---

УКРАЇНА

ХАРКІВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 15.07.2011 № 3081

Про затвердження Порядків з організації роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб, з організації роботи по підготовці та проведенню особистого прийому громадян у Харківській міській раді та її виконавчих органах, організації роботи з актами, які видаються Харківською міською радою та її виконавчим комітетом, міським головою та заходів по їх виконанню.

З метою безумовного виконання вимог Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.08 № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Інструкції з діловодства за зверненнями громадян, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 (із змінами та доповненнями), «Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153 (із змінами та доповненнями), а також з метою подальшого удосконалення системи роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб, з актами, які видаються Харківською міською радою та її виконавчим комітетом, міським головою у виконавчих органах міської ради, керуючись ст.ст. 42,59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити:

1.1. «Порядок з організації роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб у Харківській міській раді та її виконавчих органах» (додаток 1).

1.2. «Порядок з організації роботи по підготовці та проведенню особистого прийому громадян у Харківській міській раді та її виконавчих органах» (додаток 2).

1.3. «Порядок організації роботи з актами, які видаються Харківською міською радою та її виконавчим комітетом, міським головою» (додаток 3).

1.4. «Заходи по виконанню порядків з організації роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб і по підготовці та проведенню особистого прийому громадян у Харківській міській раді та її виконавчих органах» (додаток 4).

1.5. «Заходи по виконанню порядку організації роботи з актами, які видаються Харківською міською радою та її виконавчим комітетом, міським головою» (додаток 5).

2. Заступникам міського голови, заступникам міського голови – директорам департаментів, директорам департаментів, головам адміністрацій районів, керівникам управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради:

2.1. Організувати вивчення зазначених Порядків у підпорядкованих підрозділах, привести діловодство за зверненнями громадян, юридичних осіб, з актами Харківської міської ради та її виконавчого комітету, міського голови у відповідність до зазначених Порядків.

2.2. Забезпечити обов’язкове дотримання у повсякденній практиці вимог, які викладені у «Заходах по виконанню порядків з організації роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб і по підготовці та проведенню особистого прийому громадян у Харківській міській раді та її виконавчих органах» та «Заходах по виконанню порядку організації роботи з актами, які видаються Харківською міською радою та її виконавчим комітетом, міським головою».

2.3. До 20 липня 2011 року ознайомити з цим розпорядженням під особистий підпис усіх спеціалістів підпорядкованих підрозділів, які залучаються до розгляду звернень громадян та юридичних осіб, роботи з актами, які видаються Харківською міською радою та її виконавчим комітетом, міським головою.

2.4. З 20 липня 2011 року забезпечити ознайомлення з цим розпорядженням під особистий підпис усіх спеціалістів, які призначатимуться (прийматимуться) на роботу до підпорядкованих підрозділів.

3. Розпорядження міського голови від 28.02.2007 № 424 «Про затвердження «Тимчасового порядку здійснення електронного документообігу у Харківській міській раді та її виконавчих органах» вважати таким, що втратило чинність.

4. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради Риженко А.Л.

Міський голова Г.А. Кернес

Харківська міська рада

П О Р Я Д О К

з організації роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб у Харківській міській раді та її виконавчих органах

м. Харків

2011 рік

ПОРЯДОК

з організації роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб у Харківській міській раді та її виконавчих органах

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1 Порядок з організації роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб у Харківській міській раді та її виконавчих органах визначає єдиний порядок обліку, реєстрації, розгляду звернень громадян та юридичних осіб у Харківській міській раді та її виконавчих органах.

1.2 Цей порядок розроблений згідно з вимогами Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», «Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (із змінами та доповненнями), «Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 (із змінами та доповненнями), «Примірної інструкції з питань діловодства в виконавчих органах Харківської міської ради», затвердженої розпорядженням міського голови від 10 серпня 1998 року №1643 (із змінами та доповненнями).

1.3 Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян у Харківській міській раді та її виконавчих органах ведеться окремо від інших видів діловодства Департаментом діловодства міської ради та іншими відповідними підрозділами виконавчих органів Харківської міської ради.

1.4. Звернення громадян та юридичних осіб, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.

1.5. Забороняється направляти скарги громадян та юридичних осіб для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

1.6. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян та юридичних осіб несуть керівники виконавчих органів міської ради.

2. Прийом та первинна обробка звернень громадян

та юридичних осіб

2.1. Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги громадян та юридичних осіб (у тому числі телеграми) надходять до Департаменту діловодства та відповідних підрозділів виконавчих органів міської ради, де проходить їх первинна обробка.

2.2. Метою первинної обробки є поділ кореспонденції на звернення громадян та юридичних осіб.

2.3. Департамент діловодства міської ради та інші відповідні підрозділи виконавчих органів Харківської міської ради здійснюють прийом письмових звернень громадян та юридичних осіб, що надійшли поштою, поданих безпосередньо заявниками, або через уповноважену ними особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.

2.4. На вимогу громадянина, який подав звернення, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування організації, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

2.5. Додаткові матеріали, подані окремо від звернень громадян та юридичних осіб, надсилаються заявником із супровідним листом.

Звернення з додатковими матеріалами реєструються та з супровідним листом директора Департаменту діловодства, керівників відповідних підрозділів виконавчих органів міської ради направляються виконавцю або виконавцям, які отримали доручення від керівництва міської ради про розгляд першого звернення, до якого додаткові матеріали приєднуються.

2.6. Нотаріально завірені звернення громадян приймаються Департаментом діловодства та відповідними підрозділами виконавчих органів міської ради тільки у випадку, якщо вони адресовані керівникам міської ради або її виконавчих органів.

Звернення, в яких вказано «за місцем вимоги» без супровідних листів громадян або юридичних осіб прийому та реєстрації не підлягають.

2.7. Звернення від працівників міської ради та її виконавчих органів з кадрових питань (звільнення, переведення на іншу посаду та ін.) у Департаменті діловодства та відповідних підрозділах виконавчих органах міської ради не приймаються та не реєструються, а передаються заявниками до відповідної кадрової служби.

Звернення з вищевказаних питань, які надійшли листами з повідомленням, без реєстрації передаються для розгляду та подальшої роботи до відповідної кадрової служби.

2.8. Звернення громадян та юридичних осіб подані з виправленнями у тексті чорнилами, повинні бути завірені підписом із зазначенням дати, а також печаткою, якщо це юридична особа, та зроблено запис «ВИПРАВЛЕНОМУ ВІРИТИ».

3. Реєстрація звернень громадян та юридичних осіб

У відділах Департаменту діловодства реєструються звернення громадян та юридичних осіб, які надійшли на ім’я міського голови, секретаря міської ради, голів постійних комісій та депутатів міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

Звернення, які надійшли під час проведення особистих прийомів громадян вищевказаними керівниками, також реєструються у відділах Департаменту діловодства.

Звернення громадян та юридичних осіб, які надійшли на ім’я заступників міського голови - директорів департаментів, голів адміністрацій районів, директорів департаментів, керівників управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, в тому числі під час проведення особистих прийомів громадян, реєструються у відповідних підрозділах виконавчих органів міської ради.

Звернення громадян та юридичних осіб, які адресовані на ім’я заступників міського голови – директорів департаментів, голів адміністрацій районів, директорів департаментів, керівників управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради і надійшли до Департаменту діловодства, передаються без реєстрації у департаменти, адміністрації районів, управління відділи та інші виконавчі органи міської ради для подальшої їх реєстрації та розгляду.

3.1. Реєстрація звернень громадян

3.1.1. Усі письмові звернення громадян, що надійшли централізовано реєструються у день їх надходження або не пізніше наступного робочого дня, у разі надходження їх після 16.00 години, на реєстраційно-контрольних картках (додаток 1) або в журналах (додаток 2). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом із письмовими зверненнями.

Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах (додаток 2) або за допомогою СЕД.

3.1.2. Журнальна форма реєстрації звернень та обліку особистого прийому громадян допускається у виконавчих органах міської ради з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв, скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі.

3.1.3. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках або в журналах.

3.1.4. Автоматизована реєстрація звернень громадян здійснюється шляхом введення в персональний комп’ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім’я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; адреса (місце реєстрації заявника) з вказівкою поштового індексу; звідки одержано звернення, дата, індекс, відмітка про контроль; порушені питання, які визначені у Класифікаторі звернень громадян, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858, короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець (виконавці), термін виконання; дата передачі на виконання, індекс і зміст документа, прийняті рішення; дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою. Реєстрація у СЕД проводиться шляхом набору тексту з клавіатури та за допомогою скануючих пристроїв – оптичного олівця, тощо.

3.1.5. Автоматизована реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп’ютер здійснюється за допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище, ім’я, по батькові, адреса, місце реєстрації заявника, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушені питання, які визначені у Класифікаторі звернень громадян, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858, короткий зміст, індекси; кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання, прийняті рішення, дата одержання відповіді.

3.1.6. Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений.

3.1.7. Під час реєстрації звернень громадян, що містять інформацію про факти корупції, на них проставляється позначка «КД».

3.1.8. Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі (додаток 3) або за допомогою нанесення штрих-коду засобами СЕД. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки. Штрих-код наноситься на нижньому полі першого аркуша документа на вільному від тексту місці, крім місця призначеного для підшивки.

3.1.9. Реєстарційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника (для колективних – «Ко»), порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, та дати.

Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначками, які забезпечують систематизацію, пошук, аналіз та зберігання пропозицій, заяв і скарг.

У відділі з питань звернень громадян Департаменту діловодства перша цифра реєстраційного індексу є показником району, де зареєстрований автор звернення (Дзержинський – 1; Київський – 2; Комінтернівський – 3; Ленінський – 4; Московський – 5; Жовтневий – 6; Орджонікідзевський – 7; Фрунзенський – 8; Червонозаводський – 9; інші міста – 10, електронна пошта – 11, без підпису (анонімні) - 12, цифри, які вказуються через дефіс, означають порядковий номер пропозиції, заяви, скарги. Наступні цифри, які вказуються через дріб, означають: перша - номер картотеки для реєстрації, дві цифри після дефісу вказують рік надходження.

Наприклад: Л-4-9577/1-11, де Л – початкова літера прізвища заявника, 4 – показник району; 9577 – порядковий номер звернення; 1 – номер картотеки для реєстрації (картотека для реєстрації звернень громадян відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства); 11 - рік надходження (2011 рік).

3.1.10. У разі надходження повторних звернень, їм надається черговий реєстраційний індекс, а на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп’ютера, зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На правому верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг і на реєстраційно-контрольних картках робиться позначка «ПОВТОРНО» і підбирається все попереднє листування.

3.1.11. Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до одного і того ж органу (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб. Наприклад: Л-4-9577/1/1-11, де Л – початкова літера прізвища заявника, 4 – показник району, 9577 – порядковий номер звернення, 1 – порядковий номер дублетного звернення, 1 – номер картотеки для реєстрації, 11 – рік надходження (2011 рік).

3.1.12. Після реєстрації письмових звернень виконується їх сканування та сканований екземпляр приєднується до реєстраційно-контрольної картки на відповідне звернення.

Якщо в додатках до звернення надаються зброшуровані матеріали, вони підлягають розшиванню та скануванню кожного листа. Про ці дії складається відповідний акт, який приєднується до відповідного звернення.

