УКРАЇНА ХАРКІВСЬКА МІСЬКА РАДА ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ |
УКРАИНА ХАРЬКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ХАРЬКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ |
РІШЕННЯ
Від 10.06.2015 р. № 337
Про затвердження Порядку розгляду запитів на публічну інформацію в Харківській міській раді та її виконавчих органах
З метою забезпечення реалізації права кожного на доступ до публічної інформації, дотримання вимог чинного законодавства в сфері доступу до публічної інформації, на підставі Законів України «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», ст. 25 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», керуючись ст. 59 зазначеного Закону, виконавчий комітет Харківської міської ради
ВИРІШИВ:
1. Затвердити Порядок розгляду запитів на публічну інформацію в Харківській міській раді та її виконавчих органах (додається).
2. Контроль за виконанням рішення покласти на заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради Чечетову-Терашвілі Т.М.
Секретар міської ради О.М. Новак
Додаток
до рішення виконавчого комітету
від 10.06.2015 № 337
ПОРЯДОК
розгляду запитів на публічну інформацію в Харківській міській раді та її виконавчих органах
1. Загальні положення
1.1. Порядок розгляду запитів на публічну інформацію в Харківській міській раді та її виконавчих органах (далі - Порядок) розроблено відповідно до Законів України «Про доступ до публічної інформації» (далі - Закон), «Про інформацію», «Про захист персональних даних» та інших нормативно-правових актів.
1.2. Порядком визначаються основні засади організації роботи із запитами на публічну інформацію в Харківській міській раді та її виконавчих органах, а також механізм реалізації передбаченого законом права на доступ до інформації, розпорядниками якої є Харківська міська рада та її виконавчі органи.
1.3. У Порядку терміни вживаються у значенні, наведеному у Законі України «Про доступ до публічної інформації».
1.4. Діловодство за запитами на інформацію (далі - Запити) в Харківській міській раді та її виконавчих органах здійснюється окремо від інших видів діловодства Департаментом діловодства Харківської міської ради та іншими виконавчими органами Харківської міської ради.
1.5. Дія Порядку не поширюється на запити щодо отримання інформації суб'єктами владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій, а також на правовідносини, які регулюються спеціальними законами.
2. Прийом та первинна обробка Запитів
2.1. Відділ забезпечення доступу до публічної інформації Департаменту діловодства Харківської міської ради (далі - Відділ) та виконавчі органи Харківської міської ради (далі - Виконавчі органи) організовують прийом Запитів в усній, письмовій або іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача, а також надають консультації запитувачам під час оформлення Запитів.
2.2. Первинна обробка всіх Запитів здійснюється у Відділі (Виконавчому органі), до яких подані Запити.
2.3. Метою первинної обробки є відокремлення Запитів від інших видів вхідної кореспонденції.
2.4. Кореспонденція рекламного характеру, а також листи, пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги прийому та реєстрації як Запити не підлягають.
2.5. У разі надходження до Харківської міської ради усного або телефонного Запиту з питання, відповідь на яке може бути надано відразу, посадова особа надає таку відповідь усно, якщо запитувач не вимагає відповіді в письмовій формі.
2.6. Якщо запитувач на усний або телефонний Запит вимагає відповіді в письмовій формі або зміст запитуваної інформації при поданні таких Запитів є незрозумілим, посадова особа Відділу (Виконавчого органу) пропонує запитувачу скласти Запит письмово, крім випадків, передбачених п. 2.11 Порядку.
2.7. При надходженні Запиту електронною поштою посадова особа Відділу (Виконавчого органу) друкує весь текст Запиту із супровідними даними (адреса електронної пошти, з якої його одержано, час надходження та інші) та в подальшому опрацьовує за правилами, встановленими Порядком.
2.8. При надходженні електронною поштою Запиту з питання, відповідь на яке може бути надано відразу, допускається надання такої відповіді на адресу електронної пошти запитувача, якщо запитувач (у тому числі після додаткових уточнень) на письмовій відповіді не наполягає.
2.9. Скринька електронної пошти Відділу (Виконавчого органу) перевіряється посадовою особою не рідше ніж двічі на день (на початку і наприкінці кожного робочого дня).
2.10. Листи, які надійшли до Відділу (Виконавчого органу) електронною поштою або факсом та не містять прохання надати певну інформацію чи документ, передаються до відповідного структурного підрозділу, відповідального за роботу зі зверненнями громадян (юридичних осіб), для реєстрації та подальшого розгляду відповідно до Закону України «Про звернення громадян» та Інструкції з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах.
