Про запровадження електронних сервісів щодо надання інформації в сфері реєстрації місця проживання

Номер: /
Сесія: /
Тип: Проекти рішеннь

Дата прийняття: 01/03/2018
Видавник: Виконавчий комітет Харківської міської ради
Вид: Витяг із протоколу

У К Р А Ї Н А

ХАРКІВСЬКА

МІСЬКА РАДА
ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

У К Р А И Н А

ХАРЬКОВСКИЙ

ГОРОДСКОЙ СОВЕТ
ХАРЬКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ

Р І Ш Е Н Н Я

Проект

Від ________________ № ___________

Про запровадження електронних сервісів щодо надання інформації в сфері реєстрації місця проживання

На підставі ст. 11³ Закону України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні», ст. 37¹ Закону України
«Про місцеве самоврядування в Україні», ч.ч. 7, 8, 9 ст. 9 Закону України «Про адміністративні послуги», ст. 40, п. 2 ч. 2 ст. 52, ч. 6 ст. 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Харківської міської ради

ВИРІШИВ:

1. Внести зміни до рішення виконавчого комітету Харківської міської ради від 05.04.2017 № 230 «Про Реєстр територіальної громади міста Харкова», виклавши додаток до нього у новій редакції (додаток 1).

2. Затвердити Порядок отримання відомостей про зареєстрованих
у житловому приміщенні осіб (додаток 2).

3. Визнати такими, що втратили чинність:

3.1. Рішення виконавчого комітету Харківської міської ради
від 27.05.2015 № 306 «Про затвердження Порядку отримання відомостей
про склад сім’ї або зареєстрованих у житловому приміщенні/будинку осіб, які мешкають у приватному домоволодінні»;

3.2. Рішення виконавчого комітету Харківської міської ради
від 22.04.2015 № 225 «Про визначення органів, що надають відомості
про склад зареєстрованих у житлових приміщеннях осіб».

4. Пункти 1, 2, 3 цього рішення набирають чинності з 15.05.2018.

5. Контроль за виконанням рішення покласти на заступника міського голови з питань правового забезпечення Стаматіну М.В.

Міський голова		Г.А. Кернес
Т.М. Чечетова-Терашвілі
М.В. Стаматіна
А.І. Руденко
		О.І. Дробот
		В.В. Коваленко

Литвинець 725 30 68

Продовження додатка 1

Додаток 1

до рішення виконавчого комітету Харківської міської ради

від __________ № ______________

«Про запровадження електронних сервісів щодо надання інформації в сфері реєстрації місця проживання»

ПОЛОЖЕННЯ

про Реєстр територіальної громади міста Харкова

1. Загальні положення

1.1. Положення затверджене з метою забезпечення виконання Харківською міською радою визначених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», Законом України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні» (далі – Закон) делегованих повноважень у сфері реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб, а також формування та ведення відповідним органом реєстрації Реєстру територіальної громади міста Харкова.

1.2. Реєстр територіальної громади міста Харкова (далі – Реєстр) – автоматизована база даних, призначена для зберігання, обробки, використання визначеної Законом інформації, що створюється, ведеться та адмініструється органом реєстрації для обліку осіб, які проживають на території міста Харкова.

Для потреб реєстрації місця перебування осіб органом реєстрації зберігається, обробляється, використовується визначена законодавством інформація, що міститься у Реєстрі, в порядку, передбаченому цим Положенням.

1.3. Виконавчим органом Харківської міської ради, на який покладено повноваження з реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб у межах міста Харкова, формування та ведення Реєстру, є Департамент реєстрації Харківської міської ради (далі – орган реєстрації).

1.4. Орган реєстрації забезпечує супроводження, розвиток, удосконалення, підтримку функціонування Реєстру та є розпорядником відповідного Реєстру.

1.5. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

документи, до яких вносяться відомості про місце проживання/перебування особи, – паспорт громадянина України, тимчасове посвідчення громадянина України, посвідка на постійне проживання, посвідка на тимчасове проживання, посвідчення біженця, посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту, посвідчення особи, якій надано тимчасовий захист, довідка про звернення за захистом в Україні;

документи, що посвідчують особу – документи, передбачені пунктами 1, 2 частини 1 статті 13 Закону України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус», а для іноземців, які не мають документа, що посвідчує особу виданого в Україні – паспорт громадянина відповідної країни (у тому числі, для виїзду за кордон) за наявності засвідченого в установленому порядку перекладу на українську мову;

веб-сайт – сукупність програмних та апаратних засобів з унікальною адресою у мережі Інтернет разом з інформаційними ресурсами, що перебувають у розпорядженні Харківської міської ради (її виконавчих органів) і забезпечують доступ юридичних та фізичних осіб до цих інформаційних ресурсів та інформаційних послуг, що надаються структурними підрозділами Харківської міської ради та комунальними підприємствами міста Харкова через мережу Інтернет;

адміністратор веб-сайту – комунальне підприємство «Харківський Дата Центр», яке здійснює адміністрування програмних та апаратних засобів, що забезпечують формування довідок з Реєстру;

авторизований користувач – авторизований абонент, який за допомогою засобів дистанційної ідентифікації користувачів (електронного цифрового підпису, тощо) здійснює доступ до веб-сайту з метою отримання відповідної довідки з Реєстру;

сервер – сукупність програмних і апаратних засобів, призначених для обслуговування інформаційних запитів Авторизованих користувачів та дистанційно ідентифікованих заявників у мережах передачі даних.

2. Формування та ведення Реєстру

2.1. Безпосереднє формування та ведення Реєстру покладено на співробітників структурних підрозділів Управління ведення Реєстру територіальної громади Департаменту реєстрації Харківської міської ради (далі – Управління) відповідно до розподілу обов’язків.

2.2. Ведення Реєстру здійснюється державною мовою.

2.3. Ведення Реєстру здійснюється за допомогою технічних і програмних засобів, які забезпечують захист відомостей, що містяться у Реєстрі, від несанкційованих дій, у тому числі з дотриманням вимог функціонування комплексної системи захисту інформації Реєстру.

2.4. Реєстр формується на підставі інформації про осіб, місце проживання яких зареєстровано/знято з реєстрації у місті Харкові:

- отриманої органом реєстрації від органу ведення Державного реєстру виборців відповідно до пункту 2 розділу ІІ Закону України від 10.12.2015 № 888-VIII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування та оптимізації надання адміністративних послуг» (далі – Закон № 888-VIII);

- щодо яких органом реєстрації з 04.04.2016 прийняті рішення за результатами розгляду документів, поданих для реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування;

- отриманої органом реєстрації за особистим зверненням особи або її представника/законного представника щодо внесення відомостей до Реєстру про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання особи у місті Харкові до 04.04.2016, що підтверджено поданими особою/її представником документами;

- отриманої органом реєстрації за особистим зверненням особи або її законного представника щодо підтвердження факту реєстрації місця проживання неповнолітньої/малолітньої особи у місті Харкові до 04.04.2016 та за результатами перевірки наданої інформації з доступних джерел (картотека з питань реєстрації фізичних осіб, передана до органу реєстрації в порядку, передбаченому абзацом 1 пункту 3 розділу ІІ Закону № 888-VIII, відомості, отримані від уповноважених органів виконавчої влади/органів місцевого самоврядування, тощо);

- отриманої органом реєстрації за особистим зверненням особи (її представника) щодо внесення відомостей до документів, в яких зазначаються відомості про місце проживання/перебування, про зміну нумерації будинків, перейменування вулиць (проспектів, бульварів, майданів, провулків, кварталів тощо), населених пунктів, адміністративно-територіальних одиниць, зміни в адміністративно-територіальному устрої;

