 10 мм від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

109. Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

110. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».

111. Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, що взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням найменування посад, прізвища та ініціалів промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

112. Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ВИСНОВКИ») фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.

(пункт 112 Інструкції зі змінами, внесеними згідно з  рішенням

виконавчого комітету Харківської міської ради від 14.12.2016 р. № 852)

113. Якщо на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (додаток 1, додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається.

114. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу, секретарем або особою, відповідальною за ведення протоколу.

115. Копії протоколів або витяги з них у разі потреби надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

116. Особливості оформлення протоколів пленарних засідань міської ради визначаються регламентом Харківської міської ради.

Службові листи

117. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між органами та установами.

118. Службовий лист оформляється на бланку відповідного органу.

119. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст (основний реквізит службового листа), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

120. Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

121. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити...», «роз'яснюємо, що...», або від третьої особи однини - «Харківська міська рада інформує...», «управління вважає задоцільне».

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - «прошу...», «пропоную...».

122. Службові листи підписуються відповідно до цієї Інструкції.

123. Візування службових листів, створених у міській раді, здійснюється в такому порядку: працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу міської ради, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - директори відповідних департаментів та голови адміністрацій районів міської ради, а також заступник міського голови за напрямком діяльності (якщо лист підлягає підписуванню міським головою).

Порядок візування службових листів, створених у виконавчих органах, може визначатися керівником відповідного виконавчого органу.

Документи про службові відрядження

124. Направлення у відрядження здійснюється за розпорядженням міського голови або наказом керівника відповідного виконавчого органу, у якому зазначається пункт призначення, найменування установи, до якої відряджається працівник, термін і мета відрядження.

125. Підставою для відрядження є запрошення, виклик центральних органів виконавчої влади, подання секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, радників міського голови або доповідна записка керівництва виконавчого органу, які за резолюцією міського голови або керівника виконавчого органу надаються до відповідних кадрових підрозділів не пізніше ніж за три дні до дати відрядження.

126. Якщо працівник вибуває у відрядження у вечірній час або прибуває з відрядження у ранковий час, то протягом цього дня він має право виконувати свої посадові обов'язки, підписувати службові документи та користуватися службовим автотранспортом.

127. Для обліку працівників, направлених у відрядження, ведеться відповідний журнал.

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

128. Документообіг у міській раді та її виконавчих органах - це проходження документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять та опрацьовуються в міській раді та її виконавчих органах на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу, визначених цією Інструкцією.

129. Ефективна організація документообігу передбачає: проходження документів у міській раді, виконавчих органах найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);

усунення операцій, які можна автоматизувати.

130. Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, положеннями про виконавчі органи.

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до міської ради та її виконавчих органів

131. Доставка документів до міської ради, виконавчих органів здійснюється через систему взаємодії, а також з використанням засобів поштового зв'язку, спеціального зв'язку, електрозв'язку, кур'єрською та фельд'єгерською службою, через громадські приймальні.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція у паперовій формі, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою та службою спеціального зв'язку доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв'язку, в тому числі системою взаємодії, доставляються факсограми, телефонограми, електронні документи із застосовуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису.

132. Усі документи, що надходять до міської ради, виконавчих органів, приймаються централізовано службою діловодства без права делегування відповідної функції іншим виконавчим органам.

У службі діловодства розкриваються всі конверти, крім тих, що мають напис «особисто». У такому випадку реєстраційний індекс та дата реєстрації наносяться на конверт.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під підпис у журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

133. У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново» фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

Документи, що надійшли через систему взаємодії, друкуються та підлягають реєстрації Департаментом діловодства.

134. Конверти зберігаються і додаються до документів, якщо лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

При надходженні до служби діловодства документів, у яких відсутні додатки або окремі аркуші, а також наявності у документі помилок в оформленні (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження, закінчення строку виконання тощо), наявності тексту неналежної якості, що унеможливлює його виконання, документ не реєструється і відправникові надсилається повідомлення або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів та прізвища особи, що здійснила запит.

(абзац другий пункту 134 в редакції рішення виконавчого комітету

Харківської міської ради від 29.01.2020 р. № 6)

У разі потреби роботи з таким документом складається акт у двох примірниках, один з яких додається до основного документу, який реєструється службою діловодства та передається на розгляд керівництву, а інший зберігається у службі діловодства.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

У разі відсутності, нецілісності вкладень внаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у службі діловодства.

135. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою (адресований іншим установам), а також якщо під час його відкриття не виявлено письмового звернення на адресу Харківської міської ради, виконавчих органів або їх посадових осіб.

136. Електронні носії інформації обов'язково передаються із супровідним листом. Під час приймання таких документів інформація з електронних носіїв службою діловодства не копіюється.

137. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості, що унеможливлює роботу з ним, документ не реєструється і про це обов'язково інформується відправник.

Попередній розгляд документів

138. Усі вхідні документи підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.

139. Документи, адресовані міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради, заступникам міського голови, підлягають попередньому розгляду в Департаменті діловодства.

Документи, в яких не зазначено конкретну посадову особу як адресат, підлягають попередньому розгляду в службі діловодства виконавчого органу, який їх отримав.

140. Метою попереднього розгляду документів є відокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду міським головою, його заступниками або керівниками виконавчих органів.