3.1.13. Письмові звернення, які мають непридатний для сканування стан (старий папір, не стандартний формат та інше) підлягають копіюванню на аркуші формату А-4 за допомогою копіювальної техніки, після чого їх копії скануються.

3.2. Реєстрація звернень юридичних осіб

3.2.1. Усі письмові звернення юридичних осіб, що надійшли, централізовано реєструються у день їх надходження або не пізніше наступного робочого дня, у разі їх надходження після 16.00 години, на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп’ютерами (додаток 4).

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

У разі відсутності у конверті окремих документів або додатків до них, складається акт про відсутність вкладень у двох примірниках, один з яких надсилається адресату, а другий зберігається у підрозділі (додаток 5).

3.2.2. Автоматизована реєстрація звернень юридичних осіб здійснюється шляхом прямого введення з документа встановленого складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент), дата, індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор резолюції, дата), термін виконання, позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс відповіді). Автоматизована реєстрація у СЕД проводиться набором тексту з клавіатури або за допомогою скануючих пристроїв - оптичного олівця, тощо.

3.2.3. Під час реєстрації звернень юридичних осіб, що містять інформацію про факти корупції, на них проставляється позначка «КД».

3.2.4. Склад обов’язкових реквізитів, у разі потреби, може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки.

3.2.5. Реєстраційний індекс звернень юридичних осіб зазначається у реєстраційному штампі (додаток 6) або за допомогою штрих - коду засобами СЕД. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки. Штрих-код наноситься на нижньому полі першого аркуша документа на вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

3.2.6. Реєстраційний індекс звернень юридичних осіб складається з порядкового номера реєстрації звернень юридичних осіб з початку поточного року, через дріб номера документа у переписці, через дріб номер журналу реєстрації, через дефіс – рік надходження.

Наприклад: 01237/0/3-11, де 01237 – порядковий номер реєстрації звернення з початку поточного року; /0/ – документ, який надійшов; 3 – номер картотеки для реєстрації, 11 – рік надходження (2011 рік).

3.2.7. Департамент діловодства та відповідні підрозділи виконавчих органів міської ради при надходженні листа, у якому надається відповідь на запит, реєструють його та за допомогою програмно - технічних засобів, роблять посилання («пов’язують») з ініціативним листом, на який отримано відповідь.

3.2.8. Ініціативні листи керівників міської ради, які зареєстровані у Департаменті діловодства, при надходженні до інших відповідних підрозділів виконавчих органів міської ради підлягають реєстрації у картотеках вхідних листів СЕД та маркуванню штрих-кодом відповідного органу.

3.2.9. Ініціативні листи департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, які адресовані керівництву міської ради, керівникам департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради підлягають реєстрації у картотеках вихідних листів СЕД органу, що їх готує (направляє), та при надходженні до адресату підлягають реєстрації у картотеці вхідних листів та маркуванню штрих-кодом органу, який їх отримав.

3.2.10. Після реєстрації звернень юридичних осіб виконується їх сканування та сканований образ цього документу приєднується до реєстраційно-контрольної картки на відповідне звернення юридичної особи.

Якщо в додатках до звернення надаються зброшуровані матеріали вони підлягають розшиванню та скануванню кожного листа. Про ці дії складається відповідний акт, який приєднується до відповідного звернення.

У тих випадках, коли додатки прошиті та завірені печаткою виконується сканування кожної сторінки на планшетному сканері без розшивання додатка.

3.2.11. Письмові звернення юридичних осіб, які мають не придатний для сканування стан (старий папір, непридатний формат та інше) підлягають копіюванню на аркуші формату А-4 за допомогою копіювальної техніки, після чого їх копії скануються.

3.2.12. Документи, що надійшли електронною поштою перевіряються на цілісність, друкуються та реєструються, після чого сканується роздрукований примірник з проставленим штрих-кодом, який приєднується до заведеної реєстраційно-контрольної картки.

3.3. Особливості реєстрації деяких звернень

3.3.1. Судові повістки (без додатків), судові повістки з копіями позовних заяв громадян передаються до Юридичного департаменту та обліковуються у журналі передачі документів виконавцям з відміткою особи, що їх отримує.

3.3.2. Ухвали, рішення, постанови, накази господарського суду, вищого та апеляційного господарських судів, які надходять до міської ради, реєструються як звернення юридичних осіб і передаються до Юридичного департаменту міської ради для з’ясування питання, вжиття відповідних заходів та подальшої роботи із зазначеними документами.

3.3.3. Позовні заяви громадян та юридичних осіб (без повісток), відзиви та пояснення на позовні заяви, апеляційні та касаційні скарги, ухвали суду про заборону здійснювати певні дії, рішення суду, постанови апеляційних та касаційних судів, які надходять до міської ради, реєструються як звернення юридичних осіб і передаються міському голові для розгляду та надання відповідних доручень за компетенцією безпосереднім виконавцям.

3.3.4. Судові повістки, ухвали, рішення, постанови, позовні заяви громадян та юридичних осіб, апеляційні та касаційні скарги та інші звернення з судових питань по справах, в яких сторонами є адміністрації районів Харківської міської ради, реєструються у відповідних підрозділах адміністрацій районів.

3.3.5. У випадках надходження до адміністрацій районів адресованих їм звернень з судових питань по справах, в яких стороною є Харківська міська рада, міський голова, секретар міської ради, виконавчий комітет та інші виконавчі органи міської ради, ці судові документи реєструються як звернення юридичних осіб у відповідних підрозділах адміністрацій районів і в той же день передаються до Департаменту діловодства міської ради без супровідного листа.

Зазначені документи Департаментом діловодства обліковуються у журналі передачі документів та терміново передаються до Юридичного департаменту міської ради для подальшої роботи.

3.3.6. Звернення громадян та юридичних осіб адресовані депутатам міської ради та постійним комісіям реєструються спеціалістами Департаменту діловодства міської ради за адресою вул. Сумська, 64, 4-й поверх, кімн. 158 (вхід з вул. Іванова).

3.3.7. Звернення громадян та юридичних осіб з питань участі у роботі сесії міської ради або з питань порядку денного сесії можуть бути подані через відділи Департаменту діловодства за 48 годин до її початку. У разі надходження таких звернень після вказаного терміну або у день проведення сесії, вони приймаються та їх розгляд здійснюється у звичайному порядку, а їх копії терміново передаються у Департамент організаційної роботи для доповіді керівництву міської ради.

4. Попередній розгляд звернень громадян  та юридичних осіб

4.1. Усі звернення громадян та юридичних осіб, що надійшли, підлягають обов’язковому попередньому розгляду.

4.2. Попередній розгляд звернень громадян та юридичних осіб здійснюється спеціально призначеними для цього працівниками Департаменту діловодства та відповідних підрозділів виконавчих органів міської ради.

4.3. Метою попереднього розгляду звернень громадян та юридичних осіб є розподілення їх на такі, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом міської ради або безпосередніми виконавцями відповідно до їх функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

4.4. Якщо питання, порушені в одержаному органом чи посадовою особою зверненні, не входять до їх повноважень, воно в термін не більше п’яти днів пересилається ними за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється автору звернення.

5. Передача звернень громадян та юридичних осіб на розгляд керівництву

5.1. Після попереднього розгляду звернення громадян та юридичних осіб передаються в день їх надходження або не пізніше наступного робочого дня, у разі їх надходження після 16.00 години, на розгляд міському голові, секретарю міської ради, головам постійних комісій та депутатам міської ради, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради або безпосереднім виконавцям відповідно до їх функціональних обов’язків.

5.2.Звернення громадян та юридичних осіб, підготовлені Департаментом діловодства для розгляду міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради, щоденно о 10.00, 12.00 та 16.00 годині отримують особисто помічники вищезазначених керівників у відділах Департаменту діловодства.

5.3. У разі надходження звернень громадян та юридичних осіб з вищих органів влади з терміновими завданнями, в тому числі електронною поштою та факсом, вони негайно реєструються у Департаменті діловодства та передаються працівниками відділів Департаменту діловодства помічникам відповідних керівників.

5.4. Усі звернення громадян та юридичних осіб розглядаються керівниками протягом однієї доби після їх надходження, після чого з відповідним дорученням щодо подальшого розгляду звернень громадян та юридичних осіб повертаються до відділів Департаменту діловодства для відправки безпосереднім виконавцям.

5.5 Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України розглядаються міським головою або посадовою особою, яка тимчасово виконує його обов’язки, особисто. Звернення, які надійшли від вказаних категорій громадян на ім’я заступників міського голови, заступників міського голови – директорів департаментів та інших керівників виконавчих органів міської ради розглядаються першими керівниками цих органів, або особами, які тимчасово виконують їх обов’язки, особисто.

5.6. Обов’язковими елементами резолюції, яка дається керівниками по розгляду звернень громадян та юридичних осіб, повинні бути: прізвище виконавця (виконавців), визначення відповідального виконавця, доручення щодо виконання, термін виконання, доручення про письмове повідомлення заявника щодо результатів розгляду його звернення, підпис керівника та дата.

Резолюція наноситься на спеціальному бланку, на якому проставляються реєстраційні реквізити документа, до якого вона належить. В окремих випадках резолюція може наноситися безпосередньо на документ на вільне від тексту місце.

6. Передача звернень громадян та юридичних осіб

на виконання

6.1. Звернення громадян та юридичних осіб, що надійшли до Департаменту діловодства після розгляду міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради відпрацьовуються і направляються безпосереднім виконавцям не пізніш наступного робочого дня після надходження.

Передача звернень громадян та юридичних осіб, після розгляду керівниками, здійснюється у відділах Департаменту діловодства (крім вихідних та святкових днів) з 15.00 спеціально призначеним працівникам відповідних виконавчих органів міської ради під підпис.

Якщо доручення керівника має скорочений термін розгляду або позначку «терміново» спеціалісти відділів Департаменту діловодства викликають відповідних осіб для отримання документів невідкладно.

6.2. Якщо в дорученні не вказані усі керівники, які повинні залучатися до розгляду викладених у зверненні питань, воно в день надходження повертається спеціалістами відділів Департаменту діловодства або виконавцями помічникам відповідних керівників для внесення доповнень.

6.3. Відділами Департаменту діловодства звернення громадян та юридичних осіб, що надійшли з резолюціями керівників, відпрацьовуються у СЕД за таким порядком:

6.3.1. До реєстраційно-контрольної картки на звернення громадян або юридичних осіб вносяться резолюції, які надані керівниками міської ради;

6.3.2. Відмітки про контроль проставляються у реєстраційно-контрольній картці та на бланку резолюції наявними технічними засобами.

6.3.3. Скануються бланки резолюцій або аркуші на яких написані резолюції та їх відсканований екземпляр приєднується до відповідної реєстраційно-контрольної картки.

Звернення громадян та юридичних осіб, які зареєстровані (маркування штрих-кодом на першому аркуші листа) у Департаменті діловодства, у разі надходження їх з дорученнями керівників, приймаються до роботи департаментами, управліннями, відділами та іншими виконавчими органами міської ради через картотеку поточної роботи у СЕД та не підлягають повторній реєстрації.

6.3.4. Якщо в резолюціях до звернень громадян та юридичних осіб вказано кілька виконавців, відповідальних за виконання доручення, спеціалісти Департаменту діловодства направляють оригінал звернення та доручення виконавцю, вказаному у резолюції першим, або який визначений «відповідальним», а співвиконавцям надсилаються копії звернення та відповідного доручення.

