Про внесення змін до рішення виконавчого комітету Харківської міської ради від 05.04.2017 № 230

Номер
/
Сесія
/
Тип
Проекти рішеннь
Дата прийняття
08/10/2018
Видавник
Виконавчий комітет Харківської міської ради
Вид
Рішення

2

Продовження додатка

У К Р А Ї Н А


ХАРКІВСЬКА

МІСЬКА РАДА
ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

У К Р А И Н А


ХАРЬКОВСКИЙ

ГОРОДСКОЙ СОВЕТ
ХАРЬКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ


Р І Ш Е Н Н Я

Проект


Від___________№ ___________


Про внесення змін до рішення

виконавчого комітету Харківської

міської ради від 05.04.2017 № 230



На підставі ст. 112 Закону України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні», ст. 371 Закону України
«Про місцеве самоврядування в Україні», ст. 40, п. 2 ч. 2 ст. 52, ч. 6 ст. 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Харківської міської ради


ВИРІШИВ:


1. Внести зміни до рішення виконавчого комітету Харківської міської ради від 05.04.2017 № 230, виклавши додаток у новій редакції (додається).


2. Рішення набирає чинності з 15.11.2018.


3. Контроль за виконанням рішення покласти на заступника міського голови з питань правового забезпечення Стаматіну М.В.




Міський голова





Г.А. Кернес

Т.М. Чечетова-Терашвілі



М.В. Стаматіна




О.І. Дробот



В.М. Басараб




Литвинець 725 30 68

Додаток

до рішення виконавчого комітету

Харківської міської ради

від _______________ № ________



ПОЛОЖЕННЯ

про Реєстр територіальної громади міста Харкова



1. Загальні положення

1.1. Положення затверджене з метою забезпечення виконання Харківською міською радою та її виконавчими органами визначених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», Законом України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні» (далі - Закон), делегованих повноважень у сфері реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб, формування та ведення відповідним органом реєстрації Реєстру територіальної громади міста Харкова, а також видачі довідок, передбачених актами законодавства України.

1.2. Реєстр територіальної громади міста Харкова (далі - Реєстр) - автоматизована база даних, призначена для зберігання, обробки, використання визначеної Законом інформації, що створюється, ведеться та адмініструється органом реєстрації для обліку осіб, які проживають на території міста Харкова.

Для потреб реєстрації місця перебування осіб органом реєстрації зберігається, обробляється, використовується визначена законодавством інформація, що міститься у Реєстрі, в порядку, передбаченому цим Положенням.

Інформація з Реєстру використовується для формування та видачі довідок, передбачених цим Положенням.

1.3. Виконавчим органом Харківської міської ради, на який покладено повноваження з реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб у межах міста Харкова, формування та ведення Реєстру,
є Департамент реєстрації Харківської міської ради (далі - орган реєстрації).

Орган реєстрації є відповідальним за забезпечення автоматичного формування довідок з Реєстру та їх зміст.

1.4. Орган реєстрації забезпечує розвиток, удосконалення Реєстру, формування довідок з Реєстру та є розпорядником відповідного Реєстру.

1.5. Уповноваженими органами з видачі довідок з Реєстру є:

1.5.1. За зверненнями фізичних осіб:

1.5.1.1. Центри надання адміністративних послуг міста Харкова або його територіальні підрозділи (далі - Центр).

1.5.1.2. Комунальне підприємство «Жилкомсервіс», інші комунальні підприємства за умови:

- отримання доручення/згоди від особи про вжиття заходів щодо формування інформації з Реєстру;

- укладення договору з Адміністратором веб-сайту за попереднім погодженням з Департаментом реєстрації Харківської міської ради.

1.5.1.3. Об'єднання співвласників багатоквартирних будинків, житлові кооперативи, житлово-будівельні кооперативи, відповідні підприємства/організації - виконавці послуг з управління (утримання) багатоквартирного будинку (гуртожитку) за умови:

- отримання доручення/згоди від особи про вжиття заходів щодо формування інформації з Реєстру відповідній посадовій особі виконавців послуг з управління (утримання) об'єднання співвласників багатоквартирного будинку, житлово-будівельного кооперативу, підприємства/організації
за місцем проживання відповідної особи;

- укладення договору з Адміністратором веб-сайту за попереднім погодженням з Департаментом реєстрації Харківської міської ради.

Особами, які мають право давати вищезазначене доручення/згоду про вжиття заходів щодо формування інформації з Реєстру, можуть бути власники (один із співвласників)/наймач житла або особа, місце проживання якої зареєстровано за адресою відповідного житла (їх законний представник або представник за довіреністю).

1.5.2. За запитами органів державної влади, органів місцевого самоврядування (їх виконавчих органів), осіб, уповноважених на виконання функцій держави/органів місцевого самоврядування, адвокатів, приватних нотаріусів та приватних виконавців - Департамент реєстрації Харківської міської ради.

1.6. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

- документи, до яких вносяться відомості про місце проживання/перебування особи, - паспорт громадянина України, тимчасове посвідчення громадянина України, посвідка на постійне проживання, посвідка на тимчасове проживання, посвідчення біженця, посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту, посвідчення особи, якій надано тимчасовий захист, довідка про звернення за захистом в Україні;

- документи, що посвідчують особу, - документи, передбачені пунктами 1, 2 частини 1 статті 13 Закону України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус», а для іноземців, які
не мають документа, що посвідчує особу, виданого в Україні, - паспорт громадянина відповідної країни (у тому числі для виїзду за кордон)
за наявності засвідченого в установленому порядку перекладу українською мовою;

- портал електронних сервісів міста Харкова
(далі - веб-сайт) - сукупність програмних та апаратних засобів з унікальною адресою у мережі Інтернет (www.e-kharkiv.org) разом з інформаційними ресурсами, що перебувають у розпорядженні Харківської міської ради
(її виконавчих органів) і забезпечують доступ юридичних та фізичних осіб
до цих інформаційних ресурсів та інформаційних послуг, що надаються структурними підрозділами Харківської міської ради та комунальними підприємствами міста Харкова через мережу Інтернет;

- адміністратор веб-сайту - комунальне підприємство «Харківський Дата Центр», яке здійснює адміністрування програмних та апаратних засобів,
за допомогою яких здійснюється інтеграція інформації із зовнішніми автоматизованими системами, зокрема шляхом забезпечення доступу
до такої інформації зовнішніх аутентифікованих та дистанційно ідентифікованих користувачів.