2.11. У разі, якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий Запит, його на вимогу запитувача має оформити посадова особа Відділу (Виконавчого органу), обов'язково зазначивши в Запиті своє ім'я, контактний телефон та надати копію Запиту особі, яка його подала.
2.12. З метою запобігання розголошенню конфіденційної інформації про особу запитувач подає Запит про себе тільки в письмовій формі особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.
2.13. Якщо Запит про особу подає уповноважена ним особа, до Запиту додаються копії документів, які підтверджують її повноваження відповідно до чинного законодавства.
3. Реєстрація Запитів
3.1. Загальні положення
3.1.1. У Відділі реєструються Запити, які надійшли до Харківської міської ради як розпорядника інформації або на ім'я міського голови, секретаря міської ради, голів постійних комісій та депутатів Харківської міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови.
3.1.2. Запити, які надійшли факсом або на адресу електронної пошти Відділу та адресовані на ім'я керівників Виконавчих органів, без реєстрації передаються за належністю для розгляду та подальшої роботи.
3.1.3. Усі Запити реєструються в день їх надходження в журналах або за допомогою автоматизованої системи діловодства «ДокПроф» (далі - АСД). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом із Запитами.
3.1.4. Журнальна форма реєстрації Запитів допускається у Виконавчих органах із річним обсягом надходження до 600 Запитів.
3.1.5. Реєстрація в АСД проводиться шляхом набору тексту з клавіатури та за допомогою скануючих пристроїв, оптичного олівця тощо.
3.1.6. Запит, який надійшов після 18.00 (факсом або електронною поштою), підлягає реєстрації наступного робочого дня.
3.1.7. Автоматизована реєстрація Запитів здійснюється шляхом введення до АСД таких елементів: дата надходження Запиту; ім'я (найменування) запитувача, поштова адреса або адреса електронної пошти; номер засобу зв'язку, якщо такий є; індекс, відмітка про контроль; порушені питання, які визначені у Класифікаторі звернень громадян, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 24.09.2008 № 858; короткий зміст; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець (виконавці), строк виконання; дата передачі на виконання, індекс і зміст документа, прийняті рішення; дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.
3.1.8. Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений.
3.1.9. Реєстраційний індекс Запиту зазначається у реєстраційному штампі або за допомогою нанесення штрих-коду. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки. Штрих-код наноситься на нижньому полі першого аркуша документа на вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.
3.1.10. При поданні Запиту особисто або через кур'єра особі, яка здійснює передачу Запиту розпоряднику інформації, на її вимогу повертається копія Запиту зі штампом, у якому вписується дата надходження, номер Залиту при реєстрації та здійснюється особистий підпис посадовою особою, яка прийняла документ.
3.1.11. На вільному місці першого аркуша ставиться штамп «Запит на інформацію/Запрос на информацию».
3.1.12. Після реєстрації Запитів виконується їх сканування. Сканований образ цього документу приєднується до реєстраційно-контрольної картки відповідного Запиту.
3.2. Реєстрація Запитів фізичних осіб
3.2.1. Реєстраційний індекс Запиту фізичної особи (об'єднання громадян без статусу юридичної особи) складається з початкової літери прізвища запитувача (для колективних - «Ко»), індексу виду отримання Запиту, показника району мешкання запитувача, порядкового номера Запиту, номера картотеки для реєстрації та року надходження.
3.2.2. Індекс виду отримання Запиту відокремлюється дефісом та позначається цифрою: 0 - отримано персонально, 1 - поштою, 2 - телефоном, 3 - електронною поштою, 4 - факсом, 5 - отримано на особистому прийомі (усно).
3.2.3. Показник району мешкання запитувача відокремлюється дефісом та відображається такими цифрами: Дзержинський - 1, Київський - 2, Комінтернівський - 3, Ленінський - 4, Московський - 5, Жовтневий - 6, Орджонікідзевський - 7, Фрунзенський - 8, Червонозаводський - 9, інші міста - 10, електронна пошта -11, без підпису (анонімні) - 12.
3.2.4. Наступні цифри, які вказуються через дріб, означають порядковий номер Запиту.
3.2.5. Цифри, які вказуються через дріб, означають: перша - номер картотеки для реєстрації, дві цифри після дефіса вказують на рік надходження.
