---

УКРАЇНА

ХАРКІВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 15.06.2012 № 2750

Про затвердження Інструкції з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», з метою подальшого вдосконалення порядку документування і організації роботи з документами, керуючись статтями ст.ст. 42, 59 Закону України «Про органи місцевого самоврядування в Україні»:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах (далі – Інструкція з діловодства), що додається.

2. Заступникам міського голови, заступникам міського голови – директорам департаментів, головам адміністрацій районів, директорам департаментів, керівникам управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради:

- організувати вивчення Інструкції з діловодства працівниками підпорядкованих виконавчих органів міської ради;

- забезпечити неухильне додержання вимог (норм) Інструкції з діловодства, затвердженої цим розпорядженням.

3. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження міського голови від 10.08.1998 №1643 «Про затвердження Примірної інструкції з питань діловодства в виконавчих органах Харківської міської ради.

4. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради Тимчук А.Л.

Міський голова Г.А. Кернес

Додаток

до розпорядження Харківського міського голови

від ______________№_______

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах

I. Загальні положення

1. Ця Інструкція встановлює загальні положення щодо здійснення діловодства, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Харківській міській раді та її виконавчих органах (далі відповідно – міська рада, виконавчі органи міської ради), установах, організаціях та підприємствах, що належать до комунальної власності територіальної громади міста незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

Основні правила і процедури роботи Харківської міської ради, у тому числі порядок скликання та проведення сесій міської ради, підготовки і розгляду питань на пленарних засіданнях, прийняття рішень міської ради про затвердження порядку денного сесії та з інших процедурних питань, а також порядок організації роботи постійних комісій та тимчасових контрольних комісій міської ради визначаються Регламентом Харківської міської ради.

3. Міська рада організовує діловодство на підставі цієї Інструкції (далі – Інструкція з діловодства), що розроблена з урахуванням Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, а також національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

4. Відповідальність за організацію діловодства в міській раді здійснює заступник міського голови – керуючий справами виконавчого комітету міської ради, в структурних підрозділах виконавчих органів міської ради – їх керівники.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі – акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Харківської обласної державної адміністрації, (далі – запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміністрації) відповідають заступники міського голови згідно з розподілом функціональних обов’язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у виконавчих органах міської ради відповідають їх керівники.

5. Організація діловодства в міській раді покладається на Департамент діловодства та на структурні підрозділи з діловодства (відділи, сектори, канцелярії тощо) або посадових осіб, на яких покладено обов’язки з організації діловодства (далі – служба діловодства).

6. Основним завданням Департаменту діловодства є встановлення в міській раді та її виконавчих органах єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в міській раді та її виконавчих органах.

6.1. Департамент діловодства відповідно до покладених на нього завдань:

розробляє Інструкцію з діловодства в міській раді та її виконавчих органах, готує проекти розпоряджень міського голови про затвердження та внесення змін до неї;

розробляє номенклатуру справ апарату міської ради;

здійснює реєстрацію та веде централізований облік документів, адресованих керівництву міської ради;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного відділу міської ради;

забезпечує впровадження та контролює дотримання у міській раді та її виконавчих органах вимог цієї Інструкції з діловодства;

проводить регулярно перевірку стану діловодства у виконавчих органах міської ради;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в міській раді;

здійснює контроль за своєчасним проходженням документів в міській раді;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду апарату та користування ним;

ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників Департаменту діловодства та її виконавчих органів з питань діловодства;

засвідчує печаткою Департаменту діловодства копії документів, створених та тих, що зберігаються в відділах Департаменту.

6.2. Служба діловодства виконавчого органу міської ради відповідно до покладених на неї завдань:

розробляє номенклатуру справ відповідного структурного підрозділу;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі особі, відповідальній за ведення архіву;

забезпечує впровадження та контролює дотримання в управліннях, відділах, секторах відповідних структурних підрозділів вимог Інструкції з діловодства;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства у відповідному структурному підрозділі;

здійснює контроль за своєчасним проходженням документів у відповідному структурному підрозділі;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду відповідного структурного підрозділу та користування ним.

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги до створення документів

7. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

8. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Регламентом Харківської міської ради, положеннями про відповідні структурні підрозділи міської ради, посадовими інструкціями тощо.

9. В міській раді визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про діяльність міської ради.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть утворюватися спільні документи.

10. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, наказ, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом відповідного структурного підрозділу міської ради, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

11. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватися на виконання завдань і функцій, передбачених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні».

12. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі – ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі – ДСТУ 4163-2003).

13. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування автора документа (міська рада або відповідний виконавчий орган), назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

14. Діловодство в міській раді здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

15. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у     додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

16. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами Інструкції з діловодства.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 – ліве;

10 – праве;

20 – верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).

17. В міській раді та її виконавчих органах установлюються такі види бланків для листів:

-        «Міський голова» у разі, коли листи підписуються міським головою;

-        «Виконавчий комітет Харківської міської ради» у разі, коли листи підписуються першим заступником міського голови, заступниками міського голови, заступником міського голови - керуючим справами виконавчого комітету міської ради;

-        «Харківська міська рада» у разі, коли листи підписуються секретарем міської ради (додатки 2,3,4).

18. Також в міській раді використовуються бланки конкретного виду документа, а саме: розпорядження, рішення (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додатки 5, 6).

19. Для листування з постійними іноземними кореспондентами можуть виготовлятися бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною. Державний Герб України на таких бланках проставляється у центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.

20. Бланки документів, визначених у пункті 17, виготовляються друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Бланки мають бути пронумеровані та підлягають обов’язковому обліку.

Порядкові номери на бланках для друкування листів проставляються нумератором порядкових номерів на лівому полі зворотного боку бланка.

Пронумеровані бланки для листів видаються особою, відповідальною за їх облік, відповідальним особам структурних підрозділів міської ради та її виконавчих органів.

Відповідальність за використання виданих бланків для листів покладається на одержувачів, які зобов’язані своєчасно повертати до особи, відповідальної за облік, бланки для листів, що непридатні для використання.

Знищення непридатних (зіпсованих) для використання бланків здійснюється в порядку, встановленому чинним законодавством, про що складається відповідний акт.

21. Листи за підписом керівників структурних підрозділів міської ради та її виконавчих органів оформлюються на бланках відповідних структурних підрозділів.

22. Під час підготовки документа за допомогою комп’ютера не рекомендується фіксувати текст та іншу інформацію реквізитів безпосередньо в електронному шаблоні бланка, оскільки це може призвести до зміщення зон розташування реквізитів.