- адміністратор безпеки Реєстру - комунальне підприємство «Харківський Дата Центр», яке відповідає за захист інформаційних ресурсів, дотримання вимог політики безпеки в Реєстрі, а також забезпечує функціонування програмного та апаратного забезпечення Реєстру;

- авторизований користувач – авторизований абонент, який
за допомогою засобів дистанційної ідентифікації користувачів (електронного цифрового підпису тощо) здійснює доступ до веб-сайту з метою отримання відповідної довідки з Реєстру;

- довідка - інформація з Реєстру, сформована відповідними
апаратно-програмними засобами, для цілей, визначених актами законодавства України та у випадках передбачених цим Положенням.

2. Формування та ведення Реєстру

2.1. Безпосереднє формування та ведення Реєстру покладено
на співробітників відповідного структурного підрозділу Департаменту реєстрації Харківської міської ради відповідно до розподілу обов'язків.

2.2. Ведення Реєстру здійснюється державною мовою.

2.3. Відомості з картотеки з питань реєстрації фізичних осіб, що передані до органу реєстрації в електронному вигляді комунальним підприємством «Жилкомсервіс», які внесені до Реєстру - мовою оригіналу (до актуалізації відповідних відомостей державною мовою).

2.4. Ведення Реєстру здійснюється за допомогою технічних
і програмних засобів, які забезпечують захист відомостей, що містяться
у Реєстрі, від несанкційованих дій, у тому числі з дотриманням вимог функціонування комплексної системи захисту інформації Реєстру.

2.5. Реєстр сформований на підставі інформації про осіб, місце проживання яких зареєстровано/знято з реєстрації у місті Харкові:

- отриманої органом реєстрації від органу ведення Державного реєстру виборців відповідно до пункту 2 розділу II Закону України
від 10.12.2015 № 888-VIII «Про внесення змін до деяких законодавчих
актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування та оптимізації надання адміністративних послуг»
(далі - Закон № 888-VIII);

- щодо яких органом реєстрації з 04.04.2016 прийняті рішення
за результатами розгляду документів, поданих для реєстрації/зняття
з реєстрації місця проживання/перебування;

- отриманої органом реєстрації за особистим зверненням особи або
її представника/законного представника щодо внесення відомостей до Реєстру про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання особи у місті Харкові до 04.04.2016, що підтверджено поданими особою/її представником документами;

- отриманої органом реєстрації за особистим зверненням особи або
її законного представника щодо підтвердження факту реєстрації місця проживання неповнолітньої/малолітньої особи у місті Харкові до 04.04.2016 та за результатами перевірки наданої інформації з доступних джерел (картотека з питань реєстрації фізичних осіб, передана до органу реєстрації
в порядку, передбаченому абзацом 1 пункту 3 розділу II Закону № 888-VIII, відомості, отримані від уповноважених органів виконавчої влади/органів місцевого самоврядування, тощо);

- отриманої органом реєстрації за особистим зверненням особи
(її представника) щодо внесення відомостей до документів, в яких зазначаються відомості про місце проживання/перебування, про зміну нумерації будинків, перейменування вулиць (проспектів, бульварів, майданів, провулків, кварталів тощо), населених пунктів,
адміністративно-територіальних одиниць, зміни в адміністративно-територіальному устрої;

- отриманої органом реєстрації у зв'язку з надходженням рішення суду, яке набрало законної сили, про позбавлення права власності на житлове приміщення або права користування житловим приміщенням, про виселення, про зняття з реєстрації місця проживання особи, про визнання особи безвісно відсутньою або оголошення її померлою;

- отриманої органом реєстрації у зв'язку з надходженням
повідомлення територіального органу або підрозділу Державної міграційної
служби України (далі - ДМС) із зазначенням відповідних реквізитів
паспорта померлої особи або документа про смерть, виданого компетентним органом іноземної держави, легалізованого в установленому порядку;

- отриманої органом реєстрації у зв'язку з надходженням інформації
з територіального органу ДМС або територіального підрозділу ДМС,
на території обслуговування якого зареєстровано місце проживання особи, про закінчення строку дії посвідки на тимчасове проживання
або копії рішення про скасування посвідки на тимчасове проживання
чи скасування дозволу на імміграцію та посвідки на постійне проживання
в Україні;

- отриманої органом реєстрації у зв'язку з надходженням письмового повідомлення соціальної установи, закладу соціального обслуговування
та соціального захисту про припинення підстав для проживання бездомної особи у спеціалізованій соціальній установі, закладі соціального обслуговування та соціального захисту;

- отриманої органом реєстрації у зв'язку з надходженням заяви особи про зняття з реєстрації місця проживання померлої особи на підставі свідоцтва про смерть;

- отриманої органом реєстрації у зв'язку з надходженням заяви власника/співвласників/наймача житла або їх представників із документами, які свідчать про припинення підстав на право користування житловим приміщенням осіб - у разі підтвердження поданої заявником інформації наявною в органі реєстрації інформацією;

- отриманої органом реєстрації у зв'язку з надходженням копії висновку та/або листа ДМС, відповідно до якого прийнято рішення про скасування реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування особи, проведених до 04.04.2016;

- отриманої органом реєстрації у зв'язку з надходженням повідомлення іншого органу реєстрації про зняття з реєстрації місця проживання особи;

- внесеної на підставі пункту 7.1 цього Положення.

