---

УКРАЇНА

ХАРКІВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 10.08.1998 № 1643

Про затвердження Примірної інструкції з питань діловодства в виконавчих органах Харківської міської ради

На виконання рекомендацій, викладених в розпорядженні Харківської обласної державної адміністрації від 29.12.97р. №1315 «Про затвердження інструкції з питань діловодства в обласній державній адміністрації»:

1. Затвердити інструкцію з питань діловодства в виконавчих органах Харківської міської ради.

2. Заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керівникам управлінь, відділів, служб, комітетів та інших структурних підрозділів міської ради, установ, організацій та підприємств, що належать до комунальної власності територіальної громади міста, головам районних рад:

2.1. Організувати вивчення інструкції по діловодству працівниками підпорядкованих підрозділів.

2.2. 3абезпечити неухильне додержання Примірної інструкції з питань діловодства, здійснювати систематичні перевірки стану діловодства в підпорядкованих підрозділах і установах, підприємствах і організаціях.

2.3. Впроваджувати в роботу з документами сучасні засоби механізації та персональні комп'ютери.

3. Міському архіву (Дубіна Т.В.) здійснювати контроль за застосуванням інструкції з питань діловодства в головних управліннях, відділах, управліннях, службах та інших підрозділах міської ради.

4. Контроль за виконанням розпорядження покласти на керуючого справами виконкому міської ради Остапенко П.М.

Міський голова М.Д. Пилипчук

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядженням міського голови

від «12»08.1998 року № 1673

ПРИМІРНА ІНСТРУКЦІЯ

з питань діловодства у виконавчих органах Харківської міської ради

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ.

1.1. Інструкція визначає основні правила роботи з документами у міській раді, її структурних підрозділах, установах, організаціях та підприємствах, що належать до комунальної власності територіальної громади міста.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства зі зверненнями громадян, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.3. Викладені в інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розроблені відповідно до положень Конституції України та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів місцевого самоврядування, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, а також державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.4. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюють міський голова, заступники міського голови, секретар міської ради і керуючий справами виконкому міської ради, які зобов'язані:

- вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

- не допускати вимагання від підвідомчих організацій різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в органах міської ради;

- всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення відділу по роботі зі зверненнями громадян та інших підрозділів сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

- забезпечувати організацію навчання по підвищенню кваліфікації працівників діловодної служби;

- здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в органах міської ради вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію.

1.5. Відповідальність за організацію і правильне ведення діловодства покладається на керуючого справами міськвиконкому.

В структурних підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально призначену для цього особу.

2. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

МІСЬКОЇ РАДИ ТА ЇЇ ВИКОНАВЧИХ ОРГАНІВ.

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. правлінська діяльність міської ради та її виконавчих органів здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Згідно з чинним законодавством, міською радою, її виконавчим комітетом та посадовими особами можуть видаватись:

міською радою та міськвиконкомом - рішення;

міським головою - розпорядження,

керівниками головних управлінь, відділів, управлінь та інших структурних підрозділів - накази.

З метою здійснення управлінських функцій створюються такі основні документи: положення, статути, інструкції, протоколи, акти, доповідні записки, довідки, службові листи, плани, звіти, заходи, повідомлення, запрошення, зведенння та ін.

2.3. Підставами для прийняття розпорядчих документів є:

Конституція України і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету міністрів України, розпорядження голови облдержадміністрації;

провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання міською радою покладених на неї завдань і функцій;

потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.4. Розпорядчі документи, що надходять в міську раду від органів виконавчої влади, доводяться до виконавчих органів ради, районних в місті рад, підприємств, установ, організацій, що належать до комунальної власності міста шляхом розсилки ксерокопій документів разом із супровідним листом або видачею нових розпорядчих документів.

2.5. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів виконавчої влади, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.6. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях, нарадах, зборах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься, розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

2.7. Рішення виконавчого комітету міської ради доводяться до виконавців і організацій шляхом надсилання їм копій рішень.

2.8. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

3. ПРИЙМАННЯ, РОЗГЛЯД І РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ.

3.1. Приймання документів.

3.1.1. Всі документи, що надходять до виконавчих органів міської ради, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в відділ по роботі зі зверненнями громадян міської ради.

У разі надходження документів від органів виконавчої влади у неробочий час вони приймаються відповідальним черговим.

3.1.2. В відділі по роботі з зверненнями громадян розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто».

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можно встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів.

3.2.1. Всі документи, що надійшли до виконавчого комітету міської ради, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється в відділі по роботі зі зверненнями громадян.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду міським головою, першим заступником міського голови, заступниками міського голови або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів.

3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів виконавчої влади, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися регламентом виконавчих органів міської ради, положеннями про структурні підрозділи міської ради, посадовими обов'язками, номенклатурою справ.

3.2.5. Усі надіслані вищестоящими органами виконавчої влади документи, а також службове листування, адресоване міському голові, після реєстрації передаються його помічнику для розгляду.

Розглянуті і відповідним чином підготовлені для подальшої роботи документи передаються на підпис міському голові, а в разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин - першому заступнику міського голови.

Решта службової кореспонденції направляється заступникам міського голови у відповідності з розподілом обов'язків, а також керівникам відділів, управлінь, інших виконавчих органів.

3.2.6. Після повернення документів від керівництва, відділ по роботі зі зверненнями громадян переносить резолюції в реєстраційно-контрольні картки і того ж дня передає документи виконавцю.