6.4. Термін виконання наданих доручень щодо розгляду звернень громадян та юридичних осіб співвиконавцям визначається на 5 робочих днів менший, ніж відповідальному виконавцю.

6.5. Забороняється передавати оригінали звернень громадян та юридичних осіб після розгляду керівництвом заявникам для самостійної доставки безпосереднім виконавцям у відповідності з дорученням.

7. Контроль за розглядом звернень громадян  та юридичних осіб

7.1. Усі звернення громадян та юридичних осіб розподіляються на контрольні та на такі, за розглядом і вирішенням яких контроль не встановлюється.

7.2. У разі, коли про результати розгляду звернень громадян та юридичних осіб необхідно надати інформацію керівництву міської ради, вищому органу, тощо, реєстраційно-контрольна картка та перший аркуш контрольного звернення позначається словом «КОНТРОЛЬ» та вказується термін виконання наданого доручення.

7.3. На контроль беруться звернення громадян та юридичних осіб, в дорученнях до яких передбачається зворотній зв’язок або встановлені терміни його виконання.

7.4. В обов’язковому порядку контролю підлягають доручення, надані на особистих прийомах міським головою на звернення громадян та юридичних осіб.

7.5. Контроль за своєчасним та якісним розглядом звернень громадян та юридичних осіб здійснюють:

- спеціалісти відділів Департаменту діловодства;

- помічники міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови – директорів департаментів;

- спеціалісти департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, відповідальні за ведення діловодства по розгляду звернень громадян та юридичних осіб у своїх підрозділах;

- один із заступників директорів департаментів, начальників управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради у своїх підрозділах, на якого наказом відповідного керівника покладені ці обов’язки.

7.6. Особисту відповідальність за своєчасне, якісне та повне виконання доручень керівництва міської ради по розгляду звернень громадян та юридичних осіб несуть керівники виконавчих органів міської ради та безпосередні виконавці згідно з діючим законодавством.

7.7. Для забезпечення своєчасного виконання доручень керівництва по розгляду звернень громадян та юридичних осіб:

7.7.1. Спеціалісти відділів Департаменту діловодства зобов’язані:

7.7.1.1. Направляти нагадування на паперових носіях відповідальним виконавцям не пізніше ніж за 3 робочих дні до закінчення терміну розгляду звернень громадян та юридичних осіб.

7.7.1.2. Щопонеділка на паперових носіях направляти керівникам виконавчих органів перелік звернень громадян та юридичних осіб, які знаходяться на розгляді у підпорядкованих ним підрозділах, терміни розгляду яких минули.

7.7.1.3. Щосереди на паперових носіях направляти керівникам виконавчих органів перелік звернень громадян та юридичних осіб, які знаходяться на розгляді у підпорядкованих ним підрозділах, терміни розгляду яких закінчуються на початку наступного тижня.

7.7.2. Спеціалісти відповідних підрозділів виконавчих органів міської ради, відповідальні за ведення діловодства по розгляду звернень громадян та юридичних осіб у своїх підрозділах, зобов’язані:

7.7.2.1 Направляти нагадування на паперових носіях відповідальним виконавцям не пізніш, ніж за 5 робочих днів до закінчення терміну розгляду звернень громадян та юридичних осіб.

7.8. З метою оперативного усунення порушень термінів розгляду звернень громадян та юридичних осіб та інших недоліків у цій роботі, спеціалістами відділів Департаменту діловодства та відповідних підрозділів виконавчих органів міської ради, відповідальними за ведення діловодства по розгляду звернень громадян та юридичних осіб у своїх підрозділах, вживаються такі заходи:

- щотижнево аналізується стан виконавської дисципліни по розгляду звернень громадян та юридичних осіб та інформується керівництво про існуючі тенденції для вжиття заходів впливу до осіб, що допустили порушення термінів розгляду;

- постійно аналізується хід виконання доручень керівництва, наданих за зверненнями громадян та юридичних осіб і за кожним фактом порушення термінів розгляду або незабезпечення виконання в повному обсязі інформуються керівники, які надали доручення;

- щоквартально аналізується стан роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб, організація та проведення особистих прийомів громадян у виконавчих органах міської ради та надаються з цього питання службові записки керівництву з пропозиціями щодо поліпшення стану справ;

- не рідше ніж двічі на рік готуються матеріали щодо розгляду стану роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб на засіданнях виконавчого комітету та нарадах у керівництва.

7.9. Інформація, яка надається для ознайомлення керівникам міської ради за підсумками розгляду звернень, що не містить в собі відповіді на усі поставлені питання, повертається у день її надходження безпосереднім виконавцям на доопрацювання.

7.10. Звернення громадян та юридичних осіб, на які даються проміжні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль знімається тільки після вирішення викладених у зверненнях питань та прийняття рішення про зняття з контролю керівником, який прийняв рішення про контроль.

7.11. Спеціалісти відділів Департаменту діловодства проставляють відмітки у реєстраційно-контрольних картках за допомогою СЕД, які є повідомленням виконавцям про зняття з контролю звернень громадян та юридичних осіб.

8. Розгляд звернень громадян та юридичних осіб безпосередніми виконавцями та підготовка і надання пропозицій, інформацій, відповідей тощо

8.1. Департаменти, управління, відділи та інші виконавчі органи міської ради отримують звернення громадян та юридичних осіб з дорученнями керівництва у відділах з питань звернень громадян та з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства.

8.2. Після отримання звернення громадянина або юридичної особи, безпосередній виконавець повинен досконало вивчити суть викладеного в ньому питання та надане доручення і скласти план заходів по його виконанню у встановлені терміни в повному обсязі (визначити необхідність комісійного розгляду звернення, виїзду на місце, запиту додаткової інформації тощо).

8.3. Якщо питання, порушені в одержаному безпосереднім виконавцем зверненні громадянина або юридичної особи, яке надійшло з дорученням відповідного керівника, не входять до його повноважень, воно не пізніше наступного дня, з дня одержання, повертається виконавцем, який його отримав, помічнику відповідного керівника, який надав доручення, з обов’язковим подальшим внесенням змін у доручення в відділах Департаменту діловодства.

8.4. Звернення громадян або юридичних осіб, оформлені без дотримання вимог чинного законодавства, повертаються автору звернення в термін не більш п’яти днів з відповідними роз’ясненнями.

8.5. В тому разі, якщо в дорученні керівника вказано кілька осіб, відповідальних за виконання доручення, контроль за строком виконання та підготовки відповіді автору звернення (вищому органу) здійснює виконавець, вказаний у резолюції першим, або той, проти прізвища якого зроблена позначка «Збір» або «Відповідальний».

Відповідальний виконавець узагальнює надані співвиконавцями матеріали, готує проекти відповіді або надає відповіді на всі викладені у зверненні питання. Для виконання доручення він має право скликати співвиконавців, залучати до виконання завдань не обумовлених резолюцією керівництва посадових осіб інших галузевих підрозділів, у разі необхідності включення їх інформації у узагальнений документ, координувати дії співвиконавців щодо своєчасного та якісного виконання завдань, а у разі необхідності, скликати наради для виконання спільного завдання.

За результатами виконання доручення відповіді на звернення, інформації, узагальнюючі документи, звіти тощо підписуються відповідальним виконавцем, якщо інше не обумовлено письмовою вказівкою особи, яка доручила виконання завдання.

Усі проекти відповідей на звернення за підписом міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, службові записки, пропозиції для інформування міського голови, секретаря міської ради надаються на ознайомлення відповідальним виконавцем, з його візою.

Відповідальний виконавець забезпечує подання проекту відповіді на підпис міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради, не пізніше, як за 3 дні до закінчення строку виконання завдання.

8.6. Співвиконавці не пізніше, як за 5 днів до закінчення терміну виконання надають відповідальному виконавцю інформацію.

Якщо встановлений термін виконання доручення менше 5 днів, співвиконавці зобов’язані надати відповідальному виконавцю необхідну інформацію не пізніше, як за 2 дні до закінчення встановленого терміну.

8.7. В тому разі, коли окремий співвиконавець порушив зазначені у п.8.6. терміни надання інформацій відповідальному виконавцю, на нього покладається подальше виконання спільного завдання та підготовка узагальненого документу.

З цією метою відповідальний виконавець звертається з доповідною запискою на ім’я керівника, який надав доручення, для покладення обов’язків по підготовці узагальненого документу на співвиконавця.

8.8. На прохання громадянина обов’язково запрошувати його на засідання відповідного органу, що розглядає його заяву чи скаргу.

8.9. При надходженні звернень громадян та юридичних осіб на адреси заступників міського голови, заступників міського голови – директорів департаментів з дорученням «до відома», та якщо у резолюції вказаний безпосередній виконавець, вони зобов’язані знайомитись з таким зверненням та передавати його для формування справи, якщо немає інших доручень.

8.10. Терміни розгляду деяких звернень громадян та юридичних осіб

Звернення громадян та юридичних осіб розглядаються і вирішуються:

- у термін не більше одного місяці від дня їх надходження (якщо конкретний термін виконання не зазначений у резолюції);

- невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання (якщо документ не потребує додаткового вивчення);

- в указаний в документі термін (якщо конкретний термін розгляду і виконання зазначений у резолюції);

- протягом 10 днів з моменту одержання, якщо це депутатське звернення народного депутата України або депутата місцевої ради (у разі неможливості розгляду звернення у визначений строк, депутата повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання);

- у 15-денний строк з дня одержання або інший, встановлений Верховною Радою України строк, якщо це запит народного депутата України;

-у встановлений відповідною радою строк, якщо це запит депутата місцевої ради (якщо запит з об’єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений радою строк, про це письмово повідомляється раді та депутатові місцевої ради, який вніс запит, і запропоновується інший строк, який не повинен перевищувати один місяць з дня одержання запиту);

- протягом 5 робочих днів від дати надходження документу, підписаного керівниками вищих органів та міської ради (якщо є позначка «терміново»);

- у 10-денний строк після надходження, якщо це протест прокурора;

- у місячний строк після надходження, якщо це подання прокурора;

- негайно після надходження, якщо це припис прокурора;

- розпорядник інформації має надати відповідь на запит на інформацію не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту;

- у разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів и предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися, або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту;

-у разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості  даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

8.11. У разі складності вирішення порушених у контрольному зверненні питань виконавцем забезпечується оформлення продовження терміну його виконання посадовою особою, яка його встановила (а у разі відсутності – посадовою особою, яка виконує його обов’язки), не пізніше, як за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, про що обов’язково інформується заявник та відділи Департаменту діловодства.

Загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.

8.12. Порядок виконання деяких доручень керівництва міської ради.

8.13. На контрольні доручення вищих органів влади, голови Харківської обласної ради, голови Харківської обласної державної адміністрації відповіді надаються за підписом міського голови або посадової особи, яка виконує його обов’язки.

8.14. На контрольні доручення першого заступника, заступників голови Харківської обласної державної адміністрації відповіді надаються відповідним заступником міського голови, заступником міського голови - директором Департаменту або директором Департаменту за дорученням міського голови, секретаря міської ради або першого заступника міського голови.