Обов'язковому розгляду міським головою підлягають акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності міської ради і потребують вирішення безпосередньо міським головою.

Інші документи передаються заступникам міського голови або керівникам виконавчих органів (виконавцям), у підпорядкуванні яких знаходяться відповідні виконавчі органи.

141. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день надходження (доставки) або не пізніше 10 години наступного робочого дня у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні.

142. За результатами попереднього розгляду отриманий через систему взаємодії електронний документ підлягає реєстрації, крім випадків, коли:

порушено вимоги щодо форми підготовки або оформлено з порушенням вимог пунктів 117, 118 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55;

електронний документ надійшов не за адресою;

електронний документ надійшов повторно;

заявлений склад електронного документа не відповідає фактичному;

реквізити вхідного електронного документа не збігаються з реквізитами, зазначеними в електронному документі;

на електронному документі відсутній електронний цифровий підпис підписувача чи відсутня електронна печатка установи, наявність якої на ньому передбачена Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55;

на документ накладено електронний цифровий підпис особи, яка не є підписувачем документа або особою, що виконує його обов'язки;

відсутня електронна позначка часу;

візуальна форма електронного документа не придатна для сприймання її змісту людиною.

У цих випадках служба діловодства відмовляє у реєстрації такого електронного документа із зазначенням однієї з наведених підстав.

143. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, а також таких, що передаються для спеціального обліку виконавчим органам, що визначено у додатку 15.

144. Попередній розгляд вхідних документів, у змісті яких є слово «корупція» у різних відмінках та словосполученнях, а також документів, які містять інформацію про можливі факти корупційних або пов'язаних із корупцією правопорушень, інших порушень Закону України «Про запобігання корупції» здійснюється відповідно до порядку розгляду повідомлень про корупцію, що надходять до Харківської міської ради, який затверджується розпорядженням міського голови.

Порядок попереднього розгляду вхідних документів, у змісті яких є слово «корупція» у різних відмінках та словосполученнях, а також документів, які містять інформацію про можливі факти корупційних або пов'язаних із корупцією правопорушень, інших порушень Закону України «Про запобігання корупції», що надходять безпосередньо до виконавчих органів, визначається цими виконавчими органами..

(пункт 144 Інструкції в редакції рішення

виконавчого комітету Харківської міської ради від 29.01.2020 р. № 6)

Реєстрація документів

145. Реєстрація документів всіх категорій полягає у створенні запису облікових даних про документ та оформленні реєстраційно-моніторингової картки із зазначенням обов'язкових реквізитів, за допомогою яких фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим внесенням до реєстраційно- моніторингової картки необхідних відомостей про документ.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

У разі потреби перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-моніторингової картки може бути доповнений. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-моніторинговій картці визначається цією Інструкцією.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання та оперативного використання наявної в документах інформації.

146. Реєстрація документів проводиться централізовано службою діловодства.

Виконавчі органи міської ради реєструють створені ними доповідні та службові записки.

147. Реєстрація актів органів державної влади, доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на адресу Харківської міської ради, проводиться централізовано Департаментом діловодства.

Інші документи, що стосуються напрямків діяльності міської ради, можуть реєструватися в службах діловодства.

Розпорядження міського голови, рішення міської ради та її виконавчого комітету реєструються Департаментом організаційної роботи.

Порядок реєстрації наказів керівників виконавчих органів може визначатися їх керівниками.

148. Документи реєструються одноразово: вхідні - у день надходження, створювані - у день підписання (затвердження) або не пізніше наступного дня.

149. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

150. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

розпорядження міського голови;

рішення міської ради;

рішення виконавчого комітету міської ради;

накази виконавчих органів;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення юридичних осіб;

звернення громадян;

запити на інформацію тощо.

151. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється за тим самим реєстраційним індексом, що і його раніше надіслана копія у відповідних реєстраційних формах.

152. У міській раді, виконавчих органах можуть застосовуватися такі форми реєстрації документів: журнальна (паперова) або карткова, автоматизована, автоматизована із застосуванням веб-модулю системи взаємодії.

153. Використання журнальної форми реєстрації документів допускається у виконавчих органах з обсягом документообігу до 600 документів на рік (додатки 16, 17).

Журнальна (паперова) або карткова форма реєстрації допускається в умовах та протягом строку дії військового чи надзвичайного стану.

154. У міській раді, виконавчих органах під час реєстрації документа за допомогою автоматизованої системи друкується штрих-код - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 29 цієї Інструкції.

155. У міській раді, виконавчих органах під час реєстрації документа за допомогою автоматизованої системи формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники структурних підрозділів забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.

156. У разі застосування автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється електронна реєстраційно-моніторингова картка із зазначенням обов'язкових реквізитів (додаток 18).

Організація передачі документів та їх виконання

157. Для забезпечення повного та своєчасного виконання документів Департамент діловодства вживає заходів щодо оперативної передачі кореспонденції керівництву міської ради та за їх дорученням керівникам виконавчих органів.

158. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва міської ради, виконавчих органів у день їх надходження або у разі їх надходження після 17.00 - наступного робочого дня.

Акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Харківської обласної державної адміністрації, Харківської обласної ради передаються на розгляд невідкладно.

159. Документи, розглянуті керівництвом міської ради, повертаються з відповідною резолюцією до Департаменту діловодства, який здійснює передачу документів на виконання.