Якщо в резолюції на документ вказано кілька виконавців і, в силу його терміновості, над документом повинні одночасно працювати кілька осіб, допускається виготовлення копій (з наступним поверненням їх до відділу по роботі зі зверненнями громадян), головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

Зняття копій здійснюється у відділу по роботі зі зверненнями громадян або в бюро комп'ютерного набору.

3.2.7. Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюції. Резолюція повинна містити такі обов'язкові елементи: визначення конкретного виконавця (виконавців), що саме необхідно зробити для виконання документа, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Наступні резолюції можливі лише тоді, коли є необхідність деталізувати порядок виконання документа.

На документи, що надійшли від органів виконавчої влади, заводяться спеціальні контрольні картки, на яких фіксуються резолюції. Резолюції на інших документах повинні проставлятися на самому документі, на вільному від текста місці, але не на полях документа, призначеного для підшивки. Коли документ підлягає поверненню, написання резолюції допускається на окремих аркушах.

3.3. РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ.

3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження Документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.3.2. Реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано.

3.3.3. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи підписані керівництвом виконавчого комітету міської ради, за винятком документів оперативного характеру, які містять тимчасову інформацію.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.

Не підлягають реєстрації документи службового діловодства,визначені в додатку 1.

3.3.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

3.3.5. Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази з основної діяльності про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про надання відпусток, про накладання стягнень на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Реєстрація пропозицій, заяв, скарг громадян здійснюються окремо від службової кореспонденції.

3.3.6. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами.

3.3.7. Для реєстрації всіх категорій вхідних документів без використання ПК застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка (додаток 2). Реєстрація вихідних документів здійснюється в журналі (додаток 3).

3.3.8. Реєстраційно-контрольні картки заповнюються в необхідній кількості екземплярів на друкарській машинці.

3.3.9. Реєстраційно-контрольні картки складаються у двох примірниках (для відділу по роботі зі зверненнями громадян та виконавця, якому картка передається разом з Документом). У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірника картки.

3.3.10. Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік.

Довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів.

Перша частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання.

Друга частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.

3.3.11. Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів (додаток 4), або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа, автор (кореспондент), дата документа, індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, що надійшли), заголовок документа, або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), відповідальний виконавець, термін виконання, позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа - відповіді).

Склад обов'язкових реквізітів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.

Пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.

4. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ.

4.1. Складання документів.

4.1.1. Для складання службових документів повинен використовуватися папір форматів А3 (297 х 420мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Службові документи повинні оформлятися на бланках. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

встановлюється два вида бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 5, 5-а, 6, 6-а, 7).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 20 одиниць, бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центровим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом.

Бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору,

бланки документів повинні мати такі поля:

ліве - 20 міліметрів,

верхнє - не менш як 10 міліметрів,

праве і нижнє - не менш як 8 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

4.1.3. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, розпоряджень, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа, містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання положень, листів, розпорядчих документів.

Тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист-прохання без пояснення.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих ;, та інших документах.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в . організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

4.1.6. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів міської ради.

Відповідальність за зміст документів, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

4.2. ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ.

4.2.1. Службовий документ, що складається виконавчими органами міської ради, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додаток 8, 9):

найменування міської ради, її органу або посадової особи - автора документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

4.2.2. Найменування повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

4.2.3. Назва виду документа (розпорядження, наказ, рішення) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції виконавчих органів міської ради, інших її органів або посадової особи, змісту управлінської діяльності.

4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він повинен бути максимально коротким і ємким, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання «про що?», «чого?». Наприклад: «Про порядок ...», «Про введення ...» тощо.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.3. ДАТУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ.

4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання, для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати проставляються трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 13 січня 1998 року слід писати: 13.01.98.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 червня 1998 року слід писати: 03.06.98р. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 квітня 1998 року.

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

4.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердждення документа зазначається у відповідній графі.

4.4. ІНДЕКСАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ.

4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

4.4.2. Індекс вхідного документа при його реєстрації в відділі по роботі зі зверненнями громадян складається з номера кореспондента і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року. Після надходження документа в структурний підрозділ цей індекс доповнюється індексом справи по номенклатурі.

4.4.3. Індекс вихідного ініціативного документа складається з індексу справи по номенклатурі і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року.

4.4.4. Індекс вихідного документа-відповіді складається з індексу справи по номенклатурі і вхідного номера документа, на який дається відповідь.

4.4.5. Індекс внутрішнього документа складається з індексу справи по номенклатурі і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року.

4.4.6. Індекс справи складається з номера структурного підрозділу і номера справи по номенклатурі.

4.4.7. Винятком є індекси розпорядчих документів (розпоряджень, наказів з основної діяльності та по особистому складу), протоколів, а в окремих випадках - пропозицій, заяв і скарг громадян. Індексами розпорядчих документів і протоколів є їх реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документа.

4.4.8. На документі, який готувався або виконувався кількома структурними підрозділами, в індексі вказується номер підрозділу, який несе відповідальність за організацію виконання даного документа.

4.5. ПОГОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ.

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження здійснюється виконавчими органами міської ради із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Проекти рішень візуються заступником міського голови, начальниками управлінь, завідуючими відділами та юридичною службою на самому проекті рішень.

4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що робиться відмітка в картці для віз такою формою:

Начальник юридичною служби

(Підпис)        (Ініціали, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.5.4. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється на листі погодження і включає в себе прізвище та ініціали особи, яка візує документ, її посаду, дату візування та особистий підпис (додаток 9).

4.6. ЗАСВІДЧЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

4.6.3. Підписується два примірника документа. При направленні службового документа одночасно кільком вищестоящим організаціям та іншим керівним органам керівник підписує усі ексземпляри документа.