Наприклад: О-1-3/10/180-15, де О - початкова літера прізвища запитувача, 1 - отримано поштою, 3 - показник району, 10-- порядковий номер Запиту, 180 - номер картотеки для реєстрації, 15-- рік надходження.
3.2.6. Реєстраційні індекси Запитів фізичних осіб можуть бути доповнені іншими позначками, які забезпечують систематизацію, пошук, аналіз та зберігання Запитів.
3.3. Реєстрація Запитів юридичних осіб
3.3.1. Реєстраційний індекс Запиту юридичної особи складається з індексу виду отримання Запиту, його порядкового номера, номеру картотеки для реєстрації та року надходження.
3.3.2. Індекс виду отримання Запиту зазначається цифрою: 0 - отримано персонально, 1 - поштою, 2 - телефоном, 3 - електронною поштою, 4 - факсом, 5 - на особистому прийомі (усно).
3.3.3. Порядковий номер Запиту вказується цифрами через дріб.
3.3.4. Цифри, які вказуються через дріб, означають таке: перша - номер картотеки для реєстрації, дві цифри після дефіса вказують на рік надходження.
Наприклад: 1/10/181-15, де 1 - отримано поштою, 10 - порядковий номер Запиту, 181 - номер картотеки, 15 - рік надходження.
3.3.5. Реєстраційні індекси Запитів юридичних осіб можуть бути доповнені іншими позначками, які забезпечують систематизацію, пошук, аналіз та зберігання Запитів.
4. Попередній розгляд Запитів
4.1. Усі Запити, що надійшли до Харківської міської ради, підлягають обов'язковому попередньому розгляду посадовими особами Відділу (Виконавчого органу).
4.2. Метою попереднього розгляду Запитів є їх перевірка на предмет дотримання вимог статей 2 та 19 Закону, потреби обов'язкового розгляду керівництвом, визначення розпорядника запитуваної інформації, а також встановлення строку надання відповіді.
4.3. Під час попереднього розгляду Запиту посадова особа Відділу (Виконавчого органу) перевіряє наявність усіх передбачених Законом реквізитів, які має містити Запит.
4.4. Запит вважається таким, що не відповідає вимогам п. 5 ст. 19 Закону, якщо:
1) в ньому не вказано прізвище та ім'я (ініціали або ініціал) запитувача фізичної особи або найменування юридичної особи, об'єднання громадян;
2) в ньому не вказано поштову адресу або адресу електронної пошти запитувача;
3) із Запиту не зрозуміло, яка інформація чи документ запитується;
4) Запит є письмовим і не містить дати (крім надісланих факсом);
5) письмовий Запит не містить особистого підпису запитувача (крім Запитів, складених у порядку ч. 7 ст. 19 Закону, від імені осіб з обмеженими фізичними можливостями).
4.5. У випадках, якщо Запит оформлено без дотримання вимог п. 5 ст. 19 Закону та п. 4.4 Порядку, посадова особа Відділу (Виконавчого органу) протягом п'яти робочих днів з дня отримання Запиту за правилами, встановленими п.10.2 та п. 10.3 Порядку, оформлює та направляє (у разі можливості) запитувачу відповідь про відмову в задоволенні Запиту відповідно до вимог п. 4 ч. 1 ст. 22 Закону.
4.6. Не є Запитом документ, який незалежно від назви або наявності посилання на Закон не містить прохання надати певну інформацію чи документ.
4.6.1. Лист, в якому викладені пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги, вважається зверненням та подальший його розгляд здійснюється відповідно до Закону України «Про звернення громадян» та Інструкції з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах.
4.6.2. Про прийняте рішення посадова особа Відділу (Виконавчого органу) або виконавець протягом п'яти робочих днів з дня отримання листа повідомляє його автора.
4.6.3. У випадку, передбаченому п. 4.6.1 Порядку, посадова особа Відділу (Виконавчого органу) або виконавець передає звернення для перереєстрації: до структурного підрозділу міської ради, відповідального за роботу зі зверненнями громадян (юридичних осіб) - якщо Запит надійшов до Відділу; до відповідного структурного підрозділу Виконавчого органу - якщо Запит надійшов до Виконавчого органу.
4.6.4. Зареєстроване відповідним чином звернення на повторний розгляд керівництву не передається, а направляється відповідальному виконавцю згідно з раніше наданим дорученням.
