---

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 31.03.2018 № 12

Про забезпечення обліку, зберігання та використання печаток і штампів у Харківській міській раді та її виконавчих органах

Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, з метою належного забезпечення обліку, зберігання та використання печаток і штампів у Харківській міській раді та її виконавчих органах, керуючись ст.ст. 42, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити Порядок обліку, зберігання та використання печаток і штампів у Харківській міській раді та її виконавчих органах згідно з додатком.

2. Призначити відповідальним за облік печаток і штампів виконавчих органів, які входять до складу апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету, начальника відділу з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства Харківської міської ради Чекалову Г.Г.

3. У разі відсутності Чекалової Г.Г. з поважних причин (відпустка, відрядження, хвороба тощо) виконання зазначених обов'язків покладається на заступника начальника відділу з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства Харківської міської ради Чувахлову Л.А.

4. Посадові особи, визначені в пунктах 2,3 розпорядження, після отримання відбитків печаток і штампів виконавчих органів, які входять до складу апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету, несуть відповідальність за їх подальший облік.

5. Заступникам міського голови, заступникам міського голови -директорам департаментів, директорам департаментів, головам адміністрацій районів, керівникам управлінь, відділів та інших виконавчих органів Харківської міської ради до 29.03.2018 у разі потреби оновити списки посадових осіб, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання печаток і штампів у відповідних виконавчих органах Харківської міської ради.

6. Розпорядження міського голови від 25.02.2013 № 4/1 вважати таким, що втратило чинність.

7. Контроль за виконанням розпорядження покласти на заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради Чечетову-Терашвілі Т.М.

Міський голова Г.А. Кернес

Додаток

до розпорядження міського голови

від 31.01.2018 № 12

ПОРЯДОК

обліку, зберігання та використання печаток і штампів

у Харківській міській раді та її виконавчих органах

1. Харківська міська рада та її виконавчі органи мають гербові печатки із зображенням Державного Герба України, повним найменуванням Харківської міської ради, виконавчого комітету Харківської міської ради, виконавчих органів Харківської міської ради, печатки без зображення Державного Герба України і штампи встановлених зразків, а також інші штампи, необхідні в роботі з документами, виготовлення яких забезпечується Департаментом адміністративно-господарської діяльності Харківської міської ради та структурними підрозділами виконавчих органів.

2. Облік печаток і штампів виконавчих органів, які входять до складу апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету, здійснюється в журналі обліку та видачі печаток і штампів (далі - журнал), який включається до номенклатури справ Харківської міської ради, його аркуші нумеруються, прошиваються й опечатуються згідно з додатком 1 до Порядку.

Посадова особа, відповідальна за облік печаток і штампів виконавчих органів, які входять до складу апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету, визначається розпорядженням міського голови.

3. Облік печаток і штампів виконавчих органів, які не входять до складу апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету, здійснюється в журналі, який включається до номенклатури справ відповідного виконавчого органу Харківської міської ради, його аркуші нумеруються, прошиваються й опечатуються згідно з додатком 1 до Порядку.

Посадова особа, відповідальна за облік печаток і штампів у виконавчому органі, який не входить до складу апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету, визначається наказом керівника відповідного виконавчого органу Харківської міської ради.

4. Керівники виконавчих органів Харківської міської ради наказом визначають посадових осіб, на яких покладають обов'язки зберігання та використання печаток і штампів, а також перелік посадових осіб, підписи яких скріплюються печаткою виконавчого органу з визначенням місця зберігання печаток і штампів.

5. Відповідальним за зберігання та використання гербових печаток з повним найменуванням Харківської міської ради, виконавчого комітету Харківської міської ради є заступник міського голови - керуючий справами виконавчого комітету міської ради.

6. На період тимчасової відсутності заступника міського голови -керуючого справами виконавчого комітету міської ради, у якого постійно зберігаються гербові печатки, вони передаються особі, яка його заміщує, про що здійснюється запис у журналі.

7. Печатки виконавчих органів знаходяться у посадових осіб, які їх отримали та на яких покладено відповідальність за їх зберігання і використання.

8. Гербовою печаткою з повним найменуванням Харківської міської ради скріплюються підписи:

8.1. Міського голови, секретаря Харківської міської ради, першого заступника міського голови та заступника міського голови — керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

8.2. Голови тендерного комітету Харківської міської ради.