8.15. На контрольні доручення керівників Харківської обласної державної адміністрації, де міський голова або інші керівники виконавчих органів міської ради визначені співвиконавцями, відповідь надається на ім’я виконавця, вказаного в резолюції першим, не пізніше, ніж за п’ять днів до закінчення встановленого строку розгляду та вирішення звернення за підписом керівника, згідно з роз’ясненнями, викладеними у п.п. 8.14. та 8.15.

8.16. Проекти відповідей за наслідками розгляду звернень громадян та юридичних осіб за підписом міського голови готуються виконавцями на бланку «Міський голова», за підписом секретаря міської ради - на бланку «Харківська міська рада», за підписом першого заступника міського голови, заступників міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради - на бланку «Виконавчий комітет», за підписом заступників міського голови – директорів департаментів – на бланку «Департамент».

Радники міського голови, керівники інших виконавчих органів міської ради надають відповіді на бланках, розроблених для цих посадових осіб та відповідних структурних підрозділів.

Бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору,

Бланки повинні мати такі береги:

30 мм - лівий;

15 мм – правий;

20 мм – верхній та нижній.

8.17. Проекти відповідей на листи, які надійшли від народних депутатів України готуються виключно за підписом міського голови або особи, яка виконує його обов’язки.

Проекти відповідей на листи депутатів місцевих рад готуються за підписом міського голови або керівника відповідного виконавчого органу міської ради, якщо йому було надано таке доручення.

8.18. Підготовлені департаментами, управліннями, відділами та іншими виконавчими органами міської ради проекти відповідей на листи судових та правоохоронних органів підлягають обов’язковому погодженню з Юридичним департаментом.

8.19. На звернення, які надійшли з контрольними дорученнями вищих органів влади, відповіді заявникам готуються окремо від відповідей вищим органам влади. До відповідей на контрольні доручення вищих органів влади, керівників міської ради обов’язково додаються копії відповідей заявникам з позначкою у тексті: «Відповідь автору звернення надана».

8.20. Підготовлені департаментами, управліннями, відділами та іншими виконавчими органами міської ради проекти відповідей за підписом міського голови надаються на підпис через службу помічників.

9. Вимоги до відповідей на звернення громадян та юридичних осіб

9.1. Адресування відповідей.

9.1.1. Відповіді на звернення громадян та юридичних осіб адресуються громадянину, установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі.

9.1.2. У разі адресування відповіді установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку.

Наприклад: Адміністрація Президента України

Управління  питань звернень громадян

9.1.3. Якщо відповідь адресується посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному.

Наприклад: Міністерство охорони здоров’я України

Головне лікувальне управління

Головному спеціалісту

Петрову В.М.

9.1.4. У разі адресування документа керівнику установи, найменування установи входить до складу найменування посади адресата.

Наприклад: N-ському міському голові

Васильєву Н.П.

9.1.5. У разі потреби в реквізиті «Адресат» можуть зазначатись почесні звання та вчений ступінь.

9.1.6. До реквізиту «Адресат» може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам. Порядок запису адресата в документі зазначається у наступному вигляді:

Наприклад: Редакція журналу «Архіви України»

вул. Солом’янська, 24,

01110, Київ-110

9.1.7. У разі надсилання відповіді громадянину спочатку у називному відмінку зазначається прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата, а потім поштова адреса.

Наприклад: Іванов Л.Д.

вул. Ахсарова, 11, кв. 27,

61060, Харків-60

9.1.8. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи на конверті має відповідати правилам користування поштовим зв’язком:

Наприклад: Іванов Л.Д.

вул. Ахсарова, 11, кв. 27

61060, Харків-60

9.2. Датування відповідей.

9.2.1. Усі відповіді на звернення громадян та юридичних осіб підлягають датуванню. Датою відповіді є дата її підписання.

9.2.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, оформлюються цифровим способом. Дата документа проставляється арабськими цифрами в послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць проставляються двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0.

Наприклад: Дата 5 липня 2011 року треба оформлювати 05.07.2011.

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, як правило, застосовується словесно-цифровий спосіб датування.

Наприклад: 5 липня 2011 року.

9.3. Заголовок відповідей

Цей реквізит повинен бути лаконічним і відповідати на питання «про що?», «чого?».

Наприклад: «Про розгляд звернення гр. Іванова Н.П.»

Це значно спрощує роботу при реєстрації документа, його пошук, тощо.

9.4. Структура відповідей

Відповіді за змістом залежні від звернень громадян або юридичних осіб, оскільки тема тексту вже задана та залишається висловити рішення з приводу поставленого запитання: чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в які терміни. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома автора листа з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

9.5. Текст відповідей

9.5.1. Текст відповідей повинен викладатися коротко, чітко, послідовно, давати вичерпну відповідь на усі поставлені питання.

9.5.2. У разі адресування відповідей установам або їх структурним підрозділам без зазначення посадової особи, відповіді слід починати, наприклад, так: «Виконавчий комітет Харківської міської ради повідомляє, що...», або «Повідомляємо, що ...».

9.5.3. У разі адресування відповідей керівникам або посадовим особам, відповідь слід починати так: «Шановний Володимире Івановичу!».

Завершувати відповідь рекомендується словами «З повагою».

Це витікає з вимог загальноприйнятого етикету ділового спілкування.

9.5.4. Якщо на звернення громадянина або юридичної особи раніше була надана проміжна відповідь, то в черговій відповіді слід обов’язково робити на неї посилання та вказувати номер та дату.

Наприклад: «В доповнення до відповіді від 23.03.2011 реєстраційний індекс С-2-2054/1-11 повідомляємо, що...».

9.5.5. В проміжних відповідях обов’язково вказується конкретний термін виконання тих чи інших робіт, або вжиття заходів та термін надання остаточної відповіді.

Наприклад: «Ремонт покрівлі планується виконати у липні

2011 року»; «Про наслідки буде повідомлено до

06.08.2011»

9.5.6. У відповідях, що надаються заявникам, в обов’язковому порядку дається посилання на останню інстанцію, з якої отримано листа, і дату надходження.

Наприклад: Звернення громадянина Петрова С.В. отримано виконавчим комітетом Харківської міської ради з Апарату Верховної Ради України 16.04.2011. У зв’язку з прийнятим керівництвом рішенням воно було направлено для розгляду і відповіді заявнику до Департаменту житлового господарства.

Відповідь заявнику слід починати так:

«За дорученням керівництва Харківської міської ради на Ваше звернення, яке надійшло із Апарату Верховної Ради України 16.04.2011, повідомляємо, що ...».

9.6. Додатки до відповідей

9.6.1. Додатки доповнюють, пояснюють відповіді. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту відповіді перед підписом.

9.6.2. Якщо відповіді мають додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 6 арк. у 2 прим.

9.6.3. Якщо відповіді мають додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників.

Наприклад:

Додатки: 1. Довідка про стан здоров’я гр. Міхєєва М.П. на 5 арк. у 1 прим.;

                  2. Довідка про розмір пенсії гр. Міхєєва М.П. на 1 арк. у 1 прим.

9.7. Підпис відповідей

Відповіді на звернення громадян та юридичних осіб підписуються відповідними керівниками або посадовими особами з обов’язковим зазначенням ініціалів (ім’я та по батькові) та прізвища, що відповідає вимогам етикету ділового спілкування.

Наприклад: Міський голова                                        О.М. Іваненко

9.8. Реквізити виконавця

Кожна відповідь повинна мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому боці останнього аркуша відповіді (10-м шрифтом).

Наприклад: Сидоров, 712-47-84

На копії відповіді, яка підписується керівництвом міської ради та передається на зберігання до Департаменту діловодства, друкуються прізвища відповідального виконавця, для візування листа, та безпосереднього виконавця.

Зазначені реквізити друкуються 10-м шрифтом через 1 міжрядковий інтервал.

Підготовлені для підпису проекти листів повинні мати обов’язкові реквізити і відповідати порядку їх оформлення (додатки 7, 8).

9.9. Виготовлення відповідей за допомогою персонального комп’ютера

9.9.1. Відповіді на звернення громадян та юридичних осіб виготовляються у бюро комп’ютерного набору Департаменту адміністративно-господарського діяльності міської ради і у виконавчих органах міської ради.

9.9.2. Рукописи, що здаються для виготовлення, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу.

9.9.3. Під час оформлення відповідей на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

9.9.4. Надрукований текст відповіді перевіряє виконавець. Якщо при друкуванні будуть виявлені помилки, пропуски тощо, виконавець повертає надруковані аркуші з рукописом для виправлення.

Виправлення тексту допускається тільки на комп’ютері.

9.9.5. При підготовці проектів листів працівникам виконавчих органів міської ради мати на увазі, що на першому аркуші листа нижнє вільне від тексту поле повинно бути розміром 20 мм. для нанесення маркування при реєстрації з метою розбірливого читання штрих-коду технічними засобами та візуального визначення реквізитів органу, який отримав лист.

9.10. Індекси вихідних листів та відповідей

9.10.1. Відділи з питань звернень громадян та з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства, департаменти, управління та інші виконавчі органи міської ради:

9.10.1.1. Проводять реєстрацію вихідних листів у реєстраційно-контрольних картках відповідних картотек в системі електронного документообігу.

9.10.1.2. Всі ініціативні листи, листи-відповіді на звернення юридичних осіб у Департаменті діловодства та відповідних підрозділах виконавчих органів міської ради підлягають реєстрації у картотеках вихідних листів без маркування штрих-кодом на першому аркуші, з метою вивільнення місця для маркування штрих-кодом у органах, які отримують ці листи.

9.10.1.3. При реєстрації листів-відповідей у Департаменті діловодства, департаментах, управліннях та інших виконавчих органах міської ради за допомогою Автоматизованої системи електронного документообігу «Док.Проф.2.0» необхідно робити посилання («пов’язувати») за допомогою програмно-технічних засобів на вхідні листи, на які надаються відповіді.

9.10.1.4. Сканують вихідні листи після внесення у відповідні поля листів вихідних реквізитів та приєднують сканований екземпляр до відповідної реєстраційно-контрольної картки.

9.10.1.5. Копію вихідного листа у паперовому вигляді залучають до справи, згідно із затвердженою номенклатурою.

9.10.2. Індекс вихідного листа або відповіді на звернення юридичних осіб складається з індексу справи за номенклатурою, через дріб порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року, через дріб номера картотеки для реєстрації у системі СЕД, після дефісу – показника року.

Наприклад: 08-03/785/2-11, де 08-03 індекс справи за номенклатурою, 785 – порядковий номер реєстрації вихідних листів з початку року; 2 – номер картотеки для реєстрації; 11 – показник року (2011 рік).

9.10.3. Індекс письмової відповіді на звернення громадян складається з реєстраційного індексу звернення та номера справи (за номенклатурою), до якого підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення:

Наприклад: С-5-5348/1-11.08-39, де С – початкова літера прізвища заявника, 5 – показник району; 5348 – порядковий номер звернення; 1 – номер картотеки для реєстрації; 11 – рік надходження (2011 рік), 08-39 – номер справи за номенклатурою.

9.11. Оформлення відповідей та вихідних листів

Тексти відповідей на звернення громадян, юридичних осіб та вихідних листів готуються у 2-х примірниках за допомогою комп’ютерного набору та друкуються на принтері. Перший примірник виготовляється на бланку.