4.6.5. Строком, з якого починається розгляд звернення, вважається день його надходження до Відділу (Виконавчого органу).
5. Встановлення строку надання відповіді
5.1. Відповідь має надаватися не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання Запиту. Першим днем п'ятиденного строку вважається перший робочий день після дати надходження Запиту.
5.2. У разі, якщо Запит стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання Запиту. Клопотання про термінове опрацювання Запиту має бути обґрунтованим. Перебіг цього скороченого строку не переривається вихідними, святковими чи неробочими днями.
5.3. У випадку коли Запит стосується надання великого обсягу інформації, потребує пошуку інформації серед значної кількості даних або запитувана інформація знаходиться у володінні різних виконавчих органів міської ради, а також для її узагальнення, підготовки повної та обґрунтованої відповіді треба використати значну кількість часу, виконавець може продовжити строк розгляду Запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку виконавець повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання Запиту.
5.4. На вільному місці першого аркуша посадовою особою Відділу (Виконавчого органу) проставляється штамп «Виконати доручення до/ Выполнить поручение до «__»_____20___» із вказівкою останнього дня, коли виконавець зобов'язаний відправити (надіслати) відповідь запитувачу.
6. Передача Запитів на розгляд керівництву
6.1. Після попереднього розгляду Запити передаються на розгляд керівництву в день їх надходження, а у разі їх надходження в неробочий час - не пізніше наступного робочого дня.
6.2. Посадовою особою Відділу (Виконавчого органу) на розгляд керівництву передаються:
1) запити, які надійшли на ім'я міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови - відповідним керівникам через Службу помічників Харківської міської ради;
2) запити, які надійшли на ім'я заступників міського голови - директорів департаментів, голів адміністрацій районів, директорів департаментів, керівників управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради - керівнику відповідного
Виконавчого органу.
6.3. До кожного Запиту може додаватися анотація, яка складається посадовими особами Відділу (Виконавчого органу) за результатами його попереднього розгляду. Анотація додається до Запиту обов'язково, якщо до Харківської міської ради, її виконавчих органів надходили аналогічні Запити від того самого запитувача.
6.4. Обов'язковими елементами резолюцій керівників щодо розгляду Запитів повинні бути; прізвище виконавця (виконавців), визначення відповідального виконавця, зміст доручення щодо розгляду Запиту, підпис керівника та дата.
6.5. Відповідальними виконавцями, як правило, визначаються керівники виконавчих органів або інших структурних підрозділів Харківської міської ради, які є розпорядниками запитуваної інформації або до сфери компетенції яких віднесено (може бути віднесено) вирішення зазначених у Запиті питань.
6.6. Резолюція оформлюється на спеціальному бланку, на якому проставляються реєстраційні реквізити документа, до якого вона належить.
6.7. В окремих випадках резолюція може розміщуватися безпосередньо на Запиті на вільному від тексту місці.
7. Передача Запитів на виконання
7.1. Запити, які надійшли на ім'я голів постійних комісій та депутатів Харківської міської ради, передаються відповідним головам постійних комісій та депутатам Харківської міської ради для розгляду та подальшої роботи.
7.2. Посадовою особою Відділу Запити, що надійшли з резолюціями керівників, відпрацьовуються в АСД за таким порядком:
1) інформація, яка міститься в резолюціях керівників міської ради, вноситься до реєстраційно-контрольної картки Запиту;
2) бланки резолюцій або аркуші, на яких розміщені резолюції, скануються та їх відсканований примірник приєднується до відповідної реєстраційно-контрольної картки.
7.3. Якщо в резолюції до Запиту вказано декілька виконавців, відповідальних за виконання доручення, посадові особи Відділу направляють оригінал Запиту та доручення виконавцю, вказаному в резолюції першим, або який визначений «відповідальним», а співвиконавцям надсилаються копії Запиту та відповідного доручення.
7.4. Передача Запитів на виконання здійснюється у Відділі спеціально призначеним посадовим особам Виконавчих органів під особистий підпис.
7.5. Якщо строк розгляду Запиту складає 48 годин або має позначку «терміново», посадові особи Відділу запрошують працівників відповідних виконавчих органів міської ради для отримання документів невідкладно.
7.6. Запити, які зареєстровані (маркування штрих-кодом на першому аркуші листа) у Відділі, у разі надходження їх з дорученнями керівників, приймаються до роботи департаментами, адміністраціями районів, управліннями, відділами та іншими виконавчими органами міської ради через картотеку поточної роботи в АСД та не підлягають повторній реєстрації.
