---

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 23.05.2013 № 53

Про створення експертної комісії з питань діловодства за документами, які містять службову інформацію, і яким надається гриф обмеження доступу «Для службового користування»

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. №1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію» (із змінами та доповненнями), з метою забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання і використання матеріалів, які містять службову інформацію, керуючись ст.ст. 42, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Створити експертну комісію з питань діловодства за документами, які містять службову інформацію, і яким надається гриф обмеження доступу «Для службового користування» та затвердити її персональний склад:

Хохлов О.В. - директор Департаменту діловодства Харківської міської ради — голова експертної комісії;

Члгнп кпмігії:

Рогов B.C. - заступник директора Департаменту діловодства міської ради;

Алексеева Т.О. - начальник відділу спецроботи міської ради;

Чекалова Г.Г. - начальник відділу з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства міської ради;

Чувахлова Л.А. - заступник начальника відділу з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства міської ради;

Чернов М.А. - начальник архівного відділу міської ради.

2. Затвердити Положення про експертну комісію з питань діловодства за документами, які містять службову інформацію, і яким надається гриф обмеження доступу «Для службового користування» (додається).

3. Розпорядження міського голови від 13.04.2011р. № 1530 вважати таким, що втратило чинність.

4. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради Тимчук А.Л.

Міський голова Г.А. Кернес

«ЗАТВЕРДЖЕНО»

розпорядженням міського голови

від 23.05.2013 p. № 53

ПОЛОЖЕННЯ

про експертну комісію з питань діловодства за документами, які містять

службову інформацію, і яким надається гриф обмеження доступу «Для

службового користування»

І. Загальні положення

1.1. Це Положення відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. №1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію» (із змінами та доповненнями), інших нормативно-правових актів з цього питання визначає порядок створення, основні завдання та загальні засади діяльності експертної комісії з питань діловодства за документами, які містять службову інформацію, і яким надається гриф обмеження доступу «Для службового користування» (далі — експертна комісія).

1.2. Експертна комісія у своїй діяльності керується Конституцією України, постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. №1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію» (із змінами та доповненнями), іншими нормативно-правовими актами з цього питання, «Переліком відомостей, що становлять службову інформацію, і яким надається гриф обмеження доступу «Для службового користування» та цим Положенням.

2. Порядок створення експертної комісії

2.1. Експертна комісія створюється за розпорядженням міського голови.

2.2. Персональний склад експертної комісії затверджується розпорядженням міського голови.

2.3. Комісія розпочинає роботу з моменту підписання розпорядження про її створення.

2.4. До складу експертної комісії включаються кваліфіковані спеціалісти міської ради, які працюють з документами з грифом «Для службового користування», спеціалісти відділу спецроботи та архівного відділу міської ради.

2.5. Кількісний склад експертної комісії повинен складати не менш, ніж три особи.

2.6. Експертну комісію очолює директор Департаменту діловодства Харківської міської ради.

2.7. Голова комісії в межах своєї компетенції:

- скликає засідання комісії;

- головує на її засіданнях;

- дає доручення членам комісії стосовно підготовки матеріалів на розгляд.

2.8. Засідання експертної комісії є правомочними, якщо на ньому присутні не менш як дві третини їх членів.

2.9. Рішення експертної комісії приймається більшістю голосів. У разі розподілу голосів вирішальним є голос голови експертної комісії.

2.10. Засідання комісії є закритими. За результатами розгляду питань на засіданні експертної комісії приймається рішення, яке оформлюється протоколом. Протокол підписується головою експертної комісії, присутніми на засіданні членами комісії та затверджується міським головою.

2.11. Рішення комісії про зняття грифа «Для службового користування» оформлюється актом, який складається за довільною формою.

3. Основні завдання експертної комісії

3.1. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом «Для службового користування».

3.2. Розробка у разі потреби переліків конкретних видів документів, яким надається гриф обмеження доступу «Для службового користування».

3.3. Періодичний перегляд справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом «Для службового користування» з метою можливого зняття цього грифа під час передачі справ із структурних підрозділів виконавчих органів міської ради до архівного відділу міської ради, у процесі зберігання справ в архівному відділі міської ради (як правило не менш як один раз на 5-10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.

3.4. Прийняття рішень про переформування документів, формування документів постійного зберігання в окрему справу, надання цій справі окремого заголовка та включення її до номенклатури справ.

3.5. Попередній розгляд документів, для прийняття письмового рішення про доцільність ознайомлення представників масової інформації з документами з грифом «Для службового користування» або можливість зняття грифа «Для службового користування», якщо на момент ознайомлення або передавання відомостей, що містяться у документах, вони втратили первісне значення.

3.6. Щорічна перевірка наявності документів з грифом «Для службового користування» у справах, сформованих відповідно до номенклатури справ у виконавчих органах міської ради.

3.7. Розслідування фактів втрати документів з грифом «Дня службового користування» або розголошення відомостей, що містяться в них.

3.8. Термінове доведення до керівників міської ради результатів розслідування фактів втрати документів з грифом «Для службового користування» або розголошення відомостей, що містяться в них.

3.9. Складання актів про втрату справ, документів з грифом «Для службового користування» або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них.

3.10. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків у виконавчих органах міської ради.

3.11. Проведення службових розслідувань у разі, порушень правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків, оформлення актів та доведення їх до відома керівників виконавчих органів міської ради.

Заступник міського голови –

керуючий справами виконавчого

комітету Харківської міської ради А.Л. Тимчук

Директор Департаменту

діловодства міської ради O.B. Хохлов