23. Порядок виготовлення, використання та обліку бланків (у тому числі колір чорнил) у відповідному структурному підрозділі визначається його керівником, з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Оформлення реквізитів документів

24. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники міської ради та її виконавчих органів оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Зображення Державного Герба України

25. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137-ХII «Про Державний герб України».

Коди

26. Код міської ради або її відповідного структурного підрозділу проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту «Довідкові дані про міську раду (відповідний структурний підрозділ)».

27. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає міський голова або керівник відповідного структурного підрозділу окремо щодо кожного виду документа.

Найменування установи

28. Найменування автора документа (міської ради або її виконавчого органу) повинне відповідати найменуванню, зазначеному в ЄДРПОУ, положенні про відповідний структурний підрозділ. Скорочене найменування установи вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в ЄДРПОУ та/або положенні про відповідний структурний підрозділ. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.

29. На бланках структурних підрозділів виконавчих органів міської ради, які мають подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх структурних підрозділів, яким вони підпорядковані.

Довідкові дані про установу

30. Довідкові дані про установу містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, поштовий індекс.

Назва виду документа

31. Назва виду документа (доручення, протокол, рішення, акт тощо) зазначається на загальному бланку друкованим способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

32. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 06.04.2012.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 06 квітня 2012 року. Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад: 02 лютого 2012 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, підготовленому та виданому двома або більше структурними підрозділами виконавчих органів міської ради, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

33. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в міській раді, зокрема індексами за номенклатурою справ міської ради, картотекою електронної бази та роком реєстрації документа (наприклад, реєстраційний індекс вихідного документа 08-03/1109/2-12, де індекс за номенклатурою – 08-03, порядковий номер документа – 1109, індекс за картотекою – 2, рік реєстрації -12).

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, – вхідний або вихідний, чи такий, що створений в міській раді або її виконавчих органах.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера, номеру картотеки, що застосовується в міській раді та її виконавчих органах та року реєстрації (наприклад: 2305/0/3-12, де 2305 – порядковий номер, 3 – номер картотеки, 12 – рік реєстрації, 0 – реквізит, який визначає кратність реєстрації документа).

У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у такій послідовності – індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується в структурному підрозділі) та порядковий номер, номер картотеки та рік реєстрації (наприклад, реєстраційний індекс вихідного документа 08-03/1109/2-12, де індекс за номенклатурою – 08-03, порядковий номер документа – 1109, індекс за картотекою – 2, рік реєстрації -12).

З метою розрізнення груп документів, для позначення документів з грифом «Для службового користування» до реєстраційного індексу додається відмітка, яка складається з літер, наприклад: 08-24/19 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом «Для службового користування».

Якщо документ підготовлено двома чи більше структурними підрозділами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих підрозділів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів – 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім – 77 міліметрів.

Посилання на реєстраційний індекс і дату

34. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Гриф обмеження доступу

35. Гриф обмеження доступу до документа оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту «Адресат» або «Гриф затвердження».

Адресат

36. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Харківська обласна державна адміністрація

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Державна архівна служба України

Фінансово-економічне управління

Начальнику управління        

прізвище, ініціали (ініціал імені)

У разі, коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Харківської обласної ради

прізвище, ініціали (ініціал імені)

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Адміністраціям районів Харківської  міської ради

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам виконавцем складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України
від 5 березня 2009 року № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

КП «Харківводоканал»

вул. Шевченка, 2,

м. Харків, 61013

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові або ініціали чи ініціал імені, потім поштова адреса, наприклад:

Костенко Ольга Віталіївна

вул. Роганська, буд. 19, кв. 64,
м. Харків, 61088

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

Гриф затвердження документа

37. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом (рішенням міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженням міського голови або наказом керівника відповідного структурного підрозділу міської ради).

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 7).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міський голова

підпис, ініціали, прізвище

Дата

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

38. Резолюція – це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція оформляється на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

Резолюція також може проставлятися безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу, або посадова особа, навпроти якої зазначено «Відповідальний» або «Збір». Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

Заголовок до тексту документа

39. Окремі види документів повинні мати заголовок до тексту.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад: розпорядження (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Відмітка про контроль

40. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення з використанням штампа слова «Контроль» на бланку резолюції чи на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

Текст документа

41. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами до трьох знаків з крапкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

42. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною – конкретні характеристики.

43. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова «Продовження додатка».

Відмітки про наявність додатків

44. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

45. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

46. Якщо додатки затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), у відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: «що додається», «(додається)»,  «у додатку», «додаток 1».

Відмітка на додатках до документів робиться  у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток 9
до Інструкції

або

Додаток
до розпорядження Харківського міського голови

від 12.12.2012 № 1961

47. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та начальником відділу, в якому його створено, на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

48. Додатки до документів нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), візуються працівником, який створив документ (на зворотній сторінці документа) та підписуються заступником (заступниками) міського голови або директорами відповідних департаментів на лицьовому боці останнього аркушу додатку.

49. У разі, коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 14 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:        1. Розпорядження міського голови від 15.02.2012 року №557 «Про заходи щодо забезпечення виконання рішення 13 сесії Харківської міської ради 6 скликання від 28.12. 2011 року №599/11 «Про бюджет міста Харкова на 2012 рік» на 2 арк. в 1 прим.

                    2. Звіти про проведення закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти за перший квартал 2012 року на 4 арк. у 2 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: копія рішення 15 сесії Харківської міської ради 6 скликання від 25.04.2012 року №717/12 «Про затвердження складу Міської комісії з питань топоніміки та охорони історико-культурного середовища» і додаток до нього, всього на 2 арк. в 1 прим.

У разі, коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 2 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 112 арк. у 1 прим. на першу адресу.

Підпис

50. Посадові особи міської ради та її структурних підрозділів підписують документи в межах своїх повноважень, визначених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», положеннями про відповідні структурні підрозділи міської ради, затвердженими в установленому законодавством порядку, розподілами обов’язків між керівниками відповідних структурних підрозділів та їх заступниками, затвердженими наказами керівників відповідних структурних підрозділів, посадовими інструкціями тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

51. Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються міським головою або за його дорученням одним із заступників міського голови. У разі надходження документів від органів державної влади безпосередньо до структурних підрозділів міської ради відповіді на них надсилаються за підписом керівників цих підрозділів або їх заступників згідно з розподілом обов’язків.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам міською радою, підписуються міським головою або секретарем міської ради, першим заступником, заступниками міського голови, заступником міського голови – керуючим справами виконавчого комітету міської ради, а документи, що надсилаються структурними підрозділами міської ради – їх керівниками або заступниками згідно з розподілом обов’язків.

52. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного – якщо документ надрукований не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:

53. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня посадова особа підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі структурного підрозділу міської ради відповідно, а на місця розсилаються його засвідчені копії.

54. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

55. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

56. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

57. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

58. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Візи та гриф погодження

59. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

60. Погодження може здійснюватись як в міській раді посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

61. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, у разі потреби – дату візування та найменування посади цієї особи.

62. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в міській раді або структурних підрозділах виконавчих органів міської ради відповідно.

63. Порядок візування певних видів документів визначається Регламентом Харківської міської ради, керівником відповідного структурного підрозділу виконавчого органу міської ради тощо.

64. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті документа робиться відповідна відмітка.

Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.

65. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає посадова особа, яка створює документ, виходячи з його змісту.

66. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з їх компетенцією.

67. Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни (викласти у новій редакції), він повторно візується.

68. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Голова Харківського обласного територіального відділення

Антимонопольного комітету України

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

або

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕПК

Державного архіву Харківської області

Дата                  №

69. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

Відбиток печатки

70. Розпорядженням міського голови визначається перелік документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, порядок обліку, використання, зберігання печаток і штампів, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Відбиток печатки, на якій зазначено найменування виконавчого органу міської ради (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання (надання).

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».

Відмітка про засвідчення копій документів

71. Міська рада та її виконавчі органи засвідчують копії лише тих документів, що створюються в них. Копія документа, створеного в міській раді, виготовляється і видається тільки з дозволу міського голови, його заступників або керівника структурного підрозділу апарату міської ради. Копія документа, створеного в структурному підрозділі виконавчого органу міської ради, виготовляється і видається тільки з дозволу керівника відповідного структурного підрозділу або його заступників.

Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

72. Напис про засвідчення документа складається із слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:

Згідно з оригіналом

Особа, яка засвідчує копію             підпис            ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідного виконавчого органу міської ради (без зображення герба).

73. У разі підписання міський головою, першим заступником, заступниками голови, заступником голови – керуючим справами виконавчого комітету міської ради, секретарем міської ради, керівниками структурних підрозділів виконавчих органів міської ради лише примірника документа на бланку, у справі міської ради залишається засвідчена відповідним чином його копія.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах міської ради, текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення, наприклад:

Дата, індекс

________________________________________________________________________________________________________________________________________

На копіях або других примірниках вихідних документів, що залишаються у справах, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання документа, наявність його в електронній формі та надходження до міської ради та її виконавчих органів

74. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа шрифтом розміром 10 друкарських пунктів, наприклад:

Яковенко 760 00 42

У разі друкування документів з грифом «Для службового користування» на зворотному боці останнього аркуша документа в нижньому лівому кутку зазначаються кількість віддрукованих примірників, прізвище виконавця, прізвище друкарки, дата друкування, шифр друкарки (складається з перших літер ініціалів та прізвища, номера справи за номенклатурою), наприклад:

Віддрук. – 2 прим.

Вик. Ковальчук

Друк. Шевченко

23.02.2012

ШЕО  08-24

75. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова «До справи», номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у правому кутку верхнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

76. Відмітка про надходження документа до міської ради чи її виконавчих органів проставляється за допомогою штампа або за допомогою штрих-коду засобами системи електронного документообігу на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи – одержувача документа, реєстраційний індекс, дата надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 130 Інструкції з діловодства, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа – автор документа подає до міської ради чи структурного підрозділу виконавчого органу міської ради документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі – авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

Складення деяких видів документів

Підготовка та оформлення документів до засідань виконавчого комітету міської ради

77. Засідання виконавчого комітету міської ради проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

У плані роботи виконавчого комітету міської ради зазначається зміст питань, дата розгляду, найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради та прізвище доповідача.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають до Департаменту організаційної роботи для включення до плану роботи виконавчого комітету міської ради перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути   на його засіданні.

78. Документи з питань, що вносяться на розгляд виконавчого комітету міської ради, повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи включають:

- пояснювальну записку, в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

-  проект рішення виконавчого комітету міської ради.

79. Про кожне засідання виконавчого комітету міської ради складається протокол. Оригінал протоколу та копія зберігаються в Департаменті організаційної роботи з кожного засідання окремо.

80. У разі проведення закритого засідання виконавчого комітету міської ради (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

81. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів та матеріалів до засідань виконавчого комітету міської ради покладається на керівників відповідних структурних підрозділів.

82. Заступник міського голови - керуючий справами виконавчого комітету міської ради здійснює контроль за своєчасністю та повнотою підготовлених до розгляду документів і матеріалів та у разі порушення встановленого порядку доповідає міському голові, який приймає рішення щодо необхідності розгляду питання.

83. Проект рішення виконавчого комітету візується заступниками міського голови, директорами профільних та Юридичного департаментів міської ради.

84. У разі якщо рішення виконавчого комітету прийняті із змінами             та доповненнями, вони доопрацьовуються особами, які готували питання (виконавцями).

Після схвалення членами виконавчого комітету міської ради рішення підписуються головуючим на засіданні.

85. Департамент організаційної роботи забезпечує оформлення та видачу рішень згідно з листом розсилки не пізніше 5 днів після їх підписання.

86. Додатки до рішень виконавчого комітету міської ради оформляються відповідно до вимог Інструкції з діловодства.

Підготовка та оформлення розпоряджень міського голови

87. Розпорядження видаються як акти організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядження видаються з основних питань діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань.

88. Розпорядження підписуються міським головою, а у разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його обв’язки.

89. Розпорядження оформляється на бланку розпорядження. Зміст розпорядження коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника (Про затвердження…», «Про введення…», «Про створення…») або іменника («Про підсумки…», «Про заходи…»).

Текст розпорядження з питань основної діяльності та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина може починатися зі слів «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. В кінці констатуючої частини ставиться двокрапка.

Розпорядча частина розпорядження може починатися зі слів: «Затвердити», «Створити», «Забезпечити», «Вжити заходи», яка друкується з нового рядка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: «головам адміністрацій районів», «директорам департаментів».

При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо.

90. Якщо розпорядженням відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів: «Визнати таким, що втратив чинність, …».

Зміни, що вносяться до розпорядження, оформляються окремим розпорядженням, який повинен мати такий заголовок: «Про внесення змін до розпорядження…» із зазначенням дати, номера, назви розпорядження (у разі потреби) до якого вносяться зміни.

Розпорядча частина розпорядження починається з такого пункту:

«1. Внести зміни до розпорядження» із зазначенням дати, номера, назви розпорядження.

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

«1) пункт 2 викласти в такій редакції…»;

«2) пункт 3 виключити»;

«3) абзац другий пункту 4 доповнити словами…».

Якщо зміни до розпорядження оформлюються на окремому аркуші (аркушах), у першому пункті розпорядчої частини розпорядження робиться посилання відповідно до п. 46 Інструкції з діловодства.

91. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на посадову особу функцій з контролю за виконанням розпорядження.

92. Розпорядження міського голови доводяться до відома посадових (службових) осіб шляхом заповнення списку розсилки. Зазначений список готується разом з проектом розпорядження його розробником, який є відповідальним за визначення переліку посадових (службових) осіб, до яких доводиться зміст документа, і після підписання та реєстрації розпорядження передається до Департаменту діловодства разом з відповідним чином завіреним копіями розпорядження.

93. Додатки до розпоряджень міського голови оформляються відповідно  до вимог Інструкції з діловодства.

Розпорядження (накази) з кадрових питань

94. Розпорядження (накази) з кадрових питань (з особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних розпорядженнях міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених — про кількох.

95. Зміст розпорядження (наказу) з кадрових питань (з особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призначення... ”, “Про прийняття... ”.

96. У тексті розпорядження (наказу) з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається.

97. Розпорядча частина розпорядження (наказу) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: “Прийняти”, “Призначити” “Перевести”, “Звільнити”, “Відрядити”, “Надати”, “Оголосити” тощо. Далі зазначаються прізвище працівника, ім’я, по батькові працівника, на якого поширюється дія розпорядження, та текст розпорядження. У зведених розпорядженнях прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

98. У розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин) та умови оплати праці.

99. У кожному пункті розпорядження (наказу) з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

Протоколи

100. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в міській раді рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

101. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. Протоколи складаються в міській раді у стислій формі, в яких фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

102. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

103. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу. У реквізиті «місце засідання» зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

104. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

105. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

106. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний зазначається наприкінці вступної частини.

Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про».

107. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

108. Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається питання виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка.

109. Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються прізвища та ініціали із зазначенням посад тих осіб, які брали участь в обговоренні доповіді.

110. Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

111. У разі, коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу. Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається.

112. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу, секретарем або особою, відповідальною за ведення протоколу.

113. Копії протоколів або витяги з них надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує виконавець або секретар.

Службові листи

114. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

115. Службовий лист оформляється на бланку для листів, формату A4 (210 х 297 міліметрів).

116. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції службою діловодства.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання «про що?».

117. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

118. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити…» «роз’яснюємо, що…» або від третьої особи однини – «Харківська міська рада інформує…», «управління вважає за доцільне».

119. Візування службових листів, створених в міській раді, здійснюється в такому порядку: працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу міської ради, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) – директора відповідних департаментів та голови адміністрацій районів міської ради, а також заступник міського голови відповідно до структури міської ради (якщо лист повинен підписувати міський голова).

Порядок візування службових листів, створених у структурних підрозділах міської ради, визначається керівником відповідного структурного підрозділу.

Документи про службові відрядження

120. Службові відрядження працівників Харківської міської ради та її виконавчих органах здійснюються у відповідності з планами роботи з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Направлення у відрядження секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови, заступників міського голови – директорів департаментів, директорів департаментів, голів адміністрацій районів, посадових осіб, які входять до апарату міської ради та виконавчого комітету здійснюється розпорядженням міського голови.

Заступники директорів департаментів, голів адміністрацій, керівників самостійних управлінь, відділів, що входять до складу департаментів та адміністрацій, їх заступники направляються у відрядження наказом директора відповідного департаменту, голови адміністрації району, інші працівники виконавчих органів міської ради – наказом керівника відповідного виконавчого органу, який є розпорядником коштів.

Підставою для направлення у відрядження є запрошення, документи, що засвідчують участь в переговорах, конференціях, засіданнях, інших заходах. Службова записка керівника виконавчого органу міської ради, у якій зазначається пункт призначення, найменування організації, строк та мета відрядження, з резолюцією надається до відповідного кадрового підрозділу. Службова записка повинна надаватися до відповідного кадрового підрозділу не пізніше 5 днів до дати відрядження.

Службова записка разом з проектом розпорядження про відрядження передається на підпис, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 8).

121. Після повернення з відрядження працівник готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівника структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник. Звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до відділу бухгалтерського обліку та звітності.

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

122. Документообіг в міській раді та її виконавчих органах – це проходження документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в міській раді та її виконавчих органах на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

123. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування структурних підрозділів і робочих місць.

124. Порядок документообігу регламентується Інструкцією з діловодства, положеннями про структурні підрозділи міської ради та її виконавчих органів, посадовими інструкціями.

125. Особливості організації та порядок електронного документообігу визначаються розпорядженням міського голови з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в міській раді.

Облік обсягу документообігу

126. Обсяг документообігу міської ради та її виконавчих органів – це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в службі діловодства.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої системи обліку документів.

127. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 9).

Приймання та первинне опрацювання

документів, що надходять до міської ради та її виконавчих органів

128. Доставка документів до міської та її виконавчих органів здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв’язку і електрозв’язку, а також кур’єрською та фельд’єгерською службою.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв’язку доставляються: телеграми, факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

129. Усі документи, що надходять до міської ради та її виконавчих органів, приймаються централізовано службами діловодства. Іншим працівникам, незалежно від їх службового становища, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від представників підприємств, установ та організацій без реєстрації в службі діловодства.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново» фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

130. У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто».

131. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший – зберігається у службі діловодства.

132. Надіслані не за адресою документи (адресовані іншим установам), а також такі в яких під час відкриття не виявлено письмових звернень на адресу Харківської міської ради або її посадових осіб повертаються відправникові без їх розгляду.

133. Факт і дата надходження документа до міської ради обов’язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 76 Інструкції з діловодства.

134. Електронні носії інформації обов’язково передаються із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

135. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості, що унеможливлює роботу з ним, документ не реєструється і про це обов’язково інформують відправника.

Попередній розгляд документів

136. Документи, адресовані міському голові, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду в Департаменті діловодства.

137. Метою попереднього розгляду документів є відокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду міським головою, його заступниками або структурними підрозділами.

Обов’язковому розгляду міським головою підлягають акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності міської ради і потребують вирішення безпосередньо міським головою.

Інші документи передаються заступникам міського голови або керівникам структурних підрозділів (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов’язків.

138. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження; у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні – в  перший наступний робочий день. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

139. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства (додаток 10).

Реєстрація документів

140. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

141. Реєстрація актів органів державної влади, доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на адресу Харківської міської ради, проводиться централізовано Департаментом діловодства.

Інші документи, що стосуються напрямів діяльності міської ради, можуть реєструватися в її структурних підрозділах.

Реєстрація та розгляд запитів на інформацію, розпорядником якої є міська рада, здійснюється відповідно до Порядку з організації діловодства за розглядом запитів на публічну інформацію у Харківській міській раді та її виконавчих органах.