- отриманої органом реєстрації у зв’язку з надходженням рішення суду, яке набрало законної сили, про позбавлення права власності на житлове приміщення або права користування житловим приміщенням, про виселення, про зняття з реєстрації місця проживання особи, про визнання особи безвісно відсутньою або оголошення її померлою;

- отриманої органом реєстрації у зв’язку з надходженням повідомлення територіального органу або підрозділу Державної міграційної служби України (далі – ДМС) із зазначенням відповідних реквізитів паспорта померлої особи або документа про смерть, виданого компетентним органом іноземної держави, легалізованого в установленому порядку;

- отриманої органом реєстрації у зв’язку з надходженням інформації з територіального органу ДМС або територіального підрозділу ДМС, на території обслуговування якого зареєстровано місце проживання особи, про закінчення строку дії посвідки на тимчасове проживання або копії рішення про скасування посвідки на тимчасове проживання чи скасування дозволу на імміграцію та посвідки на постійне проживання в Україні;

- отриманої органом реєстрації у зв’язку з надходженням письмового повідомлення соціальної установи, закладу соціального обслуговування та соціального захисту про припинення підстав для проживання бездомної особи у спеціалізованій соціальній установі, закладі соціального обслуговування та соціального захисту;

- отриманої органом реєстрації у зв’язку з надходженням заяви особи про зняття з реєстрації місця проживання померлої особи на підставі свідоцтва про смерть;

- отриманої органом реєстрації у зв’язку з надходженням заяви власника/співвласників/наймача житла або їх представників із документами, які свідчать про припинення підстав на право користування житловим приміщенням осіб – у разі підтвердження поданої заявником інформації наявною в органі реєстрації інформацією;

- отриманої органом реєстрації у зв’язку з надходженням копії висновку та/або листа ДМС, відповідно до якого прийнято рішення про скасування реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування особи, проведених до 04.04.2016;

- отриманої органом реєстрації у зв’язку з надходженням повідомлення іншого органу реєстрації про зняття з реєстрації місця проживання особи;

- внесеної на підставі пункту 7.1 цього Положення.

2.5. Ведення Реєстру здійснюється програмними засобами, які мають у тому числі, але не виключно забезпечувати:

2.5.1. Авторизацію посадової особи органу реєстрації.

2.5.2. Внесення визначеної Законом та цим Положенням інформації про фізичну особу.

2.5.3. Зберігання персональних даних, що внесені до Реєстру, та їх відображення.

2.5.4. Пошук інформації про фізичну особу за базою даних Реєстру.

2.5.5. Перевірку персональних даних особи за базами даних, які сформовані з використанням персональних даних Реєстру.

2.5.6. Взаємопов’язаний пошук за атрибутами, відображення в інтерфейсі та друк результатів.

2.5.7. Проведення реєстраційних дій (реєстрація/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб, скасування реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб) за видами відповідно до вимог чинного законодавства.

2.5.8. Внесення до Реєстру відомостей, передбачених Правилами реєстрації місця проживання, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 02.03.2016 № 207 (далі – Правила), про надходження до органу реєстрації повідомлення особи, яка має невиконані майнові зобов’язання, накладені в адміністративному порядку чи за судовим рішенням, або призивається на строкову військову службу і не має відстрочки, або бере участь у судовому процесі в будь-якій якості.

2.5.9. Формування та друк звітів, карток фізичних осіб, відомостей
за встановленими формами, а також, з можливістю автоматичного присвоєння вихідних номерів: довідок про реєстрацію місця проживання особи (додаток 13 до Правил), довідок про реєстрацію місця перебування (додаток 14
до Правил), повідомлень про зняття з реєстрації місця проживання особи (додаток 15 до Правил), довідок про зняття з реєстрації місця проживання (додаток 16 до Правил), повідомлень про скасування реєстрації/зняття
з реєстрації місця проживання/перебування особи (додаток 17 до Правил), інформаційних довідок з Реєстру та відмов у наданні інформації з Реєстру,
за встановленими формами, повідомлень про зняття з реєстрації померлої особи, та за наявності технічної можливості і інших документів, що
є результатом прийняття органом реєстрації рішень у сфері реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання осіб.

2.5.10. Коригування даних про фізичну особу у разі встановлення розбіжностей між відомостями, що містяться у Реєстрі, та поданими особою (її представником) документами або інформацією органу виконавчої влади, який реалізує державну політику у сфері реєстрації фізичних осіб.

2.5.11. Внесення на підставі відповідних актів інформації про зміну нумерації будинків, перейменування вулиць (проспектів, бульварів, майданів, провулків, кварталів тощо), населених пунктів, адміністративно-територіальних одиниць, зміни в адміністративно-територіальному устрої із збереженням попередніх даних у Реєстрі.

2.5.12. Внесення змін до картки фізичної особи, які пов’язані зі зміною даних про особу (прізвище, ім’я, по батькові, реквізити паспортного документа, свідоцтва про народження тощо).

2.5.13. Передачу у визначеному законодавством порядку інформації до Єдиного державного демографічного реєстру (далі – ЄДДР).

2.5.14. Автоматизоване формування за встановленою формою та друк відомостей для періодичного поновлення інформації Державного реєстру виборців у місті Харкові про:

- громадян України, зареєстрованих за місцем проживання у місті Харкові, яким протягом наступного місяця виповниться 18 років;

- виборців, які протягом попереднього місяця зареєстрували своє місце проживання у місті Харкові;

- виборців, які протягом попереднього місяця зняті з реєстрації за місцем проживання у місті Харкові.

2.5.15. Ідентифікацію посадової особи органу реєстрації, яка здійснила реєстраційну дію в Реєстрі, внесла інформацію про особу, внесла зміни до інформації, що містяться в Реєстрі, або сформувала інформацію з Реєстру, що передбачено Положенням, із фіксацією дати та часу такої дії.

До Реєстру автоматично вноситься інформація про найменування структурного підрозділу Управління, прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, якою внесено відповідний запис до Реєстру.

2.5.16. Інформування посадової особи органу реєстрації про порушення особою встановленого Законом строку звернення для реєстрації місця проживання після зняття з реєстрації попереднього місця проживання.

2.5.17. Внесення інформації до Реєстру щодо заборони вчиняти певні дії (зокрема здійснення реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування за адресою) на підставі актів органів державної влади та посадових осіб згідно із законом, що позбавить можливості внесення інформації до Реєстру про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування особи.

2.5.18. Інформування посадової особи органу реєстрації про реєстрацію місця проживання за відповідною адресою малолітньої дитини (при внесенні інформації до Реєстру у зв’язку з надходженням до органу реєстрації заяви особи або повідомлення іншого органу реєстрації про зняття з реєстрації місця проживання особи).

2.5.19. Автоматизоване формування знеособлених даних з Реєстру за встановленими формами щодо реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання фізичних осіб для передачі до Головного управління статистики у Харківській області з метою забезпечення проведення державних статистичних спостережень щодо міграційних процесів, які відбуваються у місті Харкові.

2.5.20. Автоматизоване формування повідомлення про реєстрацію (зняття з реєстрації) місця проживання призовників і військовозобов’язаних, за встановленими формами.

2.5.21. Інтеграцію з зовнішніми автоматизованими системами, зокрема шляхом забезпечення доступу зовнішніх аутентифікованих та дистанційно ідентифікованих користувачів до наявної інформації, яка обробляється за допомогою програмних засобів Реєстру.

