---

Додаток до рішення виконавчого комітету від __________ № _____

ІНСТРУКЦІЯ 
з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах

І. Загальні положення

1. Інструкція з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах (далі – Інструкція) встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними
у паперовій формі, в Харківській міській раді та її виконавчих органах (далі – міська рада, виконавчі органи), установах, організаціях та підприємствах,
що належать до комунальної власності територіальної громади міста, незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься
в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль
за виконанням.

Інструкцію складено з урахуванням Типової інструкції з діловодства
в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55.

2. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами
на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами.

3. Особливості організації та порядок електронного документообігу визначаються розпорядженням міського голови з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, а також характеристик технічних
і програмних засобів, що функціонують в міській раді.

4. Доставка документів в електронній формі до міської ради здійснюється через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі – система взаємодії).

5. Відповідальність за організацію діловодства в Апараті Харківської міської ради та виконавчого комітету несе заступник міського голови – керуючий справами виконавчого комітету міської ради, у виконавчих органах міської ради, які не входять до складу Апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету, установах, організаціях та підприємствах, що належать до комунальної власності територіальної громади міста, – їх керівники.

6. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі – акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей
на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Харківської обласної державної адміністрації, (далі – запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміністрації) відповідальними є заступники міського голови згідно
з розподілом функціональних обов’язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів
у виконавчих органах міської ради відповідальними є їх керівники.

7. Діловодство в міській раді та її виконавчих органах в електронній
та паперовій формі здійснюється Департаментом діловодства Харківської міської ради та структурними підрозділами з діловодства (відділи, сектори, канцелярії тощо) або посадовими особами, на яких покладено функції
з діловодства (далі – служба діловодства) у виконавчих органах.

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги щодо створення документів

8. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил (додаток 1) інформація про управлінські дії.

9. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів у паперовій формі працівники міської ради та виконавчих органів оформляють
їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої діяльності. Вимоги до оформлювання документів» (далі – ДСТУ 4163-2003).

10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, рішеннями Харківської міської ради, його виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, посадовими інструкціями тощо.

11. У міській раді її виконавчих органах визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх
для документування інформації про діяльність міської ради та її виконавчих органів.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, наказ, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом відповідного виконавчого органу, структурного підрозділу міської ради, компетенцією посадової особи
та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

13. Документ повинен відповідати нормам чинного законодавства
та спрямовуватися на виконання завдань і функцій, передбачених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні».

14. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи – автора документа (міська рада або відповідний виконавчий орган), назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися
не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

15. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо) дозволяється оформлювати рукописним способом.

16. Планування роботи міської ради та її виконавчих органів здійснюється з метою організації ефективної роботи, створення умов
для послідовної та узгодженої діяльності.

Основними видами планування у Харківській міській раді є:

- план роботи міської ради;

- план засідань виконавчого комітету міської ради;

- план діяльності з підготовки проектів регуляторних актів;

- план заходів Харківської міської ради та її виконавчих органів;

- план роботи виконавчих органів міської ради (адміністрацій, департаментів, управлінь, відділів, служб).

Виконавчі органи міської ради здійснюють свою роботу на основі річних, квартальних, місячних та оперативних тижневих планів роботи у разі потреби. Рішення про періодичність планування виконавчого органу приймає його керівник.

План роботи затверджується керівниками відповідних виконавчих органів міської ради та у разі потреби погоджується із заступниками міського голови згідно з розподілом їх повноважень.

План повинен містити гриф затвердження у правому верхньому кутку
(у разі потреби), найменування виду документа та період його виконання, назву виконавчого органу, робота якого планується, порядкові номери записів, дату, час та місце проведення заходів, назву запланованих заходів, прізвища виконавців, примітку про виконання та інше.

Бланки документів

17. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 – ліве;

10 – праве;

20 – верхнє та нижнє.

18. Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього
або кутового розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).

19. У міській раді установлюються такі види бланків для листів:

- «Міський голова» у разі, коли листи підписуються міським головою (додаток 2);

- «Харківська міська рада» у разі, коли листи підписуються секретарем міської ради (додаток 3);

- «Виконавчий комітет Харківської міської ради» у разі, коли листи підписуються першим заступником міського голови, заступниками міського голови, заступником міського голови – керуючим справами виконавчого комітету міської ради (додаток 4);

- «Радник міського голови» у разі, коли листи підписуються радником міського голови (додаток 5).

У виконавчих органах установлюється такий вид бланку для листів:

- «Виконавчий орган Харківської міської ради» у разі, коли листи підписуються керівниками виконавчих органів та їх заступниками (додаток 6).

20. У структурних підрозділах виконавчих органів можуть застосовуватися бланки документів структурних підрозділів, у разі
коли керівникам цих підрозділів надано право підписувати документи в межах їх повноважень.

21. Також у міській раді використовуються бланки (із зазначенням
на бланку назви виду документа):

- розпорядження міського голови (додатки 7, 7а);

- рішення виконавчого комітету міської ради (додатки 8, 8а);

- рішення міської ради (додатки 9, 9а).

22. Бланки листів та інших документів можуть виготовлятися в друкарні на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів (паперові бланки).

23. Види бланків у паперовій формі, що виготовлені друкарським способом, підлягають обліку та обліковуються згідно з Інструкцією.

Облік ведеться за порядковими номерами, що проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку або на лівому полі лицьового боку бланка.

Особи, які персонально відповідають за ведення обліку зберігання
та використання бланків, визначаються керівником служби діловодства,
про що видається наказ.

Пронумеровані бланки листів видаються особою, відповідальною
за їх облік, відповідальним особам структурних підрозділів міської ради
та її виконавчих органів.

24. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, інформації на доручення, довідки тощо) та документи, що створюються
від імені кількох виконавчих органів, оформлюються не на бланках.

Зображення Державного Герба України

25. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII «Про Державний герб України».

Найменування органу

26. Найменування автора документа (міської ради або її виконавчого органу) повинне відповідати найменуванню, зазначеному в ЄДРПОУ, положенні про відповідний виконавчий орган, структурний підрозділ.

27. На бланках виконавчих органів, структурних підрозділів, які мають подвійне або потрійне підпорядкування, зазначають тільки найменування органу найвищого рівня.

Довідкові дані про установу

28. Довідкові дані про міську раду, виконавчий орган містять поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, адресу офіційного веб-сайту, код ЄДРПОУ тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування органу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

У міській раді використовуються бланки з урахуванням нормативних актів, прийнятих відповідно до законодавства про мови в Україні.

Назва виду документа

29. Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на бланку.

Дата документа

30. Датою документа є дата його реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом.
У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться.

Наприклад: 02.05.2018

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них
і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2018 року.
Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад:
03 квітня 2018 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше виконавчими органами, структурними підрозділами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

31. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа
у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами,
що застосовуються в міській раді, зокрема індексами за номенклатурою справ міської ради, структурного підрозділу, картотекою електронної бази та роком реєстрації документа (наприклад, реєстраційний індекс вихідного документа 08-12/1109/2-18, де індекс справи за номенклатурою – 08-12, порядковий
номер – 1109, індекс за картотекою –2, рік реєстрації – 18).

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна
від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того,
який документ реєструється, – вхідний чи вихідний (такий, що створений
в міській раді або її виконавчих органах).

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера, номера картотеки, що застосовується в міській раді та її виконавчих органах, та року реєстрації (наприклад: 2305/0/3-18, де 2305 – порядковий номер, 3 – номер картотеки, 18 – рік реєстрації, 0 – реквізит, який визначає кратність реєстрації документа).

У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у такій послідовності: індекс за номенклатурою справ та порядковий номер, номер картотеки та рік реєстрації (наприклад, реєстраційний індекс вихідного документа 08-12/1109/2-18, де індекс за номенклатурою – 08-12, порядковий номер документа – 1109, індекс за картотекою – 2, рік реєстрації – 18).

Якщо документ підготовлено двома чи більше виконавчими органами, застосовується реєстраційний індекс головного виконавця.

Місце розташування реєстраційного індексу визначається формою бланка.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів
у міській раді використовується штрих-код для реєстрації вхідних документів.

Посилання на документ

32. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа.

Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується на рівні або нижче реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Адресат

33. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам
або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або
її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Харківська обласна рада

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада
і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Державна архівна служба

Фінансово-економічне управління

начальнику управління

ПРІЗВИЩЕ ініціал імені (ініціали)

Якщо документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата,
яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Харківської обласної ради

ПРІЗВИЩЕ ініціал імені(ініціали)

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Адміністраціям районів Харківської міської ради

або

Департаментам Харківської міської ради

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого – четвертого адресатів не ставиться.
У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України
від 5 березня 2009 р. № 270. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції

вул. Городецького, буд. 13, м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається
у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (або ініціал імені чи ініціали), потім поштова адреса, наприклад:

Гончарук Олександр Сергійович (або Гончарук О. чи Гончарук О.С.)

вул. Валдайська, буд. 26, кв. 10, м. Харків, 61009

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

Гриф затвердження документа

34. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом (рішенням міської ради,
її виконавчого комітету, розпорядженням міського голови або наказом керівника відповідного виконавчого органу, структурного підрозділу).

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 10).

Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом.

Документ, який не є примірником або копією документа, створеного
в електронній формі, може бути затверджений конкретною посадовою особою. У такому випадку гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, ініціалу імені (ініціалів) і прізвища особи,
яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міський голова

Підпис Ініціал імені (ініціали) ПРІЗВИЩЕ

18 квітня 2018 р.

Якщо документ затверджується рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку
із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням виконавчого комітету

Харківської міської ради

від 18 квітня 2018 р. № 298

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

35. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень
у письмовій формі, що передбачає надання конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи.

