---

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 14.11.2019 № 150

Про внесення змін до Положення про відділ з питань прийому громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради

З метою вдосконалення роботи відділу з питань прийому громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради, керуючись ст.ст. 42, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Внести зміни до розпорядження міського голови від 28.05.2012 № 2307 «Про затвердження положень про структурні підрозділи Департаменту діловодства Харківської міської ради», виклавши додаток 3 у новій редакції (додається).

2. Контроль за виконанням розпорядження покласти на заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради Чечетову-Терашвілі Т.М.

Міський голова Г.А. КЕРНЕС

Додаток 3

до розпорядження міського голови від 28.05.2012 № 2307

«Про затвердження положень про структурні підрозділи

Департаменту діловодства Харківської міської ради»

в редакції розпорядження міського голови

від 14.11.2019 р. № 150

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ з питань прийому громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Відділ з питань прийому громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради (далі - Відділ) є структурним підрозділом Департаменту діловодства Харківської міської ради (далі - Департамент).

1.2. Відділ підпорядкований директору Департаменту та його заступникам.

1.3. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, актами Президента України, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, наказами директора Департаменту, Положенням про Департамент, цим Положенням та іншими нормативними актами.

1.4. На посаду начальника Відділу, його заступника та працівників Відділу призначаються особи, що мають вищу освіту і необхідний стаж роботи за фахом. Усі працівники Відділу приймаються на посади і звільняються з посад міським головою.

1.5. Департамент створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників Відділу, забезпечує їх окремим приміщенням, телефонним зв’язком, сучасними засобами оргтехніки, законодавчими й іншими нормативними актами і довідковими матеріалами, іншими посібниками та літературою з питань діловодства.

2. Мета та завдання Відділу

2.1. Метою та основними завданнями Відділу є:

2.1.1. Організація та проведення прийому громадян, які звертаються до громадської приймальні виконавчого комітету Харківської міської ради.

2.1.2. Забезпечення своєчасного розгляду усних звернень громадян, що звернулися до Відділу, надання допомоги та необхідних рекомендацій щодо розв’язання проблем, які спричинили звернення.

2.1.3. Організація та підготовка матеріалів для проведення особистих прийомів громадян міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради.

2.1.4. Організація та підготовка матеріалів для проведення особистих виїзних прийомів громадян міським головою.

2.1.5. Здійснення систематичного контролю за проведенням особистих прийомів громадян керівниками виконавчих органів Харківської міської ради, підприємств, установ та організацій комунальної власності територіальної громади міста Харкова та узагальнення матеріалів для інформування міського голови.

2.1.6. Надання методичної допомоги виконавчим органам Харківської міської ради, підприємствам, установам та організаціям комунальної власності територіальної громади міста Харкова з питань організації особистих прийомів.

2.1.7. Координація роботи громадських приймалень Харківського міського голови, надання їм консультативної, методичної та практичної допомоги.

2.1.8. Взаємодія при виконанні покладених на нього функцій з органами виконавчої влади, депутатами, постійними комісіями, тимчасовими контрольними комісіями, департаментами, адміністраціями районів Харківської міської ради та іншими виконавчими органами Харківської міської ради, підприємствами, установами, організаціями, громадськими об’єднаннями.

2.1.9. Вивчення та узагальнення роботи виконавчих органів Харківської міської ради, підприємств, установ та організацій комунальної власності територіальної громади міста Харкова з питань організації особистих прийомів громадян.

2.1.10. Проведення аналітичної роботи щодо звернень громадян до міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

3. Функції Відділу відповідно до завдань та повноважень

3.1. Відділ відповідно до покладених на нього завдань та повноважень:

3.1.1. Розробляє графіки особистого прийому громадян міським головою, секретарем міської ради, головами постійних комісій міської ради, першим заступником міського голови, заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради, заступниками міського голови, заступниками міського голови - директорами департаментів та узагальнює графіки особистого прийому громадян керівниками інших виконавчих органів міської ради.

3.1.2. Здійснює попередній запис громадян на особистий прийом до міського голови, секретаря міської ради, голів постійних комісій міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови, заступників міського голови — директорів департаментів та окремих керівників департаментів Харківської міської ради.

3.1.3. Запрошує на прийом до міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, керівників органів, підприємств та установ, до повноважень яких відноситься вирішення питань, з якими звернулись громадяни.