2.6. До Реєстру вноситься інформація про особу, а також дані про її зміну:

- прізвище, власне ім’я (усі власні імена), по батькові;

- дата та місце народження;

- місце проживання/перебування;

- відомості про громадянство;

- стать;

- унікальний номер запису в ЄДДР (якщо така інформація внесена до паспорта громадянина України);

- дата реєстрації місця проживання/перебування;

- прізвище, ім’я та по батькові представника, якщо він діє від імені особи, та відомості про документ, що посвідчує повноваження представника;

- інформація про попереднє/майбутнє місце проживання;

- дата зняття з реєстрації місця проживання (після вибуття особи);

- інша інформація, яка повинна подаватися органом реєстрації до органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, установ та організацій відповідно до чинного законодавства.

2.7. Інформація до Реєстру вноситься в день прийняття відповідного рішення співробітником органу реєстрації. У разі виникнення зовнішніх обставин, що перешкоджають внести інформацію до Реєстру, які не залежать від органу реєстрації, внесення такої інформації здійснюється невідкладно
(у робочий день) після їх припинення.

2.8. Орган реєстрації у разі виявлення в Реєстрі помилкових відомостей про особу повідомляє їй про це у тридцятиденний строк із дня виявлення таких відомостей, а також звертається до особи з проханням надати достовірні відомості для внесення змін до відповідного реєстру та/або документи, до яких вносяться відомості про місце проживання/перебування особи, і передає відповідну інформацію до уповноваженого органу з ведення ЄДДР та Державного реєстру виборців.

2.9. У разі подання особою або її представником документів
для отримання адміністративних послуг, передбачених підпунктом 2.5.7 пункту 2.5, пунктами 4.3, 4.4, 4.5, 4.9 Положення, та невідповідності їх даних з відомостями, що містяться у Реєстрі, для ідентифікації особи за основу береться така інформація про особу: прізвище, власне ім’я (усі власні імена), по батькові (у разі наявності в особи по батькові), дата народження, унікальний номер запису в ЄДДР (якщо така інформація внесена до паспорта громадянина України).

3. Доступ до Реєстру

3.1. Доступ до інформації, що міститься у Реєстрі, здійснюється
з дотриманням вимог Закону, а також законів України «Про інформацію», «Про захист персональних даних» та інших вимог чинного законодавства.

3.2. Органом реєстрації ведеться облік посадових осіб Управління, які мають доступ до Реєстру, та визначається рівень їх доступу до нього згідно
з положеннями про структурні підрозділи органу реєстрації та посадовими інструкціями працівників органу реєстрації.

3.3. Працівники, які мають доступ до персональних даних, дають письмове зобов’язання про нерозголошення персональних даних, які їм було довірено або які стали їм відомі у зв’язку з виконанням професійних, службових або трудових обов’язків.

Датою надання права доступу до персональних даних вважається дата надання зобов’язання відповідною посадовою особою.

3.4. Безпосередній доступ до Реєстру надається шляхом авторизації посадових осіб органу реєстрації з використанням електронного цифрового підпису, отриманого з акредитованого центру сертифікації ключів.

Працівник органу реєстрації зобов’язаний вжити заходів щодо забезпечення зберігання, запобігання несанкціонованому доступу
та поширенню інформації з Реєстру, отриманої згідно з цим Положенням, відповідно до законодавства.

3.5. Доступ до Реєстру здійснюється виключно авторизовано,
із збереженням інформації про службову або посадову особу, яка здійснювала запит, та час такого запиту.

3.6. Забороняється обробляти дані про особу, що містяться в Реєстрі, у випадках не передбачених чинним законодавством та цим Положенням.

3.7. Службовим та посадовим особам розпорядника Реєстру забороняється розголошувати персональні дані, що стали їм відомі у зв’язку
з виконанням службових обов’язків.

3.8. У разі звільнення працівника, який мав доступ до персональних даних, або переведення його на іншу посаду, яка не передбачає виконання функцій щодо обробки персональних даних, що містяться в Реєстрі, його право доступу до персональних даних припиняється у порядку, встановленому органом реєстрації.

Датою позбавлення права доступу до персональних даних вважається дата звільнення працівника, дата переведення його на посаду, яка не передбачає виконання функцій щодо обробки персональних даних, що містяться в Реєстрі.

3.9. Обмін інформацією між органом реєстрації та іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування здійснюється
за письмовою згодою особи з метою надання їй адміністративних послуг
(у тому числі послуг соціального характеру).

3.10. Передача персональних даних, внесених до Реєстру, іншим органам державної влади, органам місцевого самоврядування без письмової згоди особи може здійснюватися лише у випадках, передбачених Законом.

3.11. Для забезпечення виконання покладених законодавством на органи державної влади, органи місцевого самоврядування, нотаріусів, приватних виконавців завдань, Адміністратором веб-сайту забезпечується надання доступу Авторизованих користувачів до веб-сайту для отримання довідок з Реєстру на підставі договору, укладеного між Авторизованим користувачем та Адміністратором веб-сайту за попереднім погодженням з Департаментом реєстрації Харківської міської ради, а також листа Авторизованого користувача, надісланого на електронну адресу Адміністратора веб-сайту.

У разі якщо Авторизованим користувачем є державний нотаріус, договір укладається між державною нотаріальною конторою, у якій працює такий користувач, та Адміністратором веб-сайту.

У разі якщо користувачем є приватний нотаріус, його помічник, приватний виконавець, договір укладається між приватним нотаріусом, приватним виконавцем та Адміністратором веб-сайту.

3.12. Авторизований користувач самостійно вживає заходів щодо забезпечення зберігання, запобігання несанкціонованому доступу та поширенню відповідної інформації, отриманої згідно з цим Положенням у відповідності до вимог Закону України «Про захист персональних даних». Забороняється поширювати інформацію, отриману згідно з цим Положенням, крім випадків, передбачених законом.

3.13. Державні органи, органи місцевого самоврядування, нотаріуси, приватні виконавці зобов’язані негайно, але не пізніше двох робочих днів з дня припинення виконання Авторизованим користувачем своїх повноважень, на реалізацію яких йому надавалися ідентифікатори доступу до веб-сайту, з метою отримання довідки з Реєстру, письмово повідомляти Адміністратору веб-сайту про необхідність скасування відповідних ідентифікаторів.

3.14. Посадовим особам уповноважених органів, які при формуванні довідок з Реєстру, мають доступ до персональних даних осіб, забороняється розголошувати в будь-який спосіб персональні дані, які їм довірено або які стали їм відомі під час виконання ними посадових, трудових обов’язків, крім випадків, передбачених законом.

Поширення персональних даних без згоди відповідного суб’єкта здійснюється виключно у випадках, передбачених законами України, і лише (якщо це необхідно) в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини або за згодою суб’єкта відповідних персональних даних.

3.15. Дані Реєстру можуть використовуватися зі статистичною або науковою метою за умови їх знеособлення.

4. Права осіб, персональні дані яких внесені до Реєстру

4.1. Кожна особа має право на доступ до своїх персональних даних, внесених до Реєстру, а також інші права щодо своїх персональних даних, передбачені Законом України «Про захист персональних даних».

4.2. З Реєстру надається інформація:

- кожній особі щодо наявності/відсутності персональних даних про неї в Реєстрі;

- представнику/законному представнику щодо особи, інтереси якої він представляє;

- власнику/співвласникам, наймачу житла (їх законному представнику або представнику юридичної особи власника/співвласників за довіреністю) про осіб, зареєстрованих за відповідною адресою.