8. Розгляд Запитів безпосередніми виконавцями та підготовка відповідей на них
8.1. Департаменти, адміністрації районів, управління, відділи та інші виконавчі органи міської ради отримують Запити з дорученнями керівництва у Відділі.
8.2. Після отримання Запиту безпосередній виконавець повинен встановити чи володіє відповідний виконавчий орган як розпорядник запитуваною інформацією відповідно до своєї компетенції, а також досконало вивчити суть викладених у Запиті питань, доручення керівництва і визначити необхідні заходи щодо надання інформації в повному обсязі у встановлений строк.
8.3. Якщо після вивчення Запиту виконавцем встановлено, що доручення керівника потребує уточнення, виконавець у день отримання Запиту повертає його керівнику, який надав доручення, для внесення змін, про що інформує Відділ.
8.4. У тому разі, якщо в дорученні керівника вказано кілька осіб, відповідальних за надання інформації на Запит, підготовку узагальненої відповіді автору Запиту здійснює виконавець, указаний у резолюції першим, або той, проти прізвища якого зроблено позначку «Збір» або «Відповідальний».
8.5. Відповідальний виконавець узагальнює надані співвиконавцями матеріали, надає інформацію на всі викладені у Запиті питання. Для виконання доручення він має право залучати до виконання завдань, не обумовлених резолюцією керівництва, посадових осіб інших галузевих підрозділів, у разі необхідності включення їх інформації в узагальнений документ, координувати дії співвиконавців щодо своєчасного та якісного виконання завдань, а також ініціювати проведення нарад для виконання спільного завдання.
8.6. Строк виконання наданих доручень щодо розгляду Запитів співвиконавцями визначається на один робочий день менше ніж відповідальному виконавцю.
8.7. У разі, якщо лист одночасно складається із Запиту і звернення, їх розгляд здійснюється одночасно за правилами, встановленими у відповідних Законах: у частині, яка є Запитом - відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»; в частині, що є зверненням (скаргою, клопотанням, пропозицією) - відповідно до Закону України «Про звернення громадян». Про порядок розгляду такого листа його автор інформується виконавцем під час надання відповіді у частині, що є Запитом.
8.8. У випадку, передбаченому п. 8.7 Порядку, виконавець передає лист для перереєстрації в частині, що є зверненням: до структурного підрозділу Харківської міської ради, відповідального за роботу зі зверненнями громадян (юридичних осіб) - якщо Запит надійшов до Відділу; до відповідного структурного підрозділу Виконавчого органу - якщо Запит надійшов до Виконавчого органу.
8.9. Відповідь на Запит повинна містити достовірну, точну та повну інформацію.
8.10. Якщо Харківська міська рада та її виконавчі органи не володіють і не зобов'язані відповідно до її компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено Запит, посадова особа Відділу (Виконавчого органу) або виконавець оформлює та протягом п'яти робочих днів з дня отримання Запиту направляє запитувачу відповідь про відмову в задоволенні Запиту.
8.11. У разі, якщо Харківська міська рада та її виконавчі органи не володіють запитуваною інформацією, але посадовій особі Відділу (Виконавчого органу) чи виконавцю відомо про належного розпорядника запитуваної інформації, цей Запит в строк не більше п'яти робочих днів з дня його отримання направляється належному розпоряднику інформації, про що повідомляється запитувач.
8.12. Інформація на Запит надається, як правило, у тому вигляді, в якому вона зберігається у розпорядника інформації.
8.13. Якщо Запит стосується довідкових, інформаційних, статистичних, аналітичних та інших матеріалів, такі матеріали надаються на Запит, якщо вони були раніше створені та Харківська міська рада та її виконавчі органи ними володіють. Якщо це потребує пошуку серед значної кількості даних, то відповідальний виконавець може продовжити строк надання відповіді згідно з Порядком.
8.14. Якщо Запит стосується інформації, яка в узагальненому та систематизованому вигляді в Харківській міській раді та її виконавчих органах відсутня або якою Харківська міська рада та її виконавчі органи як розпорядники інформації не володіють, а для задоволення Запиту необхідне створення нового документу, в тому числі шляхом аналітичної роботи, то в задоволенні такого Запиту може бути відмовлено.