Резолюція оформляється на окремих аркушах або спеціальних бланках
із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

Резолюція також може проставлятися безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця
для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці
у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, ініціал імені (ініціали) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу, або посадова особа, навпроти якої зазначено «Відповідальний» або «Збір». Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

Створення неконкретних («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах зі строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, зміст доручення, підпис автора резолюції, дата.

Бланк резолюції після внесення тексту резолюції до реєстраційно-моніторингової картки не підлягає обов’язковому зберіганню та залученню
до сформованої справи.

Короткий зміст документа (заголовок до тексту)

36. Короткий зміст документа повинен містити стислий виклад суті документа. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Короткий зміст відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?».

Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Листи, доповідні та службові записки складаються без заголовка.

Відмітка про контроль

37. Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль
для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери «К»
чи слова «Контроль» від руки або з використанням штампа на бланку резолюції чи на правому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

Текст документа

38. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів
і зворотів, які не мають змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Текст, як правило, складається зі вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна – обґрунтовану позицію, в заключній – висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр
без/з крапкою або дужкою.

39. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною – конкретні характеристики.

40. Таблична форма документа використовується у разі викладення
у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки –
з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків
і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення
і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова «Продовження таблиці»
з використанням гарнітури Times New Roman 12 розміру шрифту.

Відмітки про наявність додатків

41. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа
в цілому.

42. Додатки до документів можуть бути таких видів:

- додатки, що затверджуються рішенням міської ради її виконавчого комітету, розпорядженням міського голови, наказом керівника виконавчого органу (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

- додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа (наприклад звіт);

- додатки, що надсилаються із супровідним листом.

У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: «що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)», «відповідно
до додатка 2» або «(див. додаток 3)».

43. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1», з використанням гарнітури Times New Roman 12 розміру шрифту.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2. Знак «№» перед цифровим позначенням
не ставиться.

Якщо додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка
про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться
в його тексті, відмітка про наявність додатків оформлюється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим. (Примітка: вказується кількість аркушів в одному примірнику).

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті
не наводиться, такі вказуються після тексту із зазначенням кількості сторінок
у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Розпорядження міського голови від 15.02.2018 № 668 «Про заходи щодо забезпечення виконання рішення 13 сесії Харківської міської ради 6 скликання від 28.12.2017 року № 599/18 «Про бюджет міста Харкова на 2018 рік» на 24 арк. в 1 прим. 2. Звіти про проведення закупівель товарів, робіт і послуг за  державні кошти за перший квартал 2018 року на 4 арк. у  2  прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: копія рішення ___ сесії Харківської міської ради 7 скликання
від   ___.04.2018 №___/18 «Про затвердження складу Міської комісії з питань топоніміки та охорони історико-культурного середовища» і додаток до нього, всього на 2 арк. в 1 прим.

44. Якщо документ містить більше десяти додатків, складається опис
із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформлюється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

45. Посадові особи міської ради та її виконавчих органів підписують документи в межах своїх повноважень, визначених Законом України
«Про місцеве самоврядування в Україні», іншими нормативно-правовими актами, рішеннями міської ради її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, наказами керівників виконавчих органів, посадовими інструкціями тощо.

Документи створюються у двох примірниках, кожен з яких підписується відповідною посадовою особою. Перший примірник направляється адресату,
а другий формується у справу у службі діловодства.

46. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного – якщо документ надрукований не на бланку, скороченого – якщо документ надрукований на бланку), особистого підпису, ініціалу імені (ініціалів) і прізвища, наприклад:

Голова адміністрації  Київського району Харківської міської ради

підпис

Ініціал імені (ініціали) ПРІЗВИЩЕ

або

Голова адміністрації району

підпис

Ініціал імені (ініціали) ПРІЗВИЩЕ

47. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного
або вищого рівня посадова особа підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим органам підписується тільки оригінал, який залишається у службі діловодства, а розсилаються його засвідчені копії.

48. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою,
а якщо за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Перший заступник міського голови	підпис	Ініціал імені (ініціали) ПРІЗВИЩЕ
Начальник Служби бухгалтерського обліку та звітності	підпис	Ініціал імені (ініціали) ПРІЗВИЩЕ

49. У разі підписання спільного документа кількома особами,
які займають рівнозначні посади, їх підписи розміщуються на одному рівні
і скріплюються печатками, наприклад:

	Директор Департаменту земельних відносин		Директор Департаменту містобудування, архітектури та генерального плану
	підпис	Ініціал імені (ініціали) ПРІЗВИЩЕ	підпис	Ініціал імені (ініціали) ПРІЗВИЩЕ
	відбиток гербової печатки		відбиток гербової печатки

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу та секретар, наприклад:

Голова комісії	підпис	Ініціал імені (ініціали) ПРІЗВИЩЕ
Секретар комісії	підпис	Ініціал імені (ініціали) ПРІЗВИЩЕ

50. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціал імені (ініціали) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціал імені (ініціали) і прізвище особи,
яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за розпорядженням (наказом) до найменування посади додаються символи «В. о.».

51. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах
не допускається.

52. У разі створення міською радою її виконавчими органами документа
у паперовій формі для подальшого надсилання службою діловодства
в електронній формі створюється в установленому порядку електронна копія паперового оригіналу відповідного документа, яка надсилається адресатам.

53. Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються міським головою або за його дорученням одним із заступників міського голови. У разі надходження документів від органів державної влади безпосередньо до виконавчих органів міської ради відповіді на них надсилаються за підписом керівників цих органів або їх заступників згідно
з розподілом обов’язків.

Документи, що надсилаються міською радою юридичним, фізичним особам, об’єднанням громадян, підписуються міським головою або секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступником міського голови – керуючим справами виконавчого комітету міської ради, заступниками міського голови, а документи, що надсилаються виконавчими органами, – їх керівниками або заступниками згідно з розподілом обов’язків.

Візи та гриф погодження для документів,

що створюються у паперовій формі

54. Погодження документа може здійснюватися як в міській раді посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

55. Внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає особистий підпис, ініціал імені (ініціали)
і прізвище особи, яка візує документ, із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи, дати візування.

56. Віза проставляється на лицьовому боці останнього аркуша документа.

Примірники документів з візами внутрішнього погодження залишаються в міській раді або у відповідних виконавчих органах.

57. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються
на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Начальник управління
Дата	підпис	Ініціал імені (ініціали) ПРІЗВИЩЕ
Зауваження і пропозиції додаються.

Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.

Якщо підготовлений для підпису документ потребує внесення істотних змін (викладено у новій редакції), такий документ візується повторно.

58. Порядок візування певних видів документів визначається Регламентом Харківської міської ради, а також процедурою, визначеною
у додатку 11 цієї Інструкції.

59. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

60. Зовнішнє погодження проектів документів, створених у паперовій формі, оформлюється шляхом проставлення на них грифа погодження,
який включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи
та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціал імені (ініціали), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс).

Двокрапка після слова «ПОГОДЖЕНО» не ставиться.

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Голова Харківського обласного територіального відділення

Антимонопольного комітету України

підпис, ініціал імені (ініціали) ПРІЗВИЩЕ

Дата

або

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕПК

Державного архіву Харківської області

Дата №

61. Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проекту документа.

62. Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

63. Аркуш погодження оформлюється на лицьовому та у разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва проекту документа
Найменування посади	підпис	Ініціал імені (ініціали) ПРІЗВИЩЕ
Дата

Відбиток печатки

64. Харківська міська рада та її виконавчі органи мають гербові печатки
із зображенням Державного Герба України, повним найменуванням Харківської міської ради, виконавчого комітету Харківської міської ради, виконавчих органів Харківської міської ради, печатки без зображення Державного Герба України і штампи встановлених зразків, а також інші штампи, необхідні в роботі з документами, виготовлення яких забезпечується Департаментом адміністративно-господарської діяльності Харківської міської ради та структурними підрозділами виконавчих органів.

65. Розпорядженням міського голови (наказом керівника виконавчого органу) визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

66. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування виконавчого органу міської ради або її структурного підрозділу (без зображення герба),
у разі потреби ставиться на копіях розпорядчих актів або інших документів.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але
не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».

Відмітка про засвідчення паперових копій документів та витягів

67. Міська рада та її виконавчі органи засвідчують копії лише тих документів, що створюються в них, крім випадків створення паперових копій електронних документів, які надійшли через систему взаємодії, а також
у випадках, передбачених цим пунктом.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади,
а також під час формування особових справ працівників виконавчими органами можуть виготовлятися копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка «Копія» проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.

68. Напис про засвідчення документа у паперовій формі складається
із слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалу імені (ініціалів) і прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:

Згідно з оригіналом
Головний спеціаліст відділу з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства Харківської міської ради Дата	підпис	Ініціал імені (ініціали) ПРІЗВИЩЕ

69. Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою
із зазначенням на ній найменування відповідного виконавчого органу міської ради (без зображення герба).

70. У разі підписання міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступником голови – керуючим справами виконавчого комітету міської ради, заступниками міського голови, керівниками виконавчих органів міської ради лише примірника листа
на бланку у справі міської ради залишається засвідчена належним чином його копія.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах міської ради, текст бланків може не відтворюватися, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію,
її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

Дата, індекс

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Директор Ініціал імені (ініціали)

ПРІЗВИЩЕ

Згідно з оригіналом

Головний спеціаліст відділу підпис Ініціал імені (ініціали)

ПРІЗВИЩЕ

відбиток печатки служби діловодства

Дата

71. На копіях або других примірниках вихідних документів,
що залишаються у справах, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

72. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

73. В окремих випадках можуть виготовлятися витяги із документів.