4.6.4. При направленні службового документа одночасно кільком підвідомчим організаціям підписується тільки оригінал, який залишається у справі, на місця надсилаються посвідчені організаційним відділом екземпляри.

4.6.5. Документи, як правило, підписуються однією особою. Два і більше підписів проставляються в тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади.

Наприклад:

Міський голова        (підпис)        (Ініціали, прізвище).

Головний бухгалтер        (підпис)        (Ініціали, прізвище).

4.6.6. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

Начальник управління економіки        Начальник фінансового управління

(Підпис) (Ініціали, прізвище)        (Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.7. При підписанні документів, складених комісією, вказуються не посади осіб, які підготували документ, а розподіл обов'язків у складі комісії, наприклад:

Голова комісії        (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Члени комісії                (Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.8. Документи підписуються міським головою, його першим заступником, заступниками міського голови, секретарем міської ради, керуючим справами міськвиконкому у відповідності з функціональними обов'язками.

Доповідні записки, довідки і документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру підписуються виконавцем, якщо вирішення питань не виходить за межі його компетенції.

4.6.9. Документи виконавчого комітету міської ради підписуються головуючим на засіданні виконкому.

4.6.10. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: «в.о.», «заст.»).

Не допускається підписання документа з прийменником «за» або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.11. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується тільки керівництвом міської ради (додаток 10).

4.6.12. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або видання розпорядчого документа. Норматинво-правові акти (положення, інструкції тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом.

4.6.13. Елементами грифа затвердження є: слово «Затверджую», найменування посади, підпис, ініціали, прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

Затверджую

Міський голова

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

4.6.14. Під час затвердження документа розпорядчим документом на документі зазначається гриф за такою формою:

Затверджено
розпорядженням міського голови

20.05.98        №104

4.6.15. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.16. Документи, які потребують особливого посвідчення їх дійсності, скріпляються печаткою.

Гербова печатка ставиться на таких документах: фінансових документах, трудових книжках, титульних списках, статутах (положеннях) установ, договорах, свідоцтвах, дорученнях, довіренностях на одержання товарно-матеріальних цінностей, посвідченнях про відрядження, гарантійних листах, штатних розписах, актах, поданнях і клопотаннях (про нагородження орденами і медалями).

Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

4.6.17. Відповідальність за збереження і правильне використання печаток покладається:

- на завідуючого відділом кадрів і спецроботи - за гербову печатку міської ради;

- на головного спеціаліста організаційного відділу - за негербову печатку «організаційний відділ».

4.7. АДРЕСУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ.

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку., наприклад:

Міністерство юстиції

України

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається У називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Міністерство охорони здоров'я України Головне лікувальне управління Головному спеціалісту

(Прізвище, ініціали)

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Начальнику Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України

(Прізвище, ініціали)

У разі потреби в реквізиті «Адресат» можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Керівникам управлінь, відділів і організацій

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документів більш як чотирьом адресам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту «Адресат» може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу «Архіви України» 252110, МСП, Київ-110, вул.Солом'янська,24

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

310060, м.Харків-60,

вул.Дерев'янка,16, кв.4

(Прізвище, ініціали)

4.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовуються конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.8. ВІДМІТКИ ПРО ПРОХОДЖЕННЯ

ТА ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ.

4.8.1. Під час проходження документів у виконавчому комітеті міської ради обов'язково робляться такі відмітки:

про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа штампом (дата надходження документа, індекс документа);

про взяття на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) позначається словом «контроль» або літерою «К»;

про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слово «До справи» і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

До справи 07/24
Питання вирішено позитивно

у телефонній розмові 07.07.98

(Посада, ініціали, прізвище)

Відмітка «До справи» свідчить про те, що робота над документом закінчена.

Про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа слова «Перенесено на машинний носій», дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних).

4.8.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотньому боці останнього аркуша документа, наприклад:

Сидоров, 45-51-24.

У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування, наприклад:

Сидоров, 45-51-24.

ВГ 2 12.05.98

4.9. ОФОРМЛЕННЯ КОПІЙ ДОКУМЕНТІВ.

4.9.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу міського голови, першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради. Засвідчуються копії лише тих документів, що створюються у виконавчих органах міської ради. При вирішенні питань, які стосуються прийому громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників у виконавчому комітеті міської ради можуть виготовлятись копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.9.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способом або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способом текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка «копія» зазначається у верхій правій частині лицього боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова «Згідно», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту «Підпис», наприклад:

Згідно

Головний спеціаліст організаційного відділу (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

4.9.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

Дата, індекс

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Завідуючий відділом                                (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Згідно

Головний спеціаліст організаційного відділу (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені та візи виконавців, напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням міської ради (негербовою) або її структурного підрозділу (відділу по роботі зі зверненнями громадян). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.10. ОФОРМЛЕННЯ ДОДАТКІВ ДО ДОКУМЕНТІВ.

4.10.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.10.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначається у тексті, наприклад:

«Затвердити план-графік підвищення кваліфікації державних службовців у Харківському філіалі Української Академії державного управління при Президентові України на 1997 рік (додається)».

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток

до розпорядження міського голови

07.07.98 №677

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів візуються розробниками цих додатків на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, листів тощо оформляються у такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у коленому додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану робіт на ІІІ квартал 1997р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік погашення заборгованості по заробітній платі на ІV квартал 1997р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток:

Висновок санітарно-епідеміологічної комісії

29.08.97 №9 і додаток до нього, всього на 15 арк. у 2 прим..

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається, при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на 17 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток на 3 арк., у 1 прим. На першу адресу.

4.11. ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ, ЩО ВИГОТОВЛЯЮТЬСЯ МАШИНОПИСНИМИ ЗАСОБАМИ.