4.3. Для отримання інформації з Реєстру про себе особа через Центр надання адміністративних послуг міста Харкова або його територіальні підрозділи (далі – Центр) подає:

- письмове звернення за формою, встановленою органом реєстрації;

- засвідчену заявником копію документа, що посвідчує його особу,
із пред’явленням оригіналу відповідного документа адміністратору Центру (для осіб, які відповідно до вимог законодавства повинні його отримати);

- письмову згоду на обробку персональних даних.

4.4. Для отримання інформації з Реєстру представником/законним представником щодо особи, інтереси якої він представляє, через Центр подається:

- письмове звернення за формою, встановленою органом реєстрації;

- засвідчена заявником копія документа, що посвідчує його особу,
із пред’явленням оригіналу відповідного документа адміністратору Центру;

- довіреність (посвідчена в установленому законодавством порядку), відповідно до якої особою, відомості про яку містяться в Реєстрі, надані повноваження представнику отримувати її (особи) персональні дані / інформацію про неї (крім випадків, коли законними представниками є батьки (усиновлювачі) особи, що підтверджується відповідним документом);

- письмову згоду на обробку персональних даних.

4.5. Для отримання інформації про осіб місце проживання/перебування яких зареєстровано за адресою житла, власник/співвласники/наймач відповідного житла, їх законний представник або представник юридичної особи власника/співвласників за довіреністю, через Центр подає:

- письмове звернення за формою, встановленою органом реєстрації
(у випадку звернення співвласників житла – заява від імені всіх співвласників відповідного житла);

- засвідчену заявником копію документа, що посвідчує його особу,
із пред’явленням оригіналу відповідного документа адміністратору Центру;

- засвідчену адміністратором Центру копію документа, що підтверджує право власності заявника на відповідне житло, із пред’явленням оригіналу вказаного документа адміністратору Центру (для власника/співвласників житла);

- засвідчену адміністратором Центру копію документа, що підтверджує право на проживання в житлі (ордер, договір найму(піднайму, оренди), рішення уповноваженого органу про визнання особи наймачем),
із пред’явленням оригіналу вказаного документа адміністратору Центру
(для наймача житла);

- засвідчену заявником (законним представником) копія документа, що підтверджує повноваження особи як законного представника
із пред’явленням адміністратору Центру оригіналу відповідного документа;

- довіреність, посвідчену в установленому законодавством порядку (у разі подання документів представником юридичної особи власника/співвласників житла).

4.6. За результатами розгляду документів, передбачених пунктами 4.3, 4.4 Положення, надається інформація з Реєстру за формами згідно
з додатками 13, 14 до Правил у вигляді довідки про реєстрацію місця проживання особи або довідки про реєстрацію місця перебування особи
з урахуванням пункту 2.4 Положення.

4.7. Інформація з Реєстру про осіб, зареєстрованих за адресою житла, власнику/співвласникам, наймачу відповідного житла надається органом реєстрації за формою, встановленою органом реєстрації.

4.8. У наданні інформації з Реєстру може бути відмовлено, якщо:

- письмове звернення подано не за встановленою формою;

- письмове звернення не містить повних даних, які необхідні
для формування відповідної інформації з Реєстру;

- заявник не подав необхідних документів або інформації;

- у поданих документах містяться недостовірні відомості або подані документи є недійсними;

- звернулася особа, яка не досягла 14 років;

- заявник згідно із законодавством/Положенням не має права на отримання відповідної інформації;

- в органу реєстрації відсутні підстави для надання запитуваної інформації;

- документи подано не через Центр;

- документи подано не в установленому цим Положенням порядку.

4.9. У разі відсутності інформації в Реєстрі або необхідності внесення змін до інформації в Реєстрі особа письмово звертається (за формою, встановленою органом реєстрації) до Центру для внесення до Реєстру актуальної інформації про неї.

До письмового звернення додаються:

- засвідчена заявником копія документа, до якого вносяться відомості про місце проживання/перебування особи (для осіб, які відповідно до вимог законодавства повинні його отримати), свідоцтва про народження, документа, виданого компетентними органами іноземних держав, підлягають легалізації в установленому порядку, якщо інше не передбачено міжнародними договорами, із пред’явленням відповідного документа адміністратору Центру.

- документ, що підтверджує відомості про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування відповідної особи у місті Харкові (для неповнолітньої/малолітньої особи - у разі наявності);

- документ, що підтверджує достовірність заявлених заявником відомостей (при зверненні особи щодо зміни помилкових відомостей, що містяться в Реєстрі), у разі непідтвердження їх документом, до якого вносяться відомості про місце проживання/перебування особи;

- документ, що підтверджує зміну персональних даних особи (при зверненні особи щодо зміни відомостей, що містяться в Реєстрі), у разі непідтвердження їх документом, до якого вносяться відомості про місце проживання/перебування особи.

У разі подання заяви представником особи додатково подаються:

- засвідчена заявником копія документа, що посвідчує його особу,
із пред’явленням адміністратору Центру оригіналу відповідного документа;

- документ, що підтверджує повноваження особи як представника, крім випадків, коли законними представниками є батьки (усиновлювачі).

Зміна помилкових відомостей про особу, які внесені під час реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування, здійснюється органом реєстрації в день звернення на підставі поданих особою або її представником заяви та документів, що підтверджують достовірність відповідних відомостей або в день отримання даних від відповідного виконавчого органу Харківської міської ради.

У випадку встановлення органом реєстрації розбіжностей між відомостями, що містяться в поданих заявником документах, та інформацією, наявною в органі реєстрації, строк розгляду відповідних документів може бути продовжений до двадцяти робочих днів для об’єктивного встановлення органом реєстрації обставин, про що заявнику повідомляється додатково.

4.9.1. У разі виявлення відповідним виконавчим органом Харківської міської ради, під час прийняття/обробки документів для надання адміністративних або соціальних послуг, розбіжностей між відомостями, що містяться у поданих особою документах та відомостями, що отримані
з Реєстру, про це відповідний працівник повідомляє особу.

Дані, необхідні для внесення інформації / внесення змін до інформації, що міститься у Реєстрі, надаються особою (її представником) під час звернення до відповідного виконавчого органу Харківської міської ради для надання адміністративних або соціальних послуг. Працівник відповідного виконавчого органу Харківської міської ради перевіряє документи, подані
з урахуванням вимог, передбачених у пункті 4.9 цього Положення. На підставі наданих документів працівник відповідного виконавчого органу Харківської міської ради формує дані за формою встановленою органом реєстрації, та передає їх до відповідного органу реєстрації в день звернення особи.

4.10. Коригування даних про особу у Реєстрі здійснюється
за письмовим зверненням особи та за зверненням особи на номер телефону «гарячої лінії», що зазначений у відповідній довідці, за допомогою засобів телефонного зв’язку, через веб-сайт, у разі встановлення особою не актуальних відомостей в довідці, отримання якої передбачено пунктами 4.6, 4.7 цього Положення. Органом реєстрації вживаються заходи щодо перевірки інформації зазначеної у зверненні, за результатами якої повідомляється особа, у порядку передбаченому Законом України «Про звернення громадян».

4.11. Особа несе персональну відповідальність за інформацію (дані), наведену в письмовому зверненні, та документи, додані до нього, що передбачені пунктом 4.9 Положення.