Розпорядження міського голови, протоколи і рішення міської ради та її виконавчого комітету реєструються Департаментом організаційної роботи міської ради.

Порядок реєстрації наказів керівників структурних підрозділів виконавчих органів міської ради визначається їх керівниками.

Реєстрації підлягають також документи, створені в міській раді (довідки, доповідні записки, заявки тощо).

142. Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, створювані – у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

143. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

розпорядження міського голови;

протоколи і рішення міської ради та її виконавчого комітету;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

144. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються разом з іншими документами.

145. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються разом з іншими документами із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

146. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється за тим самим номером, що і його раніше надіслана копія у відповідних реєстраційних формах відповідно до пункту 140 цієї Інструкції з діловодства.

147. Під час реєстрації документа за допомогою спеціальної техніки друкується штрих-код – реєстраційний індекс, який оформляється відповідно до пункту 33  Інструкції з діловодства.

148. В міській раді та її виконавчих органах  може застосовуватися одна з двох форм реєстрації документів – журнальна та автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).

149. Використання журнальної форми реєстрації документів допускається в структурних підрозділах міської ради з обсягом документообігу до 600 документів на рік (додатки 11, 12).

150. У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі – центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.

151. У разі застосування автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформляється електронна реєстраційно-контрольна картка із зазначенням обов’язкових реквізитів
(додаток 13).

Перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами.

Організація передачі документів та їх виконання

152. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів Департамент діловодства вживає заходів щодо оперативної передачі кореспонденції керівництву міської ради та за їх дорученням керівництву виконавчих органів міської ради.

153. Порядок організації виконання документів в структурних підрозділах виконавчих органів міської ради визначається їх керівниками.

154. Департаментом діловодства зареєстровані документи передаються на розгляд міському голові, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, заступнику міського голови – керуючому справами виконавчого комітету міської ради та секретарю міської ради (через їх помічників) у день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Відразу після реєстрації міському голові у теці з грифом «Невідкладно» передаються акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.

155. Документи, розглянуті керівництвом міської ради, повертаються з відповідною резолюцією до Департаменту діловодства, який здійснює передачу документів на виконання.

156. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. Співвиконавці можуть також отримувати документ в електронній формі.

157. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідних відміток у журналах передачі документів, які веде Департамент діловодства.

158. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі.

159. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівників міської ради та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

160. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) міському голові (заступникам міського голови), а у деяких випадках – начальнику структурного підрозділу, а також у разі потреби – підготовку для пересилання адресату.

161. Перед поданням проекту документа на підпис міському голові, його заступникам, керівникам структурних підрозділів виконавчих органів міської ради працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

162. Якщо документ надсилається до кількох установ вищого або рівнозначного рівня після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників та підписує кожний з них необхідному адресату.

163. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню».

164. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи.

Організація контролю за виконанням документів

165. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

166. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, в дорученнях до яких передбачається зворотній зв'язок або встановлені терміни його виконання.

167. Якщо в резолюціях вказано кілька осіб, відповідальних за виконання доручення, спеціалісти відділів Департаменту діловодства та інших підрозділів виконавчих органів міської ради, на які покладено ведення діловодства, забезпечують їх відправку усім виконавцям та здійснюють контроль за виконавцем, вказаним в резолюції першим, або проти прізвища якого зроблена позначка «Збір» або «Відповідальний» щодо строку розгляду і підготовки відповіді автору звернення на всі поставлені питання або пропозиції для доповіді керівництву.

168. В тому разі, якщо в дорученні на виконання завдання керівника вказано кілька осіб, відповідальних за його виконання, контроль за строком виконання і підготовки відповіді автору звернення здійснює виконавець, вказаний у резолюції першим, або той, проти прізвища якого зроблена позначка «Збір» або «Відповідальний».

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій.

Він узагальнює надані співвиконавцями матеріали, готує проекти відповідей або надає відповіді на всі викладені у зверненні питання. Для виконання доручення він має право скликати виконавців, залучати до виконання завдань не обумовлених резолюцією керівництва посадових осіб інших галузевих підрозділів, у разі необхідності включення їх інформацій в узагальнений документ, координації дій співвиконавців щодо своєчасного та якісного виконання завдань, а у разі необхідності скликати наради для виконання спільного завдання.

За результатами виконання завдання або доручення відповіді на звернення, інформації, узагальнюючі документи, звіти тощо підписуються відповідальним виконавцем, якщо інше не обумовлено письмовою вказівкою особи, яка доручила виконання завдання.

Співвиконавці не пізніше, як за 5 днів до закінчення строку надають відповідальному виконавцю інформацію.

Якщо встановлений строк виконання завдань менше 5 днів, співвиконавці зобов’язані надати відповідальному виконавцю необхідну для виконання завдань інформацію не пізніше, як за 2 дні до закінчення встановленого строку.

Усі проекти відповідей на звернення за підписом міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради або заступників міського голови, службові записки, пропозиції для інформування міського голови, секретаря міської ради надаються на ознайомлення відповідальним виконавцем.

Відповідальний виконавець забезпечує подання проекту загального документу на підпис міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику та заступникам міського голови не пізніше, як за 3 дні до закінчення строку виконання завдання.

169. В тому разі, коли окремий співвиконавець порушив зазначені у п. 168 строки надання інформації, відповідальний виконавець звертається з доповідною запискою до керівника, який надав перше доручення, для покладення обов’язків з узагальнення документа на співвиконавця. За дорученням керівника відповідальним виконавцем призначається співвиконавець та на нього покладається подальше виконання спільного завдання та підготовка узагальненого документу.

170. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції міського голови (його заступників). Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних – з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

171. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 14.

Індивідуальні строки встановлюються керівником структурного підрозділу чи безпосередньо виконавцем документа. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

172. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в міській раді.

173. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

174. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

175. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до електронної реєстраційно-контрольної картки.

176. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції міського голови або його заступників.

177. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

178. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу.

179. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту за телефоном або під час перевірки роботи структурного підрозділу – виконавця, вносяться до електронної реєстраційно-контрольної картки у графу «Контрольні відмітки». При цьому попередні записи не закреслюються.

180. Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою системи електронного документообігу.

181. Автоматизований контроль за виконанням документів виключає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.

182. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань).

183. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання. Зняти документ з контролю може тільки міський голова або його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю службою діловодства.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до електронної реєстраційно-контрольної картки.

184. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в міській раді вихідних документів про виконання завдань.

185. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів (оперативно-технічний контроль) в міській раді узагальнюється Департаментом діловодства та щопонеділка надається заступнику голови – керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

186. Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматизоване формування відомостей про їх виконання з урахуванням технічних можливостей системи контролю міської ради.