8.15. У разі, якщо встановлено, що інформація, щодо якої зроблено Запит, належить до інформації з обмеженим доступом (є конфіденційною, таємною або службовою), виконавець розглядає Запит та готує обґрунтовану відповідь запитувачу з урахуванням вимог чинного законодавства.
8.15.1. Обмеження доступу до інформації у кожному випадку відбувається тільки після застосування «трискладового тесту» (перевірки наявності сукупності трьох критеріїв, передбачених ч. 2 ст. 6 Закону).
8.15.2. Обмеження доступу може відбуватися до інформації, а не до документу.
8.16. У разі, якщо обсяг запитуваної інформації складає більше ніж 10 сторінок, інформація надається запитувачу, в тому числі на його електронну адресу, після відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк.
8.16.1. Плата за друк (копіювання) документів, що надаються за Запитом, стягується, починаючи з першої сторінки.
8.16.2. При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання або друк не стягується. Належність інформації до такої, що становить суспільний інтерес, встановлюється судом, якщо інше не передбачено законом.
8.16.3. Виконавець не пізніше п'яти робочих днів, а у випадку продовження строку розгляду Запиту - не пізніше 20 робочих днів з дня реєстрації Запиту повідомляє запитувача про обсяг документів, що містять запитувану інформацію, необхідність внесення плати за їх отримання, розмір та порядок оплати рахунка на відшкодування фактичних витрат, пов'язаних з копіюванням або друком документів, а також направляє йому платіжний документ для фінансової установи.
8.16.4. Надання копій документів за Запитом здійснюється після підтвердження протягом двох тижнів з дня відправлення запитувачу платіжного документа сплати вартості фактичних витрат, пов'язаних з копіюванням або друком документів.
8.16.5. Надання копій документів здійснюється протягом трьох робочих днів після отримання документа, що підтверджує сплату вартості фактичних витрат, пов'язаних з копіюванням або друком документів.
8.17. Відповідь про те, що інформація може бути одержана із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті Запиту не допускається.
8.18. Якщо протягом п'яти робочих днів з-дня отримання Запиту надійшов лист запитувача з проханням не розглядати його Запит, відповідальний виконавець за дорученням керівництва зупиняє подальший розгляд цього Запиту. У такому випадку відповідь не надасться, що відображається у відповідній контрольно-реєстраційній картці.
8.19. Якщо від одного й того ж запитувача надійшло два або більш Запитів з одного питання або з питань, розгляд яких взаємопов'язано, такі Запити можуть розглядатись одночасно та відповіді на них надаватися в одному листі.
8.20. Запити інформації від одного і того ж запитувача одним і тим же розпорядником інформації повторно не розглядаються, якщо перший Запит розглянуто і відповідь на нього надано. У такому випадку виконавець на адресу запитувача направляє відповідь про результати розгляду попереднього Запиту та, у разі необхідності, копію відповіді на попередній Запит.
8.21. Відповіді на Запити, завізовані керівниками відповідних виконавчих органів, крім відповідей про продовження строків розгляду Запитів, підлягають погодженню з Юридичним департаментом Харківської міської ради.
8.22. Тексти відповідей на Запити готуються у двох примірниках та підписуються керівником, один з примірників обов'язково виготовляється на бланку.
9. Реєстрація відповідей на Запити та їх відправлення
9.1. Відповіді за результатами розгляду Запитів в обов'язковому порядку надаються тим органом, який отримав такі Запити і до компетенції якого входить вирішення порушених у Запитах питань, за підписом керівника або особи, яка виконує його обов'язки.
9.2. Департаменти, адміністрації районів, управління, відділи та інші виконавчі органи Харківської міської ради проводять реєстрацію відповідей на Запити у реєстраційно-контрольних картках відповідних картотек.
9.3. Для полегшення ідентифікації Запитів порядковий номер Запиту вказується на всіх документах, які направляються запитувачу у зв'язку з опрацюванням його Запиту.
9.4. Індекси вихідних листів та відповідей на Запити складаються з індексів Запитів та через точку індексів справ за номенклатурою.
Наприклад: О-1-3/10/180-15.08-49, де О-1-3/10/180-15 - реєстраційний індекс Запиту, 08-49 - індекс справи за номенклатурою.
9.5. Після реєстрації відповіді на Запит виконується її сканування разом з копіями документів, що надаються за Запитами. Скановані образи цих документів приєднується до реєстраційно-контрольної картки відповідного Запиту.