4.12. За результатами розгляду документів, передбачених
пунктом 4.9 Положення, органом реєстрації надається інформація з Реєстру за формою згідно з додатками 13, 14 до Правил у вигляді довідки про реєстрацію місця проживання/перебування.

4.13. У внесенні інформації про особу до Реєстру/внесенні змін
до інформації про особу в Реєстрі може бути відмовлено, якщо:

- внесення інформації не передбачено Законом, Правилами та цим Положенням;

- не було подано визначених цим Положенням документів або інформації;

- під час перевірки інформації, наданої заявником, органом реєстрації встановлено її недостовірність;

- звернулася особа у віці до 14 років;

- заявник згідно із Законом та цим Положенням не має права вимагати внесення відповідної інформації до Реєстру;

- документи подано не через Центр.

4.14. Документи, передбачені пунктами 4.3-4.5, 4.9 Положення, подаються до органу реєстрації через Центр.

4.15. Адміністратор Центру при зверненні до нього особи або її представника/законного представника для отримання послуг, передбачених пунктами 4.3-4.5, 4.9 Положення:

- встановлює особу заявника відповідно до документа, що посвідчує його особу;

- перевіряє правильність заповнення заявником встановленої органом реєстрації форми звернення та наявність необхідних документів, про що зазначений працівник робить відповідний запис у зверненні;

- після встановлення наявності оригіналів документів, передбачених
в Положенні, адміністратор Центру власним підписом та печаткою посвідчує надані заявником копії необхідних для надання адміністративної послуги документів (крім копій документів, що посвідчують особу, які особа засвідчує власним підписом).

4.16. Документи, передбачені пунктами 4.3-4.5, 4.9 Положення, передаються адміністратором Центру відповідальному співробітнику органу реєстрації в день надходження документів.

4.17. За результатами розгляду документів, передбачених
пунктами 4.3-4.5, 4.9 Положення, відповідальний співробітник органу реєстрації в день надходження документів із Центру повертає адміністратору Центру результат надання відповідної послуги або лист про продовження строку їх розгляду згідно з пунктом 4.9 Положення.

4.18. За зверненням особи або її представника відомості про зміну нумерації будинків, перейменування вулиць (проспектів, бульварів, майданів, провулків, кварталів тощо), населених пунктів, адміністративно-територіальних одиниць, зміни в адміністративно-територіальному устрої безоплатно вносяться до документів, до яких вносяться відомості про місце проживання/перебування особи, в день подання документів через Центр.

4.19. Рішення органу реєстрації про відмову у наданні інформації, внесенні інформації про особу до Реєстру або внесенні змін до інформації про особу, що міститься в Реєстрі, може бути оскаржено в установленому законом порядку.

5. Отримання інформації з Реєстру за письмовими запитами органів державної влади, органів місцевого самоврядування, осіб, уповноважених на виконання функцій держави

5.1. Інформація з Реєстру про реєстрацію місця проживання/перебування осіб може надаватися органом реєстрації іншим органам державної влади, органам місцевого самоврядування, особам, уповноваженим на виконання функцій держави, лише у випадках, передбачених законодавством, на підставі запиту відповідного органу, в якому повинно зазначатися посилання на норму закону, яка надає право запитувачу на отримання інформації з обмеженим доступом за такими параметрами запиту:

- за адресою;

- за адресою, із прив’язкою до особи (за прізвищем, іменем, по батькові, датою народження особи) станом на відповідну дату, визначений момент тощо;

- за прізвищем, іменем, по батькові, датою і місцем народження, громадянством/підданством та документом, що підтверджує особу, відносно якої зроблено запит (із зазначенням реквізитів оперативно-розшукової справи / ухвали слідчого судді / ухвали суду), згідно з додатком 3 до Правил.

5.2. Інформація з Реєстру надається за допомогою програмних засобів ведення Реєстру за формою, затвердженою органом реєстрації.

5.3. Інформація з Реєстру формується та надається/надсилається безкоштовно протягом трьох робочих днів з дня надходження запиту.

5.4. У наданні інформації з Реєстру може бути відмовлено, якщо:

- запит за параметрами пошуку: прізвище, ім’я, по батькові, дата і місцем народження, громадянство/підданство та документ, що підтверджує особу, відносно якої зроблено запит, подано не за формою, затвердженою Правилами;

- запит не містить повних даних, які необхідні для формування відповідної інформації з Реєстру;

- у запитувача відсутні повноваження для отримання відповідної інформації;

- запит не відповідає вимогам цього Положення.

5.5. Про прийняте рішення щодо відмови у наданні інформації
з Реєстру запитувачу повідомляється письмово протягом трьох робочих днів
з дня надходження до органу реєстрації запиту.

5.6. Передача органом реєстрації персональних даних визначеним розпорядникам персональних даних здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про захист персональних даних».

6. Отримання інформації з Реєстру через веб-сайт

6.1. Довідка з Реєстру в електронній формі за формами, встановленими органом реєстрації, надається Авторизованим користувачам та заявникам через відповідний веб-сайт після їх ідентифікації засобами дистанційної ідентифікації (електронного цифрового підпису, тощо):

- Автроризованим користувачам – з метою використання інформації виключно для виконання покладених на них завдань, визначених чинним законодавством України, надання адміністративних/соціальних послуг заявникам;

- заявникам – щодо отримання інформації з Реєстру про реєстрацію свого місця проживання.

6.2. Для отримання довідки з Реєстру Авторизований користувач обов’язково зазначає підставу для її формування (реквізити справи (провадження), заяви, тощо).

Довідка формується із застосуванням програмних та апаратних засобів залежно від зазначених Авторизованим користувачем та заявником параметрів пошуку, шляхом її завантаження в електронній формі для подальшого використання, у тому числі друку.

При формуванні довідки з Реєстру інформаційна взаємодія здійснюється телекомунікаційними каналами зв’язку загального користування (мережу Інтернет) із застосуванням криптографічного захисту інформації на підставі даних ідентифікації, отриманих засобами дистанційної ідентифікації Авторизованих користувачів.

На сформовану в електронній формі довідку з Реєстру накладається електронний цифровий підпис (печатка) Департаменту реєстрації Харківської міської ради з фіксацією часу її формування та із зазначенням у довідці посади, прізвища, імені, по батькові особи, яка сформувала довідку.

6.3. Довідка за бажанням Авторизованого користувача та заявника може бути отримана у паперовій формі шляхом її друку за допомогою відповідних програмних засобів на аркушах паперу форматом А4 (210 х 297 міліметрів) без використання спеціальних бланків, з присвоєнням унікального номеру довідки.

Відповідні програмні і апаратні засоби забезпечують формування довідок з Реєстру за встановленими органом реєстрації формами в режимі реального часу та передбачають можливість перевірки факту видачі довідки по її унікальному номеру через веб-сайт.

Роздрукована довідка з Реєстру, яка попередньо була сформована Авторизованим користувачем, скріплюється підписом та печаткою відповідного Авторизованого користувача.

6.4. Довідки з Реєстру в паперовій та електронній формі мають однакову юридичну силу та підтверджують факт реєстрації місця проживання/перебування осіб.

6.5. Авторизованим користувачам заборонено розголошувати в будь-який спосіб персональні дані, які стали їм відомі під час виконання ними посадових, трудових обов’язків, крім випадків, передбачених законом. Поширення відомостей про зареєстроване місце проживання осіб та інших персональних даних без згоди суб’єкта персональних даних здійснюється виключно у випадках, передбачених законами України, і лише (якщо це необхідно) в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини або за згодою суб’єкта відповідних персональних даних.