4.11.1. У бюро комп'ютерного набору і структурних підрозділах друкуються тільки службові документи. Рукописи, що здаються до бюро комп'ютерного набору, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу.

Рукописи, написані нечітко, кольоровим чорнилом, пастою або олівцем, до друку не приймаються.

На рукописі виконавець зазначає, скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату здачі матеріалів до бюро комп'ютерного набору.

4.11.2. Текст документів, надрукованих на папері А4, друкують через півтора міжрядових інтервали, а форматом А5 - через один міжрядовий інтервал.

Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядових інтервали.

4.11.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження». «Відмітка про наявність додатка», «Гриф погодження» відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

Погоджено 1,5

Заступник міністра

1

юстиції України

2

(Підпис) (Ініціали, прізвище) 1,5

Дата

4.11.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

4.11.5. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.11.6. Розшифровку підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

4.11.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.11.8. Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

«0» - від межі лівого поля - для реквізітів «Заголовок до тексту», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатка», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», найменування посади У реквізитах «Підпис» та «гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно», а також слів «Слухали», «Виступили», «Вирішили», «Постановили», «Наказую», «Пропоную».

«1» - після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;

«2» - після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

«3» - після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

«4» - після 32 друкарських знаків - для реквізиту «Адресат».

«5» - після 40 друкарських знаків - для реквізитів «Гриф затвердження» та «гриф обмеження доступу до документа».

«6» - після 48 друкарських знаків для розшифровки підпису в реквізити «Підпис».

«7» - після 56 друкарських знаків для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

4.11.9. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядами, починаючи від положень табулятора О і 5.

4.11.10. Якшо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкуються від положення табулятора О, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

4.11.11. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках - друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

4.11.12. Друкований текст перевіряє виконавець, якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо, виконавець повертає бюро комп'ютерному набору надруковані аркуші з рукописом для виправлення.

4.11.13. Друкарські роботи виконуються по трьох категоріях терміновості: надто термінові, термінові, звичайні. Терміновість робіт визначається завідуючим бюро комп'ютерного набору.

Надто термінові роботи виконуються протягом 1 години, терміново - протягом 3 годин, звичайні протягом одного дня. Матеріали, подані до бюро комп'ютерного набору після 17 години, реєструються датою наступного дня.

4.12. РОЗМНОЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ.

4.12.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається завідуючим бюро комп'ютерного набору, а необхідність розмноження окремих документів визначається керівництвом міської ради, виконавчого комітету.

4.12.2. Для виконання розмножувальних робіт виконавець оформляє заявку, яка візується керівником структурного підрозділу (додаток 11).

4.12.3. Документи на розмноження передаються разом з заявкою і дозволом завідуючого адміністративно-господарським відділом у бюро комп'ютерного набору, де їм присвоюється номер, проставляється дата передачі і встановлюється строк виконання роботи.

4.12.4. Заявка реєструється в спеціальному журналі обліку, який ведеться у бюро комп'ютерного набору (додаток 12). При одержанні розмножених матеріалів працівник, який їх одержує, розписується на заявці і проставляє дату одержання.

4.12.5. Оригінали документів після зняття з них копій повертаються за належністю.

4.13. ПІДГОТОВКА ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ДО ЗАСІДАНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ МІСЬКОЇ РАДИ.

4.13.1. Засідання виконавчого комітету міської ради проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та в міру потреби.

У плані роботи виконавчого комітету міської ради зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради, термін подання документів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи виконавчого комітету міської ради перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд виконавчого комітету міської ради.

4.13.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд виконавчого комітету міської ради, повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи включають:

доповідну записку (адресовану виконавчому комітету міської ради), в якій грунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями,

проект рішення виконавчого комітету міської ради,

довідку про погодження проекту із заінтересованими структурними підрозділами та іншими установами,

список осіб, які запрошуються на засідання виконавчого комітету міської ради.

4.13.3. Про кожне засідання виконавчого комітету міської ради складається протокол, який оформляється відповідно до правил.

Документи, підготовлені на розгляд виконавчого комітету міської ради, а також один примірник їх копій зберігаються в організаційному відділі з коленого засідання окремо.

4.13.4. У разі проведення закритого засідання виконавчого комітету міської ради (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

4.13.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку до засідань виконавчого комітету міської ради покладається на керівників відповідних структурних підрозділів.

4.13.6. Керуючий справами міськвиконкому контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради керуючий справами місьвиконкому доповідає міському голові, який вирішує, чи буде це питання розглядатися на засіданні, чи буде зняте з порядку денного.

4.13.7. Проект рішення міськвиконкому візується заступниками міського голови, начальниками управлінь, відділів та юридичною службою міської ради.

Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, до засідання виконавчого комітету міської ради уважно їх вивчають і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозиції.

4.13.8. Рішення, прийняті на засіданні виконавчого комітету міської ради з доповненнями і зауваженнями, доробляються особами, які вносять питання.

Після засідання виконавчого комітету міської ради прийняті рішення передаються на підпис головуючому на засіданні.

4.13.9. Організаційний відділ забезпечує підготовку рішень для відправки згідно листа розсилки не пізніше двох днів після їх підписання.

4.14. ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ.

4.14.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці на ім'я міського голови або його першого заступника зазначає куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка разом з проектом розпорядження та посвідченням про відрядження передається на підпис.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 13).

4.14.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.

Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії.

5. ПОРЯДОК ОБРОБЛЕННЯ ТА НАДСИЛАННЯ

ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ.

5.1. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів.

Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації документів у відділі по роботі зі зверненями громадян.