Після підпису керівником 2-х примірників відповіді, адресату відправляється 1-й примірник, а другий – зберігається у справі, яка формується у відповідному органі.

9.12. Порядок надання відповідей на звернення громадян, що надійшли електронною поштою та оперативного обміну службовими документами засобами електронного зв’язку

9.12.1. Відповіді на звернення громадян, які надійшли від адресатів електронною поштою, надаються безпосередніми виконавцями заявникам у паперовому вигляді або на електронну адресу заявника.

9.12.2. У разі необхідності інформування про розгляд звернень громадян, які надійшли електронною поштою, вищого органу або керівника, який надав доручення, до інформації обов’язково додається копія відповіді заявнику, відправлена безпосереднім виконавцем на його електронну адресу. Якщо у зверненні адреса (електронна, мешкання заявника) відсутня, то у інформації до вищого органу обов’язково вказується причина не надання відповіді.

9.12.3. Для запровадження оперативного обміну службовими документами використовуються засоби доставки у системі електронного документообігу «Док.Проф.2.0» або електронна пошта.

Скановані електронні копії документів адресатам, у яких відсутня система електронного документообігу «Док.Проф.2.0», надсилаються електронною поштою у форматі DjVu-viewer, pdf або jpg.

Відправка службових листів електронною поштою адресатам здійснюється згідно з оформленим листом розсилки (додаток 9), у якому проставляються відмітки про отримання електронної копії службового листа адресатом (адресатами), дату, час відправки та підпис особи, яка здійснювала відправку та перевірила його отримання адресатом (адресатами).

Оригінал службового листа, що був відправлений електронною поштою, з листом розсилки формуються у справу.

10. Завершення розгляду звернень громадян

та юридичних осіб та порядок зняття їх з контролю

10.1. Розгляд звернень громадян та юридичних осіб вважається закінченим після того, коли розглянуті усі поставлені в них питання, по ним вжиті необхідні заходи, а заявнику надані вичерпна відповідь і роз’яснення та, у разі необхідності, інформація про виконання згідно з вимогами чинного законодавства.

10.2. Після виконання доручення керівника в повному обсязі виконавець (виконавці) зобов’язаний надати усі матеріали (відповіді, довідки тощо) керівнику, який дав доручення.

10.3. Після ознайомлення з наданими документами керівник, який дав доручення, на копії відповіді зобов’язаний зробити відмітку «До справи», а якщо звернення контрольне – «З контролю зняти».

Разом з тим, на звернення, які зняті з контролю, сформовані у справи та передані на зберігання керівник має право надати додаткові доручення.

Порядок виконання таких доручень керівництва міської ради.

10.4. Після вирішення поставлених у зверненнях громадян та юридичних осіб питань оригінали звернень з усім пакетом документів залишаються у відділах Департаменту діловодства та відповідних підрозділах виконавчих органів для формування справ.

Адміністраціям районів та іншим виконавчим органам Харківської міської ради для подальшої роботи та здійснення контролю направляються копії звернень та зазначених доручень.

10.5. Працівники департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, на яких покладено ведення діловодства за зверненнями громадян та юридичних осіб, зобов’язані:

10.5.1. Підготовлені виконавцями за дорученням міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради проекти відповідей з усім пакетом документів (звернення громадянина або юридичної особи, інформації інших виконавців, довідки тощо) з усіма візами надавати на підпис та для зняття з контролю через службу помічників.

10.5.2. Вносити до реєстраційно-контрольних карток у Автоматизованій системі «Док.Проф.2.0» відомості про проходження документа, зміст доручень, відмітки про надання інформацій та відповідей заявнику.

10.5.3. Сканувати резолюції керівників, примірники інформацій, відповіді заявникам та приєднувати їх відскановані екземпляри до реєстраційно-контрольних карток.

10.6. Після вирішення поставлених у зверненні питань по суті, звернення громадян та юридичних осіб з усім пакетом документів щодо їх розгляду і вирішення, повертаються виконавцями до підрозділів, які ведуть діловодство за зверненнями громадян та юридичних осіб, для централізованого формування справи, картотек, банку даних.

Якщо оригінали звернень громадян, юридичних осіб та додатки до них підлягають залученню до рішень Харківської міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови тощо, то у цьому випадку у Департаменті діловодства зберігаються копії звернень та додатків до них.

10.7. Працівники відділів з питань звернень громадян та юридичних осіб Департаменту діловодства після підпису керівниками міської ради відповіді зобов’язані:

10.7.1. Зареєструвати її у системі СЕД та направити адресату.

10.7.2. Відсканувати відповідь та приєднати її до реєстраційно-контрольної картки на звернення громадян та юридичних осіб.

10.7.3. Відсканувати резолюцію керівника міської ради, яка надана на інформацію виконавця, та приєднати до реєстраційно-контрольної картки на звернення громадян та юридичних осіб. Непогоджені відповіді повертають виконавцям на доопрацювання.

10.8. Для централізованого формування справи, картотек, банку даних, звернення громадян та юридичних осіб після їх розгляду по суті з усім пакетом документів щодо їх розгляду повертаються до відділів Департаменту діловодства та у відповідні підрозділи виконавчих органів міської ради, на які покладено ведення діловодства.

Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

11. Облік і формування справ

11.1. Звернення громадян та юридичних осіб з копіями відповідей та пакетом документів щодо їх розгляду і вирішення формуються у справи.

11.2. Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м’яку обкладинку.

11.3. У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

11.4. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність.

11.5. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

12. Зберігання звернень громадян та юридичних осіб

12.1. Виконавчі органи міської ради зберігають пропозиції, заяви, скарги громадян та юридичних осіб для надання довідок, інформацій тощо.

12.2. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами, скаргами громадян та юридичних осіб визначається керівниками департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, затвердженими переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності.

Як правило, встановлюється п’ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв, скарг громадян та юридичних осіб, а також документів, пов’язаних з їх розглядом і вирішенням.

Заступник міського голови –

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради А.Л. Риженко

Додаток 1

до п. 3.1.1. розділу І

Реєстраційно-контрольна картка

(Лицьовий бік)

Продовження додатка 1

(Зворотний бік)

Хід виконання

Додаток 2

до п. 3.1.1 розділу І

ЖУРНАЛ

реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян

К А Р Т К А (ЖУРНАЛ)

обліку особистого прийому громадян

Додаток 3

до п. 3.1.8 розділу І

ФОРМА

реєстраційного штампа

Розмір 41,6х16 мм

Додаток   4

                                                                                до п. 3.2.1.  розділу І

КАРТКА

__________________________________________________________________

Кореспондент (від кого надійшов лист)

Справа    (номер справи за номенклатурою справ)

Група адресату  (тип кореспондента)

Тип документу        (лист, звернення,запит та інш.)        На контролі   (так/ні)

Доручення          (яким керівником надано)                        Дата контролю

Вхід. №                        /(дата отримання)/                 Вихід №    /(дата відправлення) /

Резолюції

Просування документу

Виконавці

Відповідь (інформація, відповідь, кому надана)

___________________________________________________________________

Дата печаті                                                                                   Сторінка (номер)

                                                                                                       Адресат

АКТ № _________

«____»______________ 20____ р.

м. Харків

Про відсутність вкладень

у конверті

Підстава: __________________________________________________________

Складений зав. канцелярією __________________________________________

                                                 найменування виконавчого органу Харківської міської ради

_________________________________________________________________

прізвище та ініціали

Присутні: _________________________________________________________

                                                 посада

__________________________________________________________________

                              прізвище та ініціали (не менше 2-х осіб)

«____»______________ 20­­­_____р. _____________________________________

                                                                                            назва організації від якої надійшов пакет

_______________________________________ надійшов пакет, в якому під час

розкриття не виявлено такі вкладення _________________________________

                                                                                                                   назва документів

__________________________________________________________________

                                                        номери документів, яких не вистачає)

Акт складений у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надсилання документів, яких не вистачає.

Зав. канцелярією                        _______________                ____________________

                                                                (підпис)                              розшифрування підпису                        

Додаток   6

                                                                                 до п. 3.2.5.  розділу І

Ф О Р М А

РЕЄСТРАЦІЙНОГО Ш Т А М П А

               Розмір 57 х 21 мм

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

61200, м .Харків, майдан Конституції, 7,

тел. 760-73-69, 760-73-39, факс 760-79-51

Додаток 8

До п 9.8. розділу 1

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

61200, м. Харків, майдан Конституції, 7,

тел. 760-73-69, 760-73-39, факс 760-79-51

       Між вихідними реквізитами та заголовком  2 міжрядкових інтервали

       

(Заголовок до тексту документа)

       105 мм

       Між заголовком та текстом 3 міжрядкових інтервали

       

45 мм - для початку абзаців

Текст документів друкується через один міжрядковий інтервал, 14 шрифтом.                                                                                        15 мм                                                                                         

30 мм    

                                                                                                          

Між текстом листа і підписом посадової особи 3 міжрядкових інтервали

Заступник міського голови -

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради                                (Підпис)                А.Л. Риженко                                                

       

Візи відповідальних виконавців та співвиконавців (друкуються від межі лівого поля над реквізитами виконавця).

Реквізити виконавця: (Прізвище, та № телефону -  шрифт – 10)

Іванов, 760-72-15                                                                        

        20 мм                                        

Додаток 9

до п. 9.12.3. розділу І

Розсилка на лист

__________________________________________________________________

(посада особи, що підписала лист)

від ________________                                           № ________________

                           (дата)                                                           (реєстраційний індекс)

       Відправлено відділом з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства міської ради електронною поштою з адресу kanc@citynet.kharkov.ua                

               

Примітка: Розсилка виготовляється на аркуші формату А-5 або А-4.

Харківська міська рада

П О Р Я Д О К

з організації роботи по підготовці та проведенню особистого прийому громадян у Харківській міській раді

та її виконавчих органах

м. Харків

2011 рік

ПОРЯДОК

з організації роботи по підготовці та проведенню особистого прийому громадян у Харківській міській раді

та її виконавчих органах

І. Загальні положення

1.1. Особистий прийом громадян здійснюється відповідно до вимог ст. 40 Конституції України, ст. 22 Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 7 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» та інших нормативно-правових актів.

1.2. Організація особистого прийому громадян керівним складом міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів забезпечується працівниками відділу з питань прийому громадян Департаменту діловодства міської ради спільно з помічниками цих посадових осіб.

1.3. Інформація про порядок особистого прийому громадян керівним складом міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів розміщується на веб-сайті міської ради та в громадській приймальні в доступному для вільного огляду місці.

ІІ. Запис громадян на особистий прийом

2.1. Прийом громадян керівним складом міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів здійснюється за попереднім записом та з питань, які віднесені до компетенції органів місцевого самоврядування.

Попередній запис на особистий прийом здійснюється з метою підготовки матеріалів стосовно викладених у зверненнях фактів, що повинно забезпечить вирішення по суті питань, з якими звернулись громадяни, безпосередньо під час проведення особистих прийомів керівним складом міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів. Збір інформації передбачає комісійний виїзд на місце, підготовку фотографій, ілюстрованих та архівних матеріалів з викладених громадянами питань та надання посадовим особам, які проводять прийом, конкретних, аргументованих пропозицій по суті їх вирішення.