Витяг – це засвідчена копія частини тексту документа. Витяг може бути оформлений на бланку або без нього з  відтворенням таких обов’язкових реквізитів:

- назва документа, з якого виготовляється витяг, наприклад: «Витяг
із рішення __ сесії Харківської міської ради __ скликання», «Витяг із рішення виконавчого комітету Харківської міської ради», «Витяг із розпорядження міського голови», «Витяг із наказу (керівника відповідного виконавчого органу)», «Витяг із протоколу» тощо;

- дата документа, його реєстраційний індекс, заголовок до тексту документа без будь-яких змін, скорочень чи доповнень;

- констатуюча частина тексту переноситься до витягу повністю;

- відповідний пункт або інший текст з документу із збереженням нумерації пунктів, якщо такі є;

- найменування посади керівника, його ініціал імені(ініціали), прізвище.
Між реквізитами посада керівника та ініціал імені (ініціали), прізвище ставиться штамп «ПІДПИС». Керівник особисто може не підписувати витяг
із документа;

- гриф затвердження (або гриф обмеження доступу до документа),
якщо такі містяться на документі;

- відмітка про засвідчення витягу із документа.

Напис про засвідчення витягу розміщується нижче реквізиту документа «Підпис» та складається:

- зі слів «Згідно з оригіналом» (без лапок);

- із найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує витяг,
її  ініціалу імені (ініціалів) та прізвища;

- із дати засвідчення витягу.

Напис про засвідчення витягу скріпляється печаткою із зазначенням
на  ній найменування відповідного виконавчого органу міської ради
(без зображення герба).

Витяг з документу повинен надавати уявлення про зміст документа
в цілому.

Відмітки про створення, виконання документа

74. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа з використанням 10 розміру шрифту, наприклад:

Петренко 760 73 29

75. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка
про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те,
що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова «До справи», номер справи, посилання на дату
і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки про виконання проставляє працівник, який створив документ,
або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється
від руки у правому кутку верхнього поля першої сторінки, наприклад:

До справи № 08-21 Або			До справи № 08-19
Лист-відповідь від 20.05.2018 № 08-21/738/2-18			Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2018
посада	підпис	Ініціал імені (ініціали) ПРІЗВИЩЕ	посада	підпис	Ініціал імені (ініціали) ПРІЗВИЩЕ
21.05.2018			05.03.2018

У разі використання системи електронного документообігу «ДокПроф2.0.» зазначені відомості службою діловодства вносяться
до відповідних полів реєстраційно-моніторингових карток документів.

76. Відмітка про надходження паперового документа до міської ради та
її виконавчих органів проставляється від руки або за допомогою реєстраційного штампа, автоматичного нумератора чи штрих-коду
на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи – одержувача документа, реєстраційний індекс, дата надходження документа (у разі надходження документа з обмеженим терміном виконання або після 17 години година і хвилини на зворотній стороні листа зазначаються особою, що подала документ).

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 114
цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється
на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка реєстраційного штампа, автоматичного нумератора
чи штрих-коду ставиться на супровідному листі.

Складення деяких видів документів

Рішення міської ради, рішення виконавчого комітету міської ради, розпорядження міського голови

77. Порядок складання та оформлення у Харківській міській раді рішень міської ради її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, наказів керівників виконавчих органів затверджується окремим актом.

Протоколи

78. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань міської ради її виконавчого комітету, інших колегіальних органів.

79. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі.
У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питань.

Для деяких видів протоколів вимоги встановлюються окремими актами.

80. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший та останній день засідання.

Протоколи можуть мати нумерацію.

81. У протоколі зазначається назва населеного пункту та приміщення,
в якому відбулося засідання.

82. Короткий зміст до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіального органу.

83. У протоколі зазначаються прізвища та ініціал імені (ініціали) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб, перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку
їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціал імені (ініціали) присутніх постійних членів колегіального органу, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість із посиланням на список, що додається
до протоколу.

84. Протокол складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються
за такою схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ВИСНОВКИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами з відступом 10 мм
від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

85. Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціал імені (ініціали) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

86. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається «Текст доповіді (виступу) додається
до протоколу».

87. Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, що взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі
із зазначенням найменування посад, прізвища та ініціалу імені (ініціалів) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання
та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

88. Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ВИСНОВКИ») фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові,
що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти,
які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами
з дужкою.

89. Якщо на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається
до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу.
За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (додаток 1, додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається.

90. Протокол засідання виконавчого комітету міської ради візується заступником міського голови – керуючим справами виконавчого комітету міської ради, директором Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради.

91. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу, секретарем або особою, відповідальною за ведення протоколу.

92. Копії протоколів або витяги з них у разі потреби надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Службові листи

93. Службові листи складаються з метою обміну інформацією
між органами як:

- відповіді на виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

- відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

- відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

- відповіді на запити інших органів;

- ініціативні листи;

- супровідні листи.

94. Службовий лист оформляється на бланку відповідного органу.

95. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання
на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст (основний реквізит службового листа), відмітка
про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

96. Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

97. Текст листа викладається від першої особи множини
з використанням слів: «просимо повідомити...», «роз’яснюємо, що...», або від третьої особи однини – «Харківська міська рада інформує...», «управління вважає за доцільне».

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається
від першої особи однини – «прошу...», «пропоную...».

98. Службові листи підписуються відповідно до цієї Інструкції.

99. Візування службових листів, створених в міській раді, здійснюється
в такому порядку: працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу міської ради, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) – директори відповідних департаментів та голови адміністрацій районів міської ради, а також заступник міського голови за напрямком діяльності (якщо лист підлягає підписуванню міським головою).

Порядок візування службових листів, створених у виконавчих органах, може визначатися керівником відповідного виконавчого органу.

Документи до засідань колегіальних органів

100. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів здійснюються з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.

101. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно
до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначаються заплановані
до розгляду питання, дата розгляду, найменування відповідного структурного підрозділу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом.

Проект плану роботи колегіального органу складається посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій виконавчих органів Харківської міської ради.

Керівники виконавчих органів Харківської міської ради завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданнях. До переліку
у разі потреби додається довідка з обґрунтуванням підстав для внесення питання на розгляд колегіального органу.

Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників виконавчих органів Харківської міської ради. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Посадова особа,
яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та виконавців про внесені
до плану зміни.

102. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися виконавцем не пізніше ніж за п’ять днів до засідання,
при проведенні позачергового засідання – не пізніше ніж за один день,
а на сесії міської ради та засідання постійних комісій міської ради – відповідно
до Регламенту Харківської міської ради.

Зазначені документи повинні містити:

- проект рішення (розпорядження, постанови) колегіального органу, завізований в установленому порядку, та передбачені текстом додатки
до нього;

- пояснювальну записку (довідку), адресовану колегіальному органу
(у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками
і пропозиціями за підписом керівника виконавчого органу, який готував відповідний проект рішення (розпорядження, постанови);

- документи, необхідні для розгляду питань;

- список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу
(у разі потреби);

- лист розсилки, в якому виконавець визначає перелік структурних підрозділів або  посадових (службових) осіб, до яких доводиться зміст документа, з  обов'язковим позначенням необхідності публікації в КП «Міський інформаційний центр» та офіційному друкованому виданні Харківської міської ради (у разі потреби);

103. У разі проведення закритого засідання колегіального органу
або закритого обговорення окремих питань підготовка документів
з відповідних питань здійснюється з дотриманням порядку роботи
з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

104. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники виконавчих органів міської ради, які є розробниками документів.

105. Посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі
та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків,
до розгляду не приймаються.

106. Результати засідання колегіального органу оформлюються протоколом згідно з вимогами, зазначеними у пунктах 78-92 цієї Інструкції.

Документи про службові відрядження

107. Направлення у відрядження здійснюється за розпорядженням міського голови, у якому зазначається пункт призначення, найменування організації, до якої відряджається працівник, термін і мета відрядження.

108. Підставою для відрядження є запрошення, виклик центральних органів виконавчої влади, подання секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, радників міського голови
або доповідна записка керівника виконавчого органу, які з резолюцією міського голови надаються до Служби персоналу Харківської міської ради
не пізніше ніж за три дні до дати відрядження.

109. Якщо працівник вибуває у відрядження у вечірній час або прибуває
з відрядження у ранковий час, то протягом цього дня він має право виконувати свої посадові обов’язки, підписувати службові документи та користуватися службовим автотранспортом.

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

110. Документообіг в міській раді та її виконавчих органах –
це проходження документів з моменту їх створення або одержання
до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять та опрацьовуються в міській раді та її виконавчих органах
на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу, визначених цією Інструкцією.

111. Ефективна організація документообігу передбачає:

- проходження документів у міській раді, виконавчих органах найкоротшим шляхом;

- скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема
під час погодження);

- одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

- централізацію (здійснення однотипних операцій з документами
в одному місці);

- усунення операцій, які можна автоматизувати.

112. Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, положеннями про виконавчі органи, посадовими інструкціями.

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять
до міської ради та її виконавчих органів

113. Доставка документів до міської ради, виконавчих органів здійснюється через систему взаємодії, а також з використанням засобів поштового зв’язку, спеціального зв’язку, електрозв’язку, кур’єрською
та фельд’єгерською службою, через громадські приймальні.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція у паперовій формі, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети,
а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою та службою спеціального зв’язку доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв’язку, в тому числі системою взаємодії, доставляються факсограми, телефонограми, електронні документи із застосовуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

114. Усі документи, що надходять до міської ради, виконавчих органів, приймаються централізовано службою діловодства без права делегування відповідної функції іншим виконавчим органам.

У службі діловодства розкриваються всі конверти, крім тих, що мають напис «особисто». У такому випадку реєстраційний індекс та дата реєстрації наносяться на конверт.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

115. У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново» фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

Документи, що надійшли через систему взаємодії, друкуються
та підлягають реєстрації Департаментом діловодства Харківської міської ради.