Механізм здійснення контролю рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови

187. Контроль за виконанням рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови (далі – акти) здійснюється посадовою особою, на яку актами покладено контроль за виконанням, а саме: заступниками міського голови, секретарем міської ради, заступником міського голови – керуючим справами виконавчого комітету міської ради, директором галузевого департаменту у відповідності до функціональних обов’язків. В окремих випадках міський голова залишає контроль за собою.

188. Оперативно-технічний контроль за виконанням актів покладається на відділ забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи. На контроль ставляться прийняті акти, де вказані конкретні строки виконання та конкретні виконавці робіт чи заходів.

189. Контроль за виконанням акту здійснюється шляхом внесення акту в електронну базу даних, де вказується назва документа, дата та номер документа, виконавець, а також конкретні строки або терміни виконання доручення. Також формується номенклатурна справа по контролю – папка, де зберігається повний текст акту та інформації, що надходять у ході виконання акту.

190. Відділом забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи у строк не пізніше двох днів після постановки акту на контроль друкується контрольна картка, яка підлягає реєстрації в журналі вихідних документів системи електронного документообігу Департаменту організаційної роботи, маркуванню штрих-кодом та скануванню. Оформлена належним чином контрольна картка направляється виконавцям.

191. Виконавець повертає контрольну картку до Департаменту організаційної роботи у визначений у картці термін. У розділі «Інформація про виконання» виконавцем вказуються номер і дата, до графи «Короткий зміст» вноситься інформація про виконання. Контрольна картка підписується керівником відповідного структурного підрозділу. До контрольної картки додається копія інформації про виконання, що надавалась керівництву міської ради.

192. При несвоєчасному виконанні акту виконавець разом з інформацією представляє пояснення про причини порушення строків виконання.

193. Якщо з об’єктивних причин відсутня можливість виконати доручення в установлений термін, виконавець надсилає міському голові мотивовану доповідну записку з проханням подовжити строк з визначеною датою подовження.

194. Виконавець повертає до Департаменту організаційної роботи заповнену належним чином контрольну картку та копію зазначеної доповідної записки з відповідною резолюцією міського голови, на підставі якої строк виконання подовжується.

195. У разі, якщо в акті вказано кілька виконавців та визначено відповідального, який узагальнює інформацію про виконання:

-  виконавці не пізніше ніж за 5 днів до строку виконання, встановленого відповідним актом, надають інформацію відповідальному за узагальнення матеріалів;

-  якщо встановлений строк виконання завдань становить менше 5 днів, виконавці зобов’язані надати відповідальному необхідну інформацію не пізніше, як за 2 дні до закінчення встановленого строку.

196. Виконавці повертають контрольну картку до Департаменту організаційної роботи, де у графі «Короткий зміст» зазначається інформація про надання відповідальному виконавцю матеріалів щодо виконання доручення.

197. Відповідальний виконавець:

узагальнює надану виконавцями інформацію;

готує проект мотивованої доповідної записки про стан виконання акту міському голові з пропозицією зняти виконаний акт з контролю;

узгоджує доповідну записку з посадовою особою виконавчих органів міської ради, на яку покладено контроль за виконанням, та направляє міському голові для остаточного вирішення питання;

повертає заповнену належним чином контрольну картку та копію доповідної записки з відповідною резолюцією міського голови, наприклад: «Зняти з контролю».

198. Виконаний акт знімається з контролю. Акт вважається виконаним, якщо вирішені всі питання, поставлені в документі, підсумкова інформація погоджена з керівником, на якого був покладений контроль за виконанням даного акту, та за наявності відповідної резолюції міського голови, а у разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його обв’язки.

199. Питання про хід виконання рішень виконавчого комітету міської ради, у разі необхідності, може бути винесено на розгляд виконавчого комітету міської ради.

200. Виконавчі органи міської ради формують та зберігають справи за кожним видом актів відповідно до номенклатури справ, складеної згідно з  Інструкцією з діловодства.

Інформаційно-довідкова робота з документами

201. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням автоматизованого банку реєстраційних даних.

202. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства спільно із структурним підрозділом, що відповідає за автоматизацію, розробляються такі класифікаційні довідники:

класифікатор типів документів;

класифікатор групи кореспондентів;

класифікатор виконавців;

класифікатор результатів виконання документів;

номенклатура справ.

Необхідність розроблення та впровадження додаткових класифікаційних довідників в міській раді визначається службою діловодства.

203. У системі електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

204. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, доставляються фельд’єгерською службою, а також можуть видаватися адресату або уповноваженій особі адресата під розпис у журналі.

205. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється Департаментом діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

206. З використанням засобів електрозв’язку Департаментом діловодства може здійснюватися передача телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису у форматі PDF.

У святкові дні та неробочий час передача термінових документів (телеграм, факсограм) здійснюється спеціально визначеною відповідальною особою.

207. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі (у разі можливості чи потреби).

208. Вихідні документи, які реєструються у Департаменті діловодства, опрацьовуються і надсилаються адресату в день їх реєстрації, або не пізніше наступного робочого дня.

209. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства.

210. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на відпуску – копії вихідного документа, що залишається у справах служби діловодства;

наявність і повноту додатків;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

211. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

212. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

213. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства.

214. Для відправлення документів виконавці зобов’язані передавати документи та інші поштові відправлення до служби діловодства до 15 години.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

215. Номенклатура справ – це обов’язковий систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

216. Номенклатура справ призначена для встановлення єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

217. У міській раді та її структурних підрозділах складаються такі номенклатури справ:

номенклатури справ структурних підрозділів апарату, зведена номенклатура справ апарату міської ради (додаток 15, 16);

номенклатура справ структурних підрозділів міської ради (додаток 17).

Номенклатура справ структурних підрозділів міської ради розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі.

Зведена номенклатура справ апарату міської ради складається службою діловодства апарату міської ради на основі номенклатури справ структурних підрозділів апарату міської ради.

Зведені номенклатури справ структурних підрозділів виконавчих органів міської ради складаються службами діловодства відповідних структурних підрозділів.

Методична допомога у складенні номенклатури справ надається архівним відділом міської ради.

218. Зведені номенклатури справ схвалюються відповідними експертними комісіями з проведення експертизи цінності документів (далі – експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією державного архіву Харківської області один раз на п’ять років або невідкладно у разі зміни структури, функцій та характеру роботи міської ради, після чого затверджуються керівниками структурних підрозділів міської ради.

219. Зведені номенклатури справ складаються у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з державним архівом Харківської області. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий – використовується службою діловодства як робочий, третій – передається до архівного відділу для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий – розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

220. Зведені номенклатури справ щороку (не пізніше грудня) уточнюються та вводяться в дію з 1 січня наступного календарного року.

221. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в міській раді, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

222. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06 – 12, де 06 – індекс самостійного відділу, 12 – порядковий номер справи, або 04.1– 07, де 04.1 – індекс відділу у складі управління, 07 – порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ ураховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі
(у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа», «Персональна справа».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани, методики звіти) з питань впровадження системи управління якістю».

Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Протоколи засідань виконкому міської ради».

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: «Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису».

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення».

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб».

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План роботи на 2012 рік.

2. Звіт про виконання плану роботи за 2012 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби – заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 «Відмітка» робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архівного підрозділу чи інших установ для їх продовження тощо.

223. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

Формування справ

224. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

225. Справи формуються в апараті та структурних підрозділах міської ради, як правило, децентралізовано, тобто у відділах, секторах.

226. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 – 40 міліметрів завтовшки).

227. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із розпорядчими документами.

228. Розпорядження (накази) з питань основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу: про приймання, переведення, звільнення та заохочення), про надання відпусток, про відрядження групуються у різні справи.

229. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.

230. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності міської ради або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

231. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

232. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

233. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731.

234. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників міської ради та її виконавчих органів систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості нарахування заробітної плати повинні бути сформовані щомісяця за рік.

235. Методичну допомогу і контроль за формуванням справ в міській раді та її виконавчих органах здійснюють служби діловодства.

Зберігання документів

236. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архівного підрозділу зберігаються за місцем їх формування.

Керівники структурних підрозділів та працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.

У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

237. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з аудіозаписами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На носіях інформації, на яких зберігаються відповідні аудіозаписи, робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.

238. Видача справ у тимчасове користування працівникам міської ради та її виконавчих органів з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам – з письмового дозволу міського голови. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

239. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

240. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу міського голови з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

241. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

242. Для організації та проведення експертизи цінності документів в міській раді та її виконавчих органах утворюються постійно діючі експертні комісії.

243. Експертиза цінності документів проводиться щороку в міській раді та її виконавчих органах безпосередньо службою діловодства структурного підрозділу, разом з експертною комісією та особою, відповідальною за архів.

244. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архівного підрозділу, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

245. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатур справ шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

246. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 18).

247. Зведені описи справ постійного зберігання, з особового складу та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертними комісіями одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з особового складу подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії державного архіву Харківської області. Погоджені акти затверджуються керівником виконавчого органу міської ради, після чого виконавчий орган має право знищити документи.

248. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на усі справи міської ради та її виконавчих органів. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Складення описів справ

249. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

250. Описи справ укладаються окремо на справи постійного зберігання та з особового складу (додаток 19, 20).

251. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вноситься до опису під окремим номером); графи опису оформляються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

252. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

253. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались у діловодстві, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____».

254. Опис справ постійного зберігання міської ради та її виконавчих органів складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертними комісіями в установленому порядку подаються для схвалення експертно-перевірною комісією державного архіву Харківської області, після чого затверджуються керівником виконавчого органу міської ради. Один примірник затвердженого опису подається до архівного відділу міської ради.

255. Зведені описи справ з особового складу складаються у трьох примірниках, підписуються керівником кадрової служби структурного підрозділу виконавчого органу міської ради, схвалюються експертною комісією підрозділу, погоджуються з експертно-перевірною комісією державного архіву Харківської області, після чого затверджуються керівником виконавчого органу міської ради. Один примірник опису подається до архівного відділу міської ради.

256. Структурні підрозділи виконавчих органів міської ради зобов’язані описувати документи постійного зберігання, з особового складу через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до архівного відділу міської ради в установлені законодавством строки.

Оформлення справ

257. Оформлення справи постійного зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

258. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

259. Справи з грифом «Для службового користування», особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі. Необхідність складення внутрішнього опису документів деяких справ з грифом «Для службового користування» визначається відповідними інструкціями щодо роботи з такими видами документів.

260. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

261. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: «є документи за ... роки».

262. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

263. У разі зміни найменування виконавчого органу міської ради (його структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої виконавчого органу міської ради  (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування виконавчого органу міської ради (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

264. Написи на обкладинках справ постійного зберігання та з особового складу робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Передача справ до архівних підрозділів міської ради та її виконавчих органів

265. Справи постійного зберігання, з особового складу через два роки після завершення їх ведення передаються до архівних підрозділів міської ради та її виконавчих органів в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу за рішенням керівника виконавчого органу міської ради.

266. Передача справ до архівного підрозділу здійснюється за графіком, затвердженим керівником виконавчого органу міської ради за погодженням з керівниками структурних підрозділів.

267. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архівний підрозділ оформляє видачу справ у тимчасове користування.

268. Приймання-передача кожної справи здійснюється особою, відповідальною за архів, у присутності працівника структурного підрозділу виконавчого органу міської ради, який передає упорядковані та оформлені справи.

269. Справи постійного зберігання та з особового складу передаються до архівних підрозділів за описами.

У кінці кожного примірника здавального опису особа, відповідальна за архів, розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату.

Один примірник опису повертається до структурного підрозділу, всі інші залишаються в архівному підрозділі виконавчого органу міської ради.

270. Справи, що передаються до архіву, повинні бути зв’язані належним чином.

Міська рада повинна забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архівних підрозділах міської ради для постійного зберігання до архівного відділу міської ради.

Заступник міського голови  –

керуючий справами

виконавчого комітету міської ради                                           А.Л.Тимчук

ПОГОДЖЕНО

                                               

Протокол засідання ЕПК                                           

Державного архіву                                                         

Харківської області                                               

від 23 травня 2012 року №  6

Секретар ЕПК _____________В.А.Камишанська      

                                                                                                                                                                               

Додаток 1
до Інструкції
(пункт 15)

ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються
за допомогою друкувальних засобів

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 – 14 друкарських пунктів. Для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо, використовується шрифт розміром 10 друкарських пунктів.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 – 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) – через 1 міжрядковий інтервал.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через
1,5 – 3 міжрядкових інтервали.

Реквізити «Гриф затвердження», «Гриф погодження», «Адресат», «Підпис» (посада, ПІБ) друкуються звичайним шрифтом.

Назва виду документа (РОЗПОРЯДЖЕННЯ, НАКАЗ, ПРОТОКОЛ, ДОРУЧЕННЯ тощо) друкується великими літерами, використовується напівжирний шрифт (прямий).

3. Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкується на рівні останнього рядка назви посади.

4. Заголовок до тексту документа (розпорядження, наказу, листа тощо) друкується звичайним шрифтом, маленькими літерами, шрифтом
12 – 14 друкарських пунктів.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) –  73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра –  для абзаців у тексті;

92 міліметри – для реквізиту «Адресат»;

104 міліметри – для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;

125 міліметрів – для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ».