2.2. Запис громадян на прийом до міського голови проводиться у разі, якщо питання, порушене громадянином, не вирішено після особистого прийому заступниками міського голови за напрямками діяльності.

Запис на прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», проводиться першочергово.

Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, інваліди, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім’ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

2.3. Попередній запис на прийом до керівного складу міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів здійснюється спеціалістами відділу з питань прийому громадян Департаменту діловодства міської ради за адресою: майдан Конституції, 7, вхід з провулка Радянський щодня, крім вихідних та святкових днів з 9.00 до 18.00 (перерва з 13.00 до 13.45), у п'ятницю до 16.45. Попередній запис може здійснюватись також на підстави письмового звернення громадянина чи за телефоном. В цих випадках, з метою з’ясування суті питань, визначення посадової особи чи органу, до компетенції яких належить вирішення даного питання, спеціалісти відділу проводять попередню бесіду із заявниками. При цьому вони встановлюють, до яких посадових осіб чи органів звертався заявник та яке було прийняте рішення.

2.4. Повторний запис на прийом до керівного складу міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів з питання, яке вже розглядалося керівним складом, проводиться у разі:

- коли питання, порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті;

- якщо залишилось не виконаним, або виконано не в повному обсязі доручення керівника, надане на попередньому прийомі;

- якщо відбулися зміни обставин, які кардинально можуть вплинути на прийняте рішення.

ІІІ. Підготовка особистого прийому громадян

3.1. Спеціалісти відділу з питань прийому громадян Департаменту діловодства організують підготовку особистого прийому громадян міським головою, секретарем міської ради, заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради для чого:

3.1.1. Складають списки громадян на особистий прийом.

3.1.2. Визначають виконавчі органи міської ради, підприємства, установи та організації, які повинні надати інформацію та керівників цих органів, які запрошуються на особистий прийом.

3.1.3. Передають списки громадян на особистий прийом у відповідні виконавчі органи для вивчення по суті порушених заявником питань, вжиття заходів та підготовки інформації з пропозиціями щодо їх вирішення.

3.1.4. Визначають строки надання інформації, що готується виконавчими органами на особистий прийом.

3.1.5. Перевіряють матеріали, що надані на особистий прийом від виконавчих органів та, у разі необхідності, повертають їх на доопрацювання.

3.1.6. За результатами вивчення наданих матеріалів вносять доповнення в склад запрошених на прийом, про що терміново інформують спеціалістів цих органів, призначених керівництвом виконавчих органів відповідальними за підготовку матеріалів до проведення особистих прийомів громадян міським головою, секретарем міської ради, заступником міського голови - керуючим справами міського голови виконавчого комітету міської ради.

3.1.7. У разі надходження вказівок від керівників міської ради вносять зміни та доповнення у списки громадян, що записані на особистий прийом, про що терміново інформують спеціалістів, призначених керівництвом виконавчих органів відповідальними за підготовку матеріалів до проведення особистих прийомів громадян міським головою, секретарем міської ради, заступником міського голови - керуючим справами міського голови виконавчого комітету міської ради.

3.1.8. Готують комплект документів на особистий прийом для доповіді директору Департаменту діловодства, який після ознайомлення, не пізніше ніж за 2 робочих дні до дати прийому доповідає заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

3.1.9. Не пізніше ніж за 2 робочих дні  до особистого прийому доводять остаточну інформацію до запрошених на прийом про день та час їх прибуття на особистий прийом.

3.1.10. Запрошують на особистий прийом працівників органів внутрішніх справ та медичного закладу для забезпечення громадського порядку та надання, у разі потреби, медичної допомоги.

3.2. Спеціалісти виконавчих органів міської ради, призначені керівництвом цих органів відповідальними за підготовку матеріалів до проведення особистих прийомів громадян міським головою секретарем міської ради, заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради:

3.2.1. В день отримання списку громадян, що записані на особистий прийом, інформують керівництво про перелік питань громадян, по яким необхідно організувати вивчення по суті порушених питань та підготувати інформацію і пропозиції щодо їх вирішення.

3.2.2. Здійснюють контроль за своєчасною та якісною підготовкою безпосередніми виконавцями інформації та пропозицій щодо вирішення порушених питань.

3.2.2.1. Додають до інформації фотографії, ілюстрований матеріал та архівні довідки.

3.2.3. Після отримання від безпосереднього виконавця інформації, подають її на погодження  керівнику або його заступнику.

3.2.4. Забезпечують своєчасне подання погодженої інформації до Департаменту діловодства.

3.2.5. У разі необхідності організовують доопрацювання матеріалів з урахуванням зауважень спеціалістів Департаменту діловодства.

3.2.6. При прийнятті рішення керівником про залучення на особистий прийом керівників підлеглих підрозділів, присутність яких є необхідною для розгляду конкретного питання, інформують про це спеціалістів Департаменту діловодства.

3.2.7. Сповіщають керівника про день та час розгляду питань на особистому прийомі, по яким він запрошується на цей прийом.

3.2.8. У разі підготовки матеріалів до проведення особистих прийомів громадян першим заступником міського голови, заступниками міського голови, заступниками міського голови – директорами департаментів, директорами департаментів інформація надається їх помічникам або спеціалістам, що призначені керівництвом виконавчих органів відповідальними за підготовку матеріалів до проведення особистих прийомів громадян.

3.3. Керівники виконавчих органів міської ради:

3.3.1. В день отримання списку громадян, що записані на особистий прийом до міського голови, секретаря міської ради, заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради  доручають керівникам підлеглих підрозділів здійснити перевірку викладених у зверненнях фактів (у разі необхідності з комісійним виїздом на місце та залученням фотографій, ілюстрованих та архівних матеріалів з цих питань), підготувати інформацію та пропозиції щодо можливості вирішення по суті порушених питань заявників для доповіді керівнику, який проводить прийом.

3.3.2. Залучають на особистий прийом керівників підлеглих підрозділів, присутність яких є необхідною для розгляду конкретного питання на особистому прийомі.

3.3.3. За наявності об’єктивних підстав забезпечують, в межах повноважень підпорядкованих виконавчих органів, вирішення обґрунтованих питань громадян до проведення особистих прийомів міського голови, секретаря міської ради та заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради. Про вирішені питання, до проведення особистого прийому міського голови, секретаря міської ради та заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради, повідомляють спеціалістів Департаменту діловодства. При підготовці матеріалів до проведення особистих прийомів громадян першим заступником міського голови, заступниками міського голови, заступниками міського голови - директорами департаментів, директорами департаментів інформація надається їх помічникам або спеціалістам, що призначені керівництвом відповідальними за підготовку матеріалів до проведення особистих прийомів громадян.

3.3.4. У разі необхідності доручають перевірку проблемних питань своїм заступникам або перевіряють стан справ особисто з виїздом на місце.

3.3.5. Під час проведення особистого прийому громадян міським головою або секретарем міської ради, доповідають пропозиції щодо порядку вирішення по суті питань заявників.

3.3.6. Несуть персональну відповідальність за своєчасну та якісну підготовку матеріалів до проведення особистих прийомів міського голови, секретаря міської ради та заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради. Інформації, отриманої з наданих матеріалів, повинно бути достатньо для вирішення по суті питань, з якими звернулись громадяни,  під час проведення особистих прийомів міського голови, секретаря міської ради та заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

3.3.7. У випадках, коли під час проведення особистих прийомів міського голови, секретаря міської ради та заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради ними даються доручення щодо додаткового вивчення обставин, яки характеризують порушені громадянами питання, готують інформацію до наступного прийому. В звітних  матеріалах, отриманих за результатами підготовки до прийому міського голови, секретаря міської ради та заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської, де повторно будуть розглядатися питання, з якими звернулися громадянами, обов’язково повинно бути вказано, що матеріали готувалися за дорученням керівників, яки  проводять даний прийом.

3.4. Підготовка особистих прийомів громадян першого заступника міського голови, заступників міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови – директорів департаментів, директорів департаментів та керівників інших виконавчих органів проводиться помічниками відповідних керівників або спеціалістами, яким доручено виконання цих обов’язків.

IV. Здійснення особистого прийому

4.1. Особистий прийом громадян керівним складом міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів проводиться згідно з попереднім записом у відділі з питань прийому громадян Департаменту діловодства.

Жінки, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», інваліди Великої Вітчизняної війни, Герої Соціалістичної Праці, Герої Радянського Союзу, Герої України приймаються першочергово.

4.2. Особистий прийом громадян керівним складом міської ради та її виконавчих органів, постійних комісій проводиться з залученням помічників, або спеціалістів, на яких покладено виконання цих обов’язків.

4.3. У прийомі беруть участь також запрошені на прийом особи з обов’язковим знаходженням на місці проведення прийому до кінця розгляду порушених питань.

4.4. На особистому прийомі керівники, як правило, вислуховують клопотання, пропозиції, скарги громадян, приймають від них письмові звернення, намагаються розв’язати поставлені питання, звертаються письмово або телефоном на адресу відповідних керівників для розв’язання проблем.

4.5. Помічники керівників або спеціалісти, які беруть участь у проведенні особистого прийому, записують доручення керівників у картки, журнали особистого прийому громадян та здійснюють контроль за їх виконанням.

4.6. Після прийому громадян міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради письмові звернення громадян з усіма інформаційними матеріалами і відповідними дорученнями керівників передаються до Департаменту діловодства міської ради для подальшої відправки безпосереднім виконавцям, зазначеним у дорученнях.

Після прийому громадян заступниками міського голови - директорами департаментів, директорами департаментів письмові звернення громадян з усіма інформаційними матеріалами та відповідними дорученнями керівників передаються до канцелярій тих органів, керівники яких проводили особистий прийом, для відправки безпосереднім виконавцям.

4.7. Після прийому громадян головами постійних комісій усі письмові звернення після їх опрацювання у постійних комісіях передаються до Департаменту діловодства для подальшої відправки безпосереднім виконавцям.

4.8. Усі звернення громадян, що надійшли на особистому прийому реєструються. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийому неможливо, воно розглядається у тому ж порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина. На прийнятому зверненні обов’язково проставляється штамп «Прийнято на особистому прийомі».

4.9. У випадках, коли питання, поставлене громадянином на прийомі, не відноситься до компетенції особи, що веде прийом, необхідно роз’яснити громадянину, куди і до кого йому належить звернутися і при потребі, сприяти громадянину записатися на прийом до відповідної посадової особи (через спеціалістів Департаменту діловодства). В цих випадках у картках і журналах особистого прийому робиться відмітка «роз’яснено», або до якої особи він записаний на прийом.

4.10. Здійснення кіно-, фотозйомки та аудіозапису громадянами під час відвідування особистого прийому допускається тільки з дозволу посадової особи, яка проводить особистий прийом.

V. Контроль за виконанням доручень, наданих керівним складом Харківської міської ради та її виконавчих органів, постійних комісій на особистих прийомах громадян

5.1. В обов’язковому порядку контролю підлягають доручення на усі звернення громадян, надані на особистих прийомах міським головою.

5.2. Контроль за своєчасним виконанням доручень міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, наданих на особистих прийомах громадян, здійснюють:

- спеціалісти Департаменту діловодства;

- помічники міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради;

- спеціалісти департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, відповідальні за ведення діловодства по розгляду звернень громадян у своїх підрозділах, яким доручено здійснювати контроль за виконанням доручень.

