---

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 12.12.2017 № 147

Про внесення змін до розпорядження міського голови від 15.07.2011 № 3081

З метою розширення можливостей реалізації права громадян на звернення із застосуванням ефективних новітніх методів та забезпечення впровадження механізму звернення з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), на підставі Закону України «Про звернення громадян», керуючись ст.ст. 42, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Внести зміни до розпорядження міського голови від 15.07.2011 № 3081 «Про затвердження Порядків з організації роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб, з організації роботи по підготовці та проведенню особистого прийому громадян у Харківській міській раді та її виконавчих органах, організації роботи з актами, які видаються Харківською міською радою та її виконавчим комітетом, міським головою та заходів по їх виконанню», доповнивши Порядок з організації роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб у Харківській міській раді та її виконавчих органах Розділом 8-1.

2. Заступникам міського голови - директорам департаментів, директорам департаментів, головам адміністрацій районів, керівникам управлінь, відділів та інших виконавчих органів Харківської міської ради, директорам комунальних підприємств забезпечити дотримання вимог зазначеного розпорядження.

3. Контроль за виконанням розпорядження покласти на заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради Чечетову-Терашвілі Т.М.

Міський голова Г.А. Кернес

Додаток до розпорядження міського голови

від 15.07.2011 № 3081

в редакції розпорядження міського голови

від 12.12.2017 № 147

8-1. Розгляд звернень громадян, що надходять в електронній формі на ім’я міського голови, до Харківської міської ради, її виконавчих органів із використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку.

8-1.1. Метою цього розділу є спрощення процедури розгляду звернень громадян, що надходять в електронній формі на ім’я міського голови, до Харківської міської ради, її виконавчих органів із використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку, що сприятиме економії часу громадян та зростанню довіри до міської влади.

8-1.2. Розділ встановлює єдину для всіх виконавчих органів Харківської міської ради та комунальних підприємств процедуру прийому, попереднього опрацювання, реєстрації, розгляду, обліку електронних звернень (далі - звернення), здійснення контролю за результатами розгляду звернень та дотриманням строків їх розгляду.

8-1.3. Звернення повинні бути оформлені відповідно до вимог ст. 5 Закону України «Про звернення громадян». У зверненні зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина та викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги.

У зверненні обов’язково має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою ст. 7 Закону України «Про звернення громадян».

8-1.4. Звернення приймається на електронну адресу або шляхом заповнення та надсилання електронних форм, які розміщуються на веб-сторінках офіційного сайту Харківської міської ради, міського голови, виконавчого комітету у мережі Інтернет (http://www.city.kharkov.ua).

8-1.5. Відповідальним за опрацювання звернень та контроль за строками їх розгляду є контрольно-аналітичний відділ Департаменту контролю Харківської міської ради, який щодня здійснює прийом відповідних звернень.

8-1.6. Усі звернення, що надійшли на ім’я міського голови, до Харківської міської ради та її виконавчих органів із використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку реєструються за допомогою автоматизованої системи звернень, контрольно-аналітичним відділом Департаменту контролю Харківської міської ради в день їх надходження або не пізніше наступного робочого дня, попередньо опрацьовуються, визначається їх належність до компетенції виконавчих органів міської ради та/або комунальних підприємств.

8-1.7. Під час реєстрації звернень в автоматизованій системі створюється електронна реєстраційна картка (далі - ЕРК), яка шляхом заповнення відповідних реквізитів забезпечує ідентифікацію конкретного звернення, відображення процесу опрацювання, здійснення контролю за дотриманням строків розгляду звернення.

Кожному зверненню встановлюються відповідний реєстраційний індекс та дата реєстрації.

8-1.8. За результатами попереднього опрацювання звернень контрольно- аналітичним відділом Департаменту контролю Харківської міської ради до ЕРК вноситься прізвище та ініціали виконавця (виконавців).

8-1.9. Виконавчі органи міської ради та комунальні підприємства обов’язково здійснюють щоденний моніторинг автоматизованої системи звернень.

8-1.10. Одразу після визначення контрольно-аналітичним відділом Департаменту контролю Харківської міської ради відповідальних за розгляд звернення та внесення необхідної інформації до ЕРК, відповідальний підрозділ виконавчого органу міської ради та/або комунального підприємства передає його керівництву для визначення відповідального за розгляд звернення та терміну його розгляду.

8-1.11. Звернення розглядаються та вирішуються у строк не більше одного місяця з дня їх реєстрації, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні, а ті, які не потребують додаткового вивчення та проведення перевірки, невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх реєстрації.

У разі надходження звернення про виникнення ситуації, яка потребує негайного реагування, воно опрацьовується негайно та про результат розгляду повідомляється заявника протягом 3-х діб з дати реєстрації.

8-1.12. Якщо для вирішення порушених громадянами питань слід провести перевірку інформації, викладеної у зверненнях, отримати додаткові матеріали тощо, то строк розгляду звернень може бути, як виняток, продовжено з повідомленням про це заявника, але не більш ніж на 15 днів.

8-1.13. Загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 календарних днів.

8-1.14. Якщо питання, порушені у зверненні, не належать до компетенції виконавців, таке звернення відповідно до статті 7 Закону України «Про звернення громадян» в строк не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявникові.

Якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення Харківською міською радою та її виконавчими органами, воно в п’ятиденний строк повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями. Відповідальний підрозділ виконавчого органу міської ради та/або комунального підприємства вносить до ЕРК відповідну інформацію щодо змісту відповіді, дати надання відповіді заявнику, прізвища, ім’я та по батькові, номера службового телефону відповідальної особи за внесення зазначеної інформації.

8-1.15. Відповідь за результатами розгляду звернення в обов’язковому порядку надається заявнику в запропонований ним спосіб тим виконавчим органом та/або комунальним підприємством, які його отримали для розгляду та до компетенції яких віднесено розв’язання порушених у зверненні питань, за підписом керівництва.

8-1.16. Особи, зазначені у ЕРК, яким безпосередньо доручено виконання, несуть відповідальність за повноту, достовірність та своєчасність розгляду звернення.

Особи, винні у порушенні вимог Закону України «Про звернення громадян» несуть цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену законодавством України.

8-1.17. Відповідальний підрозділ виконавчого органу міської ради та/або комунального підприємства вносить до ЕРК інформацію щодо змісту відповіді, дати надання відповіді заявнику, прізвища, ім’я та по батькові, номера службового телефону відповідальної особи за внесення зазначеної інформації.

8-1.18. Звернення, на які надаються відповіді, знімаються з контролю лише після вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні.

Контрольно-аналітичний відділ Департаменту контролю з’ясовує в телефонному режимі у заявника, чи було вирішено проблемне питання. Якщо заявник підтверджує, що його питання вирішено по суті, то контрольно- аналітичний відділ Департаменту контролю Харківської міської ради приймає рішення про зняття з контролю звернення та вносить до ЕРК відповідну відмітку.

Якщо заявник у ході розмови надає додаткову інформацію або не підтверджує результати розгляду звернення чи відповідь виконавця має формальний характер, контрольно-аналітичний відділ Департаменту контролю вносить відповідну відмітку до ЕРК щодо необхідності доопрацювання (повторний розгляд) виконавчим органом міської ради та/або комунальним підприємством.

Директор Департаменту

діловодства міської ради О.В. Хохлов

Директор Департаменту

контролю міської ради О.В. Артикуленко

Заступник міського голови –

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради Т.М. Чечетова-Терашвілі