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – від межі лівого поля; другий – через 104 міліметри від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкуються від межі лівого поля, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

    Додаток 2
     до Інструкції

                                                                               (пункт 17)

__________________________________________________________________________

Додаток 3
до Інструкції
(пункт 17)

__________________________________________________________________________

     Додаток 4
     до Інструкції

(пункт 17)

__________________________________________________________________________

  Додаток 5
  до Інструкції

(пункт 18)

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від __________________ № ______

Додаток 6
до Інструкції

(пункт 18)

Р І Ш Е Н Н Я

Від __________________ № ______

Додаток 7
до Інструкції
(пункт 37)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються
з проставлянням грифа затвердження

1. Акти (списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти.

4. Кошториси витрат.

5. Номенклатури справ.

6. Нормативи.

7. Описи справ.

8. Переліки.

9. Плани.

10. Посадові інструкції.

11. Програми.

12. Розцінки на виконання робіт.

13. Статути (положення) комунальних підприємств та установ Харківської міської ради.

14. Структура та штатні розписи.

Додаток 8
до Інструкції
(пункт 120)

ЖУРНАЛ

реєстрації відряджень

Додаток 9
до Інструкції
(пункт 127)

ЗВІТ*
про обсяг документообігу
за ___  ________________ 20__ р.

Керівник служби

діловодства        підпис        ______________

______ _______________ 20___р.

* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.

______________________

Додаток 10
до Інструкції
(пункт 139)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають
реєстрації службою діловодства *

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Норми витрати матеріалів.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9. Наукові звіти за темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

12. Договори.

*Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8 – 12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерській службі, кадровій службі, бібліотеці, службі науково-технічної інформації).

Додаток 11
до Інструкції
(пункт 149)

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів*

       

____________

* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.

_________________

Додаток 12
до Інструкції
(пункт 149)

ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних документів*

       

                       

       

_____________

* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.

_________________

Додаток 13
до Інструкції
(пункт 151)

ПОРЯДОК
заповнення реквізитів
реєстраційно-контрольної картки

Додаток 14
до Інструкції
(пункт 171)

СТРОКИ
виконання основних документів

1. Укази, розпорядження і доручення Президента України – у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

2. Запит народного депутата України – не пізніше ніж у п’ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата місцевої ради – в установлений зазначеною Радою строк.

Якщо запит народного депутата України (депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту.

3. Звернення народного депутата України (депутата місцевої ради) – протягом не більш як 10 днів з дня надходження.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

4. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, – у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.

Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону – негайно, про що повідомляється прокурору.

Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.

Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення – у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.

5. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень (далі – запитувачі) – не більше п’яти робочих днів від дня надходження запиту.

У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

6. Звернення громадян – не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, міський голова або його заступники встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

7. Звернення про надання безоплатної первинної правової допомоги з питань, що віднесені до повноважень Харківської міської ради та її виконавчих органів, – протягом 30 календарних днів з дня надходження звернення.

Якщо у такому зверненні міститься лише прохання про надання правової інформації, вказана правова послуга надається не пізніше 15-денного терміну з дня отримання звернення.

8. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня – до зазначеного в них строку.

9. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, – до двох днів, решта – протягом 10 днів.

Додаток 15
до Інструкції
(пункт 217)

Харківська міська рада

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

На__________рік

_________________________________________________________________
(назва розділу)

       

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у структурному підрозділі

Підсумкові відомості передано до служби діловодства

Додаток 16
до Інструкції
(пункт 217)

               

_________________________________________________________________ (назва розділу*)

Віза особи, відповідальної за архів міської ради

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в Харківській міській раді

Підсумкові відомості передано в архівний відділ міської ради

______________

* Найменування структурного підрозділу (для установ, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).

Додаток 17
до Інструкції
(пункт 217)

_________________________________________________________________ (назва розділу*)

Віза особи, відповідальної за архів структурного підрозділу міської ради

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в структурному підрозділі міської ради

Підсумкові відомості передано в архів структурного підрозділу 

______________

* Найменування структурного підрозділу (для установ, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).

Додаток 18
до Інструкції
(пункт 246)

На підставі ___________________________________________________ (назва і вихідні дані

_________________________________________________________________
                         переліку документів із зазначенням строків їх зберігання

_________________________________________________________________
                                    або типової (примірної) номенклатури справ)

відібрано для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № _____________________
                                                                                                (найменування фонду)

Разом____________________________________ справ за ___________ роки
                     (цифрами і словами)

Описи справ постійного зберігання за ____________ роки схвалено, а з особового складу погоджено з експертно-перевірною комісією державного архіву Харківської області (протокол від ___ ________20___ р. № ______)

Документи в кількості ________________________________________ справ
        (цифрами і словами)

вагою ___________________ кілограмів здано в ________________________
                                                                                      (найменування установи)

на переробку за приймально-здавальною накладною від _________ № ___ або знищено шляхом спалення.

Додаток 19
до Інструкції
(пункт 250)

Фонд № _________                                         Підпис Розшифровка підпису

Дата

ОПИС № ________                                        

Печатка

справ постійного зберігання                                 

за _________ рік

                                                                                       

У цей розділ опису внесено _______________________справ з № ____________

                                                    (цифрами і літерами)

до № ____________, у тому числі:

літерні номери _____________________

пропущені номери __________________

Посада особи,                                     ______                      ___________________

яка склала опис                                  (підпис)                      (розшифровка підпису)

Дата

Керівник архіву (особа,                    _______                    ____________________

відповідальна за архів)                      (підпис)                   (розшифровка підпису)

Дата

СХВАЛЕНО                                                                        СХВАЛЕНО

Протокол засідання                                                              Протокол засідання

ЕПК державного архіву                                                       ЕК структурного підрозділу

Харківської області                                                         міської ради

від __________ № _____                                                      від _________ № _____

    Формат А4 (210х297)

Додаток 20
до Інструкції
(пункт 250)

Фонд № _________                                     Підпис Розшифровка підпису

                                                                            Дата

ОПИС № ________                    

     Печатка

справ з особового складу                      

за _________ рік

                                                       

У цей розділ опису внесено _______________________справ з № ____________

                                                             (цифрами і літерами)

до № ____________, у тому числі:

літерні номери _____________________

пропущені номери __________________

Посада особи,                                  ______                         ___________________

яка склала опис                               (підпис)                       (розшифровка підпису)

Дата

СХВАЛЕНО                                                                        СХВАЛЕНО

Протокол засідання                                                              Протокол засідання

ЕПК державного архіву                                                       ЕК структурного підрозділу

Харківської області                                                         міської ради

від __________ № _____                                                      від _________ № _____