5.3. Контроль за виконанням доручень заступників міського голови – директорів департаментів, керівників департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, наданих на особистих прийомах, здійснюють їх помічники та спеціалісти департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, відповідальні за ведення діловодства за зверненнями громадян у своїх підрозділах.

5.4. Особисту відповідальність за своєчасне, якісне та повне виконання  доручень керівництва по розгляду звернень громадян, наданих на особистому прийомі, несуть керівники виконавчих органів міської ради та безпосередні виконавці згідно з діючим законодавством.

VI. Відділ з питань прийому громадян Департаменту

діловодства міської ради:

6.1. Всебічно вивчає питання, з якими громадяни звертаються на особистий прийом до керівного складу міської ради та її виконавчих органів, постійних комісій, надає їм допомогу у попередньому розгляді питань у виконавчих органах міської ради, інших установах і організаціях до компетенції яких належить їх розгляд та вирішення.

6.2. Контролює додержання графіків прийому громадян. Про факти зриву особистих прийомів готує інформацію для доповіді міському голові та заступнику міського голови – керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

6.3. Аналізує стан підготовки і проведення особистих прийомів громадян та вживає заходи щодо поліпшення цієї роботи.

VII. Рекомендації для посадових осіб Харківської міської ради та її виконавчих органів, які здійснюють особистий прийом громадян

З метою забезпечення безумовного виконання вимог Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.08 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» посадові особи, які здійснюють особистий прийом громадян, зобов’язані виконувати наступні вимоги:

7.1. Створити атмосферу доброзичливості, бути тактовними по відношенню до громадян, які прийшли на прийом, використовувати законні заходи, прагнути допомогти відвідувачам у рішенні їх питань.

7.2. Дотримуватись графіка прийому.

7.3. Організувати роботу на прийомі так, щоб громадяни витрачали якомога менше часу, чекаючи прийому.

7.4. У випадку, коли питання, поставлене громадянином на прийомі, не відноситься до компетенції особи, що веде прийом, роз’яснити відвідувачеві, куди і до кого йому необхідно звернутися.

При потребі сприяти громадянину у запису на прийом до відповідної посадової особи.

7.5. Під час прийому уважно слухати відвідувача, ретельно знайомитися з документами, які він пред’явить в обґрунтування своєї пропозиції, заяви, скарги. Не відхилятися на вирішення інших справ під час бесіди з відвідувачем.

7.6. Якщо необхідно, заспокоїти розхвильованого, роздратованого відвідувача уважним та спокійним до нього відношенням. Будь-який прояв посадовою особою брутальності компрометує, перш за все, орган місцевого самоврядування.

7.7. Бути об’єктивним та справедливим у своїх рішеннях, яке б особисте враження не справляв відвідувач.

7.8. Рішення з пропозиції, заяви, скарги обґрунтовувати діючим законодавством, вживати заходів для своєчасного задоволення обґрунтованих пропозицій, заяв, скарг. Контролювати виконання у зазначені строки даних відвідувачеві обіцянок.

Пам’ятати, що невиконане рішення та обіцянка це причина скарг та повторних звернень громадян.

7.9. Якщо пропозиція, заява, скарга не ґрунтуються на нормах діючого законодавства, суперечать інтересам суспільства та держави, або не можуть бути задоволені з об’єктивних причин, то відхиляючи їх, необхідно у чемній та доступній для відвідувача формі роз’яснити мотиви відхилення.

Обов’язково слід роз’яснювати громадянину порядок оскарження прийнятого за його зверненням рішення.

7.10. Під час прийому намагатися виявити та усунути причини, які сприяють порушенню законних прав та інтересів громадян. Закінчуючи кожен прийом розглянути нотатки, зроблені в ході бесіди з відвідувачами. З найбільш гострих проблем та питань вносити пропозиції для розгляду їх на службовій нараді, а також ставити ці питання для вирішення перед керівництвом підзвітних підприємств, установ, організацій.

7.11. Уважно вислуховувати критику на свою адресу та адресу органу місцевого самоврядування, враховувати справедливі зауваження у подальшій роботі. Пам’ятати, що особисте спілкування з громадянами це важлива форма зв’язку з населенням, що по роботі на прийомі, відношенню до відвідувачів, у багатьох громадян складається уява про роботу усього органу місцевого самоврядування. Обов’язок кожної посадової особи організувати роботу на прийомі так, щоб це враження було позитивним.

VIII. Рекомендації громадянам, які звернулися на особистий прийом до керівного складу Харківської міської ради та її виконавчих органів, постійних комісій

Громадянам, які звернулись на прийом, рекомендується:

8.1. Уважно ознайомитися з графіком прийому громадян керівним складом Харківської міської ради та її виконавчих органів, постійних комісій, положеннями Закону України «Про звернення громадян».

8.2. Із заявою чи пропозицією слід звертатися до посадової особи, в компетенцію якої входить вирішення проблеми поставленої у зверненні.

8.3. Зі скаргою слід звертатись до посадової особи, в безпосередньому підпорядкуванні якої знаходиться державний орган, підприємство, організація чи посадова особа, дії якої оскаржуються.

8.4. Якщо питання, яке потребує вирішення, відрізняється складністю, а його розгляд вимагає вивчення значної кількості документів, фактів тощо, то заявникові бажано завчасно викласти питання в письмові формі.

8.5. При собі потрібно мати документи, які засвідчують особу, а також документи, що обґрунтовують поставлене питання.

8.6. Старатися відповідати по суті на запитання посадової особи, яка веде прийом. Точні відповіді на задані питання дозволяють всебічно з’ясувати зміст звернення, знайти шлях його оптимального вирішення.

8.7. Уважно вислухати роз’яснення посадової особи, яка веде прийом. Це допоможе швидше прийняти за зверненням правильне і обгрунтоване рішення.

8.8. У випадках незгоди з прийнятим по зверненню рішенням заявник вправі просити у особи, яка веде прийом, дати роз’яснення про можливість і порядок його оскарження.

8.9. Пам’ятати, що керівний склад міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів зацікавленні в правильному та своєчасному вирішенні поставленого громадянином питання, завжди готові надати допомогу, дати пораду, роз’яснення, які ґрунтуються на законах України.

Заступник міського голови -

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради                                                               А.Л. Риженко

Харківська міська рада

П О Р Я Д О К

організації роботи з актами, які видаються Харківською міською радою та її виконавчим комітетом, міським головою

м. Харків

2011 рік

Додаток № 3

до розпорядження міського голови

від 15.07.2011 р. № 3081

Порядок

організації роботи з актами, які видаються Харківською міською радою та її виконавчим комітетом, міським головою

1. Цей Порядок регулює основні правила роботи Департаменту організаційної роботи з виконавчими органами міської ради в частині контролю за виконанням актів.

2. Організація роботи з актами, які видаються міською радою та її виконавчим комітетом, міським головою, (далі - акти) здійснюється відповідно до «Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153, Регламенту міської ради та Регламенту виконавчих органів Харківської міської ради.

3. До актів міської ради та її виконавчого комітету, міського голови належать:

- рішення Харківської міської ради;

- рішення виконавчого комітету Харківської міської ради;

- розпорядження міського голови.

4. Порядок підготовки актів міської ради та її виконавчого комітету, міського голови визначається відповідним Регламентом.

5. При підготовці актів, що носять контрольний характер, обов’язково визначається особа, на яку покладаються завдання по узагальненню виконання доручень з усіх питань.

Наприклад: «Управлінню соціально - економічного розвитку, планування та обліку (Іванов І.І.) про стан виконання рішення (розпорядження) інформувати керівника міської ради, на якого покладені функції контролю за виконанням акту, до 20.10.2011».

6. Виконавець, який готував проект акту, складає та підписує реєстр, де окремо зазначає підрозділи та виконавців, яким направляється акт.

7. Департамент організаційної роботи здійснює реєстрацію актів та направляє їх виконавчим органам на паперових носіях. У разі необхідності, з метою термінової розсилки документу електронною поштою здійснюється сканування зазначеного документу.

8. Розсилка на паперових носіях здійснюється згідно з реєстром розсилки через Департамент діловодства міської ради.

9. Контроль за виконанням актів, як правило, здійснюється секретарем міської ради, заступниками міського голови, заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради, директором галузевого департаменту у відповідності до функціональних обов'язків. В окремих випадках міський голова залишає контроль за собою.

10. Оперативно-технічний контроль за виконанням актів покладається на спеціаліста відділу забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи.

11. На контроль ставляться прийняті акти, де вказані конкретні строки виконання та конкретні виконавці робіт чи заходів.

12. Контроль за виконанням акту здійснюється шляхом внесення акту в електронну базу даних, де вказується назва документа, дата та номер документа, а також термін виконання доручення, виконавець та конкретні строки виконання. Також формується номенклатурна справа по контролю - папка, де зберігається повний текст рішення чи розпорядження та інформації, що надходять у ході виконання акту.

13. Спеціалістом відділу забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи у строк не пізніше двох днів після постановки акту на контроль друкується контрольна картка (додаток № 1), яка підлягає реєстрації у журналі вихідних документів СЕД Департаменту організаційної роботи, маркуванню штрих-кодом та скануванню. Оформлена  належним чином контрольна картка направляється виконавцям.

14. Виконавець повертає контрольну картку до Департаменту організаційної роботи у визначений у картці термін. У розділі «Інформація про виконання» виконавцем вказуються номер і дата, до графи «Короткий зміст» вноситься інформація про виконання. Контрольна картка підписується керівником відповідного структурного підрозділу. До контрольної картки додається копія інформації про виконання, що надавалась керівництву міської ради.

15. У разі, якщо у акті вказано кілька виконавців та визначено відповідального, який узагальнює інформацію про виконання:

15.1 виконавці не пізніше ніж за 5 днів до строку виконання, встановленого відповідним актом, надають інформацію відповідальному за узагальнення матеріалів

15.2 якщо встановлений строк виконання завдань становить менше 5 днів, виконавці зобов'язані надати відповідальному необхідну інформацію не пізніше, як за 2 дні до закінчення встановленого строку.

15.3 виконавці повертають контрольну картку до Департаменту організаційної роботи, де у графі «Короткий зміст» зазначається інформація про надання відповідальному виконавцю матеріалів щодо виконання доручення.

15.4. Відповідальний виконавець:

15.4.1 узагальнює надану виконавцями інформацію;

15.4.2 готує проект мотивованої доповідної записки про стан виконання акту міському голові з пропозицією зняти виконаний акт з контролю або, за наявності об’єктивних причин, подовжити термін контролю з визначеною датою подовження;

15.4.3 узгоджує доповідну записку з керівником виконавчого органу, на якого покладено контроль за виконанням, та направляє міському голові для остаточного вирішення питання;

15.4.4  повертає заповнену належним чином контрольну картку та копію доповідної записки з відповідною резолюцією міського голови (зняти з контролю або термін контролю подовжити до____) до Департаменту організаційної роботи у визначений у картці термін.

16. При несвоєчасному виконанні акту виконавець разом з інформацією представляє пояснення про причини порушення строків виконання.

17. Акт вважається виконаним, якщо вирішені всі питання, поставлені в документі, підсумкова інформація погоджена з керівником, на якого був покладений контроль за виконанням даного акту, та за наявності відповідної резолюції міського голови.