116. Конверти зберігаються і додаються до документів, якщо лише
за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення
та одержання документа або у конверті відсутні окремі документи
чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним
на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також наявності помилок в оформленні документа,
що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження, минув термін виконання тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмове повідомлення або йому повідомляється
про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка
із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалу імені (ініціалів) та прізвища особи,
що здійснила запит.

У разі необхідності роботи з таким документом складається акт у двох примірниках, один з яких підкріплюється до основного документу,
який реєструється службою діловодства та передається на розгляд керівництву, а інший зберігається у службі діловодства.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

У разі відсутності, нецілісності вкладень внаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у службі діловодства.

117. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою (адресований іншим установам), а також якщо
під час його відкриття не виявлено письмового звернення на адресу Харківської міської ради, виконавчих органів або їх посадових осіб.

118. Електронні носії інформації обов’язково передаються
із супровідним листом. Під час приймання таких документів інформація
з електронних носіїв службою діловодства не копіюється.

119. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості, що унеможливлює роботу з ним, документ не реєструється і про це обов’язково інформується відправник.

Попередній розгляд документів

120. Всі вхідні документи підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.

121. Попередній розгляд документів в електронній та паперовій формах здійснюється службою діловодства.

Документи, адресовані міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, заступнику голови – керуючому справами виконавчого комітету міської ради, заступникам міського голови підлягають попередньому розгляду в Департаменті діловодства Харківської міської ради.

Документи, в яких не зазначено конкретну посадову особу як адресат, підлягають попередньому розгляду в службі діловодства виконавчого органу, який їх отримав.

122. Метою попереднього розгляду документів є відокремлення таких,
що потребують обов’язкового розгляду міським головою, його заступниками або керівниками виконавчих органів.

Обов’язковому розгляду міським головою підлягають акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить
від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності міської ради і потребують вирішення безпосередньо міським головою.

Інші документи передаються заступникам міського голови або керівникам виконавчих органів (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов’язків.

123. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день надходження (доставки) або не пізніше 10 години наступного робочого дня
у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телефонограми розглядаються першочергово.

124. За результатами попереднього розгляду отриманий через систему взаємодії електронний документ підлягає реєстрації, крім випадків, коли:

- порушено вимоги щодо форми підготовки або оформлено
з порушенням вимог пунктів 117 та 118 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи
з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55;

- електронний документ надійшов не за адресою;

- електронний документ надійшов повторно;

- заявлений склад електронного документа не відповідає фактичному;

- реквізити вхідного електронного документа не збігаються
з реквізитами, зазначеними в електронному документі;

- на електронному документі відсутній електронний цифровий підпис підписувача чи відсутня електронна печатка установи, наявність якої на ньому передбачена Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами
в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55;

- на документ накладено електронний цифровий підпис особи,
яка не є підписувачем документа або особою, що виконує його обов’язки;

- відсутня електронна позначка часу;

- візуальна форма електронного документа не придатна для сприймання
її змісту людиною.

У цих випадках служба діловодства відмовляє у реєстрації такого електронного документа із зазначенням однієї з наведених підстав.

125. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів,
що не підлягають реєстрації службою діловодства, а також таких,
що передаються для спеціального обліку виконавчим органам, що визначено у додатку 12.

Реєстрація документів

126. Реєстрація документів всіх категорій полягає у створенні запису облікових даних про документ та оформлення реєстраційно-моніторингової картки в електронній формі у системі електронного діловодства або веб-модулі системи взаємодії із зазначенням обов’язкових реквізитів,
за допомогою яких фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу
з подальшим внесенням до реєстраційно-моніторингової картки необхідних відомостей про документ.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі
чи створення.

У разі потреби перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-моніторингової картки може бути доповнений. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-моніторинговій картці визначається цією Інструкцією.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання та оперативного використання наявної
в документах інформації.

127. Реєстрація документів проводиться централізовано службою діловодства.

Виконавчі органи міської ради реєструють створені ними доповідні
та службові записки.

128. Реєстрація актів органів державної влади, доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на адресу Харківської міської ради, проводиться централізовано Департаментом діловодства Харківської міської ради.

Інші документи, що стосуються напрямів діяльності міської ради, можуть реєструватися в службі діловодства виконавчих органів.

Розпорядження міського голови, рішення міської ради та її виконавчого комітету реєструються Департаментом організаційної роботи Харківської міської ради.

Порядок реєстрації наказів керівників виконавчих органів може визначатися їх керівниками.

129. Документи реєструються одноразово: вхідні – у день надходження, створювані – у день підписання (затвердження) або не пізніше наступного дня.

130. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі
не проставляється.

131. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора
і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

- розпорядження міського голови;

- рішення міської ради та її виконавчого комітету;

- накази виконавчих органів;

- акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

- бухгалтерські документи;

- заявки на матеріально-технічне постачання;

- службові листи;

- звернення юридичних осіб;

- звернення громадян;

- запити на інформацію.

132. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми
або електронною поштою в сканованій формі, реєструється за тим самим реєстраційним індексом, що і його раніше надіслана копія у відповідних реєстраційних формах.

133. У міській раді, виконавчих органах можуть застосовуватися такі форми реєстрації документів: журнальна (паперова) або карткова, автоматизована, автоматизована із застосуванням веб-модулю системи взаємодії.

134. Використання журнальної форми реєстрації документів допускається у виконавчих органах з обсягом документообігу до 600 документів на рік (додатки 13, 14).

Журнальна (паперова) або карткова форма реєстрації допускається
в умовах та протягом строку дії військового чи надзвичайного стану.

135. У міській раді, виконавчих органах під час реєстрації документа
за допомогою автоматизованої системи з програмним забезпеченням «ДокПроф.2.0» друкується штрих-код – реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 31 цієї Інструкції.

136. У міській раді, виконавчих органах під час реєстрації документа
за допомогою автоматизованої системи з програмним забезпеченням «ДокПроф.2.0» формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники структурних підрозділів забезпечуються інформацією про всі документи
і місце їх розташування.

137. У разі застосування автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється електронна реєстраційно-моніторингова картка із зазначенням обов’язкових реквізитів (додаток 15).

Організація передачі документів та їх виконання

138. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів Департамент діловодства Харківської міської ради вживає заходів щодо оперативної передачі кореспонденції керівництву міської ради та за його дорученням керівництву виконавчих органів міської ради.

139. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва міської ради, виконавчих органів у день їх надходження або у разі
їх надходження після 17 години – наступного робочого дня.

Акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція,
що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.

140. Документи, розглянуті керівництвом міської ради, повертаються
з відповідною резолюцією до Департаменту діловодства Харківської міської ради, який здійснює передачу документів на виконання.

141. Документ, виконавцями якого є кілька виконавчих органів, службою діловодства передається виконавцям одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

Співвиконавці можуть також отримувати документ в електронній формі за допомогою автоматизованої системи документообігу з програмним забезпеченням «ДокПроф.2.0».

142. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційно-моніторинговій картці
із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа та його копії.

143. Передача документа з одного виконавчого органу до іншого
в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства, яка робить відповідну відмітку в реєстраційно-моніторинговій картці. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших виконавчих органів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це службі діловодства.

144. Передача документів у межах виконавчого органу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство.

145. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені
у розпорядчому документі, резолюції керівників міської ради, та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.

Головний виконавець координує роботу співвиконавців.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні
та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує
про це керівника, який надав доручення.

146. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання керівництву.

147. Перед поданням проекту документа на підпис міському голові, його заступникам, керівникам виконавчих органів працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити правильність його складення
та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Всі документи, що готуються за підписом міського голови, підлягають обов’язковій перевірці та редагуванню головними спеціалістами (лінгвістами) Служби помічників Харківської міської ради. Після опрацювання другий примірник проекту відповіді візується головним спеціалістом (лінгвістом) Служби помічників Харківської міської ради.

Проекти листів з повним пакетом документів та візами керівників подаються головним спеціалістам (лінгвістам) Служби помічників Харківської міської ради не пізніше ніж за три дні до встановленого строку виконання доручення.

148. Документ подається на підпис разом з документами, на виконання
чи на підставі яких його складено.

149. Якщо документ надсилається до кількох установ вищого або рівнозначного рівня, які не є користувачами системи взаємодії, виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників та оформлює (підписує) кожний з них необхідному адресату.

150. Виконавець у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівнику за дорученням керівника усі невиконані документи та проінформувати службу діловодства про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі.

Організація моніторингу виконання документів

151. Моніторинг виконання управлінських рішень є складовою системи контролю в міській раді, виконавчих органах та проводиться з метою дотримання належного рівня виконавської дисципліни та своєчасного виконання документів.

152. Моніторинг здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, що потребують відповіді, та/або в дорученнях, щодо яких передбачається зворотній зв'язок або встановлено терміни їх виконання.

Усі документи розподіляються на контрольні та на такі, за розглядом яких контроль не встановлюється.

Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції міського голови або його заступників.

Бланк резолюції до контрольного документа позначається словом «КОНТРОЛЬ» та вказується термін виконання наданого доручення.

Строки виконання доручень вносяться до реєстраційно-моніторингової картки.

153. Моніторинг виконання управлінських рішень здійснюється за допомогою системи моніторингу, інтегрованої до системи електронного документообігу міської ради, на основі даних із реєстраційно-моніторингової картки.

Моніторинг за розглядом звернень громадян та юридичних осіб здійснюють:

- служби діловодства;

- помічники міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови, заступників міського голови – директорів департаментів;

- один із заступників директорів департаментів, начальників управлінь, відділів та інших виконавчих органів у своїх підрозділах, на якого наказом відповідного керівника покладені ці обов’язки.