7. Прикінцеві положення

7.1. При надходженні до органу реєстрації документів, передбачених Правилами та цим Положенням для отримання заявником (особою, інтереси якої він представляє) відповідних адміністративних послуг, та встановленні співробітником органу реєстрації розбіжностей між відомостями, що містяться в Реєстрі, з документом, до якого вносяться відомості про місце проживання/перебування особи, співробітником органу реєстрації забезпечується приведення відомостей Реєстру у відповідність із вказаним документом.

Для підтвердження обґрунтованості внесених до Реєстру змін, передбачених пунктом 6.1 цього Положення, співробітником органу реєстрації робиться копія документа, на підставі якого було внесено відповідні зміни до Реєстру, яка залишається в матеріалах справи органу реєстрації.

7.2. Внесення змін до Положення здійснюється у порядку, встановленому для його прийняття.

Директор Департаменту реєстрації Харківської міської ради

О.І. Дробот

Заступник міського голови – керуючий справами виконавчого комітету міської ради

Т.М. Чечетова-Терашвілі

Продовження додатка 2

Додаток 2

до рішення виконавчого комітету Харківської міської ради

від __________ № _____________

«Про запровадження електронних сервісів щодо надання інформації в сфері реєстрації місця проживання»

ПОРЯДОК

отримання відомостей про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб

1. Загальні положення

1.1. Порядок отримання відомостей про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб (далі – Порядок) визначає процедуру отримання відомостей про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб.

Порядок розроблено на підставі Конституції України, Цивільного кодексу України, законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні», «Про адміністративні послуги» та інших законодавчих актів України.

1.2. Відомості про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб надаються у вигляді довідки, за формами, встановленими у додатках 2, 3, 4 до цього Порядку (далі – Довідка).

1.3. Терміни, що вживаються у цьому Порядку мають таке значення:

Адміністратор – комунальне підприємство «Харківський Дата Центр», яке здійснює адміністрування програмних та апаратних засобів, що забезпечують формування Довідки.

Веб-сайт – сукупність програмних та апаратних засобів з унікальною адресою у мережі Інтернет разом з інформаційними ресурсами, що перебувають у розпорядженні Харківської міської ради (її виконавчих органів) і забезпечують доступ юридичних та фізичних осіб до цих інформаційних ресурсів та інформаційних послуг, що надаються структурними підрозділами Харківської міської ради та комунальними підприємствами міста Харкова через мережу Інтернет.

Користувач – авторизований абонент, який за допомогою засобів дистанційної ідентифікації користувачів (електронного цифрового підпису, тощо) здійснює доступ до веб-сайту з метою отримання відповідної довідки.

Сервер – сукупність програмних і апаратних засобів, призначених для обслуговування інформаційних запитів Користувачів у мережах передачі даних.

1.4. Довідка формується за допомогою програмних та апаратних засобів на підставі:

- актуальних на дату і час її формування відомостей, що містяться
в Реєстрі територіальної громади міста Харкова;

- відомостей з картотеки з питань реєстрації фізичних осіб, що передані в електронному вигляді Комунальним підприємством «Жилкомсервіс»

до Департаменту реєстрації Харківської міської ради;

- відомостей з документів, наданих безпосередньо заявником, у випадках передбачених цим Порядком.

1.5. Уповноваженими органами з видачі Довідки є:

- за зверненнями фізичних осіб – Центри надання адміністративних послуг міста Харкова або його територіальні підрозділи, Комунальне підприємство «Жилкомсервіс»;

інші комунальні підприємства, об’єднання співвласників багатоквартирних будинків (за умови укладення договору про співпрацю

з Адміністратором за попереднім погодженням з Департаментом реєстрації Харківської міської ради);

за запитами органів державної влади, органів місцевого самоврядування, нотаріусів – Департамент реєстрації Харківської міської ради.

2. Формування Довідки

2.1. Довідка формується із застосуванням програмних та апаратних засобів залежно від зазначених Користувачем параметрів пошуку, шляхом її завантаження в електронній формі для подальшого використання, у тому числі друку, та містить обов’язкове посилання на джерела її формування відповідно до п. 1.4 цього Порядку.

2.2. Довідка в паперовому вигляді за формою, згідно з додатком 3 до цього Порядку надається:

- за заявою особи, шляхом звернення до Центру надання адміністративних послуг міста Харкова або його територіальних підрозділів (далі – Центр), комунального підприємства «Жилкомсервіс» або інших комунальних підприємств, об’єднань співвласників багатоквартирних будинків, які уклали договори про співпрацю з Адміністратором;

- за запитом органу державної влади, органу місцевого самоврядування, нотаріусів, в якому повинно зазначатися посилання на норму закону, який надає право запитувачу на отримання інформації з обмеженим доступом,

а також відомості про адресу, за якою необхідно сформувати відповідну Довідку.

Довідка у паперовій формі надається на аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) без використання спеціальних бланків, за підписом посадової особи, яка її безпосередньо сформувала та скріплюється відтиском печатки.

2.3. За результатами розгляду письмового запиту органу державної влади, органу місцевого самоврядування, нотаріусів, приватних виконавців Довідка за формою, згідно з додатком 3 до цього Порядку, формується та надається/надсилається безкоштовно протягом трьох робочих днів з дня надходження письмового запиту.

У наданні Довідки за запитом органу державної влади, органу місцевого самоврядування, нотаріусів, приватних виконавців може бути відмовлено, якщо:

- запит не містить повних даних, які необхідні для формування Довідки;

- у запитувача відсутні повноваження для отримання відповідної інформації;

- в запиті відсутнє посилання на норму закону, яка надає право запитувачу на отримання інформації з обмеженим доступом;

- відсутні підстави для надання запитуваної інформації.

Про прийняте рішення щодо відмови у наданні Довідки запитувачу повідомляється письмово протягом трьох робочих днів з дня надходження запиту за формою, згідно з додатком 5 до цього Порядку, із зазначенням підстав відмови.

2.4. Довідка в електронній формі за формою, згідно з додатком 2 до цього Порядку надається Користувачам через веб-сайт після ідентифікації засобами дистанційної ідентифікації Користувачів (електронного цифрового підпису, тощо) з метою використання інформації виключно для виконання покладених на них завдань, визначених чинним законодавством України, надання адміністративних (соціальних) послуг заявникам.

Для отримання Довідки Користувач обов’язково зазначає підставу для її формування (реквізити справи (провадження), заяви, тощо).

Пошук відомостей здійснюється виключно за адресою, за якою запитувач має намір отримати інформацію про осіб, місце проживання яких зареєстровано за відповідною адресою.

Формування Довідки в електронній формі здійснюється за визначеними критеріями пошуку, шляхом безпосереднього доступу Користувачів до веб-сайту, з метою отримання Довідки, завантаження та перегляду її в електронній формі для подальшого використання, у тому числі друку.

Довідка за бажанням Користувача може бути отримана у паперовій формі шляхом її друку за допомогою відповідних програмних засобів на аркушах паперу форматом А4 (210 х 297 міліметрів) без використання спеціальних бланків, з проставленням підпису та печатки відповідного Користувача.

На сформовану в електронній формі Довідку накладається електронний цифровий підпис (печатка) Департаменту реєстрації Харківської міської ради з фіксацією часу її формування та із зазначенням у Довідці посади, прізвища, імені, по батькові особи, яка сформувала Довідку.

2.5. При формуванні Довідки інформаційна взаємодія здійснюється телекомунікаційними каналами зв’язку загального користування (мережу Інтернет) із застосуванням криптографічного захисту інформації на підставі даних ідентифікації, отриманих засобами дистанційної ідентифікації Користувачів.