5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів

- правильність зазначення адреси,

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього,

- наявність віз на копії документа, що залишається у справах міської ради,

- наявність на документі відмітки про додатки,

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп «підлягає поверненню».

5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

5.5. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

5.6. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

5.7. У реєстраційному журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

5.8. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.

5.9. Оригінали розпоряджень, планів, протоколів тощо, які складені в виконавчих р органах міської ради, залишаються у справах виконавчих органів міської ради. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

5.10. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

5.11. Документи, які передаються адресатові за допомогою факсу, підлягають обов'язковій реєстрації в відділі по роботі зі зверненнями громадян. Дозвіл на передачу документа факсом надається заступниками міського голови. Передачу документа факсом здійснюють секретарі керівників та працівники відділу по роботі зі зверненнями громадян. Всі документи, які передаються факсом, фіксуються в журналі. Оригінали переданих документів повертаються до канцелярії з відміткою часу та дати відправлення документа.

5.12. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати в відділ по роботі зі зверненнями громадян до 17 години.

6. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ.

6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів.

6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.

6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

6.1.4. Безпосередній контроль за своєчасним і якісним виконанням документів покладається на заступників міського голови, їх помічників.

У структурних підрозділах - спеціально призначений працівник.

6.1.5. Контроль за проходженням документів у виконавчих органах міської ради і повернення їх до відділу по роботі зі зверненнями громадян покладається на провідного спеціаліста відділу по роботі зі зверненнями громадян.

6.1.6. Контроль за виконанням законів України, указів і розпоряджень Президента України, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації та міського голови, рішень міськвиконкому здійснюють посадові особи, на яких покладено відповідні функціональні обов'язки.

6.2.СТРОКИ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ.

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 14).

6.2.2. Документи без заначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою «терміново» - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

6.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обгрунтуванням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

6.3. ЗДІЙСНЕННЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ.

6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

- постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольних документів, масиву контрольних документів на ПК.

- своєчасне доведення документів до виконавців,

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання,

- облік і узагальнення контролю за виконанням документів (доручень),

- інформування міського голови та його заступників про хід та підсумки виконання документів (доручень),

- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданні колегіальних органів,

зняття документів з контролю,

формування картотеки виконаних та прострочених документів.

6.3.2. Необхідність взяття на контроль документа, який надійшов до відділу по роботі зі зверненнями громадян, визначається змістом резолюції керівництва міської ради.

Встановлюється такий механізм контролю:

організацію виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, рішень Уряду, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації та міського голови, рішень виконавчого комітету міської ради здійснюють заступники міського голови, а також керівники відділів, управлінь та інших підрозділів виконавчих органів міської ради відповідно до положення про ці підрозділи і доручень міського голови;

оперативно-технічний контроль за додержанням установлених строків виконання документів, розпоряджень і доручень міського голови, здійснюється посадовими особами, спеціалістами відповідно до функціональних обов'язків.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК), на ПК.

При заповнені РКК необхідно коротко і чітко сформулювати зміст документа, вказати доручення, виконавців та конкретні строки виконання.

Виконавець організує виконання документа і за результатами його виконання складає доповідну записку, інформацію, проект розпорядження або відповідь і разом з робочим планом, контрольним документом і резолюцією передає (якщо інше не передбачено резолюцією) для доповіді керівнику виконавчого органу міської ради.

6.3.3. РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження тощо).

6.3.4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу «контрольні відмітки». При цьому попередні записи не закреслюються.

6.3.5. При автоматизованій формі контролю на ПК пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

6.3.6. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

6.3.7. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки орган та особа, які поставили його на контроль, при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

6.3.8. Якщо при виконанні доручення відповідь підготовлено письмово, то окрему довідку про виконання контрольного документа можна не складати, при цьому підставою для зняття з контролю цього документа є підписана відповідь.

Якщо виконавець особисто доповів міському голові про результати виконання доручення то за його згодою, на документі необхідно зробити запис: «До справи № ».

Міському голові повідомлено в усній розмові 01.01.98

(Посада, ініціали, прізвище)

Дата____________».

6.3.9. При автоматизованій формі контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується у довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання в архів одночасно з документами.

6.3.10. Відділ по роботі зі зверненнями громадян періодично складає перелік документів, виконаних з порушенням строків, для вжиття відповідних заходів. Щотижня готує інформацію про виконання контрольних документів, доповідає міському голові та направляє інформацію заступникам голови, керівникам управлінь, відділів та інших підрозділів міської ради (додатки 15,16).

6.4. МЕХАНІЗМ ЗДІЙСНЕННЯ КОНТРОЛЮ РІШЕНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ МІСЬКОЇ РАДИ ТА РОЗПОРЯДЖЕНЬ МІСЬКОГО ГОЛОВИ

6.4.1. Контроль за виконанням рішень та розпоряджень здійснюється посадовою особою, на яку рішенням або розпорядженням покладено здійснювати контроль за виконанням, заступниками голови, секретарем міської ради та керуючим справами виконкому в відповідності до функціональних обов'язків, а також начальниками головних управлінь, райвиконкомами; в окремих випадках міський голова залишає контроль за собою.

Оперативно-технічний контроль рішень виконкому та розпоряджень міського голови покладається на спеціаліста організаційного відділу.

Оперативний зв'язок зі спеціалістом по контролю здійснюють відповідальні за виконанням розпорядчих документів в головних управліннях, управліннях, відділах і службах виконавчого комітету міської ради та райвиконкомів.

6.4.2. На контроль беруться прийняті рішення та розпорядження, де вказано конкретні строки виконання та конкретні виконавці робіт чи заходів.