9.6. Інформація на Запити направляється особі, яка подала Запит, в один з обраних нею способів.
9.6.1. Відправлення здійснюється:
1) відповідей за підписом міського голови, секретаря Харківської міської ради, голів постійних комісій та депутатів Харківської міської ради, заступників міського голови, керівників виконавчих органів міської ради, що входять до складу апарату міської ради та виконавчого комітету, - Відділом,
2) відповідей за підписом заступників міського голови - директорів департаментів, голів адміністрацій районів, керівників виконавчих органів міської ради, що не входять до складу апарату міської ради та виконавчого комітету, відповідним Виконавчим органом.
9.6.2. Відповіді, відправлення яких здійснюються Відділом, передаються для відправлення до Відділу до 15 години останнього дня розгляду Запиту.
9.7. Інформація про відправлення відповідей, які надсилаються з використанням засобів поштового зв'язку, вносяться у відповідний реєстр (простих поштових відправлень, рекомендованих листів тощо).
9.8. Відповіді, які направляються на адресу електронної пошти, готуються безпосередніми виконавцями у паперовому вигляді та після їх підписання і реєстрації відповідальним виконавцем відправляються на електронні адреси запитувачів у сканованому вигляді.
9.8.1. Відправлення здійснюється:
1) відповідей за підписом міського голови, секретаря Харківської міської ради, голів постійних комісій та депутатів Харківської міської ради, заступників міського голови, керівників виконавчих органів міської ради, що входять до складу апарату міської ради та виконавчого комітету, - з адреси електронної пошти Відділу;
2) відповідей за підписом заступників міського голови - директорів департаментів, голів адміністрацій районів, керівників виконавчих органів міської ради, що не входять до складу апарату міської ради та виконавчого комітету, - з адреси електронної пошти відповідного Виконавчого органу.
9.8.2. Посадова особа, яка здійснила відправлення, на зворотному боці відповіді проставляє відмітку та ставить свій підпис.
Наприклад: «Відповідь відправлено 01.04.2015 на електронну адресу muster@mail.ru (підпис) Борисенко».
9.8.3. Оригінали таких відповідей передаються до Відділу (Виконавчого органу).
9.9. На прохання запитувача, викладеного у Запиті, відповіді надаються розпорядником інформації йому особисто.
9.9.1. Посадовою особою в установлений Законом строк здійснюються заходи щодо інформування запитувача про готовність відповіді та його запрошення для її отримання.
9.9.2. Під час отримання відповіді запитувач проставляє відмітку про отримання, дату та підпис у відповідному журналі.
9.9.3. Якщо протягом дня, наступного після повідомлення про отримання відповіді, запитувач не з'явився, виконавцем складається відповідний акт та відповідь на Запит направляється на адресу запитувача поштою (електронною поштою, факсом тощо). Відмітка про відправлення проставляється виконавцем у відповідному журналі.
9.10. У випадках, коли Запит має бути задоволений протягом 48 годин, відповідь за попереднім погодженням із запитувачем може надаватися усно, електронною поштою, факсом або кур'єром.
10. Відмова та відстрочка в наданні інформації
10.1. Відмова в задоволенні Запиту допускається у випадках, якщо:
1) розпорядник інформації не володіє і не зобов'язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено Запит;
2) інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;
3) особа, яка подала Запит, не оплатила передбачені Законом фактичні витрати, пов'язані з копіюванням або друком;
4) Запит оформлено без дотримання вимог п. 5 ст. 19 Закону та п. 4.4. Порядку.
10.2. Відповідь про відмову в задоволенні Запиту надається в письмовій формі.
10.3. У відповіді про відмову має бути зазначено:
1) мотивована підстава відмови;
2) прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, відповідальної за розгляд Запиту;
3) порядок оскарження відмови;
4) підпис посадової особи.
10.4. Відстрочка в задоволенні Запиту допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачений Законом строк.
10.5. Відповідь про відстрочку надається в письмовій формі.
10.6. У відповіді про відстрочку має бути зазначено:
1) причини, у зв'язку з якими Запит не може бути задоволений у встановлений Законом строк;
2) прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, відповідальної за розгляд Запиту;
3) дата надсилання або вручення повідомлення про відстрочку;
4) строк, у який буде задоволений Запит;
5) підпис посадової особи.