160. Документ, виконавцями якого є кілька виконавчих органів, службою діловодства передається виконавцям одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу виконавцю, визначеному в резолюції головним.

Співвиконавці можуть також отримувати документ в електронній формі за допомогою автоматизованої системи документообігу.

161. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа та його копії.

162. Передача документа з одного виконавчого органу до іншого, в тому числі, який перебуває на контролі, в обов'язковому порядку здійснюється через службу діловодства, яка робить відповідну відмітку в реєстраційно-моніторинговій картці.

163. Передача документів у межах виконавчого органу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство.

164. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівників міської ради, та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.

Головний виконавець координує роботу співвиконавців.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

165. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання керівництву.

166. Перед поданням проекту документа на підпис міському голові, його заступникам, керівникам виконавчих органів працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Усі документи (крім розпорядчих), що готуються за підписом міського голови або секретаря міської ради, підлягають обов'язковій перевірці та редагуванню головними спеціалістами (лінгвістами) Служби помічників. Після опрацювання другий примірник проекту відповіді візується головним спеціалістом (лінгвістом) Служби помічників.

Проекти листів з повним пакетом документів та візами керівників подаються головним спеціалістам (лінгвістам) Служби помічників не пізніше ніж за три дні до встановленого строку виконання доручення.

167. Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено.

168. Якщо документ надсилається до кількох установ вищого або рівнозначного рівня, які не є користувачами системи взаємодії, виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників та оформлює (підписує) кожний із них необхідному адресату.

169. Виконавець у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівнику за дорученням керівника всі невиконані документи та проінформувати службу діловодства про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі.

Організація моніторингу та контролю виконання документів

170. Моніторинг виконання управлінських рішень є складовою системи контролю в міській раді, виконавчих органах та проводиться з метою дотримання належного рівня виконавської дисципліни та своєчасного виконання документів.

171. Моніторинг здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, що потребують відповіді, та/або доручень, щодо яких передбачається зворотній зв'язок або встановлено терміни їх виконання.

Усі документи розподіляються на контрольні та на такі, за розглядом яких контроль не встановлюється.

Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції міського голови, його заступників, керівників виконавчих органів.

Бланк резолюції до контрольного документа позначається словом «КОНТРОЛЬ» та вказується термін виконання наданого доручення.

Строки виконання доручень вносяться до реєстраційно-моніторингової картки.

172. Моніторинг виконання управлінських рішень здійснюється за допомогою системи моніторингу, інтегрованої до системи електронного документообігу міської ради, на основі даних із реєстраційно-моніторингової картки.

173. У структурних підрозділах виконавчих органів безпосередній моніторинг за виконанням документів здійснює служба діловодства та безпосередній виконавець (посадова особа) згідно з резолюцією керівника виконавчого органу.

174. Моніторинг проводиться шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання управлінських рішень за визначеними строками їх виконання.

175. Під час вхідної реєстрації документа строки виконання та інші дані, необхідні для моніторингу, вносяться до реєстраційно-моніторингової картки службою діловодства. Строки виконання контрольного документа визначаються автором документа під час його створення або керівником під час первинного розгляду.

Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції міського голови, його заступників, керівників виконавчих органів. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з наступного дня після дати підписання (реєстрації), а вхідних - з наступного дня після дати надходження.

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий або вихідний день, останнім днем строку виконання документа та останнім днем надання інформації про виконання документа вважається перший робочий день після неробочого або вихідного дня.

176. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів визначені законодавством.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом міської ради. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

177. Документа, в яких строк виконання не визначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж як у місячний строк.

178. Якщо документ містить кілька окремих управлінських завдань, моніторинг виконання цих завдань здійснюється в одній реєстраційно-моніторинговій картці.

179. Якщо завдання потребує термінового виконання, у тексті завдання обов'язково зазначається конкретний кінцевий термін виконання.

180. У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням головного виконавця, яке подається без погодження з іншими виконавчими органами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку.

У разі зміни строків виконання вносяться відповідні зміни до електронної реєстраційно-моніторингової картки.

181. Якщо в резолюціях вказано кілька осіб, відповідальних за виконання доручення, служби діловодства забезпечують їх відправку всім виконавцям та здійснюють моніторинг виконання.

182. Якщо в резолюції керівника визначено кілька осіб, відповідальних за виконання доручення, підготовку відповіді автору звернення здійснює головний виконавець.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне надання головному виконавцю пропозицій, інформації тощо в межах компетенції.

Головний виконавець узагальнює надані співвиконавцями матеріали, готує проекти відповідей або надає відповіді на всі викладені у зверненні питання. Для виконання доручення він має право залучати до виконання завдань не обумовлених резолюцією керівництва посадових осіб інших галузевих підрозділів, у разі потреби включати їх інформацію до узагальненого документа, координувати дії співвиконавці в щодо своєчасного та якісного виконання завдань, а у разі потреби скликати наради для виконання спільного завдання.

За результатами виконання завдання або доручення відповіді на звернення, інформація, узагальнюючі документи, звіти тощо підписуються головним виконавцем, якщо інше не обумовлено резолюцією керівника.

У разі відсутності заступника міського голови, якого визначено за резолюцією виконавцем, виконавцями вважаються виконавчі органи, які знаходяться у підпорядкуванні цього заступника та до повноважень яких віднесено вирішення зазначених у звернені питань.