6.4.3. Контроль за виконанням документів здійснюється на персональному комп'ютері (картонками), шляхом внесення документу в базу даних, де чітко формулюється № документа, дата, назва документа, термін виконання, доручення, виконавець та конкретні строки виконання). Також заводиться «Справа по контролю» - папка, де зберігається повний текст рішення чи розпорядження та інформації, що надходять в ході виконання документу.

6.4.4. Виконавець організує виконання документа і про хід та результати його виконання інформує міськвиконком.

6.4.5. Дані по виконанню документу, одержані шляхом запросу інформації контрольною картонкою, накопичуються у папці контролю. При несвоєчасному виконанні документу виконавець разом з інформацією представляє пояснення про причини порушення строків виконання. В разі необхідності хід виконання рішення чи розпорядження заслуховується на засідання виконавчого комітету міської ради.

Документ вважається виконаним, якщо вирішені всі питання, поставлені в документі та підготовлена підсумкова інформація за підписом керівника, на якого покладено контроль виконання рішення або розпорядження.

6.4.6. Виконані рішення раз в півріччя готуються на засідання виконкому міської ради для зняття з контролю.

Виконані розпорядження знімаються з контролю при наданні повної інформації про виконання за підписом посадової особи, на яку покладався контроль та наявності відповідної резолюції міського голови, а в разі його відсутності - першого заступника.

6.4.7. Зняття з контролю документа чи його пунктів не означає припинення його дії.

6.4.8. Хід виконання рішень та розпоряджень при необхідності розглядається на апаратних нарадах та один раз на рік заслуховується на засіданні виконкому міської ради.

7. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУР І ФОРМУВАННЯ СПРАВ.

7.1. Складання номенклатур справ.

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

7.1.3. Номенклатура справ складається структурними підрозділами за погодженням з архівом (додаток 17).

7.1.4. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

7.1.5. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання, з якого вона заводиться.

7.1.6. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів виконавчої влади, далі група організаційно-розпорядчої документації виконавчого комітету міської ради, планово-звітна документація і листування. У групі листування першим розміщуються справи, що містять листування з органами виконавчої влади.

7.1.7. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т.1, т.2тощо.

7.1.8. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі.

7.1.9. Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках:

перший примірник - недоторканий, зберігається у структурному підрозділі,

другий примірник - передається в відділ по роботі зі зверненнями громадян,

третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

7.1.10. Номенклатура справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводиться відділом по роботі зі зверненнями громадян в єдину (зведену) номенклатуру справ міської ради.

7.1.11. Під час розроблення єдиної номенклатури справ, крім зведення номенклатур структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність виконавчих органів міської ради в цілому. При цьому використовуються положення про структурні підрозділи, штатний розпис, номенклатури та описи справ за минулі роки, класифікатори документів і кореспондентів, типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів.

7.1.12. Під час складання зведеної номенклатури справ виконавчих органів міської ради використовується структурний принцип її внутрішньої побудови. Підзаголовком у такій номенлатурі справ є найменування структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури бажано зазначати відділ по роботі зі зверненнями громадян.

7.1.13. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи виконавчих органів міської ради.

До номенклатури справ включаються не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ. Документи, створені за допомогою ПК. Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

7.1.14. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, тощо.

7.1.15. Зведена номенклатура справ після остаточного доопрацювання візується завідуючим міського архіву, схвалюється експертною комісією (ЕК) і погоджується з експортно-перевірочною комісією (ЕПК) держархіву області, після чого затверджується керуючим справами міськвиконкому (додаток 18).

7.1.16. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ міської ради протягом діловодного року в графі «Примітка» робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архів та інші установи для їх продовження.

7.1.17. У кінці діловодного року номенклатура справ міської ради обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом провідний спеціаліст відділу по роботі зі зверненнями громадян. Про наявність заведених за рік справ повідомляється архів.

7.1.18. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках. На кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з міським архівом.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший - зберігається у справі відділу по роботі зі зверненнями громадян,

другий - передається до тимчасового архіву відділ по роботі зі зверненнями громадян для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах,

третій - надсилається до обласного державного архіву, з яким погоджується примірник номенклатури справ,

четвертий - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

7.1.19. Зведена номенклатура справ міської ради, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується керуючим справами міськвиконкому.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з архівом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи міської ради.

7.2. ФОРМУВАННЯ СПРАВ.

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню та розмножених копій,

- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

Як виняток, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архів документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:

- в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання;

- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності.

Якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

документи створені за допомгою ПК, групуються у справи на загальних підставах;

справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтошки).

7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, додатками до них розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо і вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності, про прийняття, переведення, звільнення працівників, про надання відпусток, про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань групуються у різні справи.

7.2.5. Доручення органів виконавчої влади і документи, пов'язані з їх виконанням, купуються у справи з напрямами діяльності установи.

При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

7.2.6. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

7.2.7. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

7.2.8. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища до особової справи не включаються у зв'язку з внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

7.2.9. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

7.2.10. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в міській раді та її структурних підрозділах здійснюється відділом по роботі зі зверненнями громадян.

7.3. ОПЕРАТИВНЕ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ.

7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їх формування у справах.

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

7.3.2. При зберіганні справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів.

7.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, зачиняються.

7.3.4. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних засадах.

7.3.5.Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу керуючого справами виконавчого комітету міської ради. На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.

7.3.6. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керуючого справами виконавчого комітету міської ради з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

8. ПІДГОТОВКА СПРАВИ ДО ЗБЕРІГАННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ.

8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архів для наступного зберігання та використання.

