УКРАЇНА
ХАРКІВСЬКА МІСЬКА РАДА
ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
14 сесія 24 скликання
РІШЕННЯ
Від 24.06.2003 № 129/03
м. Харків
Про перейменування Харківського міського архіву
На підставі Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», ст.ст. 26,54 Закону України «Про місцеве самоврядування України», враховуючи наказ Державного комітету архівів України від 21.06.2002р. № 49 «Про Примірне положення про архівний відділ міської ради республіканського (Автономної республіки Крим), обласного значення», керуючись ст. 59 Закону України «Про місцеве самоврядування України» та ст. 29 Статуту територіальної громади міста Харкова, Харківська міська рада
ВИРІШИЛА:
1. Перейменувати Харківський міський архів у архівний відділ Харківської міської ради.
2. Внести зміни до Положення про Харківський міський архів, затвердженого рішенням IV сесії Харківської міської ради XXIV скликання «Про затвердження Положень виконавчих органів Харківської міської ради XXIV скликання» від 19 червня 2002 року, виклавши його в новій редакції (додається).
3. Контроль за виконанням даного рішення покласти на секретаря Харківської міської ради Воронова М.М. та постійні комісії Харківської міської ради.
Міський голова В. Шумілкін
Додаток
до рішенням XIV сесії Харківської міської ради XXIV скликання
«Про перейменування Харківського міського архіву»
від 24.06.2003 № 129/03
ПОЛОЖЕННЯ
про архівний відділ Харківської міської ради
І. Загальні положення.
1. Архівний відділ Харківської міської ради (далі - відділ) є виконавчим, органом міської ради, підзвітний і підконтрольний раді, підпорядкований її виконавчому комітету та міському голові, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства також підконтрольний державному архіву Харківської області.
2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, а також Положенням про архівний відділ міської ради.
У здійсненні повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства відділ керується наказами Держкомархіву України, державного архіву області.
3. Відділ утримується за рахунок коштів міського бюджету. Граничну чисельність та витрати на утримання відділу затверджує міська рада. Кошторис доходів і видатків на у гримання відділу та штатний розпис відділу затверджується міським головою.
4. Відділ є юридичною особою. Має самостійний баланс, рахунки в установах банків, печатку із зображенням державного герба України і своєю назвою «Архівний відділ Харківської міської ради»
5. Діяльність архівного відділу здійснюється на основі перспективних і поточних планів роботи, узгоджених з заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами виконавчого комітету міської ради.
II. Мета та задачі відділу.
Відділ має таку мету та задачі:
- складає при узгодженні з державним архівом Харківської області плани розвитку архівної справи в місті і забезпечує виконання цих планів; забезпечує схоронність, облік та охорону документів, утворених у процесі діяльності існуючих установ, а також що діяли раніше на території міста.
- приймає на збереження документи від підприємств, установ, організацій і громадян;
- складає при узгодженні з державним архівом Харківської області список підприємств , установ і організацій, документи яких підлягають прийому на збереження в архів;
- контролює роботу архівних підрозділів підприємств, установ і організацій, умови схоронності документів у них, веде зведений облік документів, що передаються на зберігання в архів, та подає необхідні відомості про них державному архіву Харківської області;
- готує матеріали для проведення державним архівом Харківської області державної реєстрації документів Національного архівного фонду фізичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу.
- інформує державний архів області про виявлення архівних документів що не мають власника або власник яких невідомий, а також про продаж документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.
- приймає для зберігання документи Національного архівного фонду від органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ і організацій міста, а також архівних документів громадян і їх об'єднань.
- контролює та перевіряє ведення діловодства на підприємствах, в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від форм власності, роботу їх архівних підрозділів, умови зберігання документів у них, надає їм методичну допомогу у впровадженні прогресивних систем діловодства та зберігання документів.
- подає міській раді пропозиції щодо створення трудового архіву для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста та інших архівних документів, що не належить до Національного архівного фонду, надає консультативно - методичну допомогу в організації його діяльності.
- інформує міську раду, державний архів області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
- готує і передає державному архіву Харківської області у встановлений термін документи і довідковий апарат до них для постійного збереження;
- створює й удосконалює довідковий апарат до документів, що знаходяться на збереженні в архівному відділі;
- інформує зацікавлені підприємства, установи та організації про склад і зміст документів, що зберігаються в архівному відділі, дає можливість ознайомиться з ними користувачам, організує, використання архівних документів на виставках і в засобах масової інформації;
- видає за плату фізичним та юридичним особам в установленому порядку архівні довідки, копії і виписки з документів, які знаходяться на збереженні в архівному відділі;
- одержує у встановленому порядку від виконавчих органів Харківської міської ради, інших органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій інформацію, документи й інші матеріали щодо зберігання й упорядкування документів Національного архівного фонду і ведення діловодства, а від місцевих органів державної статистики-безкоштовно статистичні дані, необхідні для виконання покладених на нього задач;
обмежує у встановленому порядку доступ до документів Національного архівного фонду , що зберігаються в архівному відділі;
перевіряє архівні служби підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності й підпорядкованості;
- проводить експертизу цінності документів і підготовку документів для включення до складу Національного архівного фонду, виключення документів ч нього, внесення до унікальних документальних пам'ятників. Для цього архівний відділ створює експертну комісію, положення та склад експертної комісії затверджує начальник відділу.
- проводить роботи щодо упорядкування документів підприємств, установ і організацій на договірних засадах. Для цього архівний відділ створює госпрозрахункову групу. Положення та склад групи затверджує начальник архівного відділу.
ІІІ. Керівництво відділом.
1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою за погодженням з директором державного архіву Харківської області.
Начальник має заступника, який за його поданням, погодженим з директором державного архіву області, призначається на посаду і звільняється з посади міським головою
2. Начальник відділу:
- здійснює керівництво діяльністю архівного відділу;
- несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;
- несе персональну відповідальність за невиконання або неналежне виконання покладених на відділ завдань, реалізацію його повноважень, дотримання трудової дисципліни;
- затверджує функціональні обов'язки працівників архівного відділу;
- видає у межах своєї компетенції накази, організовує контроль за їх виконанням;
- розпоряджається коштами архівного відділу в рамках затвердженого кошторису витрат на його утримання;
- призначає на посади і звільняє з посад працівників відділу;
- вирішує у встановленому порядку питання про доступ дослідників до документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі.
IV. Прикінцеві положення.
1. Припинення діяльності архівного відділу здійснюється за рішенням міської ради, або у встановленому порядку відповідно до вимог діючого законодавства України.
2. Зміни і доповнення в дане Положення вносяться в порядку, установленому для його прийняття.
Заступник міського голови з питань
діяльності виконавчих органів ради Є. Гриневич