2.6. Реєстр складається з:

2.6.1. Відомостей отриманих органом реєстрації від органу ведення Державного реєстру виборців відповідно до пункту 2 розділу II Закону
№ 888-VIII;

2.6.2. Відомостей внесених до Реєстру співробітниками органу реєстрації з 04.04.2016.

2.6.3. Відомостей з картотеки з питань реєстрації фізичних осіб, що передані до органу реєстрації в електронному вигляді комунальним підприємством «Жилкомсервіс», іншими підприємствами/організаціями - виконавцями послуг з управління багатоквартирними будинками - для актуалізації відомостей, що містяться в Реєстрі.

2.7. Ведення Реєстру здійснюється програмними засобами, які мають
у тому числі, але не виключно забезпечувати:

2.7.1. Авторизацію посадової особи органу реєстрації.

2.7.2. Внесення визначеної Законом та цим Положенням інформації про фізичну особу.

2.7.3. Зберігання персональних даних, що внесені до Реєстру, та їх відображення.

2.7.4. Пошук інформації про фізичну особу за базою даних Реєстру.

2.7.5. Перевірку персональних даних особи за базами даних, які сформовані з використанням персональних даних Реєстру.

2.7.6. Взаємопов'язаний пошук за атрибутами, відображення
в інтерфейсі та друк результатів.

2.7.7. Проведення реєстраційних дій (реєстрація/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб, скасування реєстрації/зняття
з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб) за видами відповідно до вимог чинного законодавства.

2.7.8. Внесення до Реєстру відомостей, передбачених Правилами реєстрації місця проживання, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 02.03.2016 № 207 (далі - Правила), про надходження до органу реєстрації повідомлення особи, яка має невиконані майнові зобов'язання, накладені в адміністративному порядку чи за судовим рішенням, або призивається на строкову військову службу і не має відстрочки, або бере участь у судовому процесі в будь-якій якості.

2.7.9. Формування та друк звітів, карток фізичних осіб, відомостей за встановленими формами, а також з можливістю автоматичного присвоєння вихідних номерів довідок про реєстрацію місця проживання особи (додаток 13 до Правил), довідок про реєстрацію місця перебування (додаток 14 до Правил), повідомлень про зняття з реєстрації місця проживання особи (додаток 15 до Правил), довідок про зняття з реєстрації місця проживання (додаток 16 до Правил), повідомлень про скасування реєстрації/зняття
з реєстрації місця проживання/перебування особи (додаток 17 до Правил), інформаційних довідок з Реєстру та відмов у наданні інформації з Реєстру за встановленими формами, повідомлень про зняття з реєстрації померлої особи і за наявності технічної можливості також інших документів, що
є результатом прийняття органом реєстрації рішень у сфері реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання осіб.

2.7.10. Коригування даних про фізичну особу у разі встановлення розбіжностей між відомостями, що містяться у Реєстрі, та поданими особою (її представником) документами або інформацією органу виконавчої влади, який реалізує державну політику у сфері реєстрації фізичних осіб.

2.7.11. Внесення на підставі відповідних актів інформації про зміну нумерації будинків, перейменування вулиць (проспектів, бульварів, майданів, провулків, кварталів тощо), населених пунктів, адміністративно-територіальних одиниць, зміни в адміністративно-територіальному устрої зі збереженням попередніх даних у Реєстрі.

2.7.12. Внесення змін до картки фізичної особи, які пов'язані зі зміною даних про особу (прізвище, ім'я, по батькові, реквізити паспортного документа, свідоцтва про народження тощо).

2.7.13. Передачу у визначеному законодавством порядку інформації до Єдиного державного демографічного реєстру (далі - ЄДДР).

2.7.14. Автоматизоване формування за встановленою формою та друк відомостей для періодичного поновлення інформації Державного реєстру виборців у місті Харкові про:

- громадян України, зареєстрованих за місцем проживання у місті Харкові, яким протягом наступного місяця виповниться 18 років;

- виборців, які протягом попереднього місяця зареєстрували своє місце проживання у місті Харкові;

- виборців, які протягом попереднього місяця зняті з реєстрації за місцем проживання у місті Харкові.

2.7.15. Ідентифікацію посадової особи органу реєстрації, яка здійснила реєстраційну дію в Реєстрі, внесла інформацію про особу, внесла зміни до інформації, що містяться в Реєстрі, або вжила заходів щодо формування інформації з Реєстру, що передбачено Положенням, із фіксацією дати та часу такої дії.

До Реєстру автоматично вноситься інформація про найменування відповідного структурного підрозділу Департаменту реєстрації Харківської міської ради, прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, якою внесено відповідний запис до Реєстру.

2.7.16. Інформування посадової особи органу реєстрації про порушення особою встановленого Законом строку звернення для реєстрації місця проживання після зняття з реєстрації попереднього місця проживання.

2.7.17. Внесення інформації до Реєстру щодо заборони вчиняти певні дії (зокрема здійснення реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування за адресою) на підставі актів органів державної влади та посадових осіб згідно із законом, що позбавить можливості внесення інформації до Реєстру про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування особи.

2.7.18. Інформування посадової особи органу реєстрації про реєстрацію місця проживання за відповідною адресою дитини (при внесенні інформації до Реестру у зв'язку з надходженням до органу реєстрації заяви особи, листа служби у справах дітей відповідного району міста Харкова Департаменту служб у справах дітей Харківської міської ради або повідомлення іншого органу реєстрації про зняття з реєстрації місця проживання особи).

2.7.19. Автоматизоване формування знеособлених даних з Реєстру за встановленими формами щодо реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання фізичних осіб для передачі до Головного управління статистики у Харківській області з метою забезпечення проведення державних статистичних спостережень щодо міграційних процесів, які відбуваються
у місті Харкові.