Співвиконавці надають головному виконавцю необхідні матеріали не пізніше як за 5 робочих днів до закінчення строку, а якщо строк виконання доручення встановлено менше 5 днів - не пізніше як за 2 робочих дні до закінчення встановленого строку.

Головний виконавець забезпечує подання проекту загального документа на підпис міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику та заступникам міського голови не пізніше як за 2 робочих дні до закінчення строку виконання доручення.

183. Якщо окремий співвиконавець порушив зазначені у п. 182 строки надання інформації, головний виконавець звертається з доповідною запискою до керівника, який надав перше доручення, для покладення обов'язків з узагальнення документа на співвиконавця. За дорученням керівника головним виконавцем призначається співвиконавець та на нього покладається подальше виконання спільного завдання та підготовка узагальненого документа.

184. Реєстраційно-моніторингові картки документів, щодо виконання яких проводиться моніторинг, для зручності можуть групуватися за строками (наближенням строків) виконання документів, за виконавцями, за кореспондентами або групами (накази з основної діяльності, накази з адміністративно-господарських питань, доручення вищих органів влади, доручення керівника установи тощо).

185. На один документ може бути заведено лише одну реєстраційно-моніторингову картку незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

186. Моніторинг виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань).

Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою системи електронного документообігу.

Автоматизований контроль за виконанням документів включає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.

Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам та особам, яких стосується документ, або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки міський голова або його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю службою діловодства.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до електронної реєстраційно-моніторингової картки.

Днем виконання кореспонденції, звернень, запитів тощо вважається день реєстрації в міській раді вихідних документів.

Контроль за виконанням рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови

187. Контроль за виконанням рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови (розпорядчі документи) здійснюється посадовою особою, на яку покладено контроль за виконанням, а саме: секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради, директором галузевого департаменту відповідно до компетенції. В окремих випадках міський голова залишає контроль за собою.

188. Оперативно-технічний контроль за виконанням розпорядчих документів покладається на Департамент організаційної роботи. Контроль здійснюється за розпорядчими документами, в яких вказані конкретні строки виконання та виконавці робіт чи заходів.

189. Контроль за виконанням розпорядчого документу здійснюється шляхом внесення до електронного реєстру виконання документів такої інформації з розпорядчого документу: назва документа, дата та номер документа, виконавець, а також конкретні терміни виконання доручення.

190. Департаментом організаційної роботи у строк не пізніше 2 робочих днів після взяття розпорядчого документу на контроль друкується контрольна картка. Оформлена належним чином контрольна картка направляється виконавцям.

191. Виконавець повертає контрольну картку до Департаменту організаційної роботи у визначений у картці термін. У розділі «Інформація про виконання» виконавцем вказуються номер і дата, до графи «Короткий зміст» вноситься інформація про виконання. Контрольна картка підписується керівником відповідного виконавчого органу, до цієї картки додається копія інформації про виконання.

192. При несвоєчасному виконанні розпорядчого документа виконавець разом з інформацією надає пояснення про причини порушення строків виконання.

193. Якщо з об'єктивних причин відсутня можливість виконати доручення в установлений термін, виконавець надсилає міському голові мотивовану доповідну записку з проханням подовжити строк з визначеною датою подовження.

Виконавець повертає до Департаменту організаційної роботи заповнену належним чином контрольну картку та копію зазначеної доповідної записки з відповідною резолюцією міського голови, на підставі якої строк виконання подовжується.

194. Якщо в розпорядчому документі вказано кілька виконавців та визначено головного, який узагальнює інформацію про виконання, співвиконавці надають головному виконавцю необхідні матеріали для узагальнення не пізніше як за 5 робочих днів до закінчення строку виконання, а якщо строк виконання розпорядчого документу встановлено менше 5 робочих днів - не пізніше як за 2 робочих дні до закінчення встановленого строку.

195. З метою виконання розпорядчого документу головний виконавець узагальнює надані співвиконавцями матеріали, готує доповідну записку міському голові про виконання розпорядчого документа з пропозицією зняти його з контролю, у разі потреби узгоджує доповідну записку з посадовою особою виконавчих органів міської ради, на яку покладено контроль за виконанням, повертає заповнену контрольну картку та надає доповідну записку з відповідною резолюцією міського голови.

196. Питання про хід виконання рішень виконавчого комітету міської ради у разі потреби може бути внесено на розгляд виконавчого комітету міської ради.

Інформаційно-довідкова робота з документами

197. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням системи взаємодії та автоматизованої системи документообігу міської ради.

198. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи в автоматизованій системі документообігу міської ради службою діловодства застосовуються такі класифікаційні довідники:

класифікатор питань діяльності установи;

класифікатор видів документів;

класифікатор кореспондентів;

класифікатор резолюцій;

класифікатор виконавців;

класифікатор результатів виконання документів;

номенклатура справ.

Необхідність розроблення та впровадження додаткових класифікаційних довідників у міській раді, виконавчих органах визначається службою діловодства.

