---

Р І Ш Е Н Н Я

Від 24.04.2019 № 252

Про внесення змін до Інструкції з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах

У зв'язку зі змінами у структурі виконавчих органів Харківської міської ради та з метою подальшого вдосконалення порядку документування та організації роботи з документами, керуючись ст. 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Харківської міської ради

ВИРІШИВ:

1. Внести до Інструкції з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах (далі - Інструкція), затвердженої рішенням виконавчого комітету Харківської міської ради від 18.12.2018 № 940 «Про затвердження Інструкції з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах», такі зміни:

1.1. Пункт 32 Інструкції доповнити абзацом такого змісту:

«Ініціали та прізвища посадових осіб в реквізиті «Адресат» друкуються великими літерами.».

1.2. Пункт 33 Інструкції доповнити абзацом такого змісту:

«Ініціали та прізвища посадових осіб, які затверджують документ, друкуються великими літерами.».

1.3. Пункт 44 Інструкції доповнити абзацом такого змісту:

«Ініціали та прізвище посадової особи, яка підписує документ, друкуються великими літерами.».

1.4. Пункт 55 Інструкції доповнити абзацом такого змісту:

«Ініціали та прізвища посадових осіб, які вносять зауваження та пропозиції до проектів розпорядчих документів, друкуються великими літерами.».

1.5. Пункт 58 Інструкції доповнити абзацом такого змісту:

«Ініціали та прізвища посадових осіб, які погоджують проекти документів, створених у паперовій формі, друкуються великими літерами.».

1.6. Пункт 61 Інструкції доповнити абзацом такого змісту:

«Ініціали та прізвища посадових осіб, які підписують аркуш погодження до проекту документа, друкуються великими літерами.».

1.7. Пункт 67 Інструкції доповнити абзацом такого змісту:

«Ініціали та прізвища посадових осіб, які засвідчують копії паперових документів та витягів, друкуються великими літерами.».

1.8. Пункт 74 Інструкції доповнити абзацом такого змісту:

«Ініціали та прізвища посадових осіб, які проставляють відмітку про виконання документів, друкуються великими літерами.».

1.9. Пункт 86 Інструкції викласти у такій редакції:

«86. Основною формою роботи виконавчого комітету міської ради є його засідання.

Засідання виконавчого комітету міської ради проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

У плані роботи виконавчого комітету міської ради зазначається зміст питань, дата розгляду, найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради, та прізвище доповідача.

Керівники виконавчих органів міської ради заздалегідь подають до Департаменту організаційної роботи для включення до плану роботи виконавчого комітету міської ради перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні.

Засідання виконавчого комітету міської ради скликаються міським головою, а у разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції - першим заступником міського голови або заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради.».

1.10. Пункт 89 Інструкції доповнити абзацом такого змісту:

«Строки щодо погодження та надання проектів рішень виконавчого комітету міської ради, які передбачені пунктами 87 та 89 Інструкції, не поширюються на випадки вирішення питань, щодо яких чинним законодавством встановлені інші (менше 5 робочих днів) строки.».

1.11. Пункт 93 Інструкції викласти у такій редакції:

«93. На засіданнях виконавчого комітету міської ради головує міський голова або особа, яка виконує його повноваження (секретар міської ради).

На засіданнях виконавчого комітету міської ради у разі відсутності міського голови на робочому місці головує секретар міської ради або заступник міського голови - керуючий справами виконавчого комітету міської ради (за дорученням міського голови).

За результатами кожного засідання виконавчого комітету міської ради складається протокол.

Протокол засідання виконавчого комітету міської ради візується заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради, директором Департаменту організаційної роботи.

Протокол та прийняті рішення виконавчого комітету міської ради підписуються міським головою або особою, яка виконує його повноваження.».

1.12. Пункт 97 Інструкції викласти у такій редакції:

«97. Усі проекти розпоряджень міського голови, завізовані керівниками відповідних виконавчих органів міської ради, разом із матеріалами, на підставі яких такі розпорядження готуються, направляються до Юридичного департаменту, як правило, із супровідним листом для перевірки на предмет відповідності вимогам чинного законодавства та нормопроектувальної техніки.

У разі невідповідності проекту розпорядження чинному законодавству України Юридичний департамент протягом 2 робочих днів готує та направляє виконавцю зазначених документів правовий висновок із пропозиціями щодо усунення порушень законів та інших нормативно-правових актів.

Доопрацьований проект розпорядження повторно направляється до Юридичного департаменту із супровідним листом для погодження.

Погоджений Юридичним департаментом проект розпорядження направляється виконавцем для візування заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради, заступнику міського голови за відповідним напрямком діяльності.

Перед направленням до Юридичного департаменту проекти розпоряджень міського голови з основної діяльності та адміністративно-господарських питань, завізовані керівниками відповідних виконавчих органів міської ради, разом із матеріалами, на підставі яких такі розпорядження готуються, передаються, як правило, із супровідним листом до Служби з питань запобігання корупції для перевірки наявності причин, які можуть призвести до вчинення корупційних або пов'язаних із корупцією правопорушень.