2.7.20. Автоматизоване формування повідомлення про реєстрацію (зняття з реєстрації) місця проживання призовників і військовозобов'язаних, за встановленими формами.

2.7.21. Інтеграцію із зовнішніми автоматизованими системами, зокрема шляхом забезпечення доступу зовнішніх аутентифікованих та дистанційно ідентифікованих користувачів до наявної інформації, яка обробляється за допомогою програмних засобів, які забезпечують ведення Реєстру.

2.8. До Реєстру вноситься інформація про особу, а також дані про її зміну:

- прізвище, власне ім'я (усі власні імена), по батькові;

- дата та місце народження;

- місце проживання/перебування;

- відомості про громадянство;

- стать;

- унікальний номер запису в ЄДДР (якщо така інформація внесена до паспорта громадянина України);

- дата реєстрації місця проживання/перебування;

- прізвище, ім'я та по батькові представника, якщо він діє від імені особи, та відомості про документ, що посвідчує повноваження представника;

- інформація про попереднє/майбутнє місце проживання;

- дата зняття з реєстрації місця проживання (після вибуття особи);

- інша інформація, яка повинна подаватися органом реєстрації до органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, установ та організацій відповідно до чинного законодавства.

2.9. Інформація до Реєстру вноситься в день прийняття відповідного рішення співробітником органу реєстрації. У разі виникнення зовнішніх обставин, що перешкоджають внести інформацію до Реєстру, які не залежать від органу реєстрації, внесення такої інформації здійснюється невідкладно
(у робочий день) після їх припинення.

2.10. Орган реєстрації у разі виявлення в Реєстрі помилкових відомостей про особу повідомляє їй про це у тридцятиденний строк із дня виявлення таких відомостей, а також звертається до особи з проханням надати достовірні відомості для внесення змін до відповідного реєстру та/або документи, до яких вносяться відомості про місце проживання/перебування особи, і передає відповідну інформацію до уповноваженого органу з ведення ЄДДР та Державного реєстру виборців.

2.11. У разі подання особою або її представником документів для отримання адміністративних послуг, передбачених підпунктом 2.7.7 пункту 2.7, пунктами 4.3, 4.4, 4.5, 4.6, 4.9 Положення, та невідповідності їх даних відомостям, що містяться у Реєстрі, для ідентифікації особи за основу береться така інформація про особу: прізвище, власне ім'я (усі власні імена), по батькові (у разі наявності в особи по батькові), дата народження, унікальний номер запису в ЄДДР (якщо така інформація внесена до паспорта громадянина України).

3. Доступ до Реєстру/доступ до інформації з Реєстру

3.1. Доступ до інформації, що міститься у Реєстрі, здійснюється
з дотриманням вимог Закону, а також законів України «Про інформацію», «Про захист персональних даних» та інших вимог чинного законодавства.

3.2. Органом реєстрації ведеться облік посадових осіб відповідного структурного підрозділу Департаменту реєстрації Харківської міської ради, які мають доступ до Реєстру, та визначається рівень їх доступу до нього згідно з положеннями про структурні підрозділи органу реєстрації та посадовими інструкціями працівників органу реєстрації.

3.3. Працівники, які мають доступ до персональних даних, дають письмове зобов'язання про нерозголошення персональних даних, які їм було довірено або які стали їм відомі у зв'язку з виконанням професійних, службових або трудових обов'язків.

Датою надання права доступу до персональних даних вважається дата надання зобов'язання відповідною посадовою особою.

3.4. Безпосередній доступ до Реєстру надається шляхом авторизації посадових осіб органу реєстрації з використанням електронного цифрового підпису, отриманого з акредитованого центру сертифікації ключів.

Працівник органу реєстрації зобов'язаний вжити заходів щодо забезпечення зберігання, запобігання несанкціонованому доступу та поширенню інформації з Реєстру, отриманої згідно з цим Положенням, відповідно до законодавства.

3.5. Доступ до Реєстру здійснюється виключно авторизовано, зі збереженням інформації про службову або посадову особу, яка здійснювала запит, та час такого запиту.

3.6. Забороняється обробляти дані про особу, що містяться в Реєстрі,
у випадках, не передбачених чинним законодавством та цим Положенням.

3.7. Службовим та посадовим особам розпорядника Реєстру забороняється розголошувати персональні дані, що стали їм відомі у зв'язку
з виконанням службових обов'язків.

3.8. У разі звільнення працівника, який мав доступ до персональних даних, або переведення його на іншу посаду, яка не передбачає виконання функцій щодо обробки персональних даних, що містяться в Реєстрі, його право доступу до персональних даних припиняється у порядку, встановленому органом реєстрації.

Датою позбавлення права доступу до персональних даних вважається дата звільнення працівника, дата переведення його на посаду, яка не передбачає виконання функцій щодо обробки персональних даних, що містяться в Реєстрі.

3.9. Обмін інформацією між органом реєстрації та іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування (їх виконавчими органами) здійснюється за попередньо погодженою з органом реєстрації формою за письмовою згодою особи з метою надання їй адміністративних послуг (у тому числі послуг соціального характеру) або у випадках, передбачених нормативно-правовими актами.

3.10. Передача персональних даних, внесених до Реєстру, іншим органам державної влади, органам місцевого самоврядування (їх виконавчим органам) без письмової згоди особи може здійснюватися лише у випадках, передбачених Законом.