8.3. Директора Юридичного департаменту Харківської міської ради для засвідчення копій довіреностей Харківської міської ради, міського голови, секретаря Харківської міської ради.

9. Гербовою печаткою з повним найменуванням виконавчого комітету Харківської міської ради скріплюються підписи:

9.1. Міського голови, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

9.2. Заступника міського голови з питань інфраструктури міста для погодження титулу об'єктів, фінансування будівництва яких здійснюється за рахунок коштів бюджету міста Харкова, головним розпорядником яких є Департамент інфраструктури Харківської міської ради.

9.3. Заступника міського голови з питань охорони здоров'я та соціального захисту населення:

- на анкеті дитини, яка може бути усиновлена;

-на висновку про доцільність усиновлення і відповідність його інтересам дитини;

- на повідомленні про надання (ненадання) згоди на роз'єднання братів і сестер при усиновленні.

9.4. Директора Юридичного департаменту Харківської міської ради для засвідчення копій довіреностей виконавчого комітету Харківської міської ради та інших виконавчих органів Харківської міської ради.

10. Гербовою печаткою з повним найменуванням виконавчого органу Харківської міської ради скріплюються підписи керівника відповідного виконавчого органу та його заступників.

11. Печаткою Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради засвідчуються копії рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, а також інші документи, що відповідно до компетенції зберігаються в Департаменті організаційної роботи Харківської міської ради, скріплюються підписи директора Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради та його заступників.

Штампи Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради використовуються для оформлення копій рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, а також інших документів, що відповідно до компетенції зберігаються в Департаменті організаційної роботи Харківської міської ради.

12. Печаткою Департаменту діловодства Харківської міської ради скріплюються підписи директора Департаменту діловодства Харківської міської ради (накази, довіреності, довідки), написи начальників відділів, їх заступників, спеціалістів зазначеного департаменту про засвідчення копій документів, а також інші документи, затвердження яких передбачено чинним законодавством.

Штампи Департаменту діловодства Харківської міської ради використовуються для оформлення, реєстрації і розсилки документів Харківської міської ради та виконавчого комітету, а також звернень громадян, юридичних осіб, їх копій та інших документів, що відповідно до компетенції зберігаються у Департаменті діловодства Харківської міської ради.

13. Відповідальність за зберігання та використання печаток і штампів покладається на спеціалістів, які отримали їх згідно з журналом.

14. Печатки і штампи не можуть передаватися іншій особі без підпису в журналі.

15. Гербові печатки і печатки зберігаються у шафах (сейфах), що зачиняються та опечатуються.

Штампи зберігаються у шафах, що зачиняються.

16. Перевірка наявності печаток і штампів у виконавчих органах, які входять до складу апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету, здійснюється щорічно комісією, призначеною розпорядженням міського голови.

Перевірка наявності печаток і штампів у виконавчих органах, які не входять до складу апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету, здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівника відповідного виконавчого органу Харківської міської ради.

За результатами перевірки складається акт згідно з додатком 2 до Порядку та здійснюється відповідний запис у журналі.

17. Про виявлені випадки порушення правил обліку, зберігання та використання печаток і штампів у виконавчих органах, які входять до складу апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету, Департамент діловодства Харківської міської ради інформує міського голову.

За розпорядженням міського голови проводиться перевірка, результати якої направляються міському голові.

18. Про виявлені випадки порушення правил обліку, зберігання та використання печаток і штампів у виконавчих органах, які не входять до складу апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету, відповідальна посадова особа інформує керівника виконавчого органу.

За наказом керівника виконавчого органу проводиться перевірка, результати якої направляються керівнику відповідного виконавчого органу.

19. У разі виявлення факту втрати печаток і штампів керівники виконавчих органів Харківської міської ради зобов'язані негайно повідомити про це Головне управління Національної поліції у Харківській області.

Директор Департаменту

діловодства О.В. Хохлов

Заступник міського голови -

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради Т.М. Чечетова-Терашвілі

Додаток 1

до Порядку

ЖУРНАЛ

обліку печаток і штампів, що застосовуються у Харківській міській раді*

(або у виконавчому органі Харківської міської ради)

Формат А4 (210x297).

_________

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.