2.6. Відповідні програмні і апаратні засоби забезпечують формування Довідки за формою, встановленою у додатку 2 до цього Порядку в режимі реального часу та передбачають можливість перевірки факту видачі Довідки по її унікальному номеру через веб-сайт.

2.7. Довідки в паперовій та електронній формі мають однакову юридичну силу.

3. Доступ Користувачів до веб-сайту, з метою отримання Довідки

3.1. Доступ Користувачів до веб-сайту, з метою отримання Довідки, надається (припиняється) на підставі договору, укладеного з Адміністратором, за попереднім погодженням з Департаментом реєстрації Харківської міської ради, а також листа Користувача, надісланого на електронну адресу Адміністратора.

У разі якщо Користувачем є державний нотаріус, договір укладається між державною нотаріальною конторою, у якій працює такий користувач, та Адміністратором.

У разі якщо Користувачем є приватний нотаріус, його помічник, приватний виконавець, договір укладається між приватним нотаріусом, приватним виконавцем та Адміністратором.

3.2. Доступ Користувачів веб-сайту, з метою отримання Довідки, здійснюється після проведення Адміністратором відповідного навчання та за умови використання електронного цифрового підпису, що відповідає вимогам, передбаченим Законом України «Про електронний цифровий підпис».

Користувач самостійно здійснює дії, пов’язані з отриманням електронного цифрового підпису в Акредитованому центрі сертифікації ключів.

Користувач самостійно вживає заходів щодо забезпечення зберігання, запобігання несанкціонованому доступу та поширенню відповідної інформації, отриманої згідно з цим Порядком у відповідності до вимог Закону України «Про захист персональних даних». Забороняється поширювати інформацію, отриману згідно з цим Порядком, крім випадків, передбачених законом.

3.3. Державні органи, органи місцевого самоврядування, нотаріуси, приватні виконавці зобов’язані негайно, але не пізніше двох робочих днів з дня припинення виконання Користувачем своїх повноважень, на реалізацію яких йому надавалися ідентифікатори доступу до веб-сайту, з метою отримання довідки, письмово повідомляти Адміністратору про необхідність скасування відповідних ідентифікаторів.

3.4. Посадовим особам уповноважених органів, які при формуванні Довідки, мають доступ до персональних даних осіб, забороняється розголошувати в будь-який спосіб персональні дані, які їм довірено або які стали їм відомі під час виконання ними посадових, трудових обов’язків, крім випадків, передбачених законом.

4. Процедура отримання Довідки фізичними особами

4.1. Для отримання Довідки в паперовій формі за формою, згідно з додатком 3 до цього Порядку, власник/співвласники/наймач відповідного житла, який досяг 14-річного віку, подає до Центру, комунального підприємства «Жилкомсервіс» або інших комунальних підприємств, об’єднань співвласників багатоквартирних будинків, які уклали договори про співпрацю з Адміністратором:

- письмову заяву за формою, наведеною у додатку 1 до цього Порядку
(у випадку звернення співвласників житла – заяву від імені всіх співвласників відповідного житла);

- засвідчену заявником копію документа, що посвідчує його особу;

- копію документа, що підтверджує право власності заявника/заявників на відповідне житло (для власника/співвласників житла);

- копію документа, що підтверджує право на проживання в житлі: ордер, договір найму, рішення уповноваженого органу про визнання особи наймачем (для наймача житла).

У разі подання заяви та документів законним представником особи додатково подаються:

- копія документа, що посвідчує особу законного представника;

- копія документа, що підтверджує повноваження особи як законного представника.

У разі необхідності отримання заявником довідки про склад сім’ї
із зазначенням в ній відомостей про технічні характеристики житла та родинні відносини (довідки за формою, згідно з додатком 4 до цього Порядку), заявником додатково до документів, передбачених абз. 1, 2 п. 4.1 цього Порядку подаються документи, що містять відповідні відомості:

- копія технічного паспорта на житлове приміщення/будинок;

- копії документів, що посвідчують родинні стосунки з іншими зареєстрованими у відповідному житлі особами (копія свідоцтва про шлюб, копія свідоцтва про народження дитини, тощо).

Документи, видані компетентними органами іноземних держав, підлягають легалізації в установленому порядку, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

При подані передбачених п. 4.1 цього Порядку копій документів їх оригінали пред’являються адміністратору Центру/співробітнику комунального підприємства «Жилкомсервіс» або іншого комунального підприємства, об’єднання співвласників багатоквартирних будинків, які уклали договори про співпрацю з Адміністратором (далі – уповноважена посадова особа з видачі Довідки).

Особа несе персональну відповідальність за наведену в письмовій заяві інформацію, та достовірність (дійсність) документів, доданих до неї, що передбачені пунктом 4.1 цього Порядку.

4.2. Уповноважена посадова особа з видачі Довідки при зверненні до неї особи або законного представника особи для отримання Довідки:

- встановлює особу заявника відповідно до документа, що посвідчує його особу;

- перевіряє правильність заповнення заявником затвердженої форми заяви, наявність необхідних документів та відсутність підстав для відмови

у наданні Довідки, встановлених п. 4.4 цього Порядку.

4.3. Уповноважена посадова особа з видачі Довідки після прийняття документів, передбачених пунктом 4.1 цього Порядку за принципом «миттєвої послуги» невідкладно формує та видає заявнику результат надання послуги: Довідку (за формою, встановленою у додатку 3 або 4 до цього Порядку) або письмову відмову за формою, згідно з додатком 6 до цього Порядку,
із зазначенням підстав відмови.

4.4. Уповноважена посадова особа з видачі Довідки формує рішення про відмову у наданні Довідки, якщо:

- письмове звернення подано не за встановленою формою;

- письмове звернення не містить повних даних, які необхідні
для формування Довідки;

- заявник не подав необхідних документів або інформації;

- у поданих документах містяться недостовірні відомості або подані документи є недійсними;

- звернулася особа, яка не досягла 14 років;

- заявник згідно із законодавством не має права на отримання відповідної інформації;

- відсутні підстави для надання запитуваної інформації;

- документи подано з порушенням процедури, передбаченої цим Порядком.

4.5. У випадку прийняття уповноваженою посадовою особою з видачі Довідки рішення про відмову в наданні Довідки заявнику повертаються подані ним копії документів, крім заяви, яка залишається в матеріалах відповідної номенклатурної справи Уповноваженої посадової особи з видачі Довідки.

4.6. Рішення уповноваженої посадової особи з видачі Довідки про відмову у наданні Довідки, може бути оскаржено в установленому законом порядку.

4.7. Строк зберігання заяв та документів щодо надання Довідки становить 3 роки.

4.8. У разі відсутності інформації або необхідності внесення змін
до інформації, що міститься у базах даних, на підставі яких формується Довідка, заявник письмово звертається до Центру для внесення до Реєстру територіальної громади міста Харкова відповідної актуальної інформації,
в порядку, передбаченому Положенням про Реєстр територіальної громади міста Харкова, затвердженого рішенням виконавчого комітету Харківської міської ради від 05.04.2017 № 230 (із змінами).

5. Прикінцеві положення

5.1. Зміни і доповнення до цього Порядку вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.

5.2. Припинення дії цього Порядку здійснюється за рішенням виконавчого комітету міської ради або відповідно до вимог чинного законодавства України.