154. У структурних підрозділах виконавчих органів безпосередній моніторинг за виконанням документів здійснює служба діловодства та відповідальний виконавець (посадова особа) згідно з резолюцією керівника виконавчого органу.

155. Моніторинг проводиться шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання управлінських рішень за визначеними строками їх виконання.

156. Під час вхідної реєстрації документа строки виконання та інші дані, необхідні для моніторингу, вносяться до реєстраційно-моніторингової картки службою діловодства. Строки виконання контрольного документа визначаються автором документа під час його створення або керівником під час первинного розгляду.

Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції міського голови
(його заступників), керівників інших структурних підрозділів. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з наступного дня після дати підписання (реєстрації), а вхідних –
з наступного дня після дати надходження.

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа та останнім днем надання інформації про виконання документа вважається перший робочий день після неробочого дня.

157. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом міської ради. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

158. Документи, в яких строк виконання не визначено,
які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж як у місячний строк.

159. Якщо документ містить кілька окремих управлінських завдань, моніторинг виконання цих завдань здійснюється в одній реєстраційно-моніторинговій картці.

160. Якщо завдання потребує термінового виконання, у тексті завдання обов’язково зазначається конкретний кінцевий термін виконання.

161. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

162. У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням головного виконавця,
яке подається без погодження з іншими виконавчими органами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається
не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку.

У разі зміни строків виконання вносяться відповідні зміни до електронної реєстраційно-моніторингової картки.

163. Якщо в резолюціях вказано кілька осіб, відповідальних
за виконання доручення, служби діловодства забезпечують їх відправку усім виконавцям та здійснюють моніторинг за головним виконавцем, вказаним у резолюції першим або навпроти прізвища якого зроблено позначку «Збір»
або «Відповідальний», щодо строку розгляду і підготовки відповіді автору звернення на всі поставлені питання або пропозиції для доповіді керівництву.

164. Якщо в дорученні на виконання завдання керівника вказано кілька осіб, відповідальних за його виконання, підготовку відповіді автору звернення здійснює головний виконавець.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні
та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій, інформації тощо.

Головний виконавець узагальнює надані співвиконавцями матеріали, готує проекти відповідей або надає відповіді на всі викладені
у зверненні питання. Для виконання доручення він має право скликати виконавців, залучати до виконання завдань не обумовлених резолюцією керівництва посадових осіб інших галузевих підрозділів, у разі потреби включати їх інформацію до узагальненого документа, координувати дії співвиконавців щодо своєчасного та якісного виконання завдань, а у разі потреби скликати наради для виконання спільного завдання.

За результатами виконання завдання або доручення відповіді
на звернення, інформація, узагальнюючі документи, звіти тощо підписуються головним виконавцем, якщо інше не обумовлено письмовою вказівкою особи, яка доручила виконання завдання.

Співвиконавці не пізніше як за 5 днів до закінчення строку надають головному виконавцю інформацію.

Якщо встановлений строк виконання завдань менше 5 днів, співвиконавці зобов’язані надати головному виконавцю необхідну для виконання завдань інформацію не пізніше як за 2 дні до закінчення встановленого строку.

Усі проекти відповідей на звернення за підписом міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради або заступників міського голови, службові записки, пропозиції для інформування міського голови, секретаря міської ради надаються на ознайомлення головним виконавцем.

Головний виконавець забезпечує подання проекту загального документа на підпис міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику
та заступникам міського голови не пізніше як за 3 дні до закінчення строку виконання завдання.

165. Якщо окремий співвиконавець порушив зазначені у п. 164 строки надання інформації, головний виконавець звертається з доповідною запискою до керівника, який надав перше доручення, для покладення обов’язків
з узагальнення документа на співвиконавця. За дорученням керівника головним виконавцем призначається співвиконавець та на нього покладається подальше виконання спільного завдання та підготовка узагальненого документа.

166. Реєстраційно-моніторингові картки документів, щодо виконання яких проводиться моніторинг, для зручності можуть групуватися за строками (наближенням строків) виконання документів, за виконавцями,
за кореспондентами або групами (накази з основної діяльності, накази
з адміністративно-господарських питань, доручення вищих органів влади, доручення керівника установи тощо).

167. На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно-моніторингова картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

168. Моніторинг виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань).

Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою системи електронного документообігу.

Автоматизований контроль за виконанням документів включає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.

Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам та особам,
яких стосується документ, або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки міський голова або його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю службою діловодства.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться
до електронної реєстраційно-моніторингової картки.

Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади
і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в міській раді вихідних документів про виконання завдань.

Інформаційно-довідкова робота з документами

169. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням системи взаємодії та системи електронного документообігу міської ради.

170. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи
в автоматизованій системі електронного документообігу міської ради службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:

- класифікатор питань діяльності установи;

- класифікатор видів документів;

- класифікатор кореспондентів;

- класифікатор резолюцій;

- класифікатор виконавців;

- класифікатор результатів виконання документів;

- номенклатура справ.

Необхідність розроблення та впровадження додаткових класифікаційних довідників в міській раді, виконавчих органах визначається службою діловодства.

171. За допомогою автоматизованої системи електронного документообігу міської ради здійснюється пошук за видом документа, його заголовком, номером та датою його реєстрації, його автором тощо, а у системі взаємодії також і за контекстом (ключовим словом або фразою електронного документа) та датою прийняття. Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

172. Вихідні документи, створені в міській раді, виконавчих органах надсилаються адресатам з використанням засобів поштового, факсимільного, спеціального зв’язку, електрозв’язку, а також можуть видаватися адресату або уповноваженій особі адресата під підпис у журналі або на другому примірнику документа.

173. Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв’язку здійснюється службою діловодства міської ради, виконавчих органів відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

З використанням засобів електрозв’язку службою діловодства міської ради, виконавчих органів або посадовими особами, відповідальними
за організацію діловодства у виконавчих органах, може здійснюватися передача факсограм, телефонограм та документів у сканованій формі.

174. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано
в день їх надходження від виконавчих органів – виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

175. Не допускається:

- надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства;

- повторне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано
в електронній формі через систему взаємодії.

176. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:

- правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

- наявність і правильність зазначення адреси;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках
до нього;

- наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів;

- наявність віз на примірнику вихідного документа, що залишається
у справах.

177. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

178. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.

179. Документи, що доставляються засобами спеціального зв’язку, передаються адресатам під підпис у реєстрі за встановленою формою.

180. Відправлення документів засобами поштового зв’язку, цінними листами з описом вкладень здійснюють безпосередні виконавці листів
та документів.

181. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюються за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.

182. Для відправлення документів виконавці зобов’язані передавати документи та інші поштові відправлення до служби діловодства до 15.00.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

183. Номенклатура справ – це обов’язковий систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

184. Номенклатура справ призначена для встановлення в міській раді
та виконавчих органах єдиного порядку формування справ для документів, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються
та відображають усі ділянки роботи, яка документується в міській раді, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо.
До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише
в електронній формі.

Строки зберігання документів (належність до справи) визначаються
під час реєстрації (для вхідних документів) або створення проекту документа автором згідно із затвердженим Мін’юстом переліком типових документів,
що створюються під час діяльності міської ради, виконавчих органів, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

185. У міській раді та її виконавчих органах складаються такі номенклатури справ:

- номенклатури справ виконавчих органів апарату (додаток 16);

- зведена номенклатура справ Апарату міської ради (додаток 17);

- номенклатура справ виконавчих органів (додаток 18).

186. Номенклатура справ виконавчих органів створюється посадовою особою, відповідальною за діловодство у виконавчому органі, не пізніше
15 листопада поточного року та погоджується із службою діловодства.

Зведена номенклатура справ Апарату міської ради складається Департаментом діловодства Харківської міської ради на основі номенклатури справ виконавчих органів Апарату міської ради.

Зведені номенклатури справ виконавчих органів міської ради складаються службами діловодства.

187. Методична допомога у складенні номенклатури справ надається Архівним відділом Харківської міської ради.

188. Зведені номенклатури справ складаються у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з державним архівом Харківської області. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий використовується службою діловодства як робочий, третій передається
до Архівного відділу Харківської міської ради для здійснення контролю
за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий розподіляється
за розділами між відповідними виконавчими органами та їх структурними підрозділами для практичної роботи.

189. Зведена номенклатура справ схвалюється відповідними експертними комісіями міської ради, виконавчих органів з проведення експертизи цінності документів (далі – експертна комісія) та подається
на схвалення експертно-перевірною комісією Державного архіву Харківської області один раз на п’ять років або невідкладно у разі зміни структури, функцій та характеру роботи міської ради, після чого затверджується заступником міського голови – керуючим справами виконавчого комітету міської ради, керівниками виконавчих органів.

190. Зведена номенклатура справ наприкінці кожного року (не пізніше грудня) уточняється та набуває чинності з 1 січня наступного календарного року.

191. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи складається з індексу виконавчого органу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи
в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 – індекс самостійного відділу, 12 – порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 – індекс відділу у складі управління, 07 – порядковий номер справи.

У разі наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), а також вставних слів
і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ ураховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи
на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування виконавчого органу); кореспондент або адресат (найменування виконавчого органу, до якого адресовані або від якого надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з яким (з якою) пов’язаний зміст документа; дата (період),
до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів
у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа», «Персональна справа».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання,
не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства у вищих навчальних закладах».

Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради».

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент
і короткий зміст документів, наприклад: «Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису».

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти
не перераховуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення».

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб».

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План роботи на 2018 рік.

2. Звіт про виконання плану роботи за 2017 рік.

Якщо справа складається з кількох томів, формулюється загальний заголовок справи із зазначенням номера тома.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок та строки зберігання. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів,
які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів зі строками зберігання.

У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до Архівного відділу Харківської міської ради чи інших установ для їх продовження тощо.