11. Контроль за розглядом Запитів
11.1. Контроль за своєчасним та якісним розглядом Запитів у Харківській міській раді та її виконавчих органах повинні здійснювати:
1) посадові особи Відділу;
2) посадові особи Виконавчих органів, які призначені відповідальними з питань забезпечення доступу до публічної інформації в цих органах;
3) один із заступників директорів департаментів, голів адміністрацій районів, начальників управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, на якого згідно з наказом відповідного керівника покладені ці обов'язки.
11.2. Відповідальність за надання за Запитами недостовірної чи неповної інформації, з порушенням встановлених строків або інших вимог закону в сфері доступу до публічної інформації несуть керівники Виконавчих органів та безпосередні виконавці згідно з чинним законодавством.
11.3. З метою забезпечення своєчасного виконання доручень керівництва з розгляду Запитів посадові особи Відділу (Виконавчого органу) зобов'язані:
11.3.1. Попереджати відповідальних виконавців (по телефону або за допомогою АСД) про закінчення строку надання відповіді на Запит не пізніше дня, який передує останньому дню розгляду Запиту.
11.3.2. Направляти відповідальним виконавцям нагадування на паперових носіях у випадках, якщо до кінця дня надання відповіді до Відділу (Виконавчого органу) не передані всі документи щодо розгляду та надання відповіді на Запит.
11.4. З метою попередження порушень строків розгляду Запитів та інших недоліків у цій роботі посадовими особами Відділу (Виконавчого органу) здійснюється аналіз:
1) щоденно - стану виконавської дисципліни з розгляду Запитів;
2) постійно - виконання доручень керівництва, наданих за Запитами, за результатами якого інформуються керівники, які надали доручення, про кожний факт порушення строку надання відповіді на Запит, ненадання відповіді на Запит, надання неповної або недостовірної інформації тощо для вжиття відповідних заходів;
3) щоквартально - стану роботи із Запитами та надаються службові записки керівництву з пропозиціями щодо вдосконалення роботи у цьому напрямі.
11.5. З метою забезпечення контролю за виконанням вимог чинного законодавства в сфері доступу до публічної інформації Департаментом діловодства за участю Юридичного департаменту не рідше одного разу на рік здійснюються перевірки.
11.5.1. Графік проведення перевірок на рік затверджується заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради на початку кожного поточного року.
11.5.2. За результатами перевірок на ім'я заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради складається доповідна записка про виявлені факти порушення законодавства при розгляді Запитів.
11.6. У разі надходження до Харківської міської ради або її виконавчих органів ухвали про відкриття провадження у судовій справі за позовом щодо оскарження рішень, дій чи бездіяльності Харківської міської ради, її виконавчих органів як розпорядників інформації та посадових осіб, Юридичним департаментом із залученням інших Виконавчих органів здійснюється позапланова перевірка, за результатами якої складається висновок щодо дотримання виконавцем Запиту вимог чинного законодавства в сфері доступу до публічної інформації.
12. Зняття Запитів з контролю
12.1. Запити знімаються з контролю після надання на них остаточної відповіді, крім випадків, визначених Порядком, та повернення всіх матеріалів до Відділу (Виконавчого органу).
12.2. Запити, на які даються проміжні відповіді, з контролю не знімаються.
13. Облік і формування справ, їх зберігання
13.1. Оригінали Запитів, доручень керівництва щодо їх розгляду та копії (у випадках, визначених Порядком, - й оригінали) всіх наданих відповідей формуються у справи.
13.2. Копії документів, що додаються до відповідей на Запити, до справ не залучаються.
13.3. Кожен Запит та всі документи щодо його розгляду формуються у самостійну справу і вміщуються в спеціальну обкладинку. Документи у цих справах розміщуються в хронологічному або алфавітному порядку.
13.4. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи та їх комплектність.
13.5. Для централізованого формування справ із Запитами виконавець (виконавці) після надання відповіді на Запит зобов'язаний передати всі документи до Відділу (Виконавчого органу) в строк не пізніше останнього дня надання інформації запитувачу.
13.6. Формування й зберігання справ у виконавців не допускається.
13.7. Відділ (Виконавчі органи) забезпечують зберігання Запитів.
13.8. Строк зберігання документів за Запитами визначається переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі діяльності департаментів, адміністрацій районів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів Харківської міської ради, затвердженими керівниками цих виконавчих органів.
Директор Департаменту діловодства О.В Хохлов
Заступник міського голови – керуючий справами
виконавчого комітету міської ради Т.М. Чечетова-Терашвілі