3.11. Адміністратор безпеки забезпечує:

- захист законних прав щодо безпеки інформації, що обробляється за допомогою програмних засобів Реєстру у процесі інформаційної діяльності;

- дослідження технології обробки інформації з метою виявлення можливих каналів витоку та інших загроз для безпеки інформації, формування моделі загроз, розроблення політики безпеки інформації, визначення заходів, спрямованих на її реалізацію;

- організацію та координацію робіт, пов’язаних із захистом інформації в автоматизованій системі, забезпечення необхідного рівня захищеності інформації, ресурсів і технологій;

- розроблення проектів нормативних і розпорядчих документів, згідно з якими повинен забезпечуватися захист інформації в автоматизованій системі;

- організацію робіт зі створення і використання комплексної системи захисту інформації на всіх етапах життєвого циклу автоматизованої системи;

- участь в організації професійної підготовки і підвищенні кваліфікації користувачів з питань захисту інформації та користування Реєстром;

- формування у користувачів Реєстру розуміння необхідності виконання вимог нормативно-правових актів, нормативних і розпорядчих документів, що стосуються сфери захисту інформації;

- організацію забезпечення користувачами Реєстру вимог нормативно-правових актів, нормативних і розпорядчих документів із захисту інформації в автоматизованій системі та проведення контрольних перевірок їх виконання;

- надання консультацій та технічної підтримки користувачам Реєстру – посадовим особам органу реєстрації, яким надано доступ до Реєстру, для виконання покладених на них завдань та повноважень;

- функціонування програмного та апаратного забезпечення Реєстру, його технічне обслуговування і супровід.

3.12. Державні органи, органи місцевого самоврядування (їх виконавчі органи), нотаріуси, приватні виконавці зобов'язані негайно, але не пізніше двох робочих днів із дня припинення виконання Авторизованим користувачем своїх повноважень, на реалізацію яких йому надавалися ідентифікатори доступу до веб-сайту з метою отримання довідки з Реєстру, письмово повідомляти Адміністратору веб-сайту про необхідність скасування відповідних ідентифікаторів.

3.13. Посадовим особам уповноважених органів, які мають доступ до персональних даних осіб, забороняється розголошувати в будь-який спосіб персональні дані, які їм довірено або які стали їм відомі під час виконання ними посадових, трудових обов'язків, крім випадків, передбачених законом.

Поширення персональних даних без згоди відповідного суб'єкта здійснюється виключно у випадках, передбачених законами України, і лише (якщо це необхідно) в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини або за згодою суб'єкта відповідних персональних даних.

Авторизований користувач самостійно вживає заходів щодо забезпечення зберігання, запобігання несанкціонованому доступу та поширенню відповідної інформації, отриманої згідно з цим Положенням відповідно до вимог Закону України «Про захист персональних даних».

3.14. Дані Реєстру можуть використовуватися зі статистичною або науковою метою за умови їх знеособлення.

За відповідним запитом/заявою органом реєстрації з Реєстру надається інформація про кількість зареєстрованих за певною адресою осіб. Забороняється вимагати від заявника інформацію (довідку) з Реєстру, що підтверджує кількість зареєстрованих за певною адресою осіб, яку органи місцевого самоврядування (їх виконавчі органи), комунальні підприємства, можуть отримати самостійно в порядку, передбаченому цим Положенням.

4. Права осіб, персональні дані яких внесені до Реєстру

4.1. Кожна особа має право на доступ до своїх персональних даних, внесених до Реєстру, а також інші права щодо своїх персональних даних, передбачені Законом України «Про захист персональних даних».

4.2. З Реєстру надається інформація:

- кожній особі щодо наявності/відсутності персональних даних про неї в Реєстрі;

- представнику/законному представнику щодо особи, інтереси якої він представляє;

- власнику (одному із співвласників)/наймачу або особі, місце проживання якої зареєстровано за адресою відповідного житла (їх законному представнику або представнику за довіреністю), про осіб, зареєстрованих за відповідною адресою.

4.3. Для отримання інформації з Реєстру про себе особа до уповноважених органів, передбачених підпунктом 1.5.1 цього Положення, подає письмове звернення за формою, встановленою органом реєстрації, письмову згоду на обробку персональних даних і пред'являє документ, що посвідчує її особу, уповноваженому органу з видачі довідок з Реєстру
(для осіб, які відповідно до вимог законодавства повинні його отримати).

4.4. Для отримання інформації з Реєстру представником/законним представником щодо особи, інтереси якої він представляє, до уповноважених органів, передбачених підпунктом 1.5.1 цього Положення, подається письмове звернення за формою, встановленою органом реєстрації, та письмова згода на обробку персональних даних.

Одночасно уповноваженому органу з видачі довідок з Реєстру пред'являється:

- документ, що посвідчує особу представника/законного представника;

- довіреність (посвідчена в установленому законодавством порядку), відповідно до якої особою, відомості про яку містяться в Реєстрі, надані повноваження представнику отримувати її (особи) персональні дані/інформацію про неї (крім випадків, коли законними представниками
є батьки (усиновлювачі) особи, що підтверджується відповідним документом).

4.5. Для отримання інформаційної довідки з Реєстру та довідки про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб (довідки про склад сім'ї) за адресою житла власник (один із співвласників)/наймач житла або особа, місце проживання якої зареєстровано за адресою відповідного житла, які досягли 14-річного віку, їх законний представник або представник за довіреністю до уповноважених органів, передбачених підпунктом 1.5.1 цього Положення, надають письмове звернення за формою, встановленою органом реєстрації.

Одночасно уповноваженому органу з видачі довідок з Реєстру пред'являється:

- документ, що посвідчує особу заявника;

- документ, що підтверджує право власності заявника на відповідне житло (для власника (співвласників) житла);

- документ, що підтверджує статус наймача житла: ордер, договір найму (піднайму, оренди), рішення уповноваженого органу про визнання особи наймачем;

- документ, до якого вносяться відомості про місце проживання особи (для особи, місце проживання якої зареєстровано за адресою відповідного житла);

- довіреність, посвідчена в установленому законодавством порядку
(у разі надання документів представником);

- документ, що підтверджує повноваження особи як законного представника.