192. Наприкінці року до номенклатури справ виконавчого органу
та зведеної номенклатури справ складаються підсумкові записи про кількість фактично заведених справ та підписуються відповідальними особами згідно
з цією Інструкцією.

Формування справ

193. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

194. Під час формування справ не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів,
що підлягають поверненню. Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа не повинна перевищувати
250 сторінок (30-40 міліметрів завтовшки).

195. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

196. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

197. Розпорядження (накази) з питань основної діяльності,
з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи.

Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового) складу групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

198. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

- протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

- документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

199. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи
в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.

200. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані
з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності міської ради або за авторами ініціативних документів. У справі документи систематизуються за датами доручень.

201. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо
від проектів цих документів.

202. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою
і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

203. Особові справи посадових осіб місцевого самоврядування формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731.

204. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників міської ради та її виконавчих органів систематизуються в межах року
за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості щодо виплати грошей (відомості щодо нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за календарний рік.

205. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в міській раді та її виконавчих органах здійснюються службою діловодства та Архівним відділом Харківської міської ради.

Зберігання документів

206. Документи з часу створення (надходження), копії відповідей
на листи та ініціативних листів і до передачі до Архівного відділу Харківської міської ради зберігаються за місцем їх реєстрації.

Нормативно-правові акти зберігаються за місцем їх видання,
а документи щодо їх розроблення, погодження тощо – за місцем створення.

207. Зберігання документів і справ в установі забезпечує служба діловодства.

208. Справи зберігаються у спеціальній кімнаті у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ.
На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

209. Фонограми засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На носії фонограми (її упаковці) робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає
за їх зберігання.

210. Видача справ у тимчасове користування працівникам міської ради
та її виконавчих органів здійснюється з дозволу керівника служби діловодства, іншим установам – з письмового дозволу міського голови. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

211. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш
як на один місяць.

212. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається
з дозволу міського голови, а також у випадках, передбачених чинним законодавством щодо забезпечення доступу до документів правоохоронними органами з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

213. Проведення експертизи цінності документів полягає у їх всебічному вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення
з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до зазначеного фонду.

214. Для організації та проведення експертизи цінності документів
в міській раді та її виконавчих органах утворюються постійно діючі експертні комісії.

215. Експертиза цінності документів проводиться щороку в міській раді та її виконавчих органах безпосередньо особами, відповідальними
за організацію діловодства в структурних підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та Архівного відділу Харківської міської ради.

216. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання для передачі до Архівного відділу Харківської міської ради, вилучення
для знищення документів, справ та електронних справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

217. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

218. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ шляхом перегляду кожного аркуша справи. Доручення органів влади вищого рівня, що надійшли до установи у вигляді паперової копії, не можуть бути відібрані як документи постійного чи тривалого
(понад 10 років) зберігання.

219. За результатами експертизи цінності документів у міській раді, виконавчому органі складається акт про вилучення для знищення документів
у паперовій формі (додаток 19).

220. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення
для знищення документів, які не відносяться до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією одночасно. Після затвердження акта міська рада, виконавчі органи мають право знищити визначені ним документи.

Після закінчення терміну зберігання документів на паперових носіях,
що не належать до Національного архівного фонду, вони підлягають знищенню згідно з встановленим порядком. Також підлягають знищенню електронні копії цих документів, про що складається акт адміністратором програми електронного документообігу з програмним забезпеченням «ДокПроф.2.0».

221. Акт про вилучення для знищення документів складається щодо документів, які не внесені до Національного архівного фонду, справ міської ради, виконавчого органу. Найменування структурного підрозділу міської ради, виконавчого органу зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Складення описів справ

222. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку
та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення
їх систематизації у межах архівного фонду.

223. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.

224. Описи справ структурного підрозділу установи складаються щороку за встановленою формою (додатки 20, 21) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичною допомогою Архівного відділу Харківської міської ради.

225. Номер опису справ структурного підрозділу міської ради, виконавчого органу повинен складатися з індексу структурного підрозділу
за номенклатурою справ із додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису. Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу з інд. 5, що розпочаті у 2011 році, матимуть номери:
5 П - 2012; 5 Т - 2012; 5 ОС - 2012.

226. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером);

- графи опису оформляються відповідно до відомостей, зазначених
на обкладинці справи;

- у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожній новій сторінці опису заголовок відтворюється повністю);

- графа опису «Примітка» використовується для відміток
про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

227. Описи справ ведуться протягом кількох років із використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

228. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

229. У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися
в діловодстві, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі
за ______ рік, № _____».

230. Опис справ, складених у паперовій формі, складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до Архівного відділу Харківської міської ради, а інший залишається як контрольний примірник
у службі діловодства.

231. На основі описів справ виконавчих органів Архівний відділ Харківської міської ради готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

232. Зведений опис справ постійного зберігання міської ради та
її виконавчих органів складається у чотирьох примірниках, тривалого
(понад 10 років) зберігання – у двох примірниках, з кадрових питань (особового складу) – у трьох примірниках. Один примірник затвердженого опису подається до Державному архіву Харківської області.

233. Виконавчі органи зобов’язані описувати документи постійного
та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до державних архівів в установлені законодавством строки.

Оформлення справ

234. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію сторінок у справі, складення у разі потреби внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану
та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки справи.

235. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи,
не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

236. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

237. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку
і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік створення справи, під датою робиться напис: «є документи за ___ роки».

238. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

239. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з Архівним відділом Харківської міської ради – номер опису і фонду.

240. У разі зміни найменування виконавчого органу (його структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого виконавчого органу (структурного підрозділу)
на обкладинці справи зазначається нове найменування виконавчого органу (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

241. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого
(понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи
не допускається.

Передача справ до Архівного відділу Харківської міської ради

242. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання,
з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення
їх ведення передаються до Архівного відділу Харківської міської ради
в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

243. Передача справ міської ради до Архівного відділу Харківської міської ради здійснюється за графіком, затвердженим заступником міського голови – керуючим справами виконавчого комітету міської ради, передача справ виконавчого органу здійснюється за графіком, затвердженим керівником виконавчого органу.

244. За письмовим зверненням структурного підрозділу Архівний відділ Харківської міської ради оформляє видачу справ на строк до трьох місяців.

245. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником Архівного відділу Харківської міської ради в присутності працівника структурного підрозділу виконавчого органу, який передає упорядковані
та оформлені справи.

246. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до Архівного відділу Харківської міської ради за описами.

У кінці кожного примірника опису працівник архівного підрозділу
або особа, відповідальна за ведення архіву, розписується у прийнятті справ
і проставляє дату.

Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в Архівному відділі Харківської міської ради.

Справи, що передаються до Архівного відділу Харківської міської ради, повинні бути зв’язані належним чином.

Міська рада повинна забезпечити зберігання архівних документів
та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду,
після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в Архівному відділі Харківської міської ради для постійного зберігання.

Директор Департаменту діловодства

Харківської міської ради О.В. Хохлов

Заступник міського голови –

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради Т.М. Чечетова-Терашвілі

Додаток 1  до Інструкції (пункт 8)

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА 
оформлення документів

1. Для оформлення текстів документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів або 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа
або його реквізитів тощо.

2. При оформленні застосовується шрифт:

напівжирний шрифт великими літерами – для назви виду документа;

напівжирний (прямий або курсив) – для заголовків та короткого змісту документа.

3. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:

1 – для складових тексту документа, реквізиту «Додаток» та посилання
на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;

1,5 – для складових частин реквізитів «Адресат» та «Гриф затвердження»;

1,5-3 – для відокремлення реквізитів документа один від одного.

4. Ім’я (ініціали) та прізвище в реквізиті «Підпис» розміщується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 міліметри (28 друкованих знаків).

6. Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (п’ять рядків),
його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка
не ставиться.

7. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:

125 міліметрів – для ім’я та прізвища реквізиту «Підпис»;

100 міліметрів – для реквізиту «Гриф затвердження»;

90 міліметрів – для реквізиту «Адресат»;

10 міліметрів – для абзаців у тексті, а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ»;

0 міліметрів – для реквізитів «Дата документа», «Короткий зміст документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа
і надсилання його до справи», слово «Додаток, реквізити «Додаток» та слово «Підстава» запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті «Підпис», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом» або у іншому вільному від тексту місті аркуша нижче підпису та для першого реквізиту «Гриф затвердження», якщо їх в документі два.

8. Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

9. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами з використанням гарнітури Times New Roman 12 розміру шрифту, без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен
з додатків мають окрему нумерацію.

10. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи
не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит «Підпис» повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.

11. Відмітка про додатки до розпорядчих документів здійснюється
у верхньому правому кутку першого аркуша додатка з відступом не менше ніж 100 мм від межі лівого поля документа, вирівнюючи слово «Додаток» та текст до нього по лівому краю через один міжрядковий інтервал з використанням гарнітури Times New Roman 12 розміру шрифту, включаючи слово «Додаток», наприклад:

	Додаток до розпорядження міського голови від 12.04.2018 № 1961
або
	Додаток до рішення 13 сесії Харківської міської ради 7 скликання «Про бюджет міста Харкова на 2018 рік» від 28.12.2017 № 599/18

Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітки з посиланням на цей документ, а у разі потреби його дату і номер, друкуються з використанням гарнітури Times New Roman 12-14 розміру шрифту, включаючи слово «Додаток», наприклад:

	Додаток 7 до Інструкції (пункт 23)
або
	Додаток 1 до звіту про надходження запитів від 14.05.2018 № 5

Додаток 11  до Інструкції (пункт 58)

ПОРЯДОК

візування проектів розпорядчих актів

(проектів рішень міської ради, виконавчого комітету міської ради
та розпоряджень міського голови)

Проекти розпорядчих актів візуються у такій послідовності:

- керівник виконавчого органу, який готував відповідний проект розпорядчого акта;

- спеціаліст-лінгвіст Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради на зворотному боці кожного аркуша проекту розпорядчого акта
та додатків до нього шляхом проставлення підпису та прізвища;

- заступник міського голови – директор Департаменту бюджету і фінансів Харківської міської ради, якщо у проекті акта порушуються фінансові питання;

- начальник Служби персоналу Харківської міської ради, якщо у проекті акта порушуються організаційно-кадрові питання;

- керівник Юридичного департаменту Харківської міської ради.