8.2. Підготовка документів до передачі в архів включає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передачу справ до архіву і забезпечення схоронності документів.

8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

8.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів в міській раді створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).

8.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

8.6. Виділення документів для знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного зберігання, по особливому складу та тривалого терміну зберігання документів Акти про виділення документів до знищення розглядаються на засіданнях ЕК, погоджуються з ЕПК держархіву області, після чого затверджуються керуючими справами міськвиконкому.

8.7. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються архівом підприємству із заготівлі вторинної сировини.

8.8. Документи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справи; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

8.9. Документи тимчасового строку зберігання до 10 років, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

8.10. Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженням, наказами), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

8.11. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 20).

8.12. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності).

8.13. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи і у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: «є документи за ... роки».

8.14. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

8.15. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і за погодженням з архівом, номер опису і фонду.

8.16. У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).

8.17. Написи на обкладинках справи постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

8.18. 3а результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу. Описи справ складаються за встановленою формою (додаток 21).

8.19. На всі закінчені діловодством справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання і з особового складу (накази, особові справи, особові справи звільнених працівників, відомості нарахування заробітної плати) відповідальними за архів складаються описи справ кожного структурного підрозділу при методичній допомозі працівників архіву.

8.20. Опис справ структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил:

- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи.

Наприклад описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу структурного підрозділу №5, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 1997 році, будуть мати номери: 5 П-97, 5 Т-97; 5 ОС-97;

- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу «строк зберігання, стаття за переліком»;

- графа опису «Примітка» використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам, про наявність копій;

- систематизація справ структурного підрозділу, що включається до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і міської ради в цілому;

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вносяться до опису під окремим номером;

- у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

- справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

8.21. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за ________рік, № _________».

8.22. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з відповідальним за архів та затверджується керівником структурного підрозділу і до затвердження опису розглядається та ухвалюється експертною комісією.

8.23. Опис справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках, один з яких передається разом із справами в канцелярію, другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі, а третій - додається як підстава до протоколу ЕК.

8.24. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ міської ради, за якими справи передаються на зберігання в архів.

8.25. 3ведений опис справ постійного строку зберігання міської ради складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК держархіву області через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до архіву надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається в архіві, а решта повертається міській раді. Відповідно до затверджених описів міська рада зобов'язана передавати справи до міського архіву в установлені строки.

8.26. Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ тривалого строку зберігання міським архівом не затверджуються.

8.27. В відомчий архів передаються справи постійного зберігання і справи особового складу за описами через рік після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1995 рік передаються в архів у 1997 році). Справи тимчасового строку зберігання в відомчий архів не передаються. Вони зберігаються централізовано, або в структурному підрозділі і по закінченні строків зберігання підлягають знищенню у встановленому порядку. Передача справ здійснюється працівником структурного підрозділу особі, відповідальній за архів. В кінці кожного примірника опису цифрами і літерами зазначається кількість фактично прийнятих в архів справ.

8.1. 3АВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ ВІДОМЧОГО АРХІВУ.

8.1.1. Відповідно до Закону України «Про національний архівний фонд і архівні установи» документи, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств є складовою частиною Національного архівного фонду України, що являється правовою основою створення відомчого архіву.

8.1.2. Якщо в штатному розпису немає посадової особи завідуючої архівом (архіваріуса), то наказом керівника призначається особа відповідальна за архів.

8.1.3. Головним завдання відомчого архіву є:

- комплектування архіву документами;

- забезпечення схоронності документів, обліку та передача справ на державне зберігання в міський архів.

8.2. 3АБЕЗПЕЧЕННЯ СХОРОННОСТІ ДОКУМЕНТІВ

ВІДОМЧОГО АРХІВУ.

8.2.1. Оптимальні умови зберігання документів забезпечують:

- надання для архіву відповідного приміщення;

- обладнання приміщення архіву засобами охоронної та протипожежної сигналізації;

- забезпечення спеціальним обладнанням для зберігання документів (шафи, стілажі, сейфи, коробки і т.п.);

- зовнішня оббивка дверей залізом.

9. МЕХАНІЗАЦІЯ І АВТОМАТИЗАЦІЯ ДІЛОВОДНИХ ПРОЦЕСІВ.

9.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства засобом підвищення продуктивності і здешевленння управлінської праці.

9.2. Механізація і автоматизація діловодних процесів повинні здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використання документів.

9.3.1. Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням.

9.3.2. До впровадження програмного забезпечення по підготовці документів, всі підрозділи подають відпрацьовані і завірені документи, в установленій електронній формі (на дискеті), в відділ інформаційних ресурсів для реєстрації їх в центральній базі даних.

9.4. Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.

9.5. З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою засоби слід використовувати централізовано.

9.6. Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм , сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх в єдину систему.

9.7. Перед допуском кожного працівника до експлуатації технічних засобів необхідно здійснити перевірку знань технічних інструкцій по роботі з відповідною технікою.

Додаток 1

до пункту 3.3.3.

П Е Р Е Л І К

документів, що не підлягають реєстрації

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

4. Графіки, наради, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти цін (копії).

9. Поздоровчі листи і запрошення.

10. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

11. Запрошувальні білети на листи.

12. Бухгалтерські документи.

13. Форми статистичної звітності.

14. Матеріали з обміну досвідом.

       _________________

Документи, перераховані в п.п. 4, 6, 12, 13, 14, підлягають спеціальному обліку в структурних підрозділах міської ради.

Додаток 2

до пункту 3.3.7.

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Зворотний бік

Додаток 3

до пункту 3.3.7.

Ж У Р Н А Л

реєстрації, створюваних установою документів

Формат А4 (210х297)

Додаток 4

до пункту 3.3.11.