Служба з питань запобігання корупції протягом 2 робочих днів опрацьовує та візує проекти розпоряджень міського голови з основної діяльності та адміністративно-господарських питань, а у разі виявлення зазначених обставин повертає проект розпорядження з пропозиціями щодо їх усунення.

Проект розпорядження вважається підготовленим після його погодження та візування керівниками відповідних виконавчих органів міської ради, Юридичного департаменту, заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради, заступниками міського голови за відповідними напрямками діяльності.

Проекти наказів (розпоряджень) керівників виконавчих органів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань до їх підписання візуються уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції в порядку, визначеному цими виконавчими органами.».

Виключити з абзацу другого пункту 112 Інструкції речення:

«Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.».

Пункт 144 Інструкції викласти у такій редакції:

«144. У разі надходження до Харківської міської ради звернення, у змісті якого є слово «корупція» у різних відмінках та словосполученнях, Департаментом діловодства забезпечується скликання представників відповідних виконавчих органів для комісійного розгляду такого звернення.

Комісійний розгляд такого звернення здійснюється за участю представників Служби з питань запобігання корупції, Юридичного департаменту та Департаменту діловодства. Посадові особи, що беруть участь у комісійному розгляді, визначаються керівниками зазначених виконавчих органів.

Попередній комісійний розгляд звернення здійснюється не пізніше 11 години наступного робочого дня після його надходження.

За результатами попереднього розгляду звернення Службою з питань запобігання корупції готується висновок, який підписується всіма посадовими особами, що брали участь у розгляді, та зазначається одне з таких рішень:

зміст звернення містить факти про порушення вимог або обмежень Закону України «Про запобігання корупції»;

зміст звернення не містить фактів про порушення вимог або обмежень Закону України «Про запобігання корупції» та підлягає розгляду відповідно до Закону України «Про звернення громадян».

У висновку обов'язково зазначається виконавчий орган (виконавчі органи), до повноважень якого (яких) відноситься розгляд такого звернення.

Якщо звернення містить факти про порушення вимог або обмежень Закону України «Про запобігання корупції», воно після попереднього комісійного розгляду разом із висновком реєструється Департаментом діловодства та передається на розгляд керівництву міської ради для надання доручення про розгляд як повідомлення про порушення вимог та обмежень Закону України «Про запобігання корупції» у встановленому порядку.

Якщо письмове звернення не є повідомленням про порушення вимог та обмежень Закону України «Про запобігання корупції», воно після попереднього комісійного розгляду разом із висновком реєструється Департаментом діловодства та передається керівництву міської ради для розгляду згідно з вимогами Закону України «Про звернення громадян».

Анонімне повідомлення про порушення вимог та обмежень Закону України «Про запобігання корупції» підлягає розгляду в установленому порядку, якщо наведена у ньому інформація стосується конкретної особи, містить фактичні дані, які можуть бути перевірені.

Якщо письмове звернення не є повідомленням про порушення вимог та обмежень Закону України «Про запобігання корупції» та подане без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також є таким, з якого не можливо встановити авторство, згідно з вимогами Закону України «Про звернення громадян» воно визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Порядок попереднього розгляду звернень, у змісті яких є слово «корупція» у різних відмінках та словосполученнях, що надходять безпосередньо до виконавчих органів Харківської міської ради, визначається цими виконавчими органами.

Розгляд повідомлень про порушення вимог та обмежень Закону України «Про запобігання корупції» визначається окремим порядком.».

1.15. Додаток 1 до Інструкції викласти в новій редакції (додається).

1.16. Додатки 6-9, 14, 14а, 14б до Інструкції викласти в новій редакції (додаються).

1.17. У тексті додатків до Інструкції слова «Служба персоналу» замінити словами «Служба управління персоналом».

2. Департаменту у справах інформації та зв'язків з громадськістю Харківської міської ради (Сідоренко Ю.С.) забезпечити оприлюднення рішення у встановленому порядку.

3. Контроль за виконанням рішення покласти на заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради Чечетову-Терашвілі Т.М.

Міський голова Г.А. КЕРНЕС

Додаток 1

до Інструкції

(пункт 6)

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА

оформлення документів

1. Для оформлення текстів документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів або 10 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

2. При оформленні назви виду документа застосовується напівжирний шрифт великими літерами.

3. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:

1-1,5 - для складових частин реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження», складових тексту документа, реквізиту «Додаток» та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;

1,5-3 - для відокремлення реквізитів документа один від одного.

4. Ініціали та прізвище в реквізиті «Підпис» розміщується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 100 міліметрів.

6. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (п'ять рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

7. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:

125 міліметрів - для ініціалів та прізвища реквізиту «Підпис»;

100 міліметрів - для реквізиту «Гриф затвердження»;

90 міліметрів - для реквізиту «Адресат»;

10 міліметрів - для абзаців у тексті, а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ»;

0 міліметрів - для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», для слова «Додаток», для реквізитів додатка, слова «Підстава», запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті «Підпис», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом» або в іншому вільному від тексту місці аркуша нижче підпису та для першого реквізиту «Гриф затвердження», якщо їх в документі два.

8. Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

9. Номери сторінок друкуються посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами з використанням гарнітури Times New Roman 12 розміру шрифту без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.

10. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит «Підпис» повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.