Якщо проект розпорядчого акта підготовлений Департаментом територіального контролю Харківської міської ради або Департаментом містобудування, архітектури та генерального плану Харківської міської ради ради та підпорядкованими йому управліннями, він візується керівником відділу правового забезпечення і не візується керівником Юридичного департаменту Харківської міської ради;

- заступники міського голови за напрямком діяльності (в алфавітному порядку);

- заступник міського голови – директор Департаменту економіки
та комунального майна Харківської міської ради, якщо у проекті акта порушуються майнові питання;

- заступник міського голови з питань правового забезпечення – усі акти міської ради, що стосуються підпорядкованих йому органів;

- заступник міського голови – керуючий справами виконавчого комітету міської ради:

- проекти рішень міської ради (у разі потреби);

- проекти рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови (без винятку);

- додатки до рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови (без винятку);

- перший заступник міського голови (у разі потреби);

- секретар міської ради:

-  усі проекти рішень міської ради (без винятку);

- проекти рішень виконавчого комітету (у разі потреби).

Додатки до рішень міської ради підписуються керівником виконавчого органу, який готував відповідний проект акта, на лицьовому боці останнього аркуша додатка. Якщо документ готували декілька виконавчих органів,
то додаток (додатки) підписують керівники цих підрозділів в алфавітному порядку.

Додатки до рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови підписуються заступником міського голови – керуючим справами виконавчого комітету міської ради та керівником виконавчого органу, який готував відповідний проект акта на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

Відповідальний за підготовку проекту розпорядчого акта в обов’язковому порядку готує лист розсилки, в якому визначає перелік структурних підрозділів або посадових (службових) осіб, до яких доводиться зміст документа, та зазначає необхідність оприлюднення його для загального ознайомлення.

Додаток 12  до Інструкції (пункт 125)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК 
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства

№	Вид документа	Спеціальний облік*
1.	Зведення та інформація, надіслані до відома	не підлягають реєстрації чи обліку у будь-який інший спосіб
2.	Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо
3.	Прейскуранти (копії)
4.	Норми витрати матеріалів
5.	Вітальні листи і запрошення
6.	Місячні, квартальні, піврічні звіти
7.	Графіки, наряди, заявки, рознарядки
8.	Форми статистичної звітності
9.	Друковані видання (книги, журнали, бюлетені)	бібліотека (обліковуються лише у разі її наявності)
10.	Наукові звіти за темами	служба науково-технічної інформації (обліковуються лише у разі її наявності)
11.	Навчальні плани, програми (копії)	кадрова служба
12.	Договори	договірний відділ

__________ 
* У разі відсутності в установі відповідного спеціалізованого підрозділу спеціальний облік здійснюється службою діловодства або за рішенням керівника установи не здійснюється.

Додаток 13 до Інструкції (пункт 134)

ПРИМІРНИЙ СКЛАД 
запису про реєстрацію вхідних документів*

1. Вид документа.

2. Дата надходження документа до установи.

3. Дата реєстрації документа.

4. Реєстраційний індекс документа.

5. Кореспондент.

6. Дата реєстрації та реєстраційний індекс кореспондента.

7. Короткий зміст.

8. Відповідальний підрозділ установи, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа в установі.

9. Відповідальний виконавець – працівник відповідального підрозділу установи, який в установленому порядку визначений відповідальним
за виконання документа в установі.

10. Відмітка про виконання документа.

11. Справа №.

__________ 
* Інструкцією з діловодства установи може бути передбачено додаткові складові частини журналу та визначено інший порядок їх розміщення.

Додаток 14 до Інструкції (пункт 134)

ПРИМІРНИЙ СКЛАД 
запису про реєстрацію вихідних документів, створених установою

1. Дата реєстрації документа.

2. Реєстраційний індекс документа.

3. Адресат.

4. Короткий зміст.

5. Відповідальний підрозділ установи, яким підготовлено документ.

6.  Відповідальний виконавець – працівник відповідального підрозділу установи, який підготував документ.

7. Дата та час надходження документа адресату.

8. Дата реєстрації та реєстраційний індекс адресата.

9. Відмітка про виконання документа адресатом.

10. Справа №.

Додаток 15 до Інструкції (пункт 137)

ПОРЯДОК
заповнення реквізитів
реєстраційно-моніторингової картки

Реквізити	Пояснення до заповнення
Назва виду документа	заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється
Автор (кореспондент)	під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) – автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) – кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи
Підпис	П.І.Б. особи, що підписала документ
Дата документа	дата, що проставляється на документі установою-автором, переноситься на реєстраційно-моніторингову картку (далі – картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами)
Індекс документа	індекс, присвоєний документу установою-автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається
Дата надходження	дата надходження документа до міської ради
Індекс	індекс, присвоєний вхідному документу міською радою-одержувачем. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами
Заголовок документа або короткий зміст	переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил
Резолюція	основний зміст доручення, прізвище посадової особи, що надає доручення, дата резолюції
Відповідальний виконавець	прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції
Співвиконавці	прізвище, ініціали виконавця переносяться з резолюції
Строки виконання	проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді
Позначка про виконання	короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді

Додаток 16 до Інструкції (пункт 185)

Харківська міська рада

Найменування виконавчого органу Апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

на__________рік

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка
1	2	3	4	5

________________________________________________________________________________
(назва розділу)

Посада керівника виконавчого органу	______________ (підпис)	_____________________________________ (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)
___ __________ 20___ року

Посада керівника архіву у виконавчому органі (особи, відповідальної за архів) __________ __________________________________ (підпис) (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у структурному підрозділі Апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету:

За строками зберігання	Разом	У тому числі
		таких, що переходять	з відміткою «ЕПК»
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Усього

Посада особи, відповідальної за діловодство у виконавчому органі	______ (підпис)	_________________________ (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)
___ _____________ 20___ року

Підсумкові відомості передано до служби діловодства та Архівного відділу Харківської міської ради.

Посада особи виконавчого органу, відповідальної за передачу відомостей	_______ (підпис)	_________________________________ (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)
___ _____________ 20___ року

Формат А4 (210 х 297).

Додаток 17 до Інструкції (пункт 185)

Харківська міська рада	ЗАТВЕРДЖУЮ Заступник міського голови – керуючий справами виконавчого комітету міської ради
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ	__________________________________ (підпис) (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)
__________ № ___________	___ ____________ 20___ року
на__________ рік	М. П.

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка
1	2	3	4	5

____________________________________________________________________

(назва розділу)

Начальник відділу з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства Харківської міської ради	___________ (підпис)		__________________________ (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)
___ _________ 20___ року
Начальник Архівного відділу Харківської міської ради _____ ___________________________ (підпис) (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)
СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК Харківської міської ради _______ № ________		ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕПК Державного архіву Харківської області ________ № ________

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у _____ році
в Харківській міській раді:

За строками зберігання	Разом	У тому числі
		таких, що переходять	з відміткою «ЕПК»
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Усього

Начальник відділу з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства Харківської міської ради	________ (підпис)	__________________________ (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)
___ __________ 20___ року

Підсумкові відомості передано до Архівного відділу Харківської міської ради.

Посада особи служби діловодства, відповідальної за передачу відомостей	__________ (підпис)	__________________________ (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)
___ _________ 20___ року

Формат А4 (210 х 297).

Додаток 18 до Інструкції (пункт 185)

Найменування виконавчого органу Харківської міської ради	ЗАТВЕРДЖУЮ Керівник виконавчого органу Харківської міської ради
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ	__________________________________ (підпис) (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)
__________ № ___________	___ ____________ 20___ року
на__________ рік	М. П.

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка
1	2	3	4	5

________________________________________________________________________________
(назва розділу)

Посада керівника служби діловодства виконавчого органу Харківської міської ради	______________ (підпис)	_____________________________________ (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)
___ __________ 20___ року

Начальник архівного відділу виконавчого органу __________ ____________________________________ (підпис) (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у виконавчому органі Харківської міської ради:

За строками зберігання	Разом	У тому числі
		таких, що переходять	з відміткою «ЕПК»
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Усього

Посада керівника служби діловодства виконавчого органу	______ (підпис)	__________________________ (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)
___ ________ 20___ року

Підсумкові відомості передано до архівного відділу виконавчого органу.

Посада особи у виконавчому органі, відповідальної за передачу відомостей	_______ (підпис)	_________________________________ (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)
___ ___________ 20___ року

		Додаток 19 до Інструкції (пункт 219)
Харківська міська рада (найменування виконавчого органу)	ЗАТВЕРДЖУЮ Заступник міського голови – керуючий справами виконавчого комітету міської ради (керівник виконавчого органу) ________________________________ (підпис) (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ) ___ ____________ 20___ року М. П.

АКТ

_______________№_____________

______________________________

(місце складення)

Про вилучення для знищення документів,

не внесених до Національного архівного фонду

На підставі__________________________________________________________

(назви і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків

____________________________________________________________________

їх зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)

вилучено для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ________________________________

(назва фонду)

№ з/п	Заголовок справи або груповий заголовок справ	Дата справи або крайні дати справ	Номери описів (номенк­латур) за рік (роки)	Індекс справи (тому, частини) за номенкла-турою або номер справи за описом	Кіль-кість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітки
1	2	3	4	5	6	7	8

Разом ________________________________________ справ за __________ роки.