199. За допомогою автоматизованої системи документообігу міської ради здійснюється пошук за видом документа, його заголовком, номером та датою його реєстрації, його автором тощо, а у системі взаємодії - також і за контекстом (ключовим словом або фразою документа) та датою прийняття. Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

200. Вихідні документи, створені в міській раді, виконавчих органах надсилаються адресатам з використанням засобів поштового, факсимільного, спеціального зв'язку, електрозв'язку, а також можуть видаватися адресату або уповноваженій особі адресата під підпис у журналі або на другому примірнику документа.

201. Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв'язку здійснюється службою діловодства міської ради, виконавчих органів відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

З використанням засобів електрозв'язку служба діловодства може здійснювати передачу факсограм, телефонограм та документів у сканованій формі.

202. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від виконавчих органів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

203. Не допускається:

надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства;

повторне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі через систему взаємодії.

204. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;

наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;

відповідність кількості примірників кількості адресатів;

наявність віз на примірнику вихідного документа, що залишається у справах.

205. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

206. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.

207. Документи, що доставляються засобами спеціального зв'язку, передаються адресатам під підпис у реєстрі за встановленою формою.

208. Відправлення документів засобами поштового зв'язку цінними листами з описом вкладень здійснюють безпосередні виконавці листів та документів.

209. Досилання, заміна або повернення надісланого раніше документа здійснюються за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.

210. Для відправлення документів виконавці зобов'язані передавати документи та інші поштові відправлення до служби діловодства до 15.00.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

211. Номенклатура справ - це обов'язковий систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

212. Номенклатура справ призначена для встановлення в міській раді та виконавчих органах єдиного порядку формування справ для документів, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в міській раді, зокрема справи постійних та тимчасово діючих комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

Строки зберігання документів (належність до справи) визначаються під час реєстрації (для вхідних документів) або створення проекту документа автором згідно із затвердженим Мін'юстом переліком типових документів, що створюються під час діяльності міської ради, виконавчих органів, із зазначенням строків зберігання документів.

213. У міській раді та її виконавчих органах складаються такі номенклатури справ:

номенклатури справ виконавчих органів, які входять до складу Апарату (додаток 19);

зведена номенклатура справ Апарату (додаток 20);

зведена номенклатура справ виконавчих органів, які не входять до складу Апарату (додаток 21).

214. Номенклатура справ виконавчих органів складається, не пізніше 15 листопада поточного року.

215. Зведена номенклатура справ Апарату складається Департаментом діловодства на підставі номенклатури справ виконавчих органів, які входять до складу Апарату.

216. Зведені номенклатури справ виконавчих органів складаються службами діловодства.

217. Методична допомога у складенні номенклатури справ надається Архівним відділом.

218. Зведені номенклатури справ складаються у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з державним архівом Харківської області. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий використовується службою діловодства як робочий, третій передається до Архівного відділу для здійснення контролю за формуванням справ у виконавчих органах, четвертий розподіляється за розділами між відповідними виконавчими органами для практичної роботи.

219. Зведена номенклатура справ схвалюється відповідними експертними комісіями міської ради, виконавчих органів з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія) та подається на схвалення експертно-перевірною комісією Державного архіву Харківської області один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни структури, функцій та характеру роботи міської ради, після чого затверджується заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради, керівниками виконавчих органів.

220. Зведена номенклатура справ наприкінці кожного року (не пізніше грудня) уточняється у разі потреби та набуває чинності з 1 січня наступного календарного року.

221. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи складається з індексу виконавчого органу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1 - 07, де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи.

У разі наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1,т. 2.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ ураховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування виконавчого органу); кореспондент або адресат (найменування виконавчого органу, до якого адресовані або від якого надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з яким (з якою) пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа», «Персональна справа».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства у вищих навчальних закладах».

Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради».

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: «Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису».

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перераховуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення».

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб».

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План роботи на 2018 рік.

2. Звіт про виконання плану роботи за 2017 рік.

Якщо справа складається з кількох томів, формулюється загальний заголовок справи із зазначенням номера тома.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок та строки зберігання. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів зі строками зберігання.

У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до Архівного відділу чи інших установ для їх продовження тощо.

222. Наприкінці року до зведеної номенклатури справ складаються підсумкові записи про кількість фактично заведених справ та підписуються відповідальними особами згідно з цією Інструкцією.

Формування справ

223. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

224. Під час формування справ не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню. Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа не повинна перевищувати 250 сторінок (30-40 міліметрів завтовшки).

225. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

226. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

227. Розпорядження (накази) з питань основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи.

Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового) складу групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

228. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

229. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

230. Доручення органів виконавчої влади і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності міської ради або за авторами документів. У справі документи систематизуються за датами доручень.

231. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

232. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

233. Особові справи посадових осіб місцевого самоврядування формуються відповідно до чинного законодавства.

234. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників міської ради та її виконавчих органів систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості щодо виплати грошей (відомості щодо нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за календарний рік.

235. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в міській раді та її виконавчих органах здійснюються службою діловодства та Архівним відділом.

Зберігання документів

236. Документи з часу створення (надходження), копії відповідей на листи та ініціативних листів і до передачі до Архівного відділу зберігаються за місцем їх реєстрації.

Нормативно-правові акти зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо - за місцем створення.

237. Зберігання документів і справ в міській раді забезпечує служба діловодства.