18. Питання про хід виконання актів виконавчого комітету міської ради, у разі необхідності, може бути винесено на розгляд виконавчого комітету міської ради.

19. Виконавчі органи міської ради формують та зберігають справи за кожним видом актів відповідно до номенклатури справ, складеної згідно з Примірною інструкцією з питань діловодства у виконавчих органах Харківської міської ради.

Заступник міського голови -

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради                                                                А.Л. Риженко

Додаток 1

до п. 13 розділу 3

Харківська міська рада

Харківська міська рада

З а х о д и

по виконанню порядків з організації роботи зі зверненнями громадян, юридичних осіб і по підготовці та проведенню особистого прийому громадян у Харківській міській раді та її виконавчих органах

м. Харків

2011 рік

З А Х О Д И

по виконанню порядків з організації роботи зі зверненнями громадян, юридичних осіб і по підготовці та проведенню особистого прийому громадян у Харківській міській раді та її виконавчих органах

З метою удосконалення існуючої практики з діловодства по розгляду звернень громадян та юридичних осіб у виконавчих органах Харківської міської ради пропонується вжити наступних заходів:

1. Першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради, заступникам міського голови - директорам департаментів, директорам департаментів, керівникам управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради:

1.1. Забезпечувати розгляд звернень громадян та юридичних осіб у встановлені терміни та повне виконання наданих за ними доручень.

1.1.1. Призначати відповідальних осіб за організацію і здійснення контролю за виконанням документів у підпорядкованих підрозділах.

1.2. Надавати доручення виконавцям по розгляду звернень громадян та юридичних осіб протягом однієї доби після їх надходження.

1.3. Надаючи доручення по розгляду звернень громадян та юридичних осіб, обов’язково в них вказувати: прізвище виконавця (виконавців), визначення відповідального виконавця, вказівку про виконання, яка містить у собі конкретне доручення, термін виконання (якщо за розглядом встановлюється контроль), доручення про письмове повідомлення заявника щодо результатів розгляду його звернення, підпис керівника і дату.

1.4. Щотижнево розглядати на службовій нараді стан виконавської дисципліни по розгляду звернень громадян та юридичних осіб у підпорядкованих підрозділах та вживати заходів щодо усунення недоліків порушення термінів їх виконання.

1.4.1. Розробляти та реалізовувати заходи щодо підвищення рівня виконавської дисципліни.

1.5. Кожен факт порушень встановлених термінів розгляду звернень громадян та юридичних осіб розглядати особисто та вживати заходи впливу до безпосередніх виконавців, які не забезпечують дотримання вимог Закону України «Про звернення громадян», порядків з організації роботи зі зверненнями громадян, юридичних осіб і по підготовці та проведенню особистого прийому громадян у Харківській міській раді та її виконавчих органах та інших нормативних актів.

1.5.1. Проекти відповідей авторам звернень, інформацій на доручення керівництва міської ради, особливо надані на особистих прийомах громадян, які виконані з порушенням місячного терміну, надавати тільки з пояснювальною запискою керівника про причини цих порушень.

1.6. Заслуховувати звіти керівників підпорядкованих органів за стан роботи по розгляду звернень громадян та юридичних осіб.

1.7. Планувати та організовувати проведення перевірок у підпорядкованих органах по виконанню вимог Закону України «Про звернення громадян», запроваджувати у практичну діяльність вимоги порядків з організації роботи зі зверненнями громадян, юридичних осіб і по підготовці та проведенню особистого прийому громадян у Харківській міській раді та її виконавчих органах та вносити пропозиції по усуненню існуючих недоліків міському голові.

1.8. Не допускати порушень графіків особистого прийому громадян.

2. Помічникам міського голови, секретаря Харківської міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови - директорів департаментів, директорів департаментів, посадовим особам, які ведуть діловодство за зверненнями громадян та юридичних осіб у виконавчих органах міської ради:

2.1. Забезпечувати надання звернень громадян та юридичних осіб керівництву для розгляду протягом однієї доби після їх отримання.

2.2. При самостійній підготовці доручень по зверненням громадян та юридичних осіб:

2.2.1. Обов’язково вказувати у дорученні прізвище виконавця (виконавців), вказівку про виконання, яка містить у собі конкретне доручення, термін виконання (якщо за розглядом встановлюється контроль), доручення про письмове повідомлення заявника щодо результатів розгляду його звернення, підпис керівника і дату;

2.2.2. Відпрацьовувати звернення громадян та юридичних осіб, що надійшли керівникам на особистих прийомах, та передавати їх для відправки виконавцям не пізніш наступного після прийому дня.

2.2.3. Не допускати направлення звернень громадян та  юридичних осіб на розгляд керівникам виконавчих органів міської ради, до компетенції яких не входять поставлені у зверненнях питання. У разі повернення звернень за цих обставин, терміново вносити відповідні зміни у доручення.

3. Посадовим особам, які ведуть діловодство зі зверненнями громадян та юридичних осіб у виконавчих органах міської ради:

3.1. До 10 числа наступного за звітним кварталом місяця готувати та надавати до Департаменту діловодства аналітичні дані за встановленою формою (додаток 1).

3.2. Щотижнево аналізувати стан виконавської дисципліни по розгляду звернень громадян та юридичних осіб і надавати письмову інформацію керівникам виконавчих органів міської ради для відповідного реагування.

3.3. Щоквартально надавати керівникам виконавчих органів міської ради аналітичні довідки про стан роботи підпорядкованих органів по розгляду звернень громадян, юридичних осіб, організації та проведенню особистих прийомів громадян.

4. Відділам з питань звернень громадян та з питань юридичних осіб Департаменту діловодства міської ради:

4.1. Реєструвати  звернення громадян, юридичних осіб  та передавати їх на розгляд керівництву у день надходження, але не пізніше наступного робочого дня, у разі надходження їх після 17.00 години.

4.2. Здійснювати  попередній розгляд звернень громадян, юридичних осіб та визначати ті, які не віднесені до повноважень органу чи посадової особи, котрі отримали, і самостійно направляти їх за призначенням, про що обов’язково повідомляти заявнику.

4.3. Здійснювати щоденний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень громадян, юридичних осіб та повним виконанням доручень керівників.

4.4. Щотижнево аналізувати стан виконавської дисципліни по розгляду звернень громадян та юридичних осіб і надавати письмову інформацію міському голові, заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради для вжиття відповідних заходів.

4.5. Щоквартально надавати міському голові звіти про стан роботи виконавчих органів міської ради по розгляду звернень громадян та юридичних осіб, проведення особистих прийомів громадян та  направляти їх до виконавчих органів міської ради для урахування у роботі та відповідного реагування.

4.6. Надавати практичну та методичну допомогу виконавчим органам міської ради, підприємствам, установам та організаціям незалежно від форм власності в організації роботи зі зверненнями громадян, юридичних осіб і по підготовці та проведенню особистого прийому громадян.

5. Департаменту діловодства планувати та організовувати перевірки стану роботи по виконанню Закону України «Про звернення громадян» у виконавчих органах міської ради, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності, запроваджувати у практичну діяльність вимоги порядків з організації роботи зі зверненнями громадян, юридичних осіб і по підготовці та проведенню особистого прийому громадян у Харківській міській раді та її виконавчих органах, вносити пропозиції по усуненню існуючих недоліків міському голові та заступнику міського голови – керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

Заступник міського голови -

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради                                                        А.Л. Риженко

Додаток 1

до п. 3.1. розділу 4

статистичний звіт

про кількість усних та письмових звернень громадян та юридичних осіб, що надійшли до

___________________________________________________________

(назва виконавчого органу)

за _____________________ 20______ року

(який період)

Керівник виконавчого органу

міської ради                                                                                                                        (П.І.Б.)

Харківська міська рада

З а х о д и

по виконанню порядку з організації роботи з актами,

які видаються Харківською міською радою та її виконавчим комітетом, міським головою

м. Харків

2011 рік

                                                       

Додаток № 5

до розпорядження міського голови

від 15.07.2011 р. № 3081

Заходи

по виконанню порядку з організації роботи з актами,

які видаються Харківською міською радою та її виконавчим комітетом, міським головою

З метою забезпечення своєчасного та якісного виконання рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови пропонується вжити наступні заходи щодо здійснення контролю за виконанням зазначених актів міської ради:

1. Першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради, заступникам міського голови - директорам департаментів, директорам департаментів, керівникам управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради:

1.1. Забезпечувати виконання актів у встановлені терміни відповідно до наданих доручень.

1.2. Призначати відповідальних осіб за організацію і здійснення контролю за виконанням документів.

1.3. Надавати доручення виконавцям по контролю за виконанням актів протягом однієї доби після їх надходження.

1.4 Надаючи доручення по актам, де зазначено кілька відповідальних за виконання, обов'язково в них вказувати відповідального за збір, вказівку про виконання, яка містить у собі конкретне доручення та термін виконання.

1.5. Кожен факт порушень встановлених термінів виконання доручень, розглядати особисто та вживати заходи впливу на безпосередніх виконавців, які не забезпечують дотримання вказаних термінів виконання.

1.6. Розробляти та реалізовувати заходи щодо підвищення рівня виконавської дисципліни.

1.7. Ввести в практику, що у разі надання інформації про виконання документів з порушенням термінів, підрозділом готується пояснювальна записка на ім’я керівника виконавчого органу, на якого, згідно з актом, покладено контроль за виконанням, та про реагування керівництва повідомляється Департамент організаційної роботи.

2. Департаменту організаційної роботи:

2.1. Здійснювати оперативно-технічний контроль за виконанням актів.

2.2 Ставити на контроль прийняті акти, де вказані конкретні строки виконання та конкретні виконавці робіт чи заходів.

2.3 Оформлену належним чином контрольну картку не пізніше двох днів після постановки акту на контроль направляти виконавцям.

2.4. Щотижнево аналізувати стан виконавської дисципліни виконавчих органів Харківської міської ради та, у випадку відсутності інформації про виконання в зазначений термін:

- направляти нагадування про закінчення строку виконання документів;

- направляти листи керівникам за підписом директора Департаменту щодо надання інформації про виконання простроченого доручення;

- у разі, якщо термін контролю подовжується, надсилати виконавцям повідомлення з інформацією про те, що документи знаходяться на виконанні і потребують остаточної відповіді;

- у разі необхідності надавати письмову інформацію керівництву міської ради для вжиття відповідних заходів.

2.5. Щоквартально, до 15 числа наступного за звітним кварталом місяця, готувати та надавати заступнику міського голови - керуючому справами виконавчого комітету міської ради доповідну записку про виконавську дисципліну у виконавчих органах Харківської міської ради.

2.6. Щорічно, до 20 січня наступного за звітним року, готувати та надавати міському голові погоджений заступником міського голови – керуючим справами виконавчого комітету міської ради звіт про виконавську дисципліну у виконавчих органах Харківської міської ради за рік, що минув.

2.7. У разі виявлення систематичного порушення виконавської дисципліни організовувати проведення перевірок у структурних підрозділах міської ради.

2.8. Надавати практичну та методичну допомогу виконавчим органам міської ради, комунальним підприємствам, установам, організаціям адміністраціям районів Харківської міської ради в організації своєчасного та якісного виконання рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови.

Заступник міського голови -

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради                                         А.Л. Риженко