П Е Р Е Л І К

обов'язкових реквізітів для заповнення машиноорієнтовної

реєстраційно-контрольної картки (РКК)

Додаток 8

до пункту 4.2.1.

(продовження)

СКЛАД РЕКВІЗИТІВ

організаційно-розпорядчих документів

1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом).

2. Емблема підприємства, установи, організації.

3. Зображення нагород.

4. Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.

7. Найменування підприємства, установи, організації.

8. Найменування структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на дату та індекс вхідного документа.

14. Місце складення або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документів.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копій.

128. Прізвище виконавця та номер телефону.

29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа.

Додаток 9

до пункту 4.5.4.

ЛИСТ ПОГОДЖЕННЯ

проекта рішення міськвиконкому

_________________________________________________________

_________________________________________________________

__________________________________________________________

Додаток 12

до пункту 4.12.4.

Ж У Р Н А Л

обліку копіювально-розмножувальних робіт

Формат А4 (210х297)

Додаток 13

до пункту 4.14.1.

Ж У Р Н А Л

посвідчень про відрядження

Формат А4 (210х297)

Додаток 14

до пункту 6.2.1.

П Е Р Е Л І К

документів із зазначенням строків виконання

Депутатський запит народного депутата України - не пізніше як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України.

Звернення народного депутата України - протягом не більш як 10 днів з дня одержання, депутата місцевої - в місячний термін.

Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів з дня одержання.

Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання.

Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, до 2 днів, решта - протягом 10 днів.

Додаток 16

до пункту 6.3.10.

В І Д О М І С Т Ь

про роботу з контрольними документами і дорученнями

керівництва станом на _________________

Завідуючий відділом                (підпис)                (розшифровка підпису)

Додаток 17

до пункту 7.1.3.

Міська рада

Найменування структурного підрозділу

Номенклатура справ

№___________

на __________ рік

__________________________________

(найменування розділу)

Найменування посади

керівника структурного

підрозділу                                (підпис)                        (Ініціали, прізвище)

Погоджено

Завідуюча міським архівом

(підпис)          (ініціали, прізвище)

дата

Формат А4 (210х297)

Продовження додатка 17

ПІДСУМКОВИЙ ЗАПИС

категорій та кількість справ, заведених у ___________ році

в структурному підрозділі

Найменування

посади відповідальної                        (підпис)                        (ініціали, прізвище)

Відомості передані до _______________

Посада особи,

відповідальна за передачу                        (підпис)                        (ініціали, прізвище)

Продовження додатка 18

ПІДСУМКОВИЙ ЗАПИС

категорії та кількість справ, заведених у ____________ році

в міській раді

Постійного

Тимчасового

(понад 10 років)

Тимчасового

(до 10 років

включно)

Разом:

Завідуючий канцелярією                        (Підпис)                (Ініціали, прізвище)

Дата

Підсумкові відомості передано

в міський архів

Найменування посади особи,

відповідальної за передачу

відомостей                                        (Підпис)                (Ініціали, прізвище)

Дата

Додаток 19

до пункту 8.6.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керуючий справами виконавчого комітету міської ради

(Підпис)        (розшифровка підпису)

Дата

Міська рада

А К Т

_______ № ________

__________________

__________________

(місце складання)

Про виділення для знищення

документів, що не підлягають

зберіганню

На підставі ___________________________________________________________________

(назва і вихідні дні переліку документів із зазначенням строків

_____________________________________________________________________________

їх зберігання)

відібрані для знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документі фонду № __________________________________________

                                                      (найменування фонду)

Разом ____________________________________ справ за _________________ роки

               (цифрами і літерами)

Описи справ постійного зберігання за ______________ роки затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК __________________________________________________

(найменування архівної установи)

_______________________________________________________________________

Продовження додатка 19

(протокол від ______________ № ______)

Найменування посади особи,

яка проводила експертизу

цінності документів                                (підпис)                (розшифровка підпису)

       СХВАЛЕНО

Протокол ЕК

від _____________ № ________

Документи у кількості _________________________________________________ справ

(цифрами і літерами)

вагою __________________ кг здано в _________________________________________

(найменування установ)

________________________________ на переробку за приймально-здавальною накладною

від ______________ № _____________

Найменування посади особи,

яка здала документів                        (підпис)                (розшифровка підпису)

Додаток 21

до пункту 8.18.

_____________________________________________________________________________

(найменування установи)

_____________________________________________________________________________

(найменування структурного підрозділу)

З А Т В Е Р Д Ж У Ю

Найменування посади керівника структурного підрозділу

(Підпис)                (Розшифровка підпису)

Дата

О П И С   № __________

________________________________________________

(назва розділу)

У цей опис включено _________ справ з № ______ по № _______ у тому числі:

літерні номери:

пропущені номери:

Найменування посади

укладача опису                        (підпис)                        (розшифровка підпису)

Дата

*/ Графа шоста опускається в описах справ постійного зберігання.

Продовження додатка 21

передав ______________________________________________________________ справ

(цифрами і літерами)

___________________ реєстраційно-контрольних карток до документів*

(цифрами і літерами)

Найменування посади особи

структурного підрозділу                (підпис)                        (Розшифровка підпису)

прийняв ______________________________________________________________ справ

(цифрами і літерами)

та ______________________ реєстраційно-контрольних карток до документів*

(цифрами і літерами)

Найменування посади особи

архівного підрозділу                (підпис)                        (Розшифровка підпису)

______________

передаються разом із справами канцелярії.

Формат А4 (210х297)

Форма опису справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання із особового складу структурного підрозділу адміністрації