4.6. Посадові особи уповноважених органів з видачі довідок з Реєстру за зверненнями фізичних осіб (передбачених підпунктом 1.5.1 цього Положення) після прийняття документів, передбачених пунктами 4.3-4.6 цього Положення, за принципом «миттєвої послуги» невідкладно вживають заходів щодо формування та видачі заявнику результату надання послуги.:

- інформацію з Реєстру за формами, встановленими органом реєстрації, у вигляді довідки про реєстрацію місця проживання особи або довідки про реєстрацію місця перебування особи з урахуванням пункту 2.5 Положення - за результатами розгляду документів, передбачених пунктами 4.3, 4.4 цього Положення;

- інформаційну довідку з Реєстру та довідку про зареєстрованих
у житловому приміщенні осіб (довідку про склад сім'ї) за формами, встановленими органом реєстрації - за результатами розгляду документів, передбачених пунктом 4.5 цього Положення;

- письмову відмову за встановленою органом реєстрації формою із зазначенням підстав відмови.

4.7. У наданні інформації з Реєстру/Довідки може бути відмовлено, якщо:

- письмове звернення подано не за встановленою формою;

- заявник не подав необхідних документів або інформації;

- у поданих документах містяться недостовірні відомості або подані документи є недійсними;

- звернулася особа, яка не досягла 14 років;

- документи подано не в установленому цим Положенням порядку.

У випадку прийняття рішення про відмову у наданні інформації
з Реєстру заявнику повертаються подані ним копії документів, крім заяви, яка залишається в матеріалах номенклатурної справи відповідного уповноваженого органу з видачі інформації з Реєстру/Довідки. Строк зберігання заяв та документів щодо надання інформації з Реєстру/Довідок становить 3 роки.

Рішення посадової особи уповноваженого органу про відмову у наданні інформації з Реєстру /Довідок може бути оскаржено в установленому законом порядку.

4.8. У разі відсутності інформації в Реєстрі або необхідності внесення змін до інформації в Реєстрі особа письмово звертається (за формою, встановленою органом реєстрації) до Центру для внесення до Реєстру актуальної інформації про неї.

До письмового звернення додаються:

- засвідчена заявником копія документа, до якого вносяться відомості про місце проживання/перебування особи (для осіб, які відповідно до вимог законодавства повинні його отримати).

- засвічена адміністратором Центру копія свідоцтва про народження, документа, виданого компетентними органами іноземних держав, яка підлягає легалізації в установленому порядку, якщо інше не передбачено міжнародними договорами, із пред'явленням відповідного документа адміністратору Центру.

- документ, що підтверджує відомості про реєстрацію/зняття
з реєстрації місця проживання/перебування відповідної особи у місті Харкові (для неповнолітньої/малолітньої особи -у разі наявності);

- документ, що підтверджує достовірність заявлених заявником відомостей (при зверненні особи щодо зміни помилкових відомостей, що містяться в Реєстрі), у разі непідтвердження їх документом, до якого вносяться відомості про місце проживання/перебування особи;

- документ, що підтверджує зміну персональних даних особи (при зверненні особи щодо зміни відомостей, що містяться в Реєстрі), у разі непідтвердження їх документом, до якого вносяться відомості про місце проживання/перебування особи.

У разі подання заяви представником особи додатково подаються:

- засвідчена заявником копія документа, що посвідчує його особу, із пред'явленням адміністратору Центру оригіналу відповідного документа;

- документ, що підтверджує повноваження особи як представника, крім випадків, коли законними представниками є батьки (усиновлювачі).

4.8.1. Документи, передбачені пунктом 4.9 Положення, подаються до органу реєстрації через Центр та передаються адміністратором Центру відповідальному співробітнику органу реєстрації в день надходження документів.

Зміна помилкових відомостей про особу, які внесені під час реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування, здійснюється органом реєстрації в день звернення на підставі поданих особою або її представником заяви та документів, що підтверджують достовірність відповідних відомостей або в день отримання даних від відповідного виконавчого органу Харківської міської ради.

У випадку встановлення органом реєстрації розбіжностей між відомостями, що містяться в поданих заявником документах, та інформацією, наявною в органі реєстрації, строк розгляду відповідних документів може бути продовжений до двадцяти робочих днів для об'єктивного встановлення органом реєстрації обставин, про що заявнику повідомляється додатково.

4.8.2. За результатами розгляду документів, передбачених пунктом 4.9 Положення, органом реєстрації надається інформація з Реєстру за формою згідно з додатками 13, 14 до Правил у вигляді довідки про реєстрацію місця проживання/перебування.

4.8.3. За результатами розгляду документів, передбачених пунктом 4.9 Положення, відповідальний співробітник органу реєстрації в день надходження документів із Центру повертає адміністратору Центру результат надання відповідної послуги або лист про продовження строку їх розгляду згідно з пунктом 4.9 Положення.

4.8.4. У разі виявлення відповідним виконавчим органом Харківської міської ради під час прийняття/обробки документів для надання адміністративних або соціальних послуг розбіжностей між відомостями, що містяться у поданих особою документах, та відомостями, що отримані
з Реєстру, відповідний працівник повідомляє особу про це.

Дані про фізичну особу для внесення інформації/внесення змін до інформації, що міститься у Реєстрі (далі - Дані), надаються особою
(її представником) за формою, встановленою органом реєстрації, під час звернення до відповідного виконавчого органу Харківської міської ради для надання адміністративних або соціальних послуг. Працівник відповідного виконавчого органу Харківської міської ради перевіряє правильність заповнення особою Даних з документа, до якого вносяться відомості про місце проживання/перебування, та передає Дані до відповідного органу реєстрації не пізніше наступного робочого дня.

4.9. Коригування даних про особу у Реєстрі здійснюється за зверненням особи на номер телефону гарячої лінії, що зазначений у відповідній довідці, за допомогою засобів телефонного зв'язку, через веб-сайт у разі встановлення особою неактуальних відомостей в довідці, отримання якої передбачено цим Положенням. Органом реєстрації вживаються заходи щодо перевірки інформації зазначеної у зверненні, за результатами якої особа повідомляється «уповноваженою посадовою особою з прийому звернень на гарячу лінію.