238. Справи зберігаються у спеціальній кімнаті у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

239. Видача справ у тимчасове користування працівникам міської ради та її виконавчих органів здійснюється з дозволу керівника служби діловодства, іншим установам - з письмового дозволу міського голови. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

240. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

241. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу міського голови, а також у випадках, передбачених чинним законодавством щодо забезпечення доступу до документів з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

242. Проведення експертизи цінності документів полягає у їх всебічному вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до зазначеного фонду.

243. Для організації та проведення експертизи цінності документів в міській раді та її виконавчих органах утворюються постійно діючі експертні комісії.

244. Експертиза цінності документів проводиться щороку в міській раді та її виконавчих органах безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в структурних підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та Архівного відділу.

245. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання для передачі до Архівного відділу, вилучення для знищення документів, справ та електронних справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

246. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

247. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ шляхом перегляду кожного аркуша справи. Доручення органів виконавчої влади, що надійшли до установи у вигляді паперової копії, не можуть бути відібрані як документи постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання.

248. За результатами експертизи цінності документів у міській раді, виконавчому органі складається акт про вилучення для знищення документів у паперовій формі (додаток 22).

249. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, які не відносяться до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією одночасно. Після затвердження акта міська рада, виконавчі органи мають право знищити визначені ним документи.

Після закінчення терміну зберігання документів на паперових носіях, що не належать до Національного архівного фонду, вони підлягають знищенню згідно з встановленим порядком. Також підлягають знищенню електронні копії цих документів, про що складається акт адміністратором програми електронного документообігу.

250. Акт про вилучення для знищення документів складається щодо документів, які не внесені до Національного архівного фонду, справ міської ради, виконавчого органу. Найменування структурного підрозділу міської ради, виконавчого органу зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Складення описів справ

251. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

252. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов'язково.

253. Описи справ виконавчих органів складаються щороку за встановленою формою (додатки 23, 24) службою діловодства, за методичною допомогою Архівного відділу.

254. Номер опису справ виконавчого органу повинен складатися з індексу цього органу за номенклатурою справ із додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису. Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу з інд. 5, що розпочаті у 2011 році, матимуть номери: 5 П - 2012; 5 Т - 2012; 5 ОС - 2012.

255. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером);

графи опису оформляються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці справи;

у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожній новій сторінці опису заголовок відтворюється повністю);

графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

256. Описи справ ведуться протягом кількох років із використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

257. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

258. У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за ____рік, № _____».

259. Опис справ, складених у паперовій формі, складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до Архівного відділу, а інший залишається як контрольний примірник у службі діловодства.

260. На основі описів справ виконавчих органів Архівний відділ готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

261. Зведений опис справ постійного зберігання міської ради та її виконавчих органів складається у чотирьох примірниках, тривалого (понад 10 років) зберігання - у двох примірниках, з кадрових питань (особового складу) - у трьох примірниках. Один примірник затвердженого опису подається до Державного архіву Харківської області.

262. Виконавчі органи зобов'язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до державних архівів в установлені законодавством строки.

Оформлення справ

263. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію сторінок у справі, складення у разі потреби внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки справи.

264. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

265. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

266. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік створення справи, під датою робиться напис: «є документи за _____роки».

267. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

268. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з Архівним відділом - номер опису і фонду.

269. У разі зміни найменування виконавчого органу (його структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого виконавчого органу (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування виконавчого органу (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

270. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи не допускається.

Передача справ до Архівного відділу

271. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до Архівного відділу в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

272. Передача справ міської ради до Архівного відділу здійснюється за графіком, затвердженим заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради, передача справ виконавчого органу здійснюється за графіком, затвердженим керівником виконавчого органу.

273. За письмовим зверненням виконавчого органу Архівний відділ оформляє видачу справ на строк до трьох місяців.

274. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником Архівного відділу в присутності працівника виконавчого органу, який передає упорядковані та оформлені справи.

275. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до Архівного відділу за описами.

У кінці кожного примірника опису працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архіву, розписується у прийнятті справ і проставляє дату.

Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в Архівному відділі.

Справи, що передаються до Архівного відділу, повинні бути зв'язані належним чином.

Міська рада повинна забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в Архівному відділі для постійного зберігання.

Директор департаменту

діловодства міської ради О.В. Хохлов

Заступник міського голови -

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради Т.М. Чечетова-Терашвілі

Додаток 1

до Інструкції

(пункт 6)

(в редакції рішення виконавчого комітету

Харківської міської ради від 24.04.2019 р. № 252

зі змінами та доповненнями, внесеними згідно з  рішенням

виконавчого комітету Харківської міської ради від 07.08.2019 р. № 585)

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА

оформлення документів

1. Для оформлення текстів документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів або 10 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

2. При оформленні назви виду документа застосовується напівжирний шрифт великими літерами.

3. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:

1-1,5 - для складових частин реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження», складових тексту документа, реквізиту «Додаток» та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;

1,5-3 - для відокремлення реквізитів документа один від одного.

4. Ініціали та прізвище в реквізиті «Підпис» розміщується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 100 міліметрів.

6. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (п'ять рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

7. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:

125 міліметрів - для ініціалів та прізвища реквізиту «Підпис»;

100 міліметрів - для реквізиту «Гриф затвердження»;

90 міліметрів - для реквізиту «Адресат»;

10 міліметрів - для абзаців у тексті, а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ»;

0 міліметрів - для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», для слова «Додаток», для реквізитів додатка, слова «Підстава», запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті «Підпис», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом» або в іншому вільному від тексту місці аркуша нижче підпису та для першого реквізиту «Гриф затвердження», якщо їх в документі два.

8. Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

9. Номери сторінок друкуються посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами з використанням гарнітури Times New Roman 12 розміру шрифту без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.

10. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит «Підпис» повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.

(додаток 5а, додаток 9а в редакції рішення виконавчого комітету

Харківської міської ради від 29.01.2020 р. № 6)

(Додатки 2-12, 14, 14а, 14б до Інструкції в редакції

рішення виконавчого комітету Харківської міської ради від 07.08.2019 р. № 585)

(Додаток 14б до Інструкції в редакції

рішення виконавчого комітету Харківської міської ради від 09.10.2019 р. № 736)

Додаток 13

до Інструкції

(пункт 33)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що дозволяється затверджувати проставлянням грифа затвердженні!

1. Акти (готовності об'єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

4. Розцінки на виконання робіт.

5. Статути комунальних підприємств та установ Харківської міської ради.

6. Штатні розписи.

7. Посадові інструкції.

8. Плани.

9. Описи справ.

10. Номенклатури справ.

11. Звіти.

12. Графіки тощо.

Додаток 15

до Інструкції

(пункт 143)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства

_____________

*У разі відсутності відповідного спеціалізованого підрозділу спеціальний облік здійснюється службою діловодства або за рішенням керівника установи не здійснюється.

Додаток 16

до Інструкції

(пункт 153)

ПРИМІРНИЙ СКЛАД

запису про реєстрацію вхідних документів*

1. Вид документа.

2. Дата надходження документа до установи.

3. Дата реєстрації документа.

4. Реєстраційний індекс документа.

5. Кореспондент.

6. Дата реєстрації та реєстраційний індекс кореспондента.

7. Короткий зміст.

8. Виконавчий орган, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа.

9. Головний виконавець - працівник виконавчого органу, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа.

10. Відмітка про виконання документа.

11. Справа №.

Додаток 17

до Інструкції

(пункт 153)

ПРИМІРНИЙ СКЛАД

запису про реєстрацію вихідних документів

1. Дата реєстрації документа.

2. Реєстраційний індекс документа.

3. Адресат.

4. Короткий зміст.

5. Виконавчий орган, яким підготовлено документ.

6. Головний виконавець - працівник виконавчого органу, який підготував документ.

7. Дата та час надходження документа адресату.

8. Дата реєстрації та реєстраційний індекс адресата.

9. Відмітка про виконання документа адресатом.

10. Справа №.

Додаток 18

до Інструкції

(пункт 156)

ПОРЯДОК

заповнення реквізитів реєстраційно-моніторингової картки

Додаток 19

до Інструкції

(пункт 213)

Харківська міська рада

Найменування виконавчого органу

Апарату Харківської міської ради

та виконавчого комітету

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

__________ № ___________

на ________рік

_________________________________________________________________________

(назва розділу)

Посада керівника

виконавчого органу                __________                        ____________________

(підпис)                        (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

___        _________20 року

Посада керівника архіву у виконавчому

органі (особи, відповідальної за архів)

________        ____________________

(підпис)        (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ________році у виконавчому органі Апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету:

Посада особи, відповідальної

за діловодство у виконавчому

органі                                        ___________                        ______________________

(підпис)                        (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

____        __________20 ______року

Підсумкові відомості передано до служби діловодства та Архівного відділу Харківської міської ради.

Посада особи ввиконавчого

органу, відповідальної

за передачу відомостей                ___________                        ______________________

(підпис)                        (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

____        __________20 ______року

Додаток 20

до Інструкції

(пункт 213)

Харківська міська рада                        ЗАТВЕРДЖУЮ

Заступник міського голови - керуючий

справами виконавчого комітету міської ради

____________________________________

(підпис)  (ініціали, ПРИЗВІЩЕ)

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_________ № _______________                        _____   _____________20____ року

на _________рік                                                М. П. (за наявності)

_________________________________________________________________________

(назва розділу)

Начальник відділу з питань

звернень юридичних осіб

Департаменту діловодства

Харківської міської ради ___________      ___________________________

(підпис)                (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

___        _________20_____ року

Начальник Архівного відділу

Харківської міської ради

_______         _________________________

(підпис)                (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

СХВАЛЕНО                                                        ПОГОДЖЕНО

Протокол-засідання ЕК                                        Протокол засідання

Харківської міської ради                                        ЕПК Державного архіву

Харківської області

_________ № __________                                        ______№ ____________

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у _______році в Харківській міській раді:

Начальник відділу з питань

звернень юридичних осіб

Департаменту діловодства                 _________                _________________________

Харківської міської ради                (підпис)                        (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

____        _________20 ______року

Підсумкові відомості передано до Архівного відділу Харківської міської ради.