Директор Департаменту реєстрації Харківської міської ради

О.І. Дробот

Заступник міського голови – керуючий справами виконавчого комітету міської ради

Т.М.Чечетова-Терашвілі

Додаток 1

до Порядку отримання довідки про зареєстрованих у житловому

приміщенні осіб, затвердженого рішенням виконавчого комітету Харківської міської ради

від _______ № ____

___________________________________

(назва уповноваженого органу)

_____________________________________________

(ПІБ заявника)

_____________________________________________

(адреса)

____________________________________________

№ телефону

ЗАЯВА

про надання довідки про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб

Я, ___________________________________________________________

(прізвище, ім’я, по батькові)

на підставі ________________________________________________________________________

(документи, які свідчать про право власності або найм житла)

_____________________________________________________________________________________

є власником/всіма співвласниками/наймачем (необхідне підкреслити) житла за адресою: м. Харків, ___________________________________________________________,

прошу (-имо) надати довідку про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб (довідку про склад сім’ї) із зазначенням/без зазначення в ній відомостей про технічні характеристики житла та родинні відносини (необхідне підкреслити).

Я несу відповідальність за достовірність наданої інформації.

Відповідь про результати розгляду цієї заяви просимо видати __________________ (зазначається при поданні заяви співвласниками житла).

(ПІБ)

____ __________ 20__ року

_________________

(підпис)

_________________

ПІБ

____ __________ 20__ року

_________________

(підпис)

_________________

ПІБ

____ __________ 20__ року

_________________

(підпис)

_________________

ПІБ

Службові відмітки

Заяву прийняв ____________________________________________________

(ПІБ, підпис уповноваженої посадової особи з видачі довідки)

М.П. _____ ___________ 20 ___ р.

«_____» ____________ __________

00.00 (дата та час формування)

WD1-13-0000000-2018

Додаток 2

до Порядку отримання відомостей про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб, затвердженого рішенням виконавчого комітету Харківської міської ради

від _______ № ____

ДОВІДКА

про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб

(довідка про склад сім’ї)

Видана за запитом _______________________________________________

(найменування органу)

про те, що за адресою _________________________________________

зареєстровані наступні особи:

Прізвище, ім’я, по батькові	Дата, місяць, рік народження	Серія, №, паспорта або свідоцтва про народження	Дата реєстрації місця проживання за вказаною адресою

Підстава формування довідки ________________________________________

реквізити справи (провадження), заяви, тощо

__________________

Довідка сформована на електронний запит

________________________________________ _________________________________________

(ПІБ, посада, співробітника, який (підпис співробітника, який сформував довідку)

сформував довідку)

___________________________

*Довідка сформована із застосуванням програмних та апаратних засобів, які забезпечують її формування на підставі відомостей, що містяться в Реєстрі територіальної громади міста Харкова (1) та відомостей з картотеки з питань реєстрації фізичних осіб, що передані в електронному вигляді комунальним підприємством «Жилкомсервіс» до Департаменту реєстрації Харківської міської ради (2)

телефон «гарячої» лінії

«_____» ____________ __________

D1-13-0000000-2018

Додаток 3

від _______ № ____

ДОВІДКА

про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб

(довідка про склад сім’ї)

Видана за (необхідне підкреслити/заповнити) заявою від _________ власника

(дата заяви)

(співвласника, наймача) житлового приміщення/будинку

____________________________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові)

запитом від _________ № ____________

____________________________________________________________________

(найменування органу/посадової особи)

про те, що за адресою _________________________________________________

зареєстровані наступні особи:

Прізвище, ім’я, по батькові	Дата, місяць, рік народження	Серія, №, паспорта або свідоцтва про народження	Дата реєстрації місця проживання за вказаною адресою

Посада, прізвище та ініціали працівника, який сформував довідку

_______________ ПІБ

підпис

МП

_____________

телефон «гарячої» лінії

«_____» ____________ __________

WD2-13-0000000-2018

Додаток 4

від _______ № ____

ДОВІДКА

про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб
(довідка про склад сім'ї та займані приміщення)

У квартирі/будинку (необхідне підкреслити) за адресою ____________

__________________________________________________________________

зареєстровано місце проживання наступних осіб:

№ з/п	Прізвище, ім’я та по батькові зареєстрованих у квартирі (будинку) членів сім’ї	Родинні відносини	Рік народження	Дата реєстрації місця проживання осіб

Квартира (ізольована, комунальна, у будинку готельного типу), будинок (необхідне підкреслити) складається з _______ кімнат жилою площею ____________

кв.м, кухні площею _____ кв.м, ванни площею _____ кв.м, вбиральні площею _____ кв.м, коридору площею _____ кв.м, веранди площею _____ кв.м, вбудованого приміщення площею _____ кв.м.

Квартира/будинок обладнана балконом, лоджією, терасою площею _____ кв. м (наявне підкреслити).

Комора площею _____ кв.м, що розташована у підвалі (цокольному поверсі), сарай площею ____ кв.м.

Загальна площа квартири (будинку) _______ кв.м.

__________________________________________________________________________
(інші будівлі та споруди)

_____________________________________________________________________________
(для одноквартирних будинків наводяться відомості

_____________________________________________________________________________
про господарські будівлі і споруди та прибудинкову територію)

_______________________

Посада працівника, який сформував довідку

_______________ ____________________

підпис ПІБ працівника,

МП який сформував довідку

________________________

* Довідка сформована на підставі відомостей, що містяться в Реєстрі територіальної громади міста Харкова, відомостей з картотеки з питань реєстрації фізичних осіб, що передані в електронному вигляді комунальним підприємством «Жилкомсервіс» до Департаменту реєстрації Харківської міської ради, а також відомостей з документів, наданих безпосередньо заявником – в частині відомостей про технічні характеристики житла та родинні відносини осіб.

телефон «гарячої» лінії

Додаток 5

до Порядку отримання відомостей про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб, затвердженого рішенням виконавчого комітету Харківської міської ради від _______ № ____

Відмова у наданні довідки про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб

(довідки про склад сім’ї)

	Вихідний номер
	Дата, час формування відмови Реквізити запиту
		Параметри запиту
Адреса нерухомого майна
	ПІДСТАВА ВІДМОВИ
	Відповідно до п. 2.3 Порядку отримання відомостей про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб, затвердженого рішенням виконавчого комітету Харківської міської ради від __________ № ______, у наданні довідки про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб (довідки про склад сім’ї) відмовлено у зв’язку з тим, що: /зазначаються одна або декілька з підстав, передбачених вищезазначеним Порядком/ Рішення, дії чи бездіяльність посадових та службових можуть бути оскаржені в установленому законом порядку.

	Посада, прізвище та ініціали працівника, який сформував відмову		_________________ ПІБ підпис МП

Додаток 6

Відмова у наданні довідки про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб

(довідки про склад сім’ї)

	Вихідний номер
	Дата, час формування відмови Реквізити звернення
		Параметри запиту
Адреса нерухомого майна
	ПІДСТАВА ВІДМОВИ
	Відповідно до п. 4.4 Порядку отримання відомостей про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб, затвердженого рішенням виконавчого комітету Харківської міської ради від __________ № ______, у наданні довідки про зареєстрованих у житловому приміщенні осіб (довідки про склад сім’ї) відмовлено у зв’язку з тим, що: /зазначаються одна або декілька з підстав, передбачених вищезазначеним Порядком/ Рішення, дії чи бездіяльність посадових та службових можуть бути оскаржені в установленому законом порядку.

	Посада, прізвище та ініціали працівника, який сформував відмову		_________________ ПІБ підпис МП