4.10. Особа несе персональну відповідальність за інформацію (дані), наведену в письмовому зверненні, та достовірність (дійсність) пред'явлених документів, що передбачені пунктами 4.3-4.6, 4.9 Положення.

4.11. У внесенні інформації про особу до Реєстру/внесенні змін до інформації про особу в Реєстрі може бути відмовлено, якщо:

- внесення інформації не передбачено Законом, Правилами та цим Положенням;

- не було подано визначених цим Положенням документів або інформації;

- під час перевірки інформації, наданої заявником, органом реєстрації встановлено її недостовірність;

- звернулася особа у віці до 14 років;

- заявник згідно із Законом та цим Положенням не має права вимагати внесення відповідної інформації до Реєстру;

- документи подано не в установленому цим Положенням порядку.

4.12. Адміністратор Центру, інші посадові особи уповноважених органів з видачі інформації з Реєстру/Довідок за зверненнями фізичних осіб (передбачених підпунктом 1.5.1 цього Положення) при зверненні до них особи або її представника/законного представника для отримання послуг, передбачених пунктами 4.3-4.6, 4.9 Положення:

- встановлює особу заявника відповідно до документа, що посвідчує його особу та наявність прав/повноважень для отримання інформації згідно
з вимогами Положення;

- перевіряє правильність заповнення заявником встановленої органом реєстрації форми звернення та наявність необхідних документів, про що зазначений працівник робить відповідний запис у зверненні;

- після встановлення наявності оригіналів документів, передбачених
в Положенні, вищезазначені посадові особи власним підписом та печаткою посвідчують надані заявником копії необхідних для надання відповідних послуг документів (крім копій документів, що посвідчують особу, які особа засвідчує власним підписом).

4.13. 3а зверненням особи або її представника відомості про зміну нумерації будинків, перейменування вулиць (проспектів, бульварів, майданів, провулків, кварталів тощо), населених пунктів, адміністративно-територіальних одиниць, зміни в адміністративно-територіальному устрої безоплатно вносяться до документів, до яких вносяться відомості про місце проживання/перебування особи, в день подання документів через Центр.

4.14. Рішення уповноваженого органу про відмову у наданні інформації з Реєстру/Довідки, внесенні інформації про особу до Реєстру або внесенні змін до інформації про особу, що міститься в Реєстрі, може бути оскаржено
в установленому законом порядку.

5. Отримання інформації з Реєстру за письмовими запитами органів

державної влади, органів місцевого самоврядування, осіб, уповноважених на виконання функцій держави або органів місцевого самоврядування, адвокатів, приватних нотаріусів та приватних виконавців

5.1. Інформація з Реєстру про реєстрацію місця проживання/перебування осіб може надаватися органом реєстрації іншим органам державної влади, органам місцевого самоврядування (їх виконавчим органам), особам, уповноваженим на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, адвокатам, приватним нотаріусам та приватним виконавцям лише у випадках, передбачених законодавством, на підставі запиту відповідного органу, в якому повинно зазначатися посилання на норму закону, яка надає право запитувачу на отримання інформації
з обмеженим доступом за такими параметрами запиту:

- за адресою;

- за адресою із прив'язкою до особи (за прізвищем, іменем, по батькові, датою народження особи) станом на відповідну дату, визначений момент тощо;

- за прізвищем, іменем, по батькові, датою і місцем народження, громадянством/підданством та документом, що підтверджує особу, відносно якої зроблено запит (із зазначенням реквізитів оперативно-розшукової справи/ухвали слідчого судді / ухвали суду), згідно з додатком 3 до Правил;

- за прізвищем, іменем, по батькові, а також датою народження та/або адресою.

5.2. Інформація з Реєстру надається за допомогою програмних засобів ведення Реєстру за формою, затвердженою органом реєстрації.

5.3. Інформація з Реєстру формується та надається/надсилається безкоштовно протягом трьох робочих днів з дня надходження запиту.

5.4. У наданні інформації з Реєстру може бути відмовлено, якщо:

- запит за параметрами пошуку: прізвище, ім'я, по батькові, дата
і місцем народження, громадянство/підданство та документ, що підтверджує особу, відносно якої зроблено запит, подано не за формою, затвердженою Правилами;

- запит не містить повних даних, які необхідні для формування відповідної інформації з Реєстру;

- у запитувача відсутні повноваження для отримання відповідної інформації;

- запит не відповідає вимогам цього Положення.

5.5. Про прийняте рішення щодо відмови у наданні інформації
з Реєстру запитувачу повідомляється письмово протягом трьох робочих днів з дня надходження до органу реєстрації запиту.

5.6. Передача органом реєстрації персональних даних визначеним розпорядникам персональних даних здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про захист персональних даних».

6. Отримання інформації з Реєстру через веб-сайт

6.1. Для забезпечення виконання завдань, покладених нормативно-правовими актами на органи державної влади, органи місцевого самоврядування (їх виконавчі органи), нотаріусів, державних, приватних виконавців, Адміністратором веб-сайту забезпечується надання доступу Авторизованих користувачів до веб-сайту для отримання довідок з Реєстру на підставі договору, укладеного між Авторизованим користувачем/керівником органу виконавчої влади або виконавчого органу місцевого самоврядування та Адміністратором веб-сайту за попереднім погодженням з Департаментом реєстрації Харківської міської ради.

У разі якщо користувачем є приватний нотаріус, його помічник, приватний виконавець, договір укладається між приватним нотаріусом, приватним виконавцем та Адміністратором веб-сайту.

Доступ Авторизованих користувачів до веб-сайту з метою отримання інформації (довідок) з Реєстру здійснюється після проведення Адміністратором веб-сайту навчання з відповідним користувачем та за умови використання користувачем електронного цифрового підпису, що відповідає вимогам, передбаченим Законом України «Про електронний цифровий підпис».