(цифрами і словами)

Посада особи, яка проводила експертизу цінності документів

_________ (підпис)

_________________________ (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)

____ __________ 20 ____ року

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК Харківської міської ради (виконавчого органу) ____________ № ______

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК Архівного відділу Харківської міської ради ____________ № ______

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕПК Державного архіву Харківської області ______________ № _____

Описи справ постійного зберігання за _________ роки схвалено, а з кадрових питань (особового складу) погоджено з ЕПК Державного архіву Харківської області (протокол __________ № __________).

Документи в кількості ___________________________________________ справ

(цифрами і словами)

вагою ______________________ кг здано в _______________________________

(найменування установи)

на переробку за приймально-здавальною накладною від __________ № _______ або знищено шляхом спалення.

Посада особи виконавчого органу, яка здала (знищила) документи

_________ (підпис)

___________________________ (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)

____ __________ 20 ____ року

Формат А4 (210 х 297).

	Додаток 2
	до Інструкції
	(пункт 19)

У К Р А Ї Н А ХАРКІВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА майдан Конституції, 7, м. Харків, 61200

У К Р А И Н А ХАРЬКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ ГОЛОВА площадь Конституции, 7, г. Харьков, 61200

тел. +38 (057) 760-73-69, факс +38 (057) 760-79-51

E-mail: kanc@city.kharkov.ua, сайт: www.city.kharkov.ua, код ЄДРПОУ 04059243

__________________________________________________________________________

__________________ №__________________ На №__________________________________

Додаток 3 до Інструкції (пункт 19)

У К Р А Ї Н А ХАРКІВСЬКА МІСЬКА РАДА ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ майдан Конституції, 7, м. Харків, 61200

У К Р А И Н А ХАРЬКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ХАРЬКОВСКОЙ ОБЛАСТИ площадь Конституции, 7, г. Харьков, 61200

тел. +38 (057) 760-73-69, факс +38 (057) 760-79-51

E-mail: kanc@city.kharkov.ua, сайт: www.city.kharkov.ua, код ЄДРПОУ 04059243

__________________________________________________________________________

__________________ №__________________ На №__________________________________

			Додаток 4 до Інструкції (пункт 19)
	У К Р А Ї Н А ХАРКІВСЬКА МІСЬКА РАДА ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ майдан Конституції, 7, м. Харків, 61200	У К Р А И Н А ХАРЬКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ХАРЬКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ площадь Конституции, 7, г. Харьков, 61200

тел. +38 (057) 760-73-69, факс +38 (057) 760-79-51

E-mail: kanc@city.kharkov.ua, сайт: www.city.kharkov.ua, код ЄДРПОУ 04059243

__________________________________________________________________________

__________________ №__________________ На №__________________________________

			Додаток 5 до Інструкції (пункт 19)
	У К Р А Ї Н А ХАРКІВСЬКА МІСЬКА РАДА ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ Радник міського голови (найменування галузевого напрямку діяльності) майдан Конституції, 7, м. Харків, 61200	У К Р А И Н А ХАРЬКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ХАРЬКОВСКОЙ ОБЛАСТИ Советник городского головы Наименование отраслевого направления деятельности) площадь Конституции, 7, г. Харьков, 61200

тел. +38 (057) _________, факс +38 (057) _________

E-mail: ____________, сайт: ______________, код ЄДРПОУ_________

__________________________________________________________________________

__________________ №__________________ На №__________________________________

			Додаток 6 до Інструкції (пункт 19)
	У К Р А Ї Н А ХАРКІВСЬКА МІСЬКА РАДА ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ ВИКОНАВЧИЙ ОРГАН (назва виконавчого органу) майдан Конституції, 7, м. Харків, 61200	У К Р А И Н А ХАРЬКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ХАРЬКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОРГАН (название исполнительного органа) площадь Конституции, 7, г. Харьков, 61200

тел. +38 (057) _________, факс +38 (057) _________

E-mail: ____________, сайт: ______________, код ЄДРПОУ_________

__________________________________________________________________________

__________________ №__________________ На №__________________________________

				Додаток 7 до Інструкції (пункт 21)
	У К Р А Ї Н А ХАРКІВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА	У К Р А И Н А ХАРЬКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ ГОЛОВА
	Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

Від ________________ № ________

				Додаток 7а до Інструкції (пункт 21)
	У К Р А Ї Н А ХАРКІВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА	У К Р А И Н А ХАРЬКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ ГОЛОВА
	Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

От________________ № ________

			Додаток 8 до Інструкції (пункт 21)
	У К Р А Ї Н А ХАРКІВСЬКА МІСЬКА РАДА ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ	У К Р А И Н А ХАРЬКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ХАРЬКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
	Р І Ш Е Н Н Я

Від ________________ № ________

			Додаток 8а до Інструкції (пункт 21)
	У К Р А Ї Н А ХАРКІВСЬКА МІСЬКА РАДА ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ	У К Р А И Н А ХАРЬКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ХАРЬКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
	Р Е Ш Е Н И Е

От ________________ № ________

			Додаток 9 до Інструкції (пункт 21)
	У К Р А Ї Н А ХАРКІВСЬКА МІСЬКА РАДА ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ _____ сесія _____ скликання	У К Р А И Н А ХАРЬКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ХАРЬКОВСКОЙ ОБЛАСТИ _____ сессия _____ созыва
	Р І Ш Е Н Н Я

Від ________________ № ________

м. Харків

			Додаток 9а до Інструкції (пункт 21)
	У К Р А Ї Н А ХАРКІВСЬКА МІСЬКА РАДА ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ _____ сесія _____ скликання	У К Р А И Н А ХАРЬКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ХАРЬКОВСКОЙ ОБЛАСТИ _____ сессия _____ созыва
	Р Е Ш Е Н И Е

От ________________ № ________

г. Харьков

Додаток 10 до Інструкції (пункт 34)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК 
документів, що дозволяється затверджувати

проставлянням грифа затвердження

1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських
і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів;
на капітальне будівництво тощо).

4. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

5. Розцінки на виконання робіт.

6. Статути (положення) комунальних підприємств та установ Харківської міської ради.

7. Структура установи.

8. Штатні розписи.

9. Програми.

10. Посадові інструкції.

11. Плани.

12. Описи справ.

13. Нормативи.

14. Номенклатури справ.

15. Звіти.

16. Графіки.

Додаток 20 до Інструкції (пункт 224)

Харківська міська рада (найменування виконавчого органу)

ЗАТВЕРДЖУЮ Заступник міського голови – керуючий справами виконавчого комітету міської ради (керівник виконавчого органу) ________________________________ (підпис) (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ) ___ ____________ 20___ року М. П.

Фонд № _____

ОПИС № _____

справ постійного зберігання

за ___________ рік

№ з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Крайні дати документів справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Примітки
1	2	3	4	5	6

____________________________________________________________________

(назва розділу)

До опису внесено _______________________________________________ справ

(цифрами і словами)

з № ______________ до № __________, у тому числі:

літерні номери ________________________________,

пропущені номери _____________________________.

Посада укладача опису ____ ________20___ року

___________ (підпис)

___________________________ (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)

Посада керівника архіву виконавчого органу (особи, відповідальної за архів) ____ ________ 20___ року

___________ (підпис)

___________________________ (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК виконавчого органу __________ № ______

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК Архівного відділу Харківської міської ради ___________ № ______

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕПК Державного архіву Харківської області ___________ № ________

Формат А4 (210 х 297).

Додаток 21 до Інструкції (пункт 224)

Харківська міська рада (найменування виконавчого органу)

ЗАТВЕРДЖУЮ Заступник міського голови – керуючий справами виконавчого комітету міської ради (керівник виконавчого органу) ________________________________ (підпис) (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ) ___ ____________ 20___ року М. П.

Фонд № _____

ОПИС № _____

справ з кадрових питань (особового складу)

за ___________ рік

№ з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Крайні дати документів справи (тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Примітки
1	2	3	4	5	6	7

____________________________________________________________________

(назва розділу)

До опису внесено _______________________________________________ справ

(цифрами і словами)

з № ______________ до № __________, у тому числі:

літерні номери ______________________________,

пропущені номери ___________________________.

Посада укладача опису ____ _______20___ року

___________ (підпис)

__________________________ (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)

Посада керівника архіву виконавчого органу (особи, відповідальної за архів) ____ ________ 20___ року

___________ (підпис)

__________________________ (ініціал імені (ініціали), ПРІЗВИЩЕ)

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕПК Державного архіву Харківської області ____________ № _______

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК Архівного відділу Харківської міської ради ___________ № _______

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК виконавчого органу __________ № _______

Формат А4 (210 х 297).

	У К Р А Ї Н А ХАРКІВСЬКА МІСЬКА РАДА ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ	У К Р А И Н А ХАРЬКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ХАРЬКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
	Р І Ш Е Н Н Я		ПРОЕКТ

Від ________________ № ________

Про затвердження Інструкції з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», з метою подальшого вдосконалення порядку документування та організації роботи
з документами, керуючись ст. 59 Закону України «Про органи місцевого самоврядування в Україні», виконавчий комітет Харківської міської ради

ВИРІШИВ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Харківській міській раді
та її виконавчих органах (далі – Інструкція з діловодства), що додається.

2. Заступникам міського голови, заступникам міського голови – директорам департаментів, головам адміністрацій районів, директорам департаментів, керівникам управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради:

- організувати вивчення Інструкції з діловодства працівниками підпорядкованих виконавчих органів міської ради;

- забезпечити неухильне додержання вимог (норм) Інструкції
з діловодства, затвердженої цим рішенням.

3. Контроль за виконанням цього рішення покласти
на заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради Чечетову-Терашвілі Т.М.

Міський голова Г.А. Кернес

Рогов 760 72 80