Посада особи служби

діловодства, відповідальної

за передачу відомостей                __________                _________________________

(підпис)                        (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

____        _________20 ______року

Додаток 21

до Інструкції

(пункт 213)

Найменування виконавчого органу                        ЗАТВЕРДЖУЮ

Харківської міської ради                                Керівник виконавчого органу

Харківської міської ради

__________________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ 

_______№ _____________                                ___        _________20___ року

на ___________рік                                                М. П. (за наявності)

_________________________________________________________________________

(назва розділу)

Посада керівника служби

діловодства (відповідальної

особи) виконавчого органу

Харківської міської ради                __________                        _______________________

підпис                        (ініціали, ПРІЗВИЩЕ) 

____        ________20____ року

Посадова особа відповідальна за архів у

виконавчому органі Харківської міської

ради ______________________________

(підпис) (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______році у виконавчому органі Харківської міської ради:

Посада керівника

(відповідальної особи)

служби діловодства

виконавчого органу                ________                _________________________

                               (підпис)                        (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

____        _______20 _____року

Підсумкові відомості передано до Архівного відділу Харківської міської ради.

Посада особи у виконавчому

органі, відповідальної

за передачу відомостей                __________                _______________________

(підпис)                        (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

____        _______ 20____ року

Додаток 22

до Інструкції

(пункт 248)

Харківська міська рада                                        ЗАТВЕРДЖУЮ

(найменування виконавчого органу)        Заступник міського голови - керуючий

справами виконавчого комітету міської ради (керівник виконавчого органу)

___________________________________

(підпис) (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

____        ___________ 20 ____року

М. П. (за наявності)

АКТ

_____________№_______________

______________________________

(місце складення)

Про вилучення для знищення документів,

не внесених до Національного архівного фонду

На підставі _______________________________________________________________

(назви і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків

_________________________________________________________________________

їх зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)

вилучено для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № _______________________________________

(назва фонду)

Разом _______________________________________справ за_______________ роки.

(цифрами і словами)

Посада особи, яка проводила

експертизу цінності документів        ____________                __________________

(підпис)                        (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

______        ______________ 20 _____року

СХВАЛЕНО                                СХВАЛЕНО                        ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК                Протокол засідання ЕК        Протокол засідання ЕПК

Апарату Харківської                Архівного відділу                Державного архіву

міської ради та                        Харківської міської ради        Харківської області

виконавчого комітету

(виконавчого органу)

______ №___________                ________№ __________        ____________№_______

Описи справ постійного зберігання за __________роки схвалено, а з кадрових питань (особового складу) погоджено з ЕПК Державного архіву Харківської області (протокол ________№ ____________).

Документи в кількості _____________________________________справ

(цифрами і словами)

вагою ___________________________кг здано в______________________________

(найменування установи)

на переробку за приймально-здавальною накладною від ____________№ __________

або знищено шляхом спалення.

Посада особи виконавчого

органу, яка здала (знищила)

документи                                ____________        ______________________

(підпис)                (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

_____        ___________20____ року

Додаток 23

до Інструкції

(пункт 253)

Харківська міська рада                                ЗАТВЕРДЖУЮ

(найменування виконавчого органу)                Заступник міського голови -

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради

(керівник виконавчого органу)

_____________________________

(підпис) (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

____  _____________20_____ року

М. П. (за наявності)

Фонд № _______

ОПИС № _________

справ постійного зберігання

за _____________________рік

_________________________________________________________________________

(назва розділу)

До опису внесено ____________________________________________________справ

(цифрами і словами)

з № ______________________до № _____________________, у тому числі:

літерні номери _________________________________________,

пропущені номери ______________________________________.

Посада укладача опису        _______________                ______________________

(підпис)                (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

________  ______________ 20____ року

Посада особи, відповідальної

за архів у виконавчому органі        ___________                ________________________

(підпис)                (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

_____  ___________20 ___року

СХВАЛЕНО                                СХВАЛЕНО                        СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК                Протокол засідання ЕК        Протокол засідання ЕПК

Апарату Харківської                Архівного відділу                Державного архіву

міської ради та                        Харківської міської ради        Харківської області

виконавчого комітету

(виконавчого органу)

__________ № _________                _________№ _________        __________№ __________

Додаток 24

до Інструкції

(пункт 253)

Харківська міська рада                                ЗАТВЕРДЖУЮ

(найменування виконавчого органу)                Заступник міського голови -

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради

(керівник виконавчого органу)

_____________________________

(підпис) (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

____  _____________20_____ року

М. П. (за наявності)

Фонд № _______

ОПИС № _________

справ з кадрових питань (особового складу)

за _____________________рік

_________________________________________________________________________

(назва розділу)

До опису внесено ____________________________________________________справ

(цифрами і словами)

з № ______________________до № _____________________, у тому числі:

літерні номери _________________________________________,

пропущені номери ______________________________________.

Посада укладача опису        _______________                ______________________

(підпис)                (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

________  ______________ 20____ року

Посада особи, відповідальної

за архів у виконавчому органі        ___________                ________________________

(підпис)                (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

_____  ___________20 ___року

Посадові особи, відповідальні

у Апараті Харківської міської

ради та виконавчого комітету

(у виконавчому органі)

за справи з кадрових питань

(особового складу)                        _____________        _____________________

(підпис)                (ініціали, ПРІЗВИЩЕ)

___ __________20___року

СХВАЛЕНО                                СХВАЛЕНО                        СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК                Протокол засідання ЕК        Протокол засідання ЕПК

Апарату Харківської                Архівного відділу                Державного архіву

міської ради та                        Харківської міської ради        Харківської області

виконавчого комітету

(виконавчого органу)

__________ № _________                _________№ _________        __________№ __________