Авторизований користувач самостійно здійснює дії, пов'язані
з отриманням електронного цифрового підпису в Акредитованому центрі сертифікації ключів.

З метою забезпечення надання уповноваженими органами послуг щодо отримання громадянами відповідних довідок з Реєстру, передбачених цим Положенням, ними вживаються вичерпні заходи щодо укладання договору
з Адміністратором веб-сайту, отримання їх співробітниками електронного цифрового підпису, що відповідає вимогам, передбаченим Законом України «Про електронний цифровий підпис», та укладання спільно
з Адміністратором веб-сайту плану-графіку проведення необхідних навчань із співробітниками зазначених уповноважених органів стосовно роботи з веб-сайтом.

Довідки, передбачені цим Положенням, які необхідні виконавчим органам Харківської міської ради для виконання покладених на них завдань та повноважень, надання послуг громадянам, отримуються ними самостійно, після наданням їхнім співробітникам як Авторизованим користувачам доступу до веб-сайту з метою отримання інформації (довідок) з Реєстру
у порядку, передбаченому цим Положенням. Забороняється вимагати від заявника інформацію (довідку) з Реєстру, яку виконавчі органи Харківської міської ради можуть отримати самостійно в порядку, передбаченому цим Положенням.

Довідка з Реєстру в електронній формі за формами, встановленими органом реєстрації, надається Авторизованим користувачам та заявникам через відповідний веб-сайт після їх ідентифікації засобами дистанційної ідентифікації (електронного цифрового підпису тощо):

- Авторизованим користувачам - з метою використання інформації виключно для виконання покладених на них завдань, визначених нормативно-правовими актами, надання адміністративних/соціальних послуг заявникам;

- заявникам - для отримання інформації з Реєстру у вигляді:

а) довідки про реєстрацію місця проживання особи;

б) довідки про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб (довідка про склад сім'ї) - для осіб, місце проживання яких зареєстровано за адресою відповідного житла, що підтверджується за допомогою відповідних програмних засобів відомостями з Реєстру.

6.2. Для отримання довідки з Реєстру Авторизований користувач обов'язково зазначає підставу для її формування (реквізити справи (провадження), заяви тощо).

Довідка формується із застосуванням програмних та апаратних засобів залежно від зазначених Авторизованим користувачем та заявником параметрів пошуку, шляхом її завантаження в електронній формі для подальшого використання, у тому числі друку та містить обов'язкове посилання на джерела її формування.

При формуванні довідки з Реєстру інформаційна взаємодія здійснюється телекомунікаційними каналами зв'язку загального користування (мережу Інтернет) із застосуванням криптографічного захисту інформації на підставі даних ідентифікації, отриманих засобами дистанційної ідентифікації Авторизованих користувачів.

На сформовану в електронній формі довідку з Реєстру накладається електронний цифровий підпис (печатка) Департаменту реєстрації Харківської міської ради з фіксацією часу її формування та із зазначенням у довідці посади, прізвища, імені, по батькові особи, яка вжила заходів щодо формування.

6.3. Довідка за бажанням Авторизованого користувача та заявника може бути отримана у паперовій формі шляхом її друку за допомогою відповідних програмних засобів на аркушах паперу форматом А4 (210 х 297 міліметрів) без використання спеціальних бланків із присвоєнням унікального номера довідки.

Відповідні програмні та апаратні засоби забезпечують формування довідок з Реєстру за встановленими органом реєстрації формами в режимі реального часу та передбачають можливість перевірки факту видачі довідки за її унікальним номером через веб-сайт.

6.4. Довідки з Реєстру в паперовій та електронній формах мають однакову юридичну силу та підтверджують факт реєстрації місця проживання/перебування осіб, а також достовірність інших відомостей, зазначених у відповідній довідці.

6.5. Авторизованим користувачам заборонено розголошувати в будь-який спосіб персональні дані, які стали їм відомі під час виконання ними посадових, трудових обов'язків, крім випадків, передбачених законом. Поширення відомостей про зареєстроване місце проживання осіб та інших персональних даних без згоди суб'єкта персональних даних здійснюється виключно у випадках, передбачених законами України, і лише (якщо це необхідно) в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини або за згодою суб'єкта відповідних персональних даних.

7. Прикінцеві положення

7.1. При надходженні до органу реєстрації документів, передбачених Правилами та цим Положенням для отримання заявником (особою, інтереси якої він представляє) відповідних адміністративних послуг, та встановленні співробітником органу реєстрації розбіжностей між відомостями, що містяться в Реєстрі, з документом, до якого вносяться відомості про місце проживання/перебування особи, співробітником органу реєстрації забезпечується приведення відомостей Реєстру у відповідність із вказаним документом.

У разі звернення особи для надання адміністративних послуг або послуг соціального характеру до відповідного виконавчого органу Харківської міської ради та/або виявлення відповідним органом під час прийняття/обробки наданих особою документів розбіжностей між відомостями, що містяться у наданих особою документах, та відомостями, отриманими з Реєстру, відповідним працівником виконавчого органу Харківської міської ради направляється електронний міжвідомчий запит до органу реєстрації, за результатами розгляду якого за умови підтвердження такої інформації органом реєстрації вносяться достовірні відомості до Реєстру.

Для підтвердження обґрунтованості внесених до Реєстру змін, передбачених пунктом 7.1 цього Положення, співробітником органу реєстрації робиться копія документа, на підставі якого було внесено відповідні зміни до Реєстру, яка залишається в матеріалах справи органу реєстрації.

7.2. Внесення змін до Положення здійснюється у порядку, встановленому для його прийняття.





Директор Департаменту реєстрації

Харківської міської ради О.І. Дробот



Заступник міського голови –

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради Т.М. Чечетова-Терашвілі