3.1.4. Здійснює підготовку матеріалів для проведення особистих прийомів міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

3.1.5. Здійснює підготовку матеріалів для проведення особистих виїзних прийомів міського голови.

3.1.6. Інформує громадян про результати розгляду їх звернень.

3.1.7. Контролює своєчасне і повне виконання виконавчими органами Харківської міської ради, підприємствами, установами, організаціями комунальної власності територіальної громади міста Харкова доручень міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, наданих за підсумками особистих прийомів громадян.

3.1.8. Аналізує та узагальнює проблеми, що порушені громадянами на особистих прийомах міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

3.1.9. Готує за результатами аналізу звернень громадян матеріали для надання директору Департаменту про кількість та характер звернень громадян, записаних на особисті прийоми до керівництва Харківської міської ради, голів постійних комісій міської ради.

3.1.10. Вносить пропозиції директору Департаменту щодо поліпшення роботи з питань розгляду звернень громадян, особистих прийомів, усунення причин, через які надходять обгрунтовані скарги.

3.1.11. Вивчає та узагальнює матеріали для директора Департаменту про роботу виконавчих органів Харківської міської ради щодо організації особистих прийомів громадян.

3.1.12. Аналізує форми та методи роботи виконавчих органів Харківської міської ради щодо організації роботи з питань прийому громадян, надає їм консультативну, методичну та практичну допомогу.

3.1.13. Здійснює контроль за станом роботи щодо організації особистого прийому у виконавчих органах Харківської міської ради, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності.

3.1.14. Бере участь у засіданнях виконавчого комітету Харківської міської ради, апаратних нарадах, семінарах та інших заходах, що проводяться виконавчими органами Харківської міської ради, з питань роботи зі зверненнями громадян.

3.1.15. Готує проекти рішень виконавчого комітету Харківської міської ради і розпоряджень міського голови про організацію та стан роботи з питань прийому громадян та забезпечує їх виконання.

3.1.16. Готує матеріали для засобів масової інформації з метою інформування територіальної громади міста Харкова про підсумки розгляду звернень громадян, що надійшли на особистих прийомах міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

3.1.17. Забезпечує захист персональних даних фізичних осіб, які звернулися до Відділу, під час їх обробки та зберігання відповідно до чинного законодавства України.

3.2. Відділ має право:

3.2.1. Одержувати в установленому порядку від виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій та посадових осіб документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

3.2.2. Використовувати системи зв’язку і комунікації міської ради.

3.2.3. Готувати та вносити в установленому порядку пропозиції керівництву Департаменту щодо притягнення до відповідальності осіб, винних у порушенні законодавства з питань, що належать до його компетенції.

3.2.4. Організовувати проведення нарад, семінарів, конференцій, навчань з питань, що належать до його компетенції.

3.2.5. Залучати фахівців, вчених, експертів для вирішення завдань, що належать до компетенції Відділу.

4. Керівництво Відділом

4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою за поданням директора Департаменту та заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

4.2. Начальник Відділу:

4.2.1. Здійснює керівництво діяльністю Відділу.

4.2.2. Організовує роботу Відділу, забезпечує виконання покладених на Відділ завдань.

4.2.3. Розподіляє обов’язки між спеціалістами Відділу.

4.2.4. Несе персональну відповідальність за невиконання або неналежне виконання покладених на нього завдань, реалізацію його повноважень, дотримання трудової дисципліни.

4.2.5. Забезпечує, в межах своєї компетенції, виконання рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, наказів та доручень директора Департаменту.

4.2.6. Інформує директора Департаменту про виконання його доручень та про інші питання, які стосуються діяльності Відділу.

4.2.7. Здійснює . інші повноваження за дорученням директора Департаменту.

4.3. Начальник Відділу має одного заступника. Заступник начальника Відділу:

4.3.1. Організовує виконання доручень начальника Відділу.

4.3.2. Здійснює інші повноваження, визначені посадовою інструкцією.

4.3.3. Заміщує начальника Відділу під час його відсутності.

4.4. Працівники Відділу діють в межах повноважень, визначених посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою.

5. Заключні положення

5.1. Припинення діяльності Відділу здійснюється у встановленому порядку відповідно до вимог діючого законодавства України.

5.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.

Заступник директора

Департаменту діловодства

Харківської міської ради В.С. РОГОВ

Заступник міського голови –

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради Т.М. ЧЕЧЕТОВА-